Funciones del Administrador de Fincas en las urbanizaciones:

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1 Funciones del Administrador de Fincas en las urbanizaciones: Velar por el buen régimen y funcionamiento de la comunidad, sus instalaciones y servicios, y hacer a los representantes de la urbanización, las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares de cada una de las viviendas. Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos. Atender a la conservación y entretenimiento de la urbanización, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios. Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes. Actuar, en su caso, como Secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad. Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta. El ejercicio profesional comprende todas las funciones conducentes al gobierno y conservación de los bienes encomendados, la obtención del rendimiento adecuado y al asesoramiento de las cuestiones relativas a los bienes inmuebles. En el desarrollo de estas funciones, el Administrador está facultado para realizar cuantos actos de administración y gestión sean necesarios, con observancia de las normas legales aplicables, la costumbre y la prudencia, sin otras limitaciones que las expresamente recibidas del titular de los bienes y aquéllas otras atribuidas en exclusiva a otras profesiones. Así, en la administración de fincas arrendadas, se ocupa desde la selección del arrendatario, redacción y firma del contrato, constitución de la fianza, obtención de la cédula de habitabilidad, cobro de la renta, actualización de la misma, repercusiones, pago de los gastos e impuestos, incluido el IVA, aplicación de retenciones sobre el IRPF, gestionar el traspaso de locales comerciales, atender las obras de reparación y mejora, en su caso, y las obligaciones derivadas de las relaciones laborales con empleados del inmueble; liquidación al propietario, hasta la gestión sobre los morosos o asesoramiento sobre cualquier cuestión o incidencia en el arrendamiento.

2 En la gestión de comunidades de propietarios, le corresponden las obligaciones fijadas en el art. 20 de la LPH (velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios; preparar el plan de gastos e ingresos; atender a la conservación y entretenimiento de la casa; ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros; actuar, en su caso, como Secretario de la Junta, custodiando la documentación; y todas las demás atribuciones que le confiera la Junta) pero, al margen de las mismas, debe asesorar a la comunidad, controlar los proveedores, dar cuenta de siniestros a las compañías de seguros; ocuparse de las relaciones laborales con los empleados de la finca, aplicando las normas de convenio y las modalidades contractuales más favorables, practicando las liquidaciones de la Seguridad Social y las que fiscalmente procedan; llevar una adecuada contabilidad; advertir sobre la morosidad; y una función, quizá de las más importantes, que es el mantenimiento de la convivencia entre los componentes de la comunidad. Cuando actúa como Secretario de la Comunidad, que es casi en todos los casos, de acuerdo con el con Presidente debe convocar la Junta, asistir a la reunión, que normalmente dirige, redactar el acta y practicar las notificaciones que procedan. En el asesoramiento global a la comunidad, debe cumplimentar todas las obligaciones que incumben al inmueble, así como informar y cuando proceda tramitar la solicitud de ayudas o subvenciones a las que pueda tener derecho el edificio en los casos de rehabilitación o de obras de reparación protegidas. Podría impedirse al administrador de fincas al que se pretende cesar en la junta la asistencia a la misma? Es la junta de propietarios la única que puede nombrar y remover al administrador de fincas según dispone el art. 14 a) LPH, por lo que para que pueda removerse a éste del cargo se puede convocar una junta extraordinaria para tratar sobre el cese, junta que sería convocada por el presidente de la comunidad de propietarios, que es, a tenor del art LPH, quien tiene la facultad para hacerlo. Además, si se ha llegado hasta la convocatoria anual de la junta ordinaria, no se trataría de un cese, sino de una mera no renovación del cargo, ya que a tenor del art LPH el nombramiento es por regla general por periodo de un año, salvo que en los estatutos se disponga otra cosa. En consecuencia, lo que se haría en esta junta ordinaria es no renovarle y hacerlo con otro profesional.

3 Ahora bien, lo que puede suceder en esta junta, tanto ordinaria, como extraordinaria, es que se impidiera al administrador de fincas estar presente en la misma; sin embargo, para ello, se debería poner un primer punto en el orden del día por el que se sometiera a votación este extremo de impedir que el administrador sobre el que se va a tratar su cese, o no renovación, pudiera estar presente en la junta. Para ello haría falta acuerdo por mayoría simple del art LPH, por lo que salvo que fuera propietario y, por ello, tuviera derecho a quedarse por esta condición, la aprobación de este acuerdo determinaría la exclusión de la celebración de la junta del administrador de fincas. Puede contratarse al administrador profesional sin ser nombrado por la junta de propietarios? Resulta imprescindible el nombramiento por parte de la junta para que su actuación vincule a los propietarios. Es lo que viene a establecer el art. 14 a) LPH al establecer que: «Corresponde a la Junta de propietarios: a) Nombrar y remover a las personas que ejerzan los cargos mencionados en el artículo anterior y resolver las reclamaciones que los titulares de los pisos o locales formulen contra la actuación de aquéllos» Ahora bien, aunque la LPH establece esta exigencia de que sea la junta de propietarios, podría ocurrir que el presidente de la comunidad redactara un contrato con el administrador de fincas para que asumiera las funciones de administrador de la comunidad, por lo que la pregunta que nos surge es qué ocurriría con este contrato? Tiene capacidad el presidente de una comunidad para realizar este contrato o tiene que someterse a la ratificación de la junta de propietarios? La casuística de la LPH es tan grande que la norma no resuelve aunque bien podría hacerlo, apuntamos nosotros los problemas que surgen al suscitarse muchos problemas. En este caso, entendemos que el art LPH le confiere al presidente de una comunidad de propietarios la representación legal, no solamente judicial, sino también la extrajudicial, pero entendemos ello no le legitima para vincular con su firma y aceptación a la comunidad en sus relaciones con el cargo de administrador de fincas. El presidente puede firmar contratos con terceros, ya que es el representante legal de la comunidad, ya que cuando el administrador de fincas tiene que dar cumplimiento a lo previsto en el art. 20 LPH debe ejecutar los acuerdos adoptados en la junta de propietarios y en muchos de ellos se exige la firma del presidente para firmar contratos, hacer pagos y cualesquiera otros acuerdos que hayan sido aprobados por la junta de propietarios en las funciones previstas en el art. 14 LPH. Por otro lado, en aquellas cuestiones que no exijan

