Aviso sobre Prácticas de Privacidad Si desea recibir este Aviso sobre Prácticas de Privacidad en inglés, llame a Servicio al Cliente al número que figura en su tarjeta de identificación de Blue Shield. Blue Shield of California y Blue Shield of California Life & Health Insurance Company Este Aviso describe cómo se podrá utilizar y divulgar su información médica, como miembro de Blue Shield, y de qué manera usted puede acceder a esta información. Nuestro compromiso de privacidad En Blue Shield, comprendemos la importancia de mantener la privacidad de su información personal y tomamos con seriedad nuestra obligación de proteger dicha información. En nuestra actividad cotidiana, llevamos registros sobre usted y sobre el tratamiento médico y los servicios que le brindamos. La información detallada en estos registros se conoce como información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés) e incluye datos que lo identifican personalmente, como su nombre, dirección, número de teléfono y número de Seguro Social, así como la información sobre su salud, como el diagnóstico médico o la información sobre reclamaciones. Conforme a la ley estatal y federal, debemos proporcionarle este Aviso de nuestras prácticas sobre privacidad y nuestras obligaciones legales con respecto a su PHI. Tenemos la obligación de mantener la privacidad de su PHI y de notificarlo en caso de que se vea afectado por una violación de su PHI. Cuando utilizamos o hacemos pública H0504_13_144F 07162013 S2468_13_144F 07162013 ( divulgamos ) su PHI, estamos sujetos a los términos del presente Aviso, que se aplica a todos los registros que creamos, obtenemos o mantenemos y que contienen su PHI. Cómo protegemos su privacidad Contamos con medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas para asegurar la privacidad de su PHI. A fin de proteger su privacidad, solo los miembros del personal de Blue Shield autorizados y capacitados tienen acceso a nuestros registros electrónicos e impresos y a las áreas privadas donde se almacena esta información. Capacitamos a los miembros del personal en diversos temas, incluidos los siguientes: Procedimientos y políticas de protección de datos y privacidad, lo que incluye cómo etiquetar, almacenar y archivar los registros impresos y electrónicos, y cómo acceder a dichos registros. Medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas existentes para mantener la privacidad y seguridad de su PHI. blueshieldca.com
Nuestra Oficina de Privacidad corporativa supervisa la manera en que cumplimos los procedimientos y las políticas de privacidad y brinda asesoramiento a nuestra organización sobre este tema tan importante. Cómo utilizamos y divulgamos su PHI Usos de su PHI sin autorización. De ser necesario, podemos divulgar su PHI sin su autorización por escrito mientras le brindamos beneficios y servicios relacionados con la salud. Podemos divulgar su PHI con los siguientes fines: Tratamiento: Para compartirla con enfermeros, médicos, farmacéuticos, optometristas, promotores de salud y otros profesionales de atención médica de manera que puedan determinar su plan de atención. Para ayudarlo a obtener servicios y tratamientos que pueda necesitar, por ejemplo, solicitar pruebas de laboratorio y utilizar los resultados. Para coordinar su atención médica y los servicios relacionados con un profesional o un centro de atención médica. Pagos: Para obtener el pago de las primas para su cobertura. Para adoptar decisiones respecto de la cobertura, por ejemplo, hablar con un profesional de atención médica sobre el pago por los servicios prestados. Para coordinar los beneficios con otra cobertura que pueda tener, por ejemplo, hablar con un representante de otro plan de salud o aseguradora para determinar su cumplimiento de requisitos o cobertura. Para obtener el pago de un tercero que pudiera ser responsable del pago, como por ejemplo un familiar. Para determinar y cumplir de cualquier otra manera nuestra responsabilidad de proporcionarle beneficios de salud, por ejemplo, administrar reclamaciones. Actividades de atención médica: Para brindar servicio al cliente. Para respaldar o mejorar los programas o servicios que le ofrecemos. Para ayudarlo a administrar su salud, por ejemplo, proporcionarle información sobre alternativas de tratamiento a las que puede acceder o brindarle recordatorios de tratamientos o servicios médicos. Para colaborar con otro plan de salud, aseguradora o profesional de atención médica que mantengan una relación con usted y mejorar así los programas que le ofrecen, como por ejemplo, en la administración de casos o en apoyo de un acuerdo con una organización responsable del cuidado de la salud (ACO, por sus siglas en inglés) o con un hogar médico centrado en el paciente. Para la suscripción, clasificación de primas o cuotas u otras actividades relacionadas con la creación, la renovación o el reemplazo de un contrato para un seguro o una cobertura de salud. No obstante, tenga en cuenta que no utilizaremos ni divulgaremos su PHI referida a información genética para fines 2 Confidencialidad y privacidad
