NORMA TÉCNICA NTC COLOMBIANA 1476 1998-12-16 DOCUMENTACIÓN. GUÍA PARA EL ESTABLECIMIENTO Y DESARROLLO DE TESAUROS MONOLINGÜES E: DOCUMENTACIÓN. GUIDELINES FOR THE ESTABLISHMENT AND DEVELOPMENT OF MONOLINGUAL THESAURI. CORRESPONDENCIA: ISO 2788/1986 DESCRIPTORES: tesauro, lenguaje documental. I.C.S.: 01.140.20 Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435 Prohibida su reproducción Segunda actualización
PRÓLOGO El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La presentación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general. La NTC 1476 (Segunda actualización) fue ratificada por el Consejo Directivo de 1998-12-16. Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 000010 Documentación. ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS EAN NÉSTOR DÍAZ VIDELA HUGO SALOMÓN MC. GRAW HILL INTERAMERICANA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO IDU SIKA ANDINA TECNOLÓGICO INESPRO UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA UNIVESIDAD INPAHU Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas: SENA DIRECCIÓN GENERAL UNIVERSIDAD JAVERIANA UNIVERSIDAD DE LA SALLE CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales. DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
NTC 1476 (Segunda actualización) CONTENIDO 0. INTRODUCCIÓN 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN 2. REFERENCIAS 3. DEFINICIONES 4. ABREVIATURAS Y SÍMBOLOS 5. CONTROL DE VOCABULARIO 6. TÉRMINOS DE INDIZACIÓN 6.1 GENERALIDADES 6.2 FORMAS DE LOS TÉRMINOS 6.3 ELECCIÓN Y FORMAS SINGULARES O PLURALES 6.4 HOMÓGRAFOS O POLISEMIAS 6.5 ELECCIÓN DE LOS TÉRMINOS 6.6 NOTAS DE ALCANCE Y DEFINICIONES 7. TÉRMINOS COMPUESTOS 7.1 GENERALIDADES 7.2 TÉRMINOS QUE DEBEN CONSERVARSE EN SU FORMA COMPUESTA 7.3 TÉRMINOS QUE DEBEN SER DIVIDIDOS SINTÁCTICAMENTE
NTC 1476 (Segunda actualización) 7.4 ORDEN DE LAS PALABRAS EN LOS TÉRMINOS COMPUESTOS 8. RELACIONES BÁSICAS EN UN TESAURO 8.1 GENERALIDADES 8.2 LA RELACIÓN DE EQUIVALENCIA 8.3 LA RELACIÓN JERÁRQUICA 8.4 LA RELACIÓN ASOCIATIVA 9. PRESENTACIÓN DE TÉRMINSO Y DE SUS RELACIONES 9.1 GENERALIDADES 9.2 PRESENTACIÓN ALFABÉTICA 9.3 PRESENTACIÓN SISTEMÁTICA 9.4 PRESENTACIÓN GRÁFICA 10. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DE LA CONSTRUCCIÓN DE TESAUROS 10.1 MÉTODOS DE COMPILACIÓN 10.2 REGISTRO DE LOS TÉRMINOS 10.3 VERIFICACIÓN DE LOS TÉRMINOS 10.4 ESPECIFICIDAD 10.5 ADMISIÓN Y SUPRESIÓN DE LOS TÉRMINOS 10.6 EL USO DE EQUIPOS PARA EL PROCESAMIENTO AUTOMÁTICO DE DATOS 10.7 FORMA Y CONTENIDOS DE UN TESAURO 10.8 OTRAS CUESTIONES EDITORIALES Anexo Simbolización de las relaciones de un tesauro
DOCUMENTACIÓN. GUÍA PARA EL ESTABLECIMIENTO Y DESARROLLO DE TESAUROS MONOLINGÜES 0. INTRODUCCIÓN La efectividad de un índice temático como medio para identificar y recuperar documentos depende de un lenguaje de indización bien construido. Esto se aplica a todo sistema donde se deben tomar decisiones intelectuales para la selección de términos de indización, incluyendo aquellos sistemas que utilizan un computador para almacenar y manipular términos o para identificar documentos asociados con términos o con combinaciones de términos asignados por un indizador. El compilador de un índice temático tiene tres tareas principales: a) Determinar el tema de los documentos. b) Seleccionar los términos que en conjunto resumen el tema. c) Indicar las relaciones existentes entre estos términos. La primera de estas tareas se describe separadamente en la norma ISO 5963. Las tareas segunda y tercera conciernen no solo al indizador sino también al usuario del índice. La presente norma trata algunos aspectos de la selección de términos, ya que contiene procedimientos recomendados para el control del vocabulario, pero particularmente se refiere a los medios para establecer y representar ciertas clases de relaciones entre los términos de indización. Se pueden distinguir dos clases de relaciones entre los términos: a) Relaciones sintácticas o a posteriori que en conjunto resumen el tema de un documento. Por ejemplo, un indizador que trabaja con un documento sobre Computadores en bancos de Amsterdam puede asignar tres términos al documento: bancos, computadores y Amsterdam. En un sistema postcoordinado no se indica explícitamente la relación entre estos términos, y el documento sería recuperado si cualquiera o todos estos términos fueran utilizados como claves de recuperación. En un índice precoordinado se pueden indicar las relaciones entre los términos de varias maneras, por ejemplo mediante símbolos que expresan relaciones específicas, las posiciones de los términos en las 1
