CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

Transcripción

1 CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS ASOCIACION DE DERECHOS HUMANOS Y RESOLUCION ALTERNATIVA DE CONFLICTOS -ADHRAC- INFORME DE AUDITORIA A LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE DE 2008 GUATEMALA, MAYO DE 2,009

2 743 ANTECEDENTES RESUMEN GERENCIAL El ámbito jurídico institucional de la Asociación de Derechos Humanos y Resolución Alternativa de Conflictos - ADHRAC- Departamento de Huehuetenango, debidamente inscrita en el Registro Civil del Municipio de la Villa de Barillas departamento de Huehuetenango, en el Libro 1 de Registro de Asociaciones Civiles, acta No folios 32, 33 y 34 de fecha 18 de enero del año 2002, así como otras leyes relacionadas con su actividad. Se constituyó por medio de Escritura Pública número veinticuatro (24), de fecha 23 de diciembre de 2001, como asociación civil no lucrativa, su actual sede está ubicada en el Cantón el Calvario Zona 3, del Municipio de Chiantla, Departamento de Huehuetenango. La Asociación de Derechos Humanos y Resolución Alternativa de Conflictos, es una entidad privada, social, no lucrativa, laica de proyección social cuyo objetivo es fortalecer e impulsar la participación de la sociedad civil en la resolución de sus conflictos en forma democrática y acorde a las normas legales vigentes, así como impulsar el desarrollo social, educativo, y económico de la sociedad civil. Reducir la intervención punitiva del Estado, propiciar en la sociedad civil la utilización de respuestas no violentas en la resolución de sus conflictos, la formación de Promotores en Derechos Humanos y en Métodos Alternativos de resolución de conflictos, brindar asesoría jurídica y de cualquier otra índole profesional o técnica para la resolución de los casos en los que las personas intervinientes deseen resolver los conflictos a través de la mediación, conciliación, arbitraje o alguno de los mecanismos simplificadores del sistema penal, impulsar, desarrollar y ejecutar proyectos de desarrollo social, educativos y económicos que beneficien a la sociedad. Durante el periodo examinado, la Asociación percibió ingresos del Consejo Departamental de Desarrollo de Huehuetenango, por valor de DOS MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y CINCO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y SEIS QUETZALES CON CINCUENTA CENTAVOS (Q2,955,896.50); de la Municipalidad de la Libertad de Huehuetenango, por la cantidad de UN MILLON OCHOCIENTOS CUARENTA Y SEIS MIL SETECIENTOS VEINTISEIS QUETZALES (Q1,846,726.00), haciendo un total de Ingresos de CUATRO MILLONES OCHOCIENTOS DOS MIL SEISCIENTOS VEINTIDOS QUETZALES CON CINCUENTA CENTAVOS (Q4,802,622.50). En cuanto a la ejecución de los recursos financieros, la Asociación invirtió en proyectos educativos, capacitaciones, asimismo en infraestructura pública consistente en la construcción de sistema de cloración de agua potable en las cabeceras municipales del departamento de Huehuetenango e Introducción de Agua Potable en la comunidad El Limar, La Libertad Huehuetenango, por la cantidad de; CUATRO MILLONES SETECIENTOS CUARENTA Y SIETE MIL TRESCIENTOS SETENTA Y CINCO QUETZALES CON OCHENTA CENTAVOS ( Q. 4,747,375.80) estableciéndose un remanente por la cantidad de CINCUENTA Y CINCO MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y SEIS QUETZALES CON SETENTA CENTAVOS (Q. 55,246.70).

3 744 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Practicar auditoria gubernamental incluyendo la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y gestión en la Asociación de Derechos Humanos y Resolución Alternativa de Conflictos -ADHRAC-, a fin de identificar situaciones críticas y proponer mejoras en los controles gerenciales y en la obtención de resultados. Verificar la información financiera, relacionada con la captación de ingresos. Verificar que todos los fondos públicos proporcionados a la Asociación, se administren en forma adecuada y se registren en forma oportuna. Comprobar que las contrataciones de obras de infraestructura, llenen los requisitos legales. Evaluar el sistema de control interno y establecer si los procedimientos utilizados en las actividades financieras y administrativas son adecuados, para asegurar resultados razonables.