de suscripción, debido a que está prohibido por la ley federal. También podemos divulgar su PHI sin su autorización por escrito con otros fines, según lo permitido o exigido por la ley. Se incluye lo siguiente: Divulgaciones a otras personas involucradas en su atención médica. Si está presente o de otra manera disponible para autorizarnos, podemos divulgar su PHI a otros, por ejemplo, a un familiar, un amigo cercano o una persona a cargo de su atención. Si se encuentra en una situación de emergencia, no está presente, está incapacitado o falleció, utilizaremos nuestro criterio profesional para decidir si divulgar su PHI a otros es lo mejor para usted. Si divulgamos su PHI en una situación en la que usted no está disponible, únicamente divulgaremos la información que sea directamente relevante para la participación de la otra persona en su tratamiento o para los pagos relacionados con su tratamiento. Además, podemos divulgar su PHI para notificar (o ayudar a notificar) a esas personas sobre el lugar donde usted se encuentra, su condición médica general o su fallecimiento. Podemos divulgar la PHI de su hijo menor de edad al otro padre de su hijo. Divulgaciones al patrocinador de su plan. Podemos divulgar su PHI al patrocinador de su plan de salud grupal, que puede ser su empleador o a una empresa que actúe en nombre del patrocinador del plan, de manera tal que la entidad pueda supervisar, auditar y administrar de cualquier otro modo el plan de salud en el que participa. Su empleador no puede utilizar la PHI que divulgamos con ningún fin que no sea la administración de sus beneficios. Consulte los documentos del plan de salud de su patrocinador del plan para saber si su empleador/patrocinador del plan recibe PHI y para obtener una explicación completa de las divulgaciones y los usos limitados que el patrocinador del plan puede hacer con su PHI. Divulgaciones a los proveedores y a las organizaciones de acreditación. Podemos divulgar su PHI a las siguientes entidades: Empresas que llevan a cabo ciertos servicios en nombre de Blue Shield. Por ejemplo, podemos convocar a proveedores para ayudarnos a brindar información y orientación a los miembros que padezcan afecciones crónicas, tales como diabetes y asma. Organizaciones de acreditación, como el Comité Nacional de Garantía de Calidad (NCQA, por sus siglas en inglés) con el objetivo de medir la calidad. Tenga en cuenta que, antes de compartir su PHI, obtenemos un acuerdo escrito por parte del proveedor u organización de acreditación en el que se comprometen a proteger la privacidad de su PHI. Comunicaciones. Podemos utilizar su PHI para hacerle llegar información sobre la cobertura, los beneficios, los servicios y los programas relacionados con la salud de su plan Blue Shield, recordatorios de tratamientos o alternativas de tratamiento que tiene a su disposición. No utilizaremos su PHI con fines de recaudación de fondos. Salud o seguridad. Podemos divulgar su PHI para evitar o reducir una amenaza grave e inminente para su salud o Confidencialidad y privacidad 3
seguridad, o para la salud o seguridad de las personas en general. Actividades de salud pública. Podemos divulgar su PHI a las siguientes entidades: Enviar información médica a las autoridades de salud pública autorizadas por ley a recibir dicha información con el fin de prevenir o controlar una enfermedad, lesión o discapacidad, o para controlar vacunas. Enviar informes sobre abuso o abandono de menores o abuso de adultos, incluida la violencia doméstica, a las autoridades gubernamentales autorizadas por ley a recibir dichos informes. Informar sobre un producto o actividad regulados por la Administración de Fármacos y Alimentos de los Estados Unidos (FDA, por sus siglas en inglés) a la persona responsable de la calidad, seguridad y eficacia del producto o la actividad. Alertar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad contagiosa, si estamos autorizados por ley a dar este aviso. Actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgar su PHI a las siguientes entidades: Un organismo gubernamental que sea legalmente responsable de supervisar el sistema de atención médica o de garantizar el cumplimiento de las reglas de los programas de beneficios gubernamentales, tales como Medicare o Medicaid. Otros programas regulatorios que necesiten