CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Transcripción

1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS ASOCIACIÓN DERECHOS HUMANOS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y CULTURALES EN GUATEMALA ONG, -DESGUA ONG- INFORME DE AUDITORIA A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2008 GUATEMALA, MAYO DE 2009

2 643 ANTECEDENTES RESUMEN GERENCIAL La Asociación Derechos Humanos Económicos, Sociales y Culturales en Guatemala, -DESCGUA, ONG-, se constituyó en escritura pública número quince (15) de fecha 30 de abril del 2008, inscrita en el registro de personas jurídicas, libro número 10496, partida número 16, folio 16 del libro uno (1) del Ministerio de Gobernación, y libro de la Contraloría General de Cuentas, registro de cuentadancia No. A5-785 de fecha 24 de abril del Inscrita en el Registro Tributario Unificado de la Superintendencia de Administración Tributaria con número Los objetivos de la Asociación son: Ser una organización civil sin fines lucrativos de investigación, promoción, estudio y defensa de los derechos humanos de forma integral, que se proponen desarrollar un trabajo colectivo. La Asociación percibió fondos provenientes del Ministerio de Economía, mediante convenio de aporte económico No. MEDESCGUA de fecha 28 de marzo del 2008, por UN MILLON DE QUETZALES (Q.1,000,000.00), para la ejecución del proyecto de SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACIÓN EN DERECHOS ECONÓMICOS, SOCIALES Y CULTURALES EN GUATEMALA, por el período comprendido del 30 de abril 2008 al 31 de diciembre de 2008, por UN MILLÓN DE QUETZALES (Q.1,000,000.00). Los egresos por la misma cantidad arriba mencionada, no se refleja ningún saldo, se ejecutó el 100%, en el proyecto de Sensibilización y capacitación en derechos económicos, sociales y culturales de Guatemala, en: Desarrollar actividades de divulgación, propiciar espacios de discusión de la problemática nacional, promover investigaciones de carácter científico.

3 644 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Efectuar una auditoría gubernamental integrada con enfoque de gestión, con énfasis en evaluación y análisis institucional, así como procesos para identificar situaciones críticas y promover mejoras en los controles para la obtención de resultados. Verificar todos los recursos económicos y financieros, obtenidos a través de diferentes fuentes de financiamiento del Estado, sean administrados y registrados oportunamente. Evaluar el sistema de control interno, para establecer si los procedimientos adoptados por la entidad en todas las actividades financieras y administrativas son confiables y proporcionar seguridad razonable para lograr sus objetivos. Verificar la aplicación de preceptos legales, técnicos y administrativos utilizados por las autoridades superiores y el personal de la asociación, en las distintas actividades relacionadas con la ejecución de los fondos recibidos del Estado. Evaluar posibles irregularidades y/o fraudes cometidos por directivos y/o empleados. Comprobar la autenticidad y presentación de los registros contables, transacciones administrativas y financieras, así como sus documentos de soporte. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables.

4 645 ALCANCE DE AUDITORÍA La auditoría se practicó a los registros y operaciones de la Asociación, correspondiente al período del 30 de abril del 2008 al 31 de diciembre del 2008, evaluando aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión, con el fin de identificar áreas críticas de tipo legal, financiero y técnico-administrativo, que pudieran incidir en el desenvolvimiento de la gestión administrativa, aplicando técnicas de análisis y confirmación para determinar la razonabilidad de sus cifras. El universo de ingresos y egresos asciende a UN MILLON DE QUETZALES (Q.1,000,000.00), de los cuales se examinó el 100%, y en cuanto a los egresos se verificó un 90% que equivale a NOVECIENTOS MIL QUETZALES (Q.900,000.00).