4 745 ALCANCE DE AUDITORÍA La auditoria financiera, de cumplimiento y de gestión incluyó el periodo comprendido del 25 de febrero de 2005 al 02 de junio de 2008, habiéndose ejecutado un 98.84% en proyectos de capacitación como el de infraestructura de los cuales se evaluaron aspectos de tipo legal, financiero y técnico-administrativos que pudieran incidir en la probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad de la Asociación, se tomo como muestra el 100% de los proyectos haciendo un total de SEIS MILLONES CIENTO CINCUENTA Y SEIS MIL VEINTIUN QUETZALES (6,156,021.00), con la finalidad de proponer las recomendaciones que redunden en beneficio de la misma.

5 746 INFORME DE CONTROL INTERNO HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1 FALTA DE CONCILIACIONES BANCARIAS Condición Se comprobó que la Asociación de Derechos Humanos y Resolución Alternativa de Conflictos -ADHRAC-, no elaboró conciliaciones bancarias de las 4 cuentas de depósitos monetarios, de los proyectos de capacitación e infraestructura pública. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio de Acuerdo Interno No de fecha 08 de julio de 2003 modificadas por el Acuerdo Interno numero A de fecha 08/06/2006, en el numeral 6.16 Conciliación de Saldos Bancarios, establece que el Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de cada entidad a través de las unidades especializadas de los entes públicos deben diseñar los procedimientos que permitan efectuar la conciliación de saldos en bancos en forma diaria, semanal o mensual, con las conciliaciones bancarias preparadas por la Dirección de Contabilidad del Estado y las unidades de contabilidad de los entes públicos. Causa Inobservancia de los procedimientos de control interno en el área de bancos por parte del Tesorero de la Asociación, para conciliar saldos de las diferentes cuentas bancarias. Efecto No se tienen saldos bancarios conciliados, para la toma de decisiones de la Junta Directiva. Recomendación Que el Presidente y Representante Legal de la Asociación, gire sus instrucciones al Tesorero, para que mensualmente se solicite Estados de Cuenta Bancario, a efecto de realizar las conciliaciones bancarias de cada cuenta en los Libros respectivos, autorizados por la Contraloría General de Cuentas. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 18 de junio de 2008, manifiesta el Tesorero que el motivo de la no operación se debe sistema de flujo a que el proyecto presento en su ejecución no es como proyectos de infraestructura al cual se emiten cheques a nombre de la empresa y como resultado la factura contable respectiva en este caso a las personas que se debía entregar el cheque le dificulta el hecho de viajar de un pueblo a Huehuetenango, por la pérdida de tiempo el cual implica un día. Comentarios de auditoría El hallazgo se confirma en virtud que, los comentarios y argumentos de la Administración no desvanecen la deficiencia originada. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 10), para el Presidente y Representante Legal y Tesorero de la Asociación, por la cantidad de CINCO MIL QUETZALES (Q5,000.00) para cada uno, sanción que asciende a DIEZ MIL QUETZALES (Q. 10,000.00).

