Repositorio Institucional de La Universidad de La Laguna 1
Contenido 1. Descripción del proyecto 1.1 Introducción 1.2 Objetivos del proyecto 1.3 Requisitos 1.4 Implantación Memorias de Trabajos Fin de Grado 1.5 Líneas abiertas 2. Repercusión para el ciudadano y las Administraciones 3. Equipo de desarrollo y proveedores 4. Valoración económica 5. Plazos de cumplimiento 6. Conclusiones 2
1. Descripción del proyecto 1.1 Introducción La principal misión social de la Universidad de La Laguna es [...]contribuir al bienestar de los ciudadanos de Canarias, garantizandoles una educación superior de calidad, impulsando el desarrollo económico mediante una investigación científica y técnica de alto nivel y difundiendo la cultura, el conocimiento científico y las artes a lo largo de todo el Archipiélago mediante sus actividades de extensión universitaria. Tradicionalmente todo lo relacionado con la difusión de la cultura, el conocimiento científico y las artes se ha venido desarrollando en los centros de educación superior a través de cursos, congresos y otras actividades de índole similar. Todo ello sin olvidar el papel que en la sociedad tienen de nuestros egresados, que sin duda son el mayor medio de difusión del conocimiento que tienen instituciones como la Universidad de La Laguna. Sin embargo el avance de la sociedad de la información dota a las universidades de nuevas herramientas que, bien aprovechadas, ofrecen múltiples oportunidades para extender esta labor fuera de nuestro ámbito geográfico y para hacerlo de forma mucho más eficiente. Algunas de estas herramientas hoy se engloban dentro de movimientos como el Acceso Abierto Open Access Ciencia Abierta Open Science y Datos Abiertos Open Data, en inglés. De hecho la importancia por este tipo de cuestiones ya ha dado sus primeros frutos en la forma de legislaciones que establecen la obligatoriedad de hacer uso de estas formas de difusión del conocimiento. En concreto Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación; establece la necesidad de publicar en acceso abierto una versión electrónica de los contenidos aceptados para publicación en publicaciones de investigación; siempre que sean el resultado de actividades investigadoras que hayan sido financiadas mayoritariamente mediante los Presupuestos Generales del Estado. La misma ley recomienda para su desarrollo el establecimiento de repositorios institucionales de acceso abierto. La Universidad de La Laguna, consciente de la importancia de hacer accesible el conocimiento al conjunto de la sociedad, ha venido desarrollando diversas acciones en este sentido. La creación de un repositorio OpenCourseWare (http://ocw.ull.es) para la publicación de materiales docentes con contenidos abiertos, fue uno de ellos. Así como la publicación de los contenidos de su web institucional (http://www.ull.es/) y de su portal de píldoras formativas ULLMedia (http://ullmedia.udv.ull.es/) con licencia Creative Commons. Para la institución, el siguiente paso natural, que además permite cumplir con la encomienda de la Ley 14/2011, comentada anteriormente, fue plantearse la implantación de un repositorio institucional que diera acceso en abierto a tesis, trabajos fin de grado y máster y a las publicaciones de nuestros investigadores. 3
1.2 Objetivos del proyecto Con el proyecto del Repositorio Institucional de la Universidad de La Laguna, la ULL se planteó una serie de objetivos: Adherirse al movimiento Open Access, promoviendo la fórmula de acceso abierto para la mayor parte de la producción digital, sin más limitaciones que las derivadas de los legítimos derechos de los productores y editores. Facilitar la difusión lo más amplia posible de los resultados de investigación fruto de las actividades desarrolladas en el seno de la institución. Facilitar la reutilización de los materiales, por ejemplo con fines docentes, y estimular la colaboración entre departamentos y grupos de investigación, tanto de la propia institución como nacionales o internacionales. Dar respuesta a la encomienda de los agentes del sistema de establecer repositorios institucionales de acceso abierto; incluida en la Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación. Dar respuesta al problema de la custodia de los ejemplares de tesis, trabajos fin de grado y trabajos fin de máster ahora que con la puesta en marcha del Espacio Europeo de Educación Superior todas las titulaciones concluyen con la elaboración de este tipo de trabajos; siendo depositados de forma permanente en la universidad, que debe hacerse cargo de preservarlos y difundirlos con las correspondientes garantías. Dar respuesta al Reglamento de la Asignatura Trabajo Fin de Grado de la Universidad de La Laguna BOC 130/3688, de 9 de julio de 2013 que en su artículo 10 establece que La Universidad pondrá a disposición de los centros un procedimiento telemático para la tramitación de los TFG por parte de los alumnos[...]