5 646 INFORME DE CONTROL INTERNO HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 2 DEFICIENTE OPERATORIA DE CAJA FISCAL Condición Durante la práctica de la auditoría en la Asociación Derechos Humanos, Económicos, Sociales y Culturales en Guatemala ONG, -DESGUA, ONG-, se detectaron deficiencias de control interno en la operatoria de caja fiscal, las cuales que por su importancia merecen revelarse como: a) No se refleja el arrastre de saldos en la parte frontal del formulario, b) Las cajas fiscales de ingresos de agosto/2008, septiembre/2008 y octubre 2008, presentan enmiendas, tachones y enmendaduras, c) Algunas facturas no fueron operadas en caja fiscal conforme al mes que le corresponde. d) Aparecen cantidades duplicadas, mal operadas y no registradas en caja fiscal de egresos No del mes de octubre Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio del Acuerdo Interno No , de fecha 8 de julio de 2003, modificada por el Acuerdo número A del 8 de junio 2006, contemplan en el grupo 6, numeral 6.12 respecto al control de saldos inicial y final de caja y equivalentes de efectivo: La Tesorería Nacional y las Unidades Especializadas de los entes públicos, deben implementar mecanismos de control que garanticen la confiabilidad de los saldos iniciales y finales de caja y equivalentes de efectivo, de los reportes diarios, semanales y mensuales, así como los que se presenten en el estado de Flujo de Caja, asimismo el grupo 2, Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General y el Numeral 2.4 indica que los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de la organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuentas de las responsabilidades inherentes a su cargo. Causa Falta de supervisión en las operaciones de caja fiscal, para el adecuado registro y soporte de las operaciones. Efecto Que las operaciones registradas en la caja fiscal, generan incertidumbre sobre la razonabilidad de la información financiera. Recomendación Que el presidente y representante legal de la Asociación, ejerza una efectiva supervisión en el área contable, para que las operaciones se registren en forma adecuada, clara y oportuna. Comentarios de la administración Mediante oficio sin número de la misma fecha 27 de febrero 2009, la Administración expone: que confirma la duplicación de las facturas 67 y 38682; se corrige con el calor correcto la factura 76; facturas no operadas números 76,1216 y y En relación a las enmiendas, tachones y enmendaduras, no se pronunciaron al respecto. Agrega también que para la realización de futuras operaciones de cajas fiscales se tomarán en cuenta dichas deficiencias. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos expuestos por la Administración no desvirtúan su responsabilidad.

6 647 Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 18, del Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para el presidente y representante legal, señor, Secil Oswaldo de León (U.A.) y el contador señor, Juan Pablo Ariza González, a razón de DOS MIL QUETZALES (Q.2,000.00) para cada uno, que asciende a CUATRO MIL QUETZALES (Q.4,000.00).

7 648 HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 3 DEFICIENCIA EN LA OPERATORIA DEL LIBRO DE BANCOS Condición Se detectaron deficiencias en los registros bancarios de la Asociación, siendo las siguientes: a) El libro de bancos con registro No del 5 de mayo 2008, presenta tachones, borrones y enmendaduras en los folios 3, 5, 6, 10 y 16, b) No se registra los arrastres de saldos en los codos de las chequeras y c) No se utilizan cheques vouchers. Criterio El Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, aprobó la Ley de la Contraloría General de Cuentas en su Artículo 3. Objetivos; señala lo siguiente: La Contraloría General de Cuentas, a través del control gubernamental, y dentro de su campo de competencia, tiene los objetivos siguientes: a) Determinar si la gestión institucional de los entes o personas a que se refiere el artículo anterior, se realiza bajo criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad. Causa Falta de cuidado y esmero de la persona que tiene a su cargo las operaciones del libro de bancos y conciliaciones. Efecto Que las deficiencias de control interno, no permiten obtener cifras correctas y confiables para relacionarlas con el saldo de caja fiscal. Recomendación Que el Presidente y Representante Legal, gire instrucciones al contador, para el registro adecuado de las operaciones bancarias en libros autorizados por la Contraloría General de Cuentas, así como la implementación de Normas Generales de Control Interno Gubernamental, a fin que el control, registro y presentación sea clara, oportuna y transparente. Comentarios de la administración Mediante oficio s/n de fecha 27 de febrero 2009, lo siguiente: Se tomará muy en cuenta esta deficiencia, agrega también que a partir del mes de marzo 2009, se empezarán a utilizar cheques vouchers. Comentarios de auditoría Los argumentos presentados por las autoridades de la Asociación, no desvirtúan la responsabilidad del hallazgo, por lo tanto se confirma el mismo. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 18 del Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para el presidente y representante legal, señor, Secil Oswaldo de León (U.A.) y el contador señor, Juan Pablo Ariza González, a razón

8 649 de DOS MIL QUETZALES (Q.2,000.00) para cada uno, que asciende a CUATRO MIL QUETZALES (Q.4,000.00).