6 747 HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 4 DEFICIENCIA EN EXPEDIENTES Condición Al examinar los documentos que conforman los diferentes expedientes de los proyectos en ejecución: a) intermediación y desarrollo de organizaciones de mujeres con enfoque intercultural y de género y b) Seguimiento al fortalecimiento de la participación protagónica de la niñez y adolescencia multimunicipal, se constató que los mismos se encontraban incompletos, haciendo falta reportes de los avances físicos y reportes financieros. Criterio En los convenios Nos y de los proyectos: a) Intermediación y desarrollo de organizaciones de mujeres con enfoque intercultural y de género. b) Seguimiento al fortalecimiento de la participación protagónica de la niñez y adolescencia multimunicipal, se incumplió con lo estipulado en la cláusula décima numeral 10, la cual indica llevar los registros contables y técnicos sobre el proyecto; documentos y comprobantes que deberá conservar por lo menos durante los cinco años posteriores a la finalización para efectos de su fiscalización. Causa Inobservancia de los Directivos de la Asociación, con lo establecido en la cláusula décima numeral 10, de los convenios celebrados con el Consejo Departamental de Desarrollo de Huehuetenango. Efecto La no conformación de expedientes por cada proyecto, no permite verificar y establecer montos exactos de la inversión realizada, como el examen técnico y por consiguiente, puede prestarse a malos manejos en detrimento del Patrimonio del Estado. Recomendación Se giraron instrucciones al Presidente de la Asociación, para que inmediatamente complemente la documentación de los expedientes de proyectos, que se encuentran en la fase de ejecución Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 23 de junio de 2008 manifiesta el Presidente y Representante Legal. parte de la documentación se encuentra en el Consejo de Desarrollo, así también el personal técnico encargado de la realización de actividades. Comentarios de auditoría Los argumentos planteados por el Presidente y Representante Legal de la Asociación, no son suficientes y competentes para el desvanecimiento del presente hallazgo, en virtud que la comisión de auditoría verificó que la deficiencia persiste, por lo cual se confirma el mismo. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 22), para el Presidente y Representante Legal y Tesorero de la Asociación, por la cantidad de DIEZ MIL QUETZALES (Q10,000.00) para cada uno, sanción que asciende a VEINTE MIL QUETZALES (Q. 20,000.00).

7 748 INFORME DE CUMPLIMIENTO HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 2 ATRASO EN LOS REGISTROS DE LA CAJA FISCAL Condición Se comprobó que al momento de dar inicio a la ejecución de la Auditoria, el día 02 de junio de 2008, se encontró atraso en la operatoria de ingresos y egresos de la Caja Fiscal desde febrero 2005 al 02 de junio de Criterio El Acuerdo Interno No , de fecha 08 de julio de 2003, modificado por el Acuerdo Interno A , del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, que aprueba las Normas de Control Interno Gubernamental, en el numeral 5.5 Registro de las Operaciones Contables, indica que El Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las operaciones de ingresos, egresos y gastos en las diferentes etapas y en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y dispongan de la documentación de soporte necesario, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable, veraz y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables. Causa Falta de interés del Tesorero de la Asociación para llevar el registro de las operaciones de la caja fiscal mensualmente. Efecto No se cuenta con información clara, oportuna, por lo que pierde importancia sobre las decisiones administrativas que debe adoptar la Junta Directiva de la Asociación, como órgano jerárquico superior de la administración, incidiendo en que la gestión administrativa pierda su eficiencia y efectividad. Recomendación Que el Presidente y Representante Legal de la Asociación, gire instrucciones precisas al Tesorero, para que opere los registros de ingresos y egresos en caja fiscal y así contar con la información financiera clara, oportuna y confiable. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 18 de junio de 2008, el Tesorero de la Asociación argumenta que las cajas fiscales se encuentran elaboradas al mes de mayo al momento que el Presidente y Representante Legal firme y selle las mismas. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que, las pruebas aportadas por la Administración, no desvanecen la deficiencia encontrada. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18), para el Presidente y Representante Legal y Tesorero de la Asociación, por la cantidad de DOS MIL QUETZALES (Q2,000.00) para cada uno, sanción que asciende a CUATRO MIL QUETZALES (Q. 4,000.00).

