A n t e c e d e n t e s.

Transcripción

1 Acuerdo del Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos (COTECIAD) por el que se aprueban las modificaciones a los Lineamientos para la Celebración de Sesiones del Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos del Instituto Federal Electoral. A n t e c e d e n t e s. I. En sesión ordinaria del Consejo General, celebrada el 30 de noviembre de 1999, fue emitido el Acuerdo por el que se aprobaron los Lineamientos para la creación de las bases de datos y los sistemas de información que deberán implementarse en la red nacional de informática, el cual fue publicado el 13 de diciembre de II. Con fecha 31 de julio de 2001, la Junta General Ejecutiva emitió el Acuerdo JGE83/2001, por el cual aprobó los Lineamientos para el Archivo Institucional, con base en los cuales se elaboraron el Manual de Normas y Procedimientos para el Archivo Institucional así como el Reglamento del Archivo Institucional. III. Con fecha 11 de junio de 2002, fue publicada en el Diario Oficial de la Federación, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. IV. En sesión ordinaria del Consejo General, celebrada el 30 de mayo de 2003, fue emitido el Acuerdo por el que se aprueba el Reglamento del Instituto Federal Electoral en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública, el cual fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el 9 de junio de V. Con fecha 16 de diciembre de 2003, la Junta General Ejecutiva emitió el Acuerdo JGE530/2003, por el cual aprobó los nuevos Lineamientos para el Archivo Institucional, con base en los cuales en ese mismo año se elaboraron el nuevo Manual de Normas y Procedimientos del Archivo Institucional, el Reglamento del Archivo de Concentración y el Catálogo de Disposición Documental. VI. El 15 de julio de 2004, el Consejo General aprobó en sesión ordinaria, el Diagnóstico en materia de Transparencia y Acceso a la Información. VII. En sesión ordinaria del Consejo General, celebrada el 31 de enero de 2005, se aprobó el Programa de Trabajo de la Comisión del Consejo para la Transparencia y el Acceso a la Información, en el que se incluía como un tema prioritario las modificaciones al Reglamento del Instituto Federal Electoral en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 1

2 VIII. En la misma sesión, se aprobó el Programa y Calendario Anuales de Trabajo para el año 2005 de la Comisión de Reglamentos, en el que se preveía como actividad específica el estudio y, en su caso, aprobación de reformas al Reglamento del Instituto Federal Electoral en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública. IX. En la quinta sesión de las Comisiones Unidas, de Reglamentos y del Consejo para la Transparencia y el Acceso a la Información, celebrada el 23 de junio de 2005, se aprobó el proyecto de Acuerdo del Consejo General por el que se Reforma el Reglamento del Instituto Federal Electoral en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública. X. Que en ejercicio de sus atribuciones, el Consejo General en sesión extraordinaria celebrada el 29 de junio de 2005, aprobó mediante Acuerdo CG140/2005, las reformas al Reglamento del Instituto Federal Electoral en Materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública, mismas que fueron publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 20 de julio de XI. Con fecha 29 de junio de 2005, el Consejo General aprobó la creación de la Unidad Técnica de Servicios de Información y Documentación, mediante Acuerdo CG141/2005. XII. Que en cumplimiento con sus atribuciones, el Comité de Información del Instituto Federal Electoral aprobó el 16 de enero de 2006, el Acuerdo por el que aprueba los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de los Órganos Responsables en materia de Transparencia del Instituto Federal Electoral, mismos que fueron publicados en el Diario Oficial de la Federación el 12 de junio de XIII. El 10 de julio de 2008, el Consejo General en sesión extraordinaria aprobó el acuerdo CG307/2008, por el que se reforma el Reglamento del Instituto Federal Electoral en Materia de Transparencia y el Acceso a la Información Pública, y que fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el 12 de agosto del mismo año. C o n s i d e r a n d o s 1. Que de conformidad con lo que establece el artículo 41, Base V de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, así como el artículo 106, párrafo 1 del Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales, el Instituto Federal Electoral es un organismo público autónomo, de carácter permanente, independiente en sus decisiones y funcionamiento, con personalidad jurídica y patrimonio propios. 2