. Proveer un medio de acceso centralizado a la información, profundizando en la transparencia para con la sociedad respecto a las actividades desarrolladas en la universidad y facilitando el análisis de la investigación y las publicaciones, por ejemplo con fines de evaluación de la calidad. En definitiva, la Universidad de La Laguna buscaba con este proyecto maximizar su aportación a la sociedad del conocimiento a través de la difusión de su producción digital. 1.3 Requisitos La Universidad de la Laguna se planteó una serie de requisitos iniciales: Integración con la Sede Electrónica de la ULL y su gestor documental institucional. La Universidad de La Laguna cuenta con una Sede Electrónica que se considera una de las de mayor éxito de entre las de los distintos organismo públicos, estando la comunidad universitaria muy acostumbrada a utilizarla. Por ello resulta natural requerir que los procedimientos administrativos relacionados con el Repositorio Institucional por ejemplo, relativos a la defensa de trabajos fin de grado se 4
puedan implementar en dicha sede electrónica, que a su vez debe estar convenientemente conectada con el Repositorio Institucional. Interconexión con los sistema de catalogación y búsquedas bibliográficas del servicio de biblioteca, para maximizar la difusión de los resultados de investigación dentro de la institución. Integración con la gestión de contenidos de la web institucional de la Universidad de La Laguna. Incluir la normalización dentro de la universidad de los metadatos asociados a los documentos publicados, según normas y estándares internacionales. Elegir preferente una solución de gestor documental ampliamente utilizada con este fin en otras instituciones, con soporte, respaldada por casos de éxito en proyectos similares y que permita alta disponibilidad. Para dar respuesta a estos requerimientos en una primera fase se evaluaron diferentes opciones antes de proceder con la implantación definitiva del Repositorio Institucional. 1.4 Implantación Como se ha comentado anteriormente, en una primera fase piloto se procedió a evaluar las diferentes alternativas y se desarrollaron pruebas y análisis destinados tanto a elegir el mejor producto como a perfilar los procedimientos y a normalizar los metadatos a utilizar en los documentos publicados. Finalmente se implantó DSpace en una solución de alta disponibilidad hecha pública en la dirección http://riull.ull.es/. Para facilitar su accesibilidad desde distintos dispositivos, sus plantillas web originales fueron reemplazadas por un diseño responsive, basado en la conocida imagen corporativa de la Universidad de La Laguna, tal y como se puede observar a continuación: 5
Este diseño permite que el Repositorio Institucional pueda ser consultado tanto desde sistemas de escritorio y portátiles, como desde tabletas y dispositivos móviles. Como contenidos iniciales se incorporaron al nuevo servicio la tesis doctorales defendidas en 2013 y desde entonces se han venido incorporando las restantes. Memorias de Trabajos Fin de Grado La publicación de los Trabajos Fin de Grado plantearon un reto adicional al ser el resultado de un procedimiento administrativo. A raíz de la experiencia adquirida durante la fase de pruebas, se diseñó e implementó el procedimiento de Presentación del Trabajo Fin de Grado en la Sede Electrónica de la ULL, que se puede resumir en: 1. El estudiante solicita la defensa de su trabajo adjuntando la memoria correspondiente. El formulario de solicitud incluye toda la información que posteriormente será incorporada a la memoria, en forma de metadatos, cuando sea publicada en el Repositorio Institucional. 2. El tutor recibe a través de la Sede Electrónica una solicitud de firma para autorizar la defensa del trabajo. 3. El expediente con la memoria es remitida al centro donde tendrá lugar la defensa. 4. La memoria es remitida para su publicación al Repositorio Institucional, una vez que la secretaría del centro tiene constancia de que el proyecto se ha defendido con éxito. 6
Para la publicación, un robot periódicamente se encarga de incorporar a DSpace las memorias de los expedientes finalizados, junto con los metadatos asociados. La elección de los metadatos adecuados también surgió de la fase previa de análisis y se basó en las recomendaciones de estándares internacionales como Dublin Core Metadata Initiative y de trabajos previos como los de la Universidad de Chicago y del Servicio Nacional de Tesis del Reino Unido (EthOS). La información contenida en estos metadatos se obtiene tanto de los datos proporcionados por el estudiante como de los almacenados en los sistemas de información de la institución. En la actualidad se están incorporando los trabajos defendidos en el curso 2013/2014 y así seguirá ocurriendo en cursos sucesivos, dado que todos los centros de la Universidad de La Laguna están utilizando el procedimiento descrito. 1.5 Líneas abiertas Aunque los resultados del proyecto del Repositorio Institucional de la Universidad de La Laguna han sido muy positivos, aún quedan cuestiones pendientes de resolver en las que se está trabajando en la actualidad: 1. Interconexión con los sistema de catalogación y búsquedas bibliográficas del servicio de biblioteca; de tal forma que las búsquedas en dicho sistema puedan devolver resultados de nuestro propio repositorio. 7
