9.- INSTRUCCIÓN REGULADORA DEL REGIMEN DE PAGOS A JUSTIFICAR.

Transcripción

1 9.- INSTRUCCIÓN REGULADORA DEL REGIMEN DE PAGOS A JUSTIFICAR. ATENDIDO que el artículo 171 de la Ley 39/1988, de 28 de diciembre, Reguladora de las Haciendas Locales, establece que las órdenes de pago en los que los documentos justificativos de su gasto no se puedan acompañar en el momento de su expedición, conforme dispone el artículo 170 del Cuerpo legal de referencia, tendrán el carácter de a justificar, se aplicarán a los correspondientes créditos presupuestarios y tendrán salida material de efectivo de las correspondientes Cajas públicas. Las órdenes de pago de esta naturaleza se regulan, de forma más precisa, en los artículos 69 y siguientes del RD 500/1990, de 20 de abril. ATENDIDO que en el ámbito de esta Administración municipal el Ayuntamiento Pleno reguló los pagos a justificar mediante Acuerdo de fecha 05/03/1992 y los desarrolló, posteriormente, mediante Resolución del Teniente de Alcalde de Hacienda 1.707/1992. ATENDIDO que desde la citada fecha la estructura administrativa de esta Administración ha sufrido cambios sustanciales en cuanto a su funcionamiento, cambios que han reducido a la mínima expresión la utilización de los fondos librados a justificar a los Habilitados de las diferentes Secciones presupuestarias, reduciéndolos a su mínima expresión por su propia innecesariedad. VISTOS los artículos 170 y 171 de la Ley 39/1988, de 28 de diciembre, Reguladora de las Haciendas Locales y los artículos 69, siguientes y concordantes del RD 500/1990 de 20 de abril, la Teniente de Alcalde de Hacienda y Servicios Centralizados, en virtud de las competencias delegadas en los decretos constitutivos del Cartapacio municipal y previo conocimiento de la Comisión Informativa de Servicios Generales, propone al Ayuntamiento Pleno la adopción de los siguientes acuerdos: PRIMERO. APROBAR, A PROPUESTA DE LA INTERVENCIÓN GENERAL, LA INSTRUCCIÓN que regula la Normativa por la que se regirán los fondos librados con la calificación de a justificar en el ámbito de esta Administración municipal, cuyo tenor literal es el que a continuación se inserta: INSTRUCCIÓN REGULADORA DE LOS PAGOS A JUSTIFICAR ÁMBITO DE APLICACIÓN, CONCEPTO Y LIMITACION Regla 1. 1) La presente Instrucción será de aplicación a todo el ámbito de esta Administración municipal, incluidos los Organismos Autónomos dependientes de la misma. Las sociedades privadas municipales de capital enteramente local podrán aplicarla siempre que se efectúen las adaptaciones necesarias a su organización y ésta sea aprobada por el órgano competente. Excepcionalmente se aplicará a los gastos de mantenimiento de la red pública escolar radicada dentro del término municipal. 2) Tendrán la consideración de fondos a justificar aquellas órdenes de pago (P) en las que sus documentos justificativos no puedan acompañarse en el momento de su expedición y fiscalización y que sean transferidos a una Habilitación de Area o se entreguen a un Funcionario debidamente autorizado mediante Resolución administrativa previo informe favorable de la Intervención General. 3) Sólo podrán expedirse órdenes de pago (P) a justificar para los Programas y partidas presupuestarias que se especifiquen en las Bases de ejecución de los presupuestos de cada año. -1/7-

2 4) Los fondos satisfechos o entregados tendrán la consideración de fondos públicos locales hasta tanto no hayan sido invertidos. 5) Los fondos satisfechos por la Tesorería, se imputarán contablemente a la partida presupuestaria que le corresponda en función de lo regulado en la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 20/09/1980, por la que se establece la estructura de los presupuestos de las Entidades locales. 6) La expedición de órdenes de pago (P) a justificar deberá acomodarse al Plan de disposición de fondos de la Tesorería que se apruebe para cada ejercicio por el órgano competente de esta Administración, al amparo de lo dispuesto en el artículo 168 de la Ley 39/1988, de 28 de diciembre, Reguladora de las Haciendas Locales. Regla 2. No se pondrán expedir órdenes de pago (P) a justificar a favor de las Habilitaciones o de los Funcionarios habilitados específicamente cuando, transcurridos los plazos reglamentarios o los de prórroga en su caso, no se haya justificado la inversión de los fondos percibidos con anterioridad, conforme a lo que se dispone en la Regla 7 de esta Instrucción. NORMAS REGULADORAS PARA LA EXPEDICION DE ORDENES DE PAGO A JUSTIFICAR Regla 3. 