INSTITUTO DE TRANSPARENCIA DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN JURIDICA Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN 27/01/2016 Página 1 de 14 Este documento sufrió un cambio significativo Objetivo: Describir el proceso que se emplea para tramitar una solicitud de información que se presenta por escrito, a través del sistema de solicitudes de información SISAI-INFOMEX y/o medio electrónico, de acuerdo con lo establecido por los artículos 33 al 41 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Aguascalientes. Alcance: Aplica para todas las direcciones y áreas que integran el Instituto de Transparencia del Estado de Aguascalientes. Definiciones: a) Solicitud de información: Procedimiento legal por el cual se puede acceder a la información pública en posesión de los sujetos obligados por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Aguascalientes. b) Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso. c) SISAI-INFOMEX: Sistema informático oficial, empleado para recibir y dar trámite a las solicitudes de información de manera electrónica. d) ITEA: Instituto de Transparencia del Estado de Aguascalientes. Responsables: 1. Unidad de Enlace: Responsable de dar trámite a las solicitudes de información que se realicen al Instituto de Transparencia del Estado de Aguascalientes. 2. Unidades administrativas: Responsables de proporcionar la información que se requiera, a la Unidad Enlace para poder dar solución a las solicitudes de información que se le presenten. Procedimiento: I. Introducción. Cualquier persona o su legítimo representante podrán presentar, ante la Unidad Enlace, una solicitud de acceso a la información mediante escrito, en formato libre o en el formato proporcionado por el Instituto denominado Solicitud de
27/01/2016 Página 2 de 14 Información (ITEA-DJ-F-12). Es importante destacar que en ningún caso, la entrega de información estará condicionada a que se motive o justifique su utilización, ni se requerirá demostrar interés jurídico alguno. Además el acceso se dará solamente en la forma en que lo permita el documento de que se trate, pero se entregará en su totalidad o parcialmente, a petición del solicitante. a) Por escrito. Solicitante: 1. Presenta ante la Unidad Enlace o ante la recepción del ITEA, su solicitud de información por escrito. Recepcionista: 2. Remite la solicitud a la Unidad de Enlace para su trámite. Unidad de Enlace: 3. Toma en cuenta los puntos señalados con los números del 2 al 6, del numeral I de los Lineamientos Generales para la Solicitud de Información (ITEA-DJ-L-01), a fin de generar el expediente físico y dar cumplimiento así al artículo 35 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Aguascalientes. 4. Asimismo tiene la obligación de registrar la solicitud de información en el sistema SISAI-INFOMEX, para efectos de que obre en dicho sistema y facilite la realización de estadísticas e informes como el que señala el artículo 51 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Aguascalientes. Finalmente registrará la solicitud en el formato Control de Solicitudes (ITEA-DJ-F-34). 5. Una vez registrada la solicitud en el sistema SISAI-INFOMEX, se genera un ID de rastreo y se proporciona un acuse de recibo, el cual se agregará al expediente para que obre como constancia de su registro. Ejemplo:
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27/01/2016 Página 7 de 14 6. Una vez hecho el registro, se imprime la solicitud electrónica para agregarla al expediente, junto con la solicitud presentada mediante escrito. Ejemplo:
27/01/2016 Página 8 de 14 7. Analiza la solicitud de información, verificando lo siguiente: a) Que la solicitud de información cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 33 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Aguascalientes. a.a) En caso de que la solicitud de información no proporcione los datos suficientes para ubicar la información o son erróneos, se estará a lo señalado por el punto 10 inciso b) de este procedimiento, en el que a su vez se prevendrá por escrito y por una sola vez al solicitante, dentro del término de diez días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, para que subsane la irregularidad, dándole el término de 5 días hábiles siguientes a la prevención para que corrija, en caso de no hacerlo se resolverá que no se tiene por presentada la solicitud (artículo 24 de la Ley del Procedimiento Administrativo del Estado de Aguascalientes). a.b) En caso de que el solicitante subsane la prevención, se estará a lo señalado en el punto 10 incisos a), c), d), e), f) y g) dependiendo del caso, de este procedimiento. b) Que la información solicitada sea competencia del Instituto.