2. Alta del nuevo repositorio institucional en los agregadores internacionales de Open Access para incorporarlo como fuente en las búsquedas bibliográficas hechas a nivel global. Finalmente, es indudable que un aspecto fundamental de este proyecto es incorporar la mayor cantidad de contenidos digitales que sea posible. En este sentido aún queda mucho trabajo por hacer, como la incorporación de las tesis en formato digital de antes de 2013 y otros trabajos similares. 2. Repercusión para el ciudadano y las Administraciones En la sociedad de la información ya no se puede considerar que la innovación y el desarrollo tecnológico se desarrolla de forma exclusiva en las universidades, centros de investigación y en los laboratorios de las grandes empresas. Si bien es cierto que en muchos campos el avance de la técnica necesita de fuertes inversiones económicas, en muchos otros sólo hace falta talento, algo que sin duda hay en cualquier lugar del mundo. Sin embargo sabemos que para que el talento se desarrolle transformándose en innovación y creatividad, hace falta acceso al conocimiento. A fin de cuentas, desde los orígenes de la ciencia los grandes avances tecnológicos han surgido del trabajo incremental que unos investigadores han hecho sobre el de otros. Por lo tanto el conocimiento abierto y todos los movimientos que giran entorno a él como: la ciencia abierta, la cultura abierta, el open access, el open data, etc. son herramientas que bien aprovechadas pueden tener gran impacto en la esfera sociopolítica. Centrándonos en las universidades y centros de investigación, sin duda éstos ya tienen acceso a las mejores publicaciones científicas a través de la suscripciones que pagan a las grandes editoriales. Sin embargo existe mucho más material del que supera los filtros de las mejores revistas científicas, cuyo valor para el desarrollo humano es difícil de determinar a priori. Además de que existen todo tipo de objetos digitales que no tienen cabida en los canales tradicionales de publicación. Por otro lado la sociedad del conocimiento ha visto el nacimiento a nivel mundial de un nuevo fenómeno que gira entorno a la creación de espacios de colaboración, donde colectivos entregados a la innovación, la cultura y el arte o el desarrollo social, se autogestionan para enfrentarse a nuevos retos y resolverlos bajo las máximas de la cooperación y el háztelo tu mismo Do It Yourself o DIY. Estos colectivos, por lo general, no tienen recursos económicos para sufragar las suscripciones a las grandes editoriales que, como ya hemos comentado, si pagan las universidades y centros de investigación. Por lo tanto el proyecto del Repositorio Institucional de la Universidad de La Laguna, como medio para difundir conocimiento en abierto, sin duda será un elemento disruptor de primera magnitud en nuestra sociedad al: 8
Maximizar la difusión de la producción investigadora de la ULL en los círculos académicos, lo que pueda llevar a establecer nuevas colaboraciones, tanto internas como externas, con otros grupos de investigación. Facilitar el acceso de las empresas locales a los resultados de la investigación y la innovación en la universidad, lo que sin duda es un primer paso en la tan deseada transferencia tecnológica y una posible fuente de futuras colaboraciones con la industria. Permitir el acceso de cualquier ciudadano o grupo de interés a los trabajos desarrollados en la universidad, incluso fuera de los círculos académicos y comerciales, lo que brinda una oportunidad única de ayudar a alimentar todo el talento existente en los movimientos maker, DIY y similares. Además la integración plena de este servicio en los procesos relacionados con la actividad investigadora sin duda tendrá un efecto tremendamente beneficioso tanto para la universidad como para la sociedad. Primero, porque hará que para los investigadores sea más patente que nunca que su trabajo tendrá público. Es decir, que la investigación ya no es un proceso interno para consumo en círculos muy determinados sino que puede estar abierta, y de hecho lo estará, al conjunto de la sociedad. Y segundo, porque representa un ejercicio de transparencia al permitir que otras instituciones, administraciones o grupos de interés puedan comprobar la calidad y la cantidad de la producción investigadora de la Universidad de La Laguna. Por lo tanto este proyecto también es una pieza más en proyectos paralelos relacionados con el Open Data y el Gobierno Abierto de la institución. 