MANUAL DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALES.

Transcripción

1 0 MANUAL DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALES.

2 CONSEJO DE RECTORÍA SECRETARÍA GENERAL 1

3 CARACTERIZACIÓN. La Universidad Católica de Manizales, identificada con NIT , ubicada en la Cra. 23 No De la ciudad de Manizales, Caldas, Colombia, PBX: , en su calidad de responsable de tratamiento de datos personales obtenidos en el marco de su función como Institución de Educación Superior de naturaleza privada, garantiza la protección de estos datos personales, los derechos a la privacidad, intimidad, al buen nombre y al habeas data (conocer, actualizar y rectificar la información que se recoja en bases de datos o archivos). La Universidad Católica de Manizales establece mediante los siguientes lineamientos el uso y tratamiento que se dará a los datos personales de todas aquellas personas quienes a través de diversos medios, hayan suministrado información y que reposen en las bases de datos de la Institución. 2

4 MARCO LEGAL Y CONSTITUCIONAL. La Universidad Católica de Manizales se acoge a lo establecido en los Art. 15 de la Constitución Política de Colombia, derechos al buen nombre, habeas data, intimidad personal y familiar, así como el derecho a solicitar actualización y rectificación respecto a los datos personales. Se integran al presente Manual las leyes estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012 que desarrollaron dichos derechos constitucionales que fueron a su vez reglamentados por los decretos 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de En concordancia con el principio de Autonomía Universitaria establecido en los Art. 67, 68 y 69 de la Constitución Política de Colombia se interpretarán los principios de libertad, legalidad, veracidad o calidad de datos, finalidad, circulación restringida, temporalidad, interpretación integral, seguridad, transparencia y confidencialidad de acuerdo con el derecho a la educación, su función social y reglamentación. El tratamiento de la información personal se adelantará de acuerdo con los principios antes indicados y en el marco de lo dispuesto por la Ley 30 de 1992, los decretos reglamentarios 1767 de 2006 y 4968 de 2009 y la Resolución 1780 del Ministerio de Educación Nacional. La Universidad Católica de Manizales integra a su normativa las definiciones legales contenidas en la Ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013 sobre los siguientes conceptos: autorización, bases de datos, dato personal, encargado del tratamiento, responsable del tratamiento, titular de la información, fuente de información, operador de información, tratamiento, usuario, dato público, dato semiprivado, dato privado, transmisión, transferencia, dato sensible. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes serán garantizados de conformidad con las disposiciones constitucionales (art. 44) y legales descritas en el Código de la Infancia y la Adolescencia, en pleno reconocimiento de sus derechos fundamentales, en especial al libre desarrollo de la personalidad e intimidad así como en la disposición contenida en el Art. 7 de la Ley 1581 de 2012: Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. 3

5 Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de esta ley. Así mismo, la Universidad Católica de Manizales integra a su normativa interna y en especial al presente Manual lo dispuesto en el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013: Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto. La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto. Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, 4

6 organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización; b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización; c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular; d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares Normas que se integran al presente Manual: Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Decreto 1377 de Ley 1581 de 2012: Ley 1266 de 2008 Ley 30 de Decreto 1767 de

7 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. La Universidad Católica de Manizales en atención a lo establecido en la ley 1581 de 2012 aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en el tratamiento de datos personales, es decir, en su proceso de recolección, uso, almacenamiento, transferencia y disposición de datos personales: a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos. El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Constitución Política de Colombia, la ley, en el presente Manual y en las demás disposiciones que complementen o desarrollen. b) Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al TITULAR. c) Principio de libertad: El tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del TITULAR. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del TITULAR a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de ley vigente y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley 1581 de 2012; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un 6

8 conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley; g) Principio de seguridad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES EN LA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALES. La Universidad Católica de Manizales garantiza los derechos de los titulares de datos personales contenidos en el Art. 8 de la Ley 1581 de 2012, a saber: 1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley; 3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá 7