3 2. Que de acuerdo a lo establecido por el artículo 122, párrafo 1, incisos b) y o) del Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales, es atribución de la Junta General Ejecutiva del Instituto Federal Electoral fijar los procedimientos administrativos conforme a las políticas y programas generales del Instituto, y las demás que le encomienden el citado Código, el Consejo General o su Presidente. 3. Que la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental es una ley de orden público que garantiza a todo individuo el acceso a la información en posesión de los sujetos obligados por ella, entre cuyos objetivos se encuentra mejorar la organización, clasificación y manejo de documentos. 4. Que el Instituto Federal Electoral es un sujeto obligado por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, que cuenta con la capacidad de autodeterminación normativa para expedir su propia regulación jurídica en materia de transparencia y acceso a la información pública, de conformidad con el artículo 61 de dicha Ley. 5. Que el Instituto Federal Electoral emite el Reglamento del Instituto Federal Electoral en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública, a efecto de establecer dentro de su estructura a un órgano colegiado que tenga las funciones de administración, organización y manejo del material documental y archivístico del Instituto, reforzando la importancia de la integración, organización y funcionamiento del Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos. 6. Que para un ejercicio eficaz de las funciones del Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos es necesaria la normatividad que establezca la mecánica operativa y administrativa de las sesiones del Comité, desde su convocatoria hasta el procesamiento de los acuerdos que se tomen en ellas. 7. Que en sesión ordinaria celebrada el 17 de julio de 2006, el Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos del Instituto Federal Electoral, aprobó los Lineamientos para la celebración de sus sesiones, materia de las presentes modificaciones. 8. Que con fundamento en el artículo 55, numeral 7 del Reglamento del Instituto Federal Electoral en Materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública, es función del propio Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos aprobar los Lineamientos para la celebración de sus sesiones, así como su regulación y proceder institucional. De conformidad con los antecedentes, considerandos y los artículos 1º, 3º, fracciones IX y XIV, inciso d); 4º, fracción I; y 61 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y con base en los artículos 2º, párrafo 1, fracciones XIV, XVI, XVII, XIX, XXI, XXXI, XXXVI; 4º, 18, párrafo 1, fracciones VII y XIII; y 55, párrafos 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8 y 3

4 9 del Reglamento del Instituto Federal Electoral en Materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública; y el numeral Décimo noveno de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de los Órganos Responsables en materia de Transparencia del Instituto Federal Electoral, aprobados por el Comité de Información el 21 de mayo de 2009, el Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos del Instituto Federal Electoral emite el siguiente: A c u e r d o Único. Se aprueban las modificaciones a los presentes Lineamientos para la Celebración de Sesiones del Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos del Instituto Federal Electoral, en los siguientes términos: LINEAMIENTOS PARA LA CELEBRACIÓN DE SESIONES DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS (COTECIAD) DEL INSTITUTO FEDERAL ELECTORAL. Capítulo I. Disposiciones Generales. Lineamiento 1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2º del Reglamento del Instituto Federal Electoral en Materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública, se aplicará el glosario contenido en dicho precepto para los efectos de los presentes Lineamientos. Lineamiento 2. Los presentes Lineamientos tienen por objeto regular la celebración de las sesiones del Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos (COTECIAD), la actuación de sus integrantes y las facultades que los son atribuidas de conformidad con el Reglamento del Instituto Federal Electoral en Materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Lineamiento El COTECIAD se integrará por los siguientes funcionarios: I. El titular de la Unidad Técnica, que fungirá como Presidente; II. El responsable de Archivo de Trámite de la Oficina del Consejero Presidente; III. El responsable de Archivo de Trámite del área de Consejeros 4

5 Electorales; IV. El responsable de Archivo de Trámite de la Secretaría Ejecutiva; V. Un representante de la Dirección del Secretariado; VI. Un representante de la Contraloría, designado por su titular, y VII. El Subdirector de Archivo Institucional, que fungirá como Secretario Técnico, únicamente con derecho a voz. Los anteriores funcionarios tendrán la calidad de miembros titulares con la facultad de nombrar a un suplente si lo consideran pertinente. Asimismo, asistirán al COTECIAD en aquellos casos en que se tenga que ver un asunto de su competencia los Responsables de los Archivos de Trámite de los Órganos Responsables del Instituto o los suplentes que éstos designen, mismos que estarán facultados para tomar decisiones. Los miembros titulares que integren el órgano concurrirán con derecho de voz y de voto a las sesiones. 2. El COTECIAD adoptará sus decisiones por mayoría de votos. 3. Cada integrante del COTECIAD podrá designar, bajo su más estricta responsabilidad, a un solo servidor público para que lo substituya en sus funciones, tomando en consideración que el suplente deberá: I. Ser aprobado por el Comité, y II. Tener, al menos, nivel jerárquico de jefe de departamento o equivalente, a excepción de aquella área que no cuente con los niveles jerárquicos exigidos en el presente Lineamiento, por lo que deberá de nombrar como suplente al funcionario con el mayor nivel de jerarquía disponible. Capítulo II. De las Atribuciones del Presidente, del Secretario Técnico y de los Integrantes del COTECIAD. Lineamiento Son atribuciones del Presidente: a) Convocar a las sesiones del Comité; b) Presidir las sesiones y participar en sus debates; c) Iniciar y levantar la sesión, además de decretar los recesos que fuesen necesarios; d) Declarar la existencia del quórum legal; e) Conducir los trabajos y tomar las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Comité; f) Someter a votación los proyectos de Acuerdos y Resoluciones 5