1) La expedición de órdenes de pago (P) a justificar, sólo podrá efectuarse por los conceptos y partidas presupuestarias que se determinen anualmente en las Bases de ejecución de los presupuestos. 2) El Informe que la Intervención General debe emitir respecto de las Bases de ejecución, deberá contener una referencia específica a las Bases que se refieran a gastos a justificar. 3) El ejercicio de la función interventora en las órdenes de pago (P) a justificar alcanza exclusivamente: a) Si la orden de pago se aplica a una partida presupuestaria de las autorizadas para operar bajo el concepto de gastos a justificar; b) Si existe crédito presupuestario suficiente y el propuesto es el adecuado; c) Si se adapta a las normas a que se refiere la Regla 1ª de esta Instrucción. El cumplimiento de todos los requisitos anteriores se manifestará con la expresión Intervenido y conforme sobre la orden de pago (P). En el caso contrario, se formulará reparo en base a lo que dispone la Regla 24 de la Instrucción desarrollando el Régimen de Control Interno aprobada por el Ayuntamiento Pleno en sesión 19/09/1997. HABILITACIONES DE AREAS ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS ESPECIALMENTE HABILITADOS Regla 4. 1) Cada Area administrativa que se identifique con una Sección presupuestaria tendrá una sola Habilitación, al frente de la cual se encontrará un Habilitado que será designado, mediante Decreto, por el Teniente de Alcalde responsable del Area. No obstante lo anterior, la Presidencia podrá contar con una Habilitación especial con competencias sobre los fondos asignados a los Organos de Gobierno. Adicionalmente el Area de Hacienda podrá contar con una Habilitación especial con competencias sobre los fondos que para devolución de ingresos indebidos y pagos en firme con acreedor directo, le sean asignados a la Unidad de Administración e Inspección Tributaria. En la Resolución administrativa de nombramiento se hará constar la relación funcionarial del nombrado con la Administración, su número de identificación personal / documento nacional de identidad. Adicionalmente se efectuará designación de suplente, del que deberán constar los mismos datos que el titular. Así mismo, deberá determinarse el Responsable de la Habilitación que podrá coincidir con el superior jerárquico del Habilitado. De dicha Resolución se dará traslado a la Tesorería y a la Intervención General. -2/7-

3 2) Las Habilitaciones de Area/Sección presupuestaria dependerán orgánicamente del Director de Area/Servicio o Funcionario con nivel suficiente Habilitado a tal efecto, y operarán en cada una de las Areas administrativas que se recogen en los decretos constitutivos del Cartapacio municipal. Funcionalmente dependerán de la Tesorería General. 3) Los Funcionarios que puedan ser habilitados especialmente para el manejo puntual de una orden de pago (P) calificada a justificar, responderán directa y personalmente de los fondos librados nominalmente a su favor ante la Tesorería y la Intervención General. 4) Las Habilitaciones de Area/Sección presupuestaria ejercerán las siguientes funciones: a) El control de la cuenta corriente abierta por la Tesorería General, bajo la denominación que se fija en la Regla 5.1 de la presente Instrucción; b) El adecuado registro administrativo de todas sus operaciones de pago en la forma que pueda determinar la Intervención General; c) La ejecución de los pagos y la material de sus pagos en la forma que se pueda establecer en esta Instrucción, en las Bases de ejecución de los presupuestos o en la normativa vigente sobre contratación administrativa, debiendo quedar en este último caso, constancia documental en el título de crédito justificativo de la inversión; d) La verificación de que los comprobantes que sirvan de base a la justificación de los gastos y de sus correlativos pagos, sean documentos auténticos, originales y se ajusten a la normativa