4 la adopción de un acuerdo por la junta de propietarios, tales como los comprendidos en el art. 20 c), relativos a las reparaciones urgentes, una vez que el administrador de fincas le ha dado cuenta de la necesidad de la reparación urgente afrontará su pago, al estar permitida esta función al administrador de fincas y la mera dación de cuenta al presidente, por ejemplo, para que verifique con su firma el pago del encargo realizado por aquél. Pasos para cambiar de Administrador de Fincas sin traumas Hoy en día pocas cosas son para toda la vida. El cambio de administrador en una comunidad de propietarios es algo más habitual de lo que podemos llegar a pensar. Se puede revocar en el cargo a un administrador en cualquier momento del año (no hace falta esperar a una Junta General Ordinaria). Aconsejamos revisar el contrato firmado con cada profesional, en algunos supuestos puede ser de carácter anual y en tal caso habría que abonar la totalidad de las cuotas que quedasen pendientes hasta su finalización. En cualquier caso, es importante seguir los siguientes cuatro pasos. 1. Contar con el apoyo del 25% de los coeficientes de participación de la Comunidad (suele coincidir con el 25% de los vecinos). El administrador forma parte de la Junta de Gobierno y para su sustitución es necesario tener el apoyo mínimo de ese número de vecinos. Lo habitual en estos casos es que los vecinos promotores del cambio convoquen al resto de vecinos a una reunión informal para tratar este tema y exponer los motivos por los cuales se propone dicha sustitución. Esta reunión la puede convocar cualquier vecino sin necesidad de formar parte de la Junta de Gobierno (presidente, vicepresidente, secretario y administrador). En la convocatoria es necesario poner claramente quien la promueve (una persona o varias), el motivo, el día, la hora y el lugar de la reunión. 2. Establecer un plazo para elegir un nuevo administrador. Este paso es mejor hacerlo antes de la reunión definitiva del cese, de esta manera se agiliza la entrada del nuevo profesional. Es conveniente que los vecinos promotores del cambio establezcan una fecha límite (máximo quince días) para pedir presupuestos a otros profesionales. Es aconsejable mantener una entrevista con cada administrador para que detallen como realizan su gestión. Es posible que los candidatos, soliciten información sobre la situación económica de la Comunidad, por lo que se aconseja disponer de una mínima documentación de los estados contables (ingresos y gastos) al menos del último año. 3. Solicitar a alguno de los miembros de la Junta de Gobierno (presidente, vicepresidente) la convocatoria de una Junta General Extraordinaria, con el

5 siguiente punto en el orden del día cese del actual secretario-administrador: estudio y aprobación si procede o cese del actual administrador de fincas: estudio y aprobación si procede Si antes de convocar esta reunión, ya se ha elegido al nuevo administrador, el punto en el orden del día debe ser cesión del actual secretarioadministrador y elección del nuevo secretario-administrador: estudio y aprobación si procede o cesión del actual administrador e fincas y elección del nuevo administrador de fincas: estudio y aprobación si procede. Todos los propietarios deben ser convocados debidamente (notificación personal con una copia de la convocatoria) para la celebración de la Junta General Extraordinaria. Además hay que poner la convocatoria en el tablón de anuncios de la Comunidad o en su defecto, en un lugar visible y de paso. Para que tenga validez el acuerdo, deberá ser ratificado con la mayoría simple (de los coeficientes) de los propietarios asistentes a la reunión. En esta Junta no es obligatoria (y es aconsejable que no se cite) la presencia del administrador a cesar. En tal caso, el saliente deberá ser informado del acuerdo adoptado de forma fehaciente y por escrito, teniendo el plazo de un mes para abandonar su cargo. 4. Emisión del acta del acuerdo adoptado. Cualquier acuerdo adoptado en Junta General, tiene que formalizarse en un acta. Todos los propietarios han de recibir una copia de la misma en el plazo máximo de una semana desde la celebración de la Junta. En el acta ha de especificarse el acuerdo adoptado y la fecha definitiva del cese del actual administrador, que coincidirá con la fecha de inicio de la actividad del nuevo administrador.

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