6 del Comité; g) Aplicar los presentes Lineamientos y en general, la normatividad que le otorgue las facultades de competencia del Comité; h) Vigilar el cumplimiento de los Acuerdos y Resoluciones adoptados por el Comité, y i) Las demás que le otorgue el Reglamento y cualquier otra disposición que así lo establezca. Lineamiento Corresponde al Secretario Técnico del COTECIAD: a) Preparar el orden del día de las sesiones y someterlo a la consideración del Presidente del Comité, así como elaborar las respectivas convocatorias; b) Ordenar que se impriman y circulen en los plazos a que se refieren los Lineamientos 9 y 10 del presente ordenamiento, entre los integrantes del Comité, así como elaborar las respectivas convocatorias; c) Llevar el registro de asistencia de los integrantes del Comité; d) Levantar el acta de las sesiones y someterla a la aprobación de los integrantes del Comité, tomando en cuenta las observaciones realizadas a la misma por sus integrantes; e) Dar cuenta con los escritos presentados al Comité; f) Registrar las votaciones de los integrantes del Comité y dar a conocer el resultado de las mismas; g) Informar sobre el cumplimiento de los Acuerdos y Resoluciones del Comité; h) Llevar el archivo del Comité y un registro de las actas, acuerdos y resoluciones aprobados; i) Dar seguimiento a los acuerdos del Comité, y j) Las demás que le sean conferidas por el Reglamento del Instituto Federal Electoral en Materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 2. Para la circulación del orden del día, la convocatoria a sesión, los anexos y demás documentos adjuntos se turnarán en copia firmada por el Presidente y el Secretario Técnico por correo electrónico y los originales quedarán en archivo de la Subdirección del Archivo Institucional y a disposición de cualquiera de los miembros del Comité. Lineamiento Corresponde a los integrantes del COTECIAD: a) Los titulares asistirán a las sesiones con derecho a voz y voto, b) Solicitar al Presidente del Comité la inclusión de asuntos en el 6

7 orden del día; c) Poner a consideración del Presidente del Comité los proyectos de acuerdos, resoluciones, informes, y cualquier asunto que estimen pertinente, y d) Proponer la asistencia de servidores públicos que por la naturaleza de los asuntos a tratar, deban asistir a las sesiones del Comité. Capítulo III. De los Tipos de Sesiones. Lineamiento Los integrantes y el Secretario Técnico del COTECIAD, en su caso, podrán acreditar a quienes, en su caso, los suplirán durante el desarrollo de las sesiones del Comité. Lineamiento Las sesiones del COTECIAD son ordinarias y extraordinarias. a) Serán ordinarias aquellas sesiones que de conformidad con estos Lineamientos deban celebrarse cada tres meses. b) Serán extraordinarias aquellas sesiones convocadas por el Presidente del Comité, cuando éste lo estime necesario para tratar asuntos que por su urgencia no puedan esperar para ser desahogados en la siguiente sesión ordinaria. Capítulo IV. De la Convocatoria a la Sesiones del COTECIAD. Lineamiento Para la celebración de las sesiones ordinarias del Comité, el Presidente de este Órgano Colegiado convocará a los integrantes del Comité, por lo menos con tres días de anticipación a la fecha que se fije para la celebración de la sesión. 2. Tratándose de las sesiones extraordinarias, la convocatoria deberá realizarse por lo menos con un día de anticipación. Sin embargo, en aquellos casos en que el Presidente del Comité lo considere de extrema urgencia o gravedad, podrá convocar a sesión extraordinaria fuera del plazo señalado e incluso no será necesaria convocatoria por escrito cuando se encuentren presentes en un mismo local todos los miembros titulares del Comité. 7