tributaria en materia de facturas, repercusiones impositivas y retenciones tributarias; e) La identificación de la personalidad de los perceptores a través de la documentación procedente en cada caso, haciendo constar en el título de crédito y en el documento de pago, en su caso, el medio de identificación y su número de documento; f) La custodia de los fondos que se le hubieren confiado, especialmente aquellos que puedan permanecer en metálico en su poder a la terminación de la jornada laboral; g) Proceder al ingreso, en la Tesorería General y por los medios que disponga ésta, de los intereses que pueda generar la cuenta corriente abierta con la calificación de Anticipos de fondos a justificar, así como el ingreso de las retenciones de impuestos que se hayan efectuado a terceros acreedores por la Habilitación en el trimestre natural inmediato anterior; h) Practicar de oficio y cuando así se lo requiera la Tesorería y la Intervención General, los arqueos y conciliaciones bancarias que procedan; i) Facilitar a sus superiores jerárquicos cuando así se lo soliciten y a la Tesorería e Intervención General, cuando se lo requieran, los estados de situación de tesorería de la Habilitación por el concepto de anticipos de fondos a justificar; j) Rendir dentro de los plazos reglamentarios las cuentas que correspondan de acuerdo con el procedimiento que se establece en la presente Instrucción. NORMAS GENERALES DE SITUACION DE FONDOS, DE ADMINISTRACIN Y DE DISPOSICION Regla 5. 1) El importe de las órdenes de pago (P) que se expidan, se abonarán salvo para los Funcionarios que puedan ser habilitados especialmente para el manejo puntual de una orden de pago (P) a justificar, por transferencia a la cuenta corriente que la respectiva Habilitación de Area tendrá abierta bajo la denominación Ayuntamiento de L Hospitalet de Llobregat. Habilitación del Area... Anticipos de fondos a justificar. El control de estas cuentas corrientes corresponde a la Habilitación sin perjuicio de las competencias y funciones de la Tesorería General como superior funcional de la Habilitación. 2) Las entidades financieras en que se abran las cuentas corrientes bajo la calificación de anticipos de fondos a justificar, estarán obligadas cuando así se lo requiera por escrito la Tesorería y/o la Intervención General, a proporcionar la información que sobre las mismas le sea requerida. En todo caso, de las citadas cuentas corrientes podrá disponer, cuando lo estime conveniente, la Tesorería General por tratarse, en tanto no han sido aplicados sus saldos, de fondos públicos que tienen la consideración de parte integrante de la Tesorería municipal. 3) Las cuentas corrientes a que se refiere la presente Regla sólo podrán admitir ingresos de la Tesorería General, con la única excepción de los que pueda producir el propio Habilitado en concepto de reintegro por cantidades indebidamente satisfechas o las correspondientes al abono de intereses generados que se deriven del contrato de depósito bancario. -3/7-

4 4) Los intereses que se devenguen por las cuentas corrientes con la calificación de Anticipos de fondos a justificar se ingresarán, por los Habilitados, en las cuentas corrientes operativas bajo control de la Tesorería General, de la forma que ésta establezca y con aplicación al concepto del presupuesto de ingresos que le corresponda. Regla 6. 1) Los gastos y correlativos pagos que hayan de atenderse con los anticipos de fondos a justificar deberán ajustarse al concepto para el cual fueron librados y deberán seguir, en su tramitación administrativa, aquellas reglas o preceptos regulados en esta Instrucción, en las Bases de ejecución de los presupuestos y en la normativa vigente en materia de contratación administrativa. 