3. Equipo de desarrollo y proveedores El proyecto de Repositorio Institucional de la Universidad de La Laguna se ha desarrollado fundamentalmente con personal de la propia universidad, como proyecto de colaboración entre el Servicio TIC, la Oficina de Software Libre, la Unidad de Docencia Virtual, el Gabinete de Análisis y Planificación, el Servicio de Publicaciones y la Biblioteca Universitaria. Al tratarse de un proyecto que involucraba aspectos transversales que afectarían a varias unidades organizativas de la institución, desde el primer momento se organizó una comisión dedicadamente enteramente al mismo con representación de los diferentes vicerrectorados y servicios afectados, así como de la gerencia. Esta misma comisión constituyó un grupo de trabajo destinada a centrarse en los aspectos relacionados con el procedimiento para los trabajos de fin de grado y máster con representación del servicio de biblioteca, la Oficina de Software Libre y de los centros de ingeniería que se ofrecieron para desarrollar en ellos la fase de pruebas. El desarrollo del sistema de interconexión del repositorio institucional con la Sede Electrónica de la Universidad de La Laguna fue realizado por la empresa Ignos Estudio de Ingeniería S.L. según las indicaciones dadas desde la universidad. Finalmente, la Unidad de Docencia Virtual se encargó de elaborar una píldora formativa sobre el procedimiento de presentación del Trabajo Fin de Carrera, que se remitió a toda 9
la comunidad universitaria (http://t.ull.es/5ga), mientras que el Servicios de Planificación y Gestión Académica se hizo de cargo de informar y formar al personal administrativo de los centros de la ULL. 4. Valoración económica Un proyecto de esta índole conlleva unos costes de implantación que se agrupan en 2 ejes principalmente: 1. Inversión en infraestructuras de servidores y almacenamiento, para dar cabida a las soluciones software que implementan la solución final. 2. Inversión en personal humano, dedicado a la integración de las distintas soluciones software libre, permitiendo así alcanzar el objetivo final del proyecto. El primer aspecto se ha resuelto mediante la adquisición de una infraestructura de servidores y almacenamiento en alta disponibilidad con capacidad suficiente para cubrir la demanda prevista de almacenamiento para los primeros tres años de funcionamiento. Este apartado ha supuesto una inversión de 8.000 Euros. El segundo aspecto se ha cubierto con el personal técnico interno de la propia Universidad de La Laguna, como proyecto de colaboración entre el Servicio TIC y la Oficina de Software Libre. 5. Plazos de cumplimiento La implantación de un proyecto de estas características tiene gran complejidad debido a que involucra aspectos y procedimientos transversales que afectan a varias unidades organizativas de la institución. Para evitar problemas de cualquier índole se ha seguido un sistema de desarrollo basado en metodologías ágiles, donde se ha dividido el proyecto en las siguientes fases: 1. Diseño y puesta en marcha de un piloto de sistema de gestión documental orientado a publicación de contenidos académicos docentes e investigadores. 2. Implantación de un sistema de interconexión del gestor documental escogido con la Sede Electrónica de la Universidad de La Laguna. 3. Implantación en explotación de la solución de gestión documental con alta disponibilidad y su integración en la gestión de contenidos de la web institucional. 4. Interconexión de los sistema de catalogación y búsquedas bibliográficas de la biblioteca universitaria con el nuevo repositorio institucional. 5. Alta del nuevo repositorio institucional en los principales agregadores internacionales para referenciarlo en las búsquedas bibliográficas a nivel global. El proyecto desde un inicio contemplaba un escenario de desarrollo y puesta en marcha de dos años. Durante el primer año (2013) se realizaron todas las pruebas y análisis relacionados con el punto 1. De este trabajo se obtuvieron conclusiones acerca de la 10
viabilidad del proyecto y las opciones tecnológicas que encajaban mejor con las políticas universitarias que fijan el desarrollo e implantación de proyectos de este tipo. En el segundo año (2014) ya se han desarrollado las etapas 2 y 3 contempladas en el planing de implantación del proyecto indicado anteriormente. En la actualidad el repositorio institucional es un proyecto visible y accesible a toda la comunidad universitaria y a toda la sociedad, pudiendo ser visitado y consultado en la dirección web http://riull.ull.es. Siguiendo con la planificación prevista, actualmente se trabaja en los puntos 4 y 5 de forma paralela, por lo que se prevé finalizar totalmente el proyecto para los comienzos del próximo curso académico 2014/2015. 6. Conclusiones El Repositorio Institucional se ha convertido en uno de los proyectos estratégicos más importantes al configurar un hecho simbólico donde la Universidad de La Laguna abre sus puertas a la sociedad de una forma completa. Con este hecho, la ULL pone todo su conocimiento más actualizado y puntero a disposición de los ciudadanos de una forma transparente, directa, versátil, accesible y lo más importante abiertos para el uso de todos los ciudadanos. 11