9 650 INFORME DE CUMPLIMIENTO HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 1 ACEPTACIÓN DE FACTURAS NO AUTORIZADAS POR LA SAT Condición Se estableció mediante el verificador de documentos del portal de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), a través de INTERNET, que las facturas que se presentan en el cuadro siguiente por valor de Q.40,000.00, que el número de Resolución consignada en la parte inferior de cada factura no aparecen registradas como autorizadas, lo que evidencia que las mismas no constituyen documentos de respaldo suficiente que garantice los desembolsos efectuados mediante cheques 121, 149 y 111 especificados en el cuadro que se muestra a continuación: Criterio El numeral 2.6 de las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, aprobadas por el Acuerdo Interno número 9-03 de fecha 8 de julio de 2003, modificada por el Acuerdo número A del 8 de junio 2006, de la Contraloría General de Cuentas: Estipulan que toda operación que realicen las entidades públicas cualesquiera que sea su naturaleza debe contar con la documentación necesaria que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por lo tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. Causa Inobservancia de las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, por parte de las autoridades de la Asociación. Efecto La entidad incurre en ilegalidades al aceptar documentos que no llenan requisitos legales. Recomendación La junta directiva de la Asociación, debe velar porque toda erogación de fondos provenientes del Estado, cuente con la correspondiente documentación de respaldo que llene los requisitos legales, administrativos, de registro y control. Comentarios de la administración Mediante oficio s/n de fecha 27 de febrero de 2009, el señor Secil Oswaldo de León (U.A.), presidente, expone lo siguiente: Se sustituyeron las facturas Nos. 2 y 6 del señor, Juan Luis Orantes, por la factura No de fecha 31/12/2008 por un monto de Q 30, adjunto copia, autorizada según Resolución AD del facturas serie A , por la Superintendencia de administración tributaria, (SAT), y fotocopia de la Resolución autorizada por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), de la factura No. 21 del señor, Rolando González López. Comentarios de auditoría La comisión de auditoría confirma el hallazgo, considerando que los argumentos presentados por la administración de la Asociación, no desvanecen la deficiencia señalada. Acción Correctiva Se solicitó Sanción Económica, de conformidad con el artículo 39, numeral 16, del Decreto del

10 651 Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para el presidente y representante legal, señor, Secil Oswaldo de León (único apellido) y el Contador, Juan Pablo Ariza González, a razón de DIEZ MIL QUETZALES (Q.10,000.00) para cada uno, que asciende a VEINTE MIL QUETZALES (Q.20,000.00).