2) Los títulos de crédito recogidos en facturas, recibos o cualquier otro justificante que refleje el derecho de un tercero acreedor contra esta Administración, deberán contener la expresión Páguese que deberá ser firmada por el Responsable de la Habilitación, teniendo la expresión calificación de orden de pago dirigida al Habilitado, el cual la deberá cumplir sin perjuicio de las responsabilidades en las que pueda incurrir el Responsable de la Habilitación por la orden cursada. La firma de la expresión Páguese deberá acompañarse del aclarafirma de dicho Responsable de la Habilitación y de su número de identificación personal / documento nacional de identidad. Adicionalmente, en los títulos de crédito que deban tramitarse para su posterior pago con cargo a los anticipos de fondos a justificar deberán constar las diligencias que para los gastos en firme se recogen en las Bases de ejecución de los presupuestos y la aplicación presupuestaria que le corresponda según la naturaleza del gasto que se ha efectuado. 3) Las obligaciones adquiridas y satisfechas con cargo a los anticipos de fondos a justificar se considerarán satisfechas desde el momento en que el perceptor suscriba el recibí o desde la fecha en que se hubiere efectuado la transferencia bancaria, a la entidad financiera y cuenta bancaria indicadas por el tercero acreedor. La solicitud de cobro mediante transferencia deberá ser registrada en el fichero de terceros acreedores del Sistema informático contable; sin este requisito no será posible efectuar transferencia bancaria alguna. 4) Las disposiciones de fondos para hacer frente a los pagos a que se refiere la Regla primera de la presente Instrucción, se efectuará mediante cheques nominativos o transferencias bancarias, debiéndose ser autorizados con la firma del Habilitado sin perjuicio de que en la Resolución de nombramiento de éste se designe Funcionario que pueda disponer de dicha cuenta corriente de forma mancomunada con el Habilitado o su sustituto. Cuando se disponga de la cuenta corriente de forma mancomunada, deberá procederse al nombramiento de un sustituto para los casos de ausencia, vacante, enfermedad o abstención legal o reglamentaria del segundo apoderado para la disposición de la cuenta corriente. 5) El Teniente de Alcalde de Hacienda podrá autorizar la existencia en la Habilitación del Area de cantidades de efectivo para atender necesidades imprevistas y gastos de menor cuantía. Dicha cantidad quedará referida a la terminación de la jornada laboral, siendo responsable de estos fondos de forma directa y exclusiva, el Habilitado titular o, en su caso, su suplente. NORMAS DE JUSTIFICACION, CONTROL Y CONTABILIDAD Regla 7. Los Habilitados o los Funcionarios habilitados específicamente para operar con anticipos de fondos a justificar quedan obligados a la justificación de la aplicación de las cantidades recibidas dentro del mes siguiente a la expiración del plazo que conste en la orden de pago (P) y, en todo caso en un plazo de tres meses desde la percepción de los correspondientes anticipos de fondos a justificar, salvo que el Teniente de Alcalde de Hacienda, previo informe favorable de la Intervención General amplíe, excepcionalmente, este plazo por un periodo adicional de tres meses. En todo caso la ampliación no podrá superar la fecha de 31 de diciembre del año fiscal. -4/7-

5 Regla 8. 1) La justificación de la aplicación de las cantidades recibidas, que lo será siempre a través de los documentos originales que dieron lugar al pago, se efectuará rindiendo la cuenta a la Unidad Fiscal de la Intervención General. Cuando las cantidades invertidas fueran inferiores a las que se pusieron a disposición del cuentadante, éste deberá ingresar la diferencia en la Caja provisional de efectivo de la Tesorería General y acompañar la carta de pago del ingreso efectuado a la cuenta justificativa rendida. 2) En ningún caso los saldos de las cuentas rendidas podrán formar saldo inicial entrante para otra cuenta que deba atenderse con anticipos de fondos a justificar. Regla 9. 