8 Lineamiento La convocatoria a sesión deberá contener el día y la hora en que la misma se deba celebrar, la mención de ser ésta ordinaria o extraordinaria y un proyecto del orden del día para ser desahogado. A dicha convocatoria se acompañarán los documentos y anexos necesarios para la discusión de los asuntos contenidos en la misma. 2. La convocatoria y el orden del día serán difundidos a los integrantes del Comité en los plazos a que se refiere el Lineamiento anterior. Capítulo V. De la Instalación y Desarrollo de la Sesión. Lineamiento El día y la hora señalados para que tenga verificativo la sesión los integrantes del Comité se reunirán en el lugar indicado por la convocatoria. 2. Si existiera empate en la votación, el voto de calidad lo dará el Presidente del Comité. 3. En caso de que no se reúna la mayoría a que se refiere el párrafo dos, o bien si durante el transcurso de la sesión se ausentaran definitivamente de ésta alguno o algunos de los integrantes del Comité, y con ello no se alcanzare el quórum, el Presidente deberá citar para su realización o en su caso, su reanudación, dentro de las veinticuatro horas siguientes. 4. Los integrantes del Comité podrán solicitar la discusión de Asuntos Generales de puntos que no requieran examen previo de documentos, o que le sean de obvia o urgente resolución, pero única y exclusivamente en sesiones ordinarias. 5. El Presidente dará cuenta al Comité de dichas solicitudes a fin de que éste decida, sin debate, si se discuten en la sesión o se difieren para una posterior. Lineamiento 12. Instalada la sesión, serán discutidos y en su caso, votados, los asuntos citados en el orden del día, salvo cuando con base en consideraciones fundadas, el propio Comité acuerde posponer la discusión o votación de algún asunto en particular, sin que ello implique la contravención de disposiciones legales. 8

9 Lineamiento 13. En caso de que el Presidente del Comité se ausente momentáneamente de la mesa de deliberaciones, el Secretario Técnico lo auxiliará en la conducción de la sesión con el propósito de no interrumpir su desarrollo. Capítulo VI. De las Votaciones. Lineamiento Los acuerdos y las resoluciones del Comité se tomarán por mayoría de votos. 2. Para que el Comité pueda sesionar, es necesario que estén presentes cuando menos cuatro de los integrantes con derecho a voz y voto, entre los que se deberá encontrar el Presidente del mismo. 3. Las resoluciones se tomarán, en su caso, por mayoría de votos de los integrantes presentes con derecho a ello. 4. Los acuerdos tomados en el seno del Comité serán obligatorios para sus integrantes y para todos los órganos responsables y desconcentrados. 5. Dichos acuerdos, resoluciones, criterios y determinaciones que en lo general adopte el Comité deberán ser publicados, en intranet e internet. 6. Los integrantes del Comité expresarán su voto levantando la mano. Capítulo VII. De las Actas de Sesiones. Lineamiento De cada sesión se elaborará un proyecto de acta que deberá someterse a aprobación en la siguiente sesión de que se trate. El Secretario Técnico deberá entregar a sus integrantes el proyecto de acta de cada sesión en un plazo que no excederá de diez días hábiles siguientes a su celebración. 2. Asimismo, el Secretario Técnico entregará a los integrantes del Comité copia del acta aprobada en cada sesión a los tres días hábiles siguientes de su aprobación. Dicha acta deberá publicarse en el Portal de Transparencia del Instituto. 9

10 TRANSITORIO ÚNICO. Las modificaciones a los presentes Lineamientos entrarán en vigor al día hábil siguiente de su aprobación por el Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos. México, Distrito Federal, a 6 de octubre de dos mil nueve. Así lo acordaron por unanimidad de votos los miembros titulares del Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos del Instituto Federal Electoral, en sesión ordinaria celebrada el día 6 de octubre de dos mil nueve; los miembros titulares del COTECIAD: El Presidente del Comité, Licenciado. Luis Emilio Giménez Cacho García.- RUBRICA.- Miembro del Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos, Profra. Graciela Arteaga Vigueras.- RUBRICA.- Miembro del Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos, C. Gabriela Salinas Torres.-RUBRICA.- Miembro del Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos, Ricardo Hoyuela Espíritu.-RUBRICA.- Miembro del Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos, Lic. Karla Salas Penilla.-RUBRICA.- Miembro del Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos, Lic. María Teresa Godoy Ramírez.- RUBRICA.- Miembro del Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos, Lic. Fidel Latournerie Albores.- RUBRICA. 10