27/01/2016 Página 9 de 14 b.a) En caso de que la información solicitada obre en poder de una unidad distinta al Instituto, se remitirá la solicitud a la Unidad de Enlace que corresponda, pasando al punto 10 incisos d) y e) dependiendo del caso y al punto 11 de este procedimiento. c) Que la información esté en poder de la Dirección Jurídica, en ese caso se pasará al punto 10 inciso a), a los puntos 11 y 12 de este procedimiento. c.a) Si la información solicitada no corresponde a la Dirección Jurídica, la Unidad de Enlace requerirá mediante oficio (ITEA-DJ-F-02) al titular de la Unidad Administrativa quien genera o posee la información solicitada, para que en un término de dos días hábiles remita la información a fin de dar la correspondiente contestación. Unidad Administrativa: 8. Si la información que se debe buscar y contestar es demasiada, podrá solicitar al Titular de la Unidad de Enlace de manera verbal, una prórroga. Éste a su vez emitirá una resolución mediante el formato Acuerdo (ITEA-DJ-F- 01) haciéndole saber tal hecho al solicitante, por la vía que se haya señalado para oír y recibir notificaciones, en términos de lo señalado por el artículo 39 segundo párrafo de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Aguascalientes. 9. Si la información está en posesión y disposición inmediata o la misma ya esté disponible al público en medios impresos, en formatos electrónicos disponibles en internet o en cualquier otro medio, harán saber la fuente, el lugar y la forma en que se puede consultar, reproducir o adquirir la información. Unidad de Enlace: 10. Dará contestación al solicitante, utilizando el formato Acuerdo (ITEA-DJ-F-01) pudiendo responder en los siguientes términos: a) Procedente y/o positiva. Cuando la información sea competencia de este Instituto; b) Procedente y/o positiva parcial. Cuando la solicitud de información esté dirigida al Instituto, pero que por lo datos proporcionados, no es suficiente ubicar la información o los datos proporcionados son erróneos, por lo que se previene al solicitante para que subsane la falta; c) Improcedente y/o negativa. Cuando la información sea inexistente y/o cuando las solicitudes de información sean formuladas de manera irrespetuosa; d) Reasignación parcial. Cuando parte de la información sea de competencia de otra autoridad diversa a la
27/01/2016 Página 10 de 14 del Instituto; e) Reasignación total. Cuando la información total obre en poder de autoridad distinta a la del Instituto; f) Confidencial. Cuando se solicite información que encuadre en los supuestos señalados por el artículo 19 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Aguascalientes; g) Reservada. Cuando se solicite información que encuadre en los supuestos señalados en el artículo 17 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Aguascalientes. Tratándose de los incisos f) y g) se deberá de acompañar a la respuesta copia certificada del dictamen de clasificación. Asimismo si la respuesta fue procedente y se solicitaron copias de los documentos que contienen la información, se deberá tomar en cuenta los puntos 10 al 12, del numeral I de los Lineamientos Generales para la Solicitud de Información (ITEA-DJ-L-01). 11. El acuerdo que dé respuesta a la solicitud deberá cumplir con los requisitos señalados en el punto 10 primer párrafo, del numeral I de los Lineamientos Generales para la Solicitud de Información (ITEA-DJ-L-01), acto continuo digitalizará el acuerdo recaído y lo notifica a través del sistema SISAI-INFOMEX, o si el solicitante señaló domicilio físico, elaborará la cédula de notificación correspondiente (ITEA-SA-F-10), entregándola al Notificador para que éste le dé la respuesta al solicitante, además se deberá realizar la notificación a través de los estrados de este Instituto, de conformidad con lo señalado en el punto 9, del numeral I de los Lineamientos Generales para la Solicitud de Información (ITEA-DJ-L-01). Se agregará el acuerdo emitido al expediente administrativo tal y como se señala en el punto 7, del numeral I de los Lineamientos Generales para la Solicitud de Información (ITEA-DJ-L-01). 12. Una vez que se obtenga la constancia de la notificación, se agregará al expediente, dándose por cumplido el punto 7, del numeral I de los Lineamientos Generales para la Solicitud de Información (ITEA-DJ-L-01), asimismo se impondrá el sello correspondiente donde conste la publicación por estrados de la resolución al procedimiento de solicitud de información. Hecho lo anterior se dará por finalizado el trámite para la solicitud de información y se archivará el expediente como asunto totalmente concluido. Ejemplo de la constancia de notificación vía sistema SISAI-INFOMEX:
27/01/2016 Página 11 de 14 b) A través del sistema de información SISAI-INFOMEX. Unidad de Enlace: 13. Recibe en su correo institucional un aviso por parte del sistema SISAI-INFOMEX que se ha presentado una solicitud de información a través de esa vía. Ejemplo: 14. Se ingresa a la página web de Gobierno del Estado, donde está hospedado el sistema SISAI-INFOMEX, la cual tiene la siguiente dirección electrónica: http://eservicios.aguascalientes.gob.mx/transparencia/transparenciasolicitudes/
27/01/2016 Página 12 de 14 Ejemplo: 15. Accesa al sistema proporcionando su correo electrónico institucional y el password que se le haya otorgado previamente por la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas del Gobierno del Estado de Aguascalientes. Ejemplo: 16. Una vez ingresado al sistema, revisa la solicitud de información presentada, e imprime la misma a efectos de cumplir con lo dispuesto en los puntos del 3 al 6, del numeral I de los Lineamientos Generales para la Solicitud de Información (ITEA-DJ-L-01) y tramitar la solicitud en expediente físico, así como su registro en el formato Control de Solicitudes (ITEA-DJ-F-34).
27/01/2016 Página 13 de 14 Ejemplo: 17. Se pasa a los puntos 7 al 12 del procedimiento por escrito. c) Medio electrónico. Unidad de Enlace: 18. Tiene a su cargo la administración de la cuenta de correo oficial del Instituto, siendo ésta: info@itea.org.mx, además de la propia del funcionario (Ejemplo: israel.hernandez@itea.org.mx). Se verificará diariamente si se ha presentado solicitud de información a través de este medio, para en su caso darle trámite conforme a este procedimiento. Nota: Puede ser que la solicitud de información se presente en cualquier otro correo oficial de cualquiera de los funcionarios del ITEA, quienes tienen la obligación de reenviarla a la Unidad de Enlace para que le de el trámite legal respectivo. 19. Se siguen los pasos señalados con los números 2 al 12 del procedimiento por escrito.
27/01/2016 Página 14 de 14 Fin del procedimiento. Control de Cambios Rev. Ant. Fecha Descripción del cambio a la siguiente versión 00 22-04-2009 Se integra que se debe notificar por estrados del ITEA cuando no se anexe domicilio físico o correo electrónico. 01 09-06-2009 Se integra el uso del formato de solicitud de información oficial, en la introducción. 02 30-10-2009 Se modificó todo el procedimiento, se agregaron los procedimientos de solicitud por sistema SISAI-INFOMEX (ITEA-DJ-P-02) y el de correo electrónico (ITEA-DJ-P-03).