información médica para determinar el cumplimiento. Investigación. Podemos divulgar su PHI con fines de investigación, pero solo según lo permitido por ley. Cumplimiento de la ley. Podemos utilizar y divulgar su PHI para cumplir con la ley. Procedimientos administrativos y judiciales. Podemos divulgar su PHI durante un procedimiento administrativo o judicial, o en respuesta a una orden legal válida. Funcionarios encargados del cumplimiento de la ley. Podemos divulgar su PHI a la policía o a otros funcionarios encargados del cumplimiento de la ley, según lo exigido por la ley o a fin de cumplir con una orden judicial u otro proceso autorizado por ley. Funciones gubernamentales. Podemos divulgar su PHI a diversos departamentos del gobierno, tales como el Ejército de los Estados Unidos o el Departamento de Estado de los Estados Unidos, según lo exigido por ley. Indemnización por accidentes laborales. Podemos divulgar su PHI, cuando sea necesario, para cumplir con las leyes de indemnización por accidentes laborales. Usos de su PHI que requieren autorización. Debemos obtener su autorización por escrito para utilizar o divulgar su PHI para cualquier otro fin que no sea alguno de los mencionados anteriormente. Por ejemplo, no utilizaremos su PHI con fines comerciales sin su autorización previa por escrito ni proporcionaremos su PHI a un posible empleador sin su autorización por escrito. Usos y divulgaciones de determinada PHI considerada altamente confidencial. Para determinados tipos de PHI, la ley federal y estatal puede exigir una protección de la privacidad mejorada. Esto incluye toda la PHI relacionada con lo siguiente: 4 Confidencialidad y privacidad
Notas de psicoterapia. Prevención, tratamiento y derivaciones por abuso de alcohol y drogas. Pruebas, diagnósticos o tratamiento de VIH/SIDA. Enfermedades venéreas o contagiosas. Pruebas genéticas. Podemos divulgar este tipo de PHI especialmente protegida solo con su autorización previa por escrito, excepto cuando esté específicamente permitido o exigido por ley. Cancelación de la autorización. Puede cancelar en cualquier momento una autorización por escrito que nos haya proporcionado anteriormente. La cancelación, que debe ser presentada por escrito, se aplicará a divulgaciones y usos futuros de su PHI. No tendrá efecto sobre las divulgaciones o los usos hechos con anterioridad, cuando su autorización estaba vigente. Sus derechos individuales Tiene los siguientes derechos individuales con respecto a la PHI que Blue Shield crea, obtiene o mantiene sobre usted: Derecho a solicitar restricciones. Puede solicitarnos restringir la manera en que utilizamos y divulgamos su PHI para el tratamiento, los pagos y las actividades de la atención médica, según se explica en este Aviso. Si bien no es obligatorio aceptar sus solicitudes de restricción, las consideraremos cuidadosamente. Si aceptamos una solicitud de restricción, cumpliremos con ella hasta que solicite o acepte cancelar dicha restricción. Además, podemos informarle que decidimos cancelar nuestro acuerdo a una restricción. En dicho caso, la cancelación se aplicará solo a la PHI creada o recibida después de informarle sobre la cancelación. Derecho a recibir comunicaciones confidenciales. Puede solicitar recibir las comunicaciones de Blue Shield que contengan PHI por otros medios o en lugares diferentes. Conforme lo dispuesto por ley y siempre que sea posible, aceptaremos solicitudes razonables. Podemos pedirle que presente su solicitud por escrito. Si su solicitud involucra a un niño menor de edad, podemos pedirle que proporcione documentación legal para respaldar su solicitud. Derecho a acceder a su PHI. Puede solicitar examinar o recibir una copia de su PHI que guardamos en un conjunto de registros designados. Este incluye, por ejemplo, registros de inscripción, pagos, adjudicación de reclamaciones y sistemas de registros de casos o de administración médica, y cualquier información que hayamos utilizado para tomar decisiones sobre usted. Debe presentar la solicitud por escrito. Siempre que sea posible y según lo exigido por ley, le entregaremos una copia de su PHI en el soporte (impreso o electrónico) y formato que usted solicite. Si solicita una copia de su PHI, podemos cobrarle una tarifa razonable basada en los costos por preparar, copiar o enviarle la copia por correo. En algunas circunstancias limitadas, la ley nos permite denegarle el acceso a una parte de sus registros. Derecho a enmendar sus registros. Tiene derecho a solicitarnos que corrijamos o enmendemos su PHI que guardamos en un conjunto de registros designados. Su solicitud debe ser por escrito y debe explicar por qué desea enmendar su PHI. Si determinamos que la PHI es inexacta o está incompleta, corregiremos Confidencialidad y privacidad 5