9 cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; 6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular. De conformidad con el Art. 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas: 1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. 2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 4. Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley. DEBERES DE LA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALES. De conformidad con lo establecido en la normativa vigente, la Universidad Católica de Manizales es el RESPONSABLE en el tratamiento de datos personales y las distintas dependencias que administren información en consonancia con sus funciones y competencias serán los ENCARGADOS del tratamiento. En este sentido, la Universidad Católica de Manizales tiene como deberes: 8

10 Deberes como Responsables del tratamiento. 1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; 2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular; 3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; 4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; 6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; 7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento; 8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado; 9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 10. Tramitar las consultas y reclamos formulados. 11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. Deberes como Encargados del tratamiento. 1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; 2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley; 9

11 4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; 5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley; 6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; 7. Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley; 8. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; 9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; 10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; 11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; 12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno. DEBERES DE LOS USUARIOS. Sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones contenidas en la ley y demás que rijan su actividad, los usuarios de la información deberán: 1. Guardar reserva sobre la información que les sea suministrada por los operadores de los bancos de datos, por las fuentes o los titulares de la información y utilizar la información únicamente para los fines para los que le fue entregada, en los términos de la presente ley. 2. Informar a los titulares, a su solicitud, sobre la utilización que le está dando a la información. 3. Conservar con las debidas seguridades la información recibida para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento. 10

12 4. Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control, en relación con el cumplimiento de la presente ley. 5. Los demás que se deriven de la Constitución o de la presente ley. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. La Universidad Católica de Manizales realiza tratamiento de datos personales, entendido este como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de información de aspirantes, interesados, estudiantes, colaboradores, contratistas y usuarios de servicios dentro de las funciones sustantivas de docencia, investigación o proyección social en la prestación del servicio público de educación superior y demás actividades administrativas, con fines comerciales y promocionales de difusión de programas o de venta de servicios académicos y otras de prestación de servicios tendientes al cumplimiento de su misión institucional en la formación integral de las personas. AUTORIZACIÓN. La Universidad Católica de Manizales garantiza la adopción de procedimientos para solicitar al titular la autorización previa, expresa, libre e informada, la cual puede ser obtenida por medio físico o electrónico que permita su consulta y verificación posterior. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley. 11

13 Deber de informar al Titular. La Universidad Católica de Manizales, al momento de solicitar al Titular la autorización, informará de manera clara y expresa lo siguiente: a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) Los derechos que le asisten como Titular; d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento. Parágrafo. El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta. AVISO DE PRIVACIDAD. Aviso de privacidad. En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, la Universidad Católica de Manizales informará, por medio de un aviso de privacidad al titular, sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales. Contenido mínimo del Aviso de Privacidad. El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: 1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento. 2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. 3. Los derechos que le asisten al titular. 4. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información. 12

14 No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos. En todo caso, la divulgación del Aviso de Privacidad no eximirá a la Universidad de la obligación de dar a conocer a los titulares la política de tratamiento de la información, de conformidad con lo establecido en este decreto. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, ACTUALIZACIÓN, SUPRESIÓN Y RECTIFICACIÓN DE DATOS PERSONALES Y DE REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: La Universidad Católica de Manizales garantiza la inclusión en el Sistema Integrado de Gestión de los diversos procedimientos que reglamentan los usos de la información que se da en cada instancia de la Universidad. La Secretaría General es la dependencia encargada de garantizar a los titulares la atención oportuna a las solicitudes de acceso, actualización, supresión o rectificación de sus datos personales. Estas solicitudes o reclamaciones podrán ser recibidas en medio físico o electrónico en el correo secgeneral@ucm.edu.co o a través del sistema de PQRSF (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias o Felicitaciones) dispuesto para tal fin en la página web de la Universidad, serán respondidas en un plazo no mayor a 15 días hábiles y deberán contener como mínimo la siguiente información: 1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. 2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante. 3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. 4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales. 5. La descripción clara de los hechos y la solicitud o reclamo que se eleva a la Universidad. El titular podrá presentar cualquier tipo de reclamación teniendo en cuenta la información contenida en el Art. 15 de la Ley 1581 de

15 Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de la Universidad quien suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Reclamos. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la Secretaría General en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. VIGENCIA. El presente Manual rige a partir de la fecha de aprobación por parte del Consejo de Rectoría. 14

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