1) La Unidad Fiscal de la Intervención General examinará, en fiscalización plena posterior, las cuentas rendidas y los documentos que las justifiquen utilizando técnicas de muestreo de carácter subjetivo con arreglo a las siguientes definiciones básicas de naturaleza estadística: a) El universo o población estará constituido por la totalidad de los documentos contables que justifiquen cada partida presupuestaria de cada una de las Areas administrativas/secciones presupuestarias en que se divide la Organización municipal, siendo su tratamiento estadístico, dada la naturaleza de los anticipos, de carácter trimestral. b) El tamaño de la muestra de cada una de las Areas, que se determinará en función del volumen de documentos contables del año anterior, no podrá ser inferior a los porcentajes siguientes: 1) Areas de hasta 200 documentos contables: el 50% del universo muestral; 2) Areas de hasta 500 documentos contables: el 35% del universo muestral y; 3) Areas de más de 500 documentos contables: el 25% del universo muestral. c) Los documentos integrantes de la muestra seleccionada serán diligenciados por la Unidad Fiscal de la Intervención General con la leyenda: Intervención por muestreo. Acuerdo Ayuntamiento Pleno xx.xx.xxxx. Documento seleccionado. Intervenido y conforme. El Interventor o, en su caso, deberá sustituirse la expresión Intervenido y conforme por la expresión Disconformidad, en cuyo caso deberá indicarse la naturaleza de la disconformidad. d) La Intervención General, a través de la Unidad Fiscal, determinará anualmente el arranque aleatorio para la obtención de la muestra en cada una de las Areas administrativas/secciones presupuestarias. 2) Cuando los anticipos de fondos a justificar hayan sido librados a través de orden de pago (P) única a favor de Funcionario habilitado especialmente para el manejo puntual de una orden de pago, la cuenta rendida por éste no se encontrará sujeta a las técnicas de muestreo reguladas en el apartado anterior y la Unidad Fiscal de la Intervención General revisará la totalidad del universo de la cuenta rendida, expresando su conformidad o disconformidad con la misma y actuando conforme dispone la regla siguiente. Regla 10. Del resultado obtenido se dará cuenta al Habilitado y al Responsable de la Habilitación de las Areas gestoras, a efectos de alegaciones y, en su caso, de aprobación, de la cuenta. Efectuadas las alegaciones se iniciará, en caso de que las mismas no fueran admitidas por la Unidad Fiscal de la Intervención General, expediente de subsanación o reintegro, según proceda, dándose cuenta de las actuaciones, en caso de reintegro, al Tribunal de Cuentas. Este último procedimiento es complementario al contenido en la Regla 25 de la Instrucción que desarrolla el Régimen de Control Interno de esta Administración, aprobada por el Ayuntamiento Pleno en sesión de fecha 19/09/1997. Regla 11. 1) Las cuentas examinadas que no hayan sido objeto de muestro o que habiéndolo sido, sean intervenidas de conformidad, serán aprobadas por Resolución del Teniente de Alcalde del Area. En todo caso, dentro del expediente rendido y justificativo de la cuenta deberá constar el acto de control de la Intervención General y la resolución aprobatoria de la cuenta. -5/7-

6 2) Excepcionalmente y cuando las cuentas examinadas contengan disconformidad con la cuenta rendida y después de agotado el procedimiento contradictorio, a través de las alegaciones que pueda efectuar el Habilitado o el Funcionario habilitado especialmente para el manejo puntual de una orden de pago, el Teniente de Alcalde del Area podrá aprobar, mediante Resolución administrativa y haciendo constar la calificación fiscal, parcialmente la cuenta rendida. En todo caso, dentro del expediente rendido y justificativo de la cuenta, deberá constar el acto de control de la Intervención General y la resolución aprobatoria parcial de la cuenta. Regla 12. En el caso que la Unidad Fiscal de la Intervención General formulara disconformidad con la cuenta rendida y después de agotado el procedimiento contradictorio, recogido en las reglas anteriores, se informará a la Sección de Contabilidad de la Intervención General y ésta adoptará las medidas legales para salvaguardar los activos del Ayuntamiento en la forma que se regula en el ordenamiento jurídico contable vigente. CONTABILIDAD DE LOS ANTICIPOS DE FONDOS A JUSTIFICAR Regla 13. 1) Los Habilitados a través del Sistema desconcentrado de seguimiento de títulos de crédito llevarán, a través de los registros administrativos correspondientes, cuenta de todas las operaciones que realicen con cargo a los fondos librados como anticipos de fondos a justificar. 2) El registro de dichas operaciones se hará con la debida separación administrativa entre los registros de fondos librados en concepto de Anticipos de Caja Fija y en concepto de Pagos en firme con Acreedor directo. 