los datos si la ley lo permite. Si la PHI que desea cambiar fue creada por un médico o un centro de atención médica, debe solicitarles a ellos que corrijan la información. Derecho a recibir un informe de las divulgaciones. Previa solicitud por escrito, le proporcionaremos una lista de las divulgaciones que realizamos de su PHI durante un período determinado, hasta seis años anteriores a la fecha de su solicitud. Sin embargo, la lista no incluirá lo siguiente: Las divulgaciones que haya autorizado. Las divulgaciones realizadas antes de los seis años de la fecha de su solicitud. Las divulgaciones realizadas con fines de tratamiento, pagos y actividades de atención médica, excepto lo exija la ley. Algunas otras divulgaciones que la ley nos permite excluir del informe. Si solicita un informe más de una vez durante un período de 12 meses, le cobraremos una tarifa razonable basada en los costos por cada informe solicitado después del primero. Derecho a nombrar a un representante personal. Puede designar a otra persona para que actúe como su representante personal. Su representante tendrá acceso a su PHI y podrá comunicarse con los profesionales de atención médica y los centros que le brindan atención médica y ejercer todos los demás derechos estipulados en la Ley de Transferibilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA, por sus siglas en inglés) en su nombre. Según la autoridad que le conceda a su representante, también tendrá autoridad para tomar decisiones médicas por usted. Derecho a recibir una copia impresa de este Aviso. Si así lo solicita, le entregaremos una copia impresa de este Aviso, incluso si ha acordado recibir el Aviso en formato electrónico. Consulte la sección Disponibilidad y duración del Aviso del presente documento. Medidas que puede tomar Comuníquese con Blue Shield. Si tiene alguna pregunta sobre sus derechos de privacidad, cree que hemos violado sus derechos de privacidad o está en desacuerdo con alguna decisión que hayamos tomado con respecto al acceso a su PHI, puede comunicarse con nosotros a la siguiente información de contacto: Blue Shield of California Privacy Office P.O. Box 272540 Chico, CA 95927-2540 Teléfono: Fax: (888) 266-8080 (gratuito) (800) 201-9020 (gratuito) Correo electrónico: privacy@blueshieldca.com Para ciertos tipos de solicitudes, debe completar y enviarnos por correo un formulario que obtendrá llamando al número del Servicio al Cliente que figura en su tarjeta de identificación de Blue Shield o a través de nuestro sitio web en blueshieldca.com/bsca/about-blueshield/privacy/home.sp. Comuníquese con un organismo gubernamental. Si cree que hemos violado sus derechos de privacidad, también podrá presentar una queja por escrito ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (HHS, por sus siglas en inglés). Podrá enviar su queja por correo electrónico, fax o correo postal a la Oficina de Derechos 6 Confidencialidad y privacidad
Civiles (OCR, por sus siglas en inglés) del HHS. Para obtener más información o para presentar una queja ante la Secretaría del HHS, visite el sitio web de la OCR en www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints. Si reside en California, puede comunicarse con el gerente general de la OCR de California a la siguiente información de contacto: Region IX Regional Manager Office for Civil Rights U.S. Department of Health & Human Services 90 7th St., Suite 4-100 San Francisco, CA 94103 Teléfono: (800) 368-1019 Fax: (415) 437-8329 TTY: (800) 537-7697 No tomaremos ningún tipo de represalias si decide presentar una queja ante nosotros o ante el HHS. cualquier PHI que hayamos creado o recibido antes de emitir el nuevo Aviso. Si modificamos este Aviso, lo actualizaremos en nuestro sitio web y, si está inscrito en un plan de beneficios de Blue Shield en ese momento, le enviaremos el nuevo Aviso conforme lo dispuesto por ley. Fecha de entrada en vigencia. Este Aviso entra en vigencia a partir del 16 de agosto de 2013. Disponibilidad y duración del Aviso Disponibilidad del Aviso. Obtendrá una copia de este Aviso llamando al número del Servicio al Cliente que figura en su tarjeta de identificación de Blue Shield o a través de nuestro sitio web en blueshieldca. com/bsca/about-blue-shield/privacy/ confidentiality.sp. Derecho a modificar los términos de este Aviso. Se nos exige que cumplamos los términos de este Aviso mientras siga en vigencia. Podemos modificar los términos de este Aviso en cualquier momento y, según nuestro criterio, podemos hacer que los nuevos términos entren en vigencia para toda su PHI que guardamos, incluso An independent member of the Blue Shield Association C18305 (8/13)