11 652 HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 1 ENTIDAD NO EFECTÚA DESCUENTO DE FIANZA DE FIDELIDAD A EMPLEADOS Y FUNCIONARIOS Condición Se estableció que el Presidente y Representante Legal y el Tesorero, no cumplieron con caucionar su responsabilidad a través de la correspondiente Fianza de Fidelidad, en consecuencia no se les efectúa ningún descuento. Criterio Según resolución No IC-I de fecha 24 de abril del 2008, mediante la cual la Contraloría General de Cuentas le otorgó la cuentadancia, en el punto primero de dicha resolución le indicó lo siguiente: Caucionar su responsabilidad a través de Fianza de Fidelidad de conformidad con lo preceptuado en el Artículo No. 79, disposiciones finales y complementarias del Decreto No , Ley Orgánica de Presupuesto y su reglamento, 4º. Inciso e) del Decreto No de la Ley Orgánica del departamento de fianzas del Crédito Hipotecario Nacional de Guatemala. Causa Falta de cuidado y esmero para cumplir con las obligaciones que establece la Ley Orgánica del Presupuesto en lo que respecta a la administración de fondos públicos. Efecto Origina falta de protección a los bienes, fondos o valores del Estado, encomendados a la administración de la Asociación. Recomendación Que el Presidente y Representante Legal y el contador, realicen los trámites respectivos ante las entidades afianzadoras del país. Se le giraron instrucciones al presidente y representante legal y al contador, para que los cuentadantes (responsables) de la administración de los fondos de la Asociación, realicen los trámites respectivos ante las entidades afianzadoras autorizadas para operar en el país la adquisición de las respectivas Fianzas de Fidelidad. Comentarios de la administración Mediante oficio sin número de fecha 27 de febrero 2009, la Administración expone: que se tomarán las debidas acciones para que de ahora en adelante cada vez que se suscriba un convenio de aportes con una entidad del Estado, se caucione las correspondientes fianzas de fidelidad del Representante Legal y Tesorero de la Asociación. Comentarios de auditoría A criterio de la comisión de auditoría, el hallazgo formulado se confirma, en virtud que los argumentos presentados, por las autoridades de la asociación no desvirtúan su responsabilidad. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 18 del Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para el Presidente y Representante Legal, señor, Secil Oswaldo de León y Contador señor, Juan Pablo Ariza González, a razón de DOS MIL QUETZALES (Q.2,000.00) para cada uno, que asciende a CUATRO MIL QUETZALES (Q.4,000.00).

12 653 HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 1 PRESENTACION INCOMPLETA Y EXTEMPORANEA DE INFORMACION Condición La Asociación presentó al Ministerio de Economía con fecha 25 de febrero 2009, el informe final de la ejecución de gastos, fuera de lo establecido en el Convenio de aporte económico que venció el 31 de diciembre 2008, el cual indica que debe presentarse en el mes siguiente luego de vencido el mismo. Por aparte no presentó al final del período un informe con los resultados del proyecto Criterio La literal j), numeral II, cláusula cuarta de Convenio de Aporte Económico MEDESCGUA , celebrado entre el Ministerio de Economía y DESCGUA, estipula que dicha entidad deberá presentar a la Subgerencia Financiera del Ministerio de Economía, un informe final sobre la ejecución de los gastos, el mismo deberá presentarse durante el mes siguiente de vencido el convenio, asimismo deberá presentar al final del periodo un informe con los resultados finales del proyecto. Causa Inobservancia de lo estipulado en las cláusulas del Convenio por parte de los integrantes de Junta directiva de la Asociación. Efecto El Ministerio de Economía, no cuenta con información oportuna sobre los avances en la ejecución del proyecto, para medir resultados de la inversión realizada. Recomendación La Junta Directiva de la Asociación, deberá cumplir con lo establecido en el Convenio, al hacer entrega de los informes en forma oportuna. Comentarios de la administración Mediante oficio s/n de fecha 27 de febrero 2009, la administración de la Asociación manifiesta lo siguiente: En referencia a esta deficiencia, ya se está completando la información que corresponde para darle cumplimiento al convenio de aporte económico número MEDESCGUA Comentarios de auditoría La comisión de auditoría confirma el hallazgo, en virtud que la administración presentó el informe de Ejecución de Gastos, con fecha 25 de febrero de 2009, posterior a la realización de la auditoría y no presentó informe final de resultados. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 18 del Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para el Presidente y Representante Legal, señor, Secil Oswaldo de León (U.A.) y contador, Juan Pablo Ariza González, a razón de DOS MIL QUETZALES (Q.2,000.00) para cada uno, que asciende a CUATRO MIL QUETZALES (Q.4,000.00).

13 654 RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES No existe recomendaciones de Auditorias anteriores

14 655 PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No. 1 Nombre Cargo Del Al SECIL OSWALDO DE LEON PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL 01/01/ /12/ ROLANDO ANTONIO JOSE GUTIERREZ DE LEON TESORERO 01/01/ /12/2008