8 749 HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 3 ATRASO EN LA RENDICIÓN DE CAJA FISCAL Condición Se determinó que la Asociación, no presentó la Caja Fiscal durante el periodo de febrero de 2005 a mayo de 2008, ante la Delegación de la Contraloría General de Cuentas de Huehuetenango. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio de Acuerdo Interno No de fecha 08 de julio de 2003 modificadas por el Acuerdo Interno numero A de fecha 08/06/2006, en el numeral 2.12 aplicables al Proceso de Rendición de Cuentas, indica La máxima autoridad de cada ente público, debe normar y velar porque la rendición de cuentas constituya un proceso ascendente, que abarque todos los niveles y ámbitos de responsabilidad y contribuya a rendir cuentas públicamente. Los responsables en cada nivel y ámbito de la Entidad, deben de informar de los resultados cualitativos y cuantitativos de su gestión, ante su jefe inmediato superior. Con base a la información presentada por los responsables la máxima autoridad de cada entidad debe rendir cuentas públicamente. Causa Inobservancia por parte de la Asociación, de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en lo que se refiere a rendición de cuentas. Efecto Esto incide que el ente fiscalizador, no disponga de la información y documentación necesaria para realizar el examen correspondiente y expresar una opinión razonable por la falta de transparencia en la gestión. Recomendación Que el Presidente de la Asociación, gire instrucciones al Tesorero a efecto que cumpla con la rendición de cuentas los primeros cinco días de cada mes ante la Delegación de la Contraloría General de Cuentas, tal como se establece en los formularios 200 A-3. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 18 de junio de 2008, manifiesta el Tesorero de la Asociación que, no ha rendido las cajas fiscales hasta que el Presidente y Representante Legal firme y selle las mismas. Comentarios de auditoría Los argumentos planteados por el Tesorero de la Asociación no son suficientes y competentes para el desvanecimiento del presente hallazgo, en virtud que la comisión de auditoría verificó que la deficiencia persiste, por lo cual se confirma el mismo. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 12), para el Presidente y Representante Legal y Tesorero de la Asociación, por la cantidad de DIEZ MIL QUETZALES (Q10,000.00) para cada uno, sanción que asciende a VEINTE MIL QUETZALES (Q. 20,000.00).

9 750 HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 5 INCUMPLIMIENTO A LA CLÁUSULA OCTAVA DE CONVENIOS SUSCRITOS Condición Con fecha 24 de septiembre de 2006, la Asociación, suscribió el convenio de ejecución de obra No , de Proyecto Seguimiento al Fortalecimiento a la Participación Protagónica de Niñez y Adolescencia, por la cantidad de QUINIENTOS CINCUENTA Y SEIS MIL CINCO QUETZALES (Q556,005.00), con el Consejo Departamental de Desarrollo de Huehuetenango, estableciendo que la Asociación no cumplió con la cláusula octava del convenio indicado, en la que dice aperturar las cuentas bancarias especificas a nombre del Proyecto, en el presente caso el Presidente de la Asociación, traslado los fondos a Cuenta Monetaria No a nombre de ADHRAC. Criterio El Convenio de obra, en la cláusula octava numeral 7, establece aperturar dentro de los 2 días siguientes a la suscripción del presente convenio de cofinanciamiento en los bancos del sistema, una cuenta de depósitos monetarios a nombre del proyecto con mancomunidad de firma, en la que se plasme la totalidad de su aporte en forma proporcional, conforme a lo establecido en el presente convenio. Causa Inobservancia del Presidente de la Asociación, de las cláusulas establecidas en los convenios firmados y ratificados por los interesados. Efecto Falta de transparencia en la inversión pública. Recomendación Que el Presidente y Representante Legal de la Asociación, vele por que se cumplan todas las cláusulas establecidas en los convenios, con la finalidad de que la gestión sea confiable y transparente. Comentarios de la administración Con nota de auditoría No.2 de fecha 18 de junio de 2008, se hizo del conocimiento al Presidente de la Asociación, del incumplimiento de la cláusula cuarta y octava del convenio, no habiéndose pronunciado al respecto. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que la Asociación no se pronunció al respecto. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18), para el Presidente y Representante Legal y Tesorero de la Asociación, por la cantidad de DOS MIL QUETZALES (Q2,000.00) para cada uno, sanción que asciende a CUATRO MIL QUETZALES (Q. 4,000.00).

10 751 RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES No existen recomendaciones de auditorias anteriores por parte de la Contraloría General de Cuentas, en virtud que es la primera que se realiza en la Asociación.

11 752 PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No. 1 2 Nombre Cargo Del Al VICTOR JACINTO ALVARADO RODRIGUEZ CARLOS ARTURO AGUSTIN CHAVEZ PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL TESORERO 01/01/ /01/ /12/ /12/2008