3) El seguimiento informático de los títulos de crédito, a través de su sistema desconcentrado de seguimiento, se ajustará a las normas y disposiciones que al efecto establezca la Intervención General como Centro directivo de la contabilidad de esta Administración. Regla 14. La Sección de Contabilidad de la Intervención General conformará un registro contable específico ordenado por Areas administrativas/secciones presupuestarias y dentro del mismo, lo ordenará cronológicamente. En dicho registro constarán las aplicaciones presupuestarias, las órdenes de pago (P), libradas en concepto de anticipos de fondos a justificar, así como la fecha límite de su justificación y, en su caso la fecha de justificación efectuada por la Habilitación. INSPECCION DE LAS HABILITACIONES Regla 15. 1) Las Habilitaciones que operen en las diferentes Areas administrativas que conforman esta Administración, están sujetas, por las funciones de y manejo de fondos y en razón de ser órganos descentralizados de la Tesorería General, a la inspección de la misma, la cual se efectuará por Funcionarios que dependan orgánica y funcionalmente de ésta, que serán designados por el titular de la misma. 2) Las Habilitaciones que operen en las diferentes Areas administrativas que conforman esta Administración, están sujetas, por las funciones de registro administrativo de sus operaciones y en razón a su sometimiento al ordenamiento jurídico en materia de gasto y pago de la inversión de los fondos librados con el carácter de fondos a justificar, a la inspección de la Intervención General, la cual se efectuará por Funcionarios dependientes orgánica y funcionalmente de ésta, que serán designados por el titular de la misma. 3) Las inspecciones deberán efectuarse con periodicidad mínima de una vez al año, pudiéndose realizar de forma conjunta entre la Tesorería General y la Intervención General. 4) El inicio de una inspección a una Habilitación, comportará su comunicación previa al Habilitado. El plazo entre comunicación, recepción de la misma e inicio de la inspección no podrá -6/7-

7 ser inferior a dos días hábiles. El Habilitado deberá remitir, de forma previa al inicio de las actuaciones y a los funcionarios actuarios, los documentos siguientes: a) Documentos de conciliación bancaria con los correspondientes extractos bancarios; b) Documento de estado de situación de la tesorería; c) Acta de arqueo; d) Documento de situación de dotación del anticipo; e) Justificante, en su caso, del cumplimiento de las obligaciones formales ante la Administración tributaria. Con la finalidad de facilitar las tareas de la inspección, estos documentos se referirán al último día hábil del mes anterior a la inspección. ESTADOS DE SITUACION DE LA TESORERIA DE LAS HABILITACIONES Regla 16. Los Habilitados formularán Estado de situación de la tesorería de las Habilitaciones ajustados al modelo que se incluye en los anexos del Decreto del Teniente de Alcalde de Hacienda, 789/1992, de 13/02. DISPOSICION ADICIONAL UNICA. Será de aplicación supletoria a la presente Instrucción y en tanto no se oponga a la normativa local en materia de gastos a justificar, la vigente, en cada momento, para la Administración General del Estado. DISPOSICION DEROGATORIA UNICA. Quedan derogado el Acuerdo del Ayuntamiento Pleno de 05/03/1992, por el que se regulaban los Anticipos de Gastos a Justificar; de 06/05/2002, de Modificación parcial del Acuerdo anterior y el Decreto del Teniente de Alcalde de Hacienda, 1.707/1992, de 26/03, por el que se desarrollaba el Acuerdo Plenario de 05/03/ SEGUNDO. COMUNÍQUESE, por correo electrónico (Intranet) el presente acuerdo a la Alcaldía Presidencia, a la Teniente de Alcalde de Hacienda y Servicios Centralizados, a los Tenientes de Alcalde y Concejales Delegados que componen esta Administración municipal, así como al Gabinete de la Alcaldía Presidencia, a los efectos de su conocimiento y circularización a los Habilitados y Responsables de Habilitación de sus respectivas Areas administrativas/secciones presupuestarias, así como a la Secretaría General, a la Intervención General y a la Tesorería General, para su conocimiento. -7/7-