entradas, su tipografía y puntuación o algunos de los dos. Los términos de este ejemplo no se asocian normalmente de acuerdo con marcos de referencia comunes y por tanto sus interrelaciones pueden ser consideradas como dependientes del documento. b) Relaciones a priori o pertenecientes a un tesauro entre los términos asignados a documentos y otros términos. Estas relaciones se manifiestan por implicación porque forman parte de marcos de referencia comunes y compartidos. En el ejemplo anterior, bancos implicaría un término genérico como Instituciones Financieras ; computadores es asociado mentalmente con Procesamiento de datos, y Amsterdam implica el lugar más amplio Países bajos. Cualquiera de estos términos asociados podría servir como un medio de acceso del usuario al índice temático. Estas relaciones son independientes del documento ya que son reconocidas generalmente y podrían ser establecidas haciendo referencia a trabajos de normalización tales como diccionarios y enciclopedias. La diferencia entre estas dos clases de relaciones entre términos puede representarse en forma de diagrama: Países bajos Instituciones financieras Procesamiento de datos B Amsterdam Bancos Computadores A A = relaciones a posteriori entre los términos de indización asignados a un documento. B = relaciones semánticas o a priori manejadas por el tesauro. Esta norma se refiere principalmente a aquellas relaciones a priori que pueden ser representadas en un tesauro cuando las mismas, en efecto agregan una segunda dimensión a un lenguaje de indización, tal como se muestra en el diagrama anterior. 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 1.1 Las recomendaciones incluidas en esta norma están destinadas a asegurar la práctica consistente dentro de un organismo indizador o entre diferentes organismos (por ejemplo miembros de una red). Sin embargo, estas recomendaciones no deben ser consideradas como instrucciones obligatorias. En muchos casos se han descrito procedimientos optativos, por ejemplo, para la representación de relaciones entre términos, sin indicar uno de estos procedimientos como la técnica preferida. La elección del procedimiento variará de un organismo indizador a otro, dependiendo de decisiones que escapan al alcance de esta norma. En lo posible las técnicas descritas en la norma se basan en principios generales que se aplican a cualquier campo temático. No obstante se reconoce que cuando un indizador trabaja dentro de un campo temático específico debe algunas veces apartarse de estas recomendaciones generales, y ello se indica en cada caso. 2
1.2 En lo posible las técnicas descritas en esta norma están limitadas a un método de indización determinado, ya sea postcoordinado o precoordinado. Sin embargo, esta norma tiene las siguientes restricciones: a) Trata sobre la representación y organización de términos que forman un subconjunto controlado de lenguaje natural. No sugiere procedimientos para la organización y la representación de fórmulas matemáticas y químicas. b) Se basa generalmente en el concepto de términos preferidos (véase el numeral 3.5). c) Su aplicación se limita a organismos donde indizadores humanos analizan documentos y expresan sus temas en los términos de un lenguaje de indización controlado. No es aplicable a aquellos organismos que utilizan únicamente técnicas automáticas de indización, donde los términos que aparecen en los textos se organizan en conjuntos de acuerdo con los criterios que pueden ser establecidos por un computador, por ejemplo su frecuencia de aparición y adyacencia en el texto o algunos de los dos. No obstante, se considera que un tesauro bien construido puede ser una herramientas útil para realizar una búsqueda en un sistema de texto libre. d) Esta norma trata principalmente sobre los procedimientos para indizar colecciones de documentos, listados en catálogos o bibliografías. No trata sobre la preparación de índices de carácter complementario, a pesar de que muchos de sus procedimientos recomendados pueden ser útiles para ese propósito. 1.3 Las recomendaciones de esta norma se refieren a tesauros monolingües, sin hacer referencia a los requerimientos especiales de los tesauros multilingües; es decir, aquellos donde las equivalencias conceptuales se expresan en términos seleccionados a partir de más de un lenguaje natural. La construcción y mantenimiento de un tesauro multilingüe se tratan separadamente en la norma ISO 5964. Entendiendo que los principios en los que se basa la presente norma pueden considerarse independientes tanto con respecto al idioma como a la cultura, también han sido aceptados como base para la norma multilingüe. En consecuencia, los principios generales y los procedimientos que se aplican igualmente a ambas clases de tesauros se describen en detalle únicamente en el presente trabajo; es decir no se repiten en la norma ISO 5964. 2. REFERENCIAS ISO 5963 Documentation. Methods for Examining Documents, Determining their Sujects and Selecting Indexing. ISO 5964 Documentation. Guidelines for the Establishment and Development of Multilingual Thesauri. 3
4
IMPORTANTE Este resumen no contiene toda la información necesaria para la aplicación del documento normativo original al que se refiere la portada. ICONTEC lo creo para orientar a su cliente sobre el alcance de cada uno de sus documentos y facilitar su consulta. Este resumen es de libre distribución y su uso es de total responsabilidad del usuario final. El documento completo al que se refiere este resumen puede consultarse en los centros de información de ICONTEC en Bogotá, Medellín, Barranquilla, Cali o Bucaramanga, también puede adquirirse a través de nuestra página web o en nuestra red de oficinas (véase www.icontec.org). El logo de ICONTEC y el documento normativo al que hace referencia este resumen están cubiertos por las leyes de derechos reservados de autor. Información de servicios aplicables al documento aquí referenciado la encuentra en: www.icontec.org o por medio del contacto cliente@icontec.org ICONTEC INTERNACIONAL 5