Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales

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1 Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales Julio 2013

2 Control de Cambios Versión: Fecha Entra en Vigencia Cambios Efectuados 1 30/07/2013 Estandarización de la Política. Contenido 1. Objeto Alcance Fundamento Legal Glosario Actividades y finalidad del Tratamiento de datos personales Principios para el Tratamiento de datos personales Prohibiciones Consultas y reclamos Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio Vigencia de la autorización de tratamiento de datos personales Seguridad de la Información en el Tratamiento de datos personales.... 8

3 1. Objeto. La presente Política tiene por objeto garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que FIDUAGRARIA S.A. haya recopilado. 2.. Alcance La Política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento que se encuentre en poder de FIDUAGRARIA S.A. Esta política se aplica al tratamiento de los datos personales de: accionistas, miembros de Junta Directiva, funcionarios de la Entidad, proveedores y clientes potenciales. Para el caso de la información de carácter personal de los clientes se aplicará lo establecido en la Ley 1266 de 2008 Hábeas Data. 3. Fundamento Legal. Constitución Política de Colombia, artículo 15. Ley 1266 de 2008, por medio de la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial y de servicios. Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de Glosario. De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establece el siguiente glosario, el cual será aplicado e implementado acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de hábeas data y protección de datos personales: Autorización: Consentimiento previo, e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

4 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Datos sensibles: Son los datos que afecten la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 5.. Actividades y finalidad del Tratamiento de datos personales. La información proporcionada por nuestros accionistas, miembros de Junta Directiva, funcionarios de la Entidad, proveedores y clientes potenciales, para su tratamiento, tiene la siguiente finalidad: La prestación adecuada de los productos y servicios contratados con FIDUAGRARIA S.A. Ser contactado para ofrecimiento de productos y servicios así como renovaciones. Enviarle información comercial, promocional o invitaciones de FIDUAGRARIA S.A. Evaluar la calidad sobre los productos y servicios ofrecidos por FIDUAGRARIA S.A. La gestión y administración de riesgos. Para realizar análisis de información tendientes al control y la prevención del fraude. Evaluar candidatos a ser funcionarios de la Fiduciaria. Generar productos administrativos para los funcionarios de la Fiduciaria.

5 En el caso de los proveedores se busca conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de éstos. 6.. Principios para el Tratamiento de datos personales. Principio de legalidad. El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. Principio de finalidad. El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. Principio de libertad. El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Principio de transparencia. En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Principio de acceso y circulación restringida. El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas que autorice ley. Principio de seguridad. La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

6 7.. Prohibiciones. No podrán realizarse tratamientos de datos personales incompatibles con la finalidad autorizada por el titular o por la ley. No podrá efectuarse el tratamiento de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, o de aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles excepto en los casos expresamente señalados en la ley. Se prohíbe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Se prohíbe la transferencia de datos personales a terceros países en los términos señalados por la ley. 8. Derechos de los titulares. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FIDUAGRARIA S.A. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Ser informado por FIDUAGRARIA S.A. o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

7 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 9.. Consultas y reclamos Área responsable FIDUAGRARIA S.A. a través del área de Seguridad de la Información atenderá todas las peticiones, consultas y reclamos del titular de la información para que pueda ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización relacionados con la protección de datos personales. Las peticiones, consultas y reclamos se recepcionarán a través de los canales autorizados para atención de sus clientes y grupos de interés establecidos en los numerales y La Gerencia Integral de Riesgos velará por la aplicación de las políticas definidas Procedimiento Peticiones sobre consultas c onsultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán solicitar la consulta de la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos en poder de FIDUAGRARIA S.A. FIDUAGRARIA S.A. o el Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Las consultas podrán formularse a través de los siguientes canales de comunicación: Contact center: y Atención con representantes (Calle 16 No 6-66 Piso 28 Edificio Avianca): Lunes a Jueves de 7:30 am a 5:00 pm en Jornada Continua. Viernes de 7:00 am a 4:30 pm en Jornada Continua. Correo electrónico: La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la

8 consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término Quejas y Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la ley de protección de datos Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante FIDUAGRARIA S.A. o el Encargado del Tratamiento según lo establecido en el artículo 15 de dicha ley. Las quejas y reclamos podrán formularse a través de los siguientes canales de comunicación: Contact center: y Atención con representantes (Calle 16 No 6-66 Piso 28 Edificio Avianca): Lunes a Jueves de 7:30 am a 5:00 pm en Jornada Continua. Viernes de 7:00 am a 4:30 pm en Jornada Continua. Correo electrónico: 10.. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante FIDUAGRARIA S.A. o Encargado del Tratamiento Vigencia de la autorización de tratamiento de datos personales. La presente política estará vigente a partir del 30 de Julio y se mantendrá durante el tiempo en que FIDUAGRARIA S.A. ejerza las actividades propias de su objeto social. 12. Seguridad de la Información en el Tratamiento de datos personales. FIDUAGRARIA S.A. cuenta con una Política General de Seguridad de la Información (disponible para consulta de cualquier interesado a solicitud), basada en la norma ISO 27000; siendo esta la base para el desarrollo e implementación de procedimientos y controles que aseguran el cumplimiento de los requerimientos exigidos en el capítulo Décimo Segundo del Título Primero de la Circular Básica Jurídica, en materia de

9 requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones, así como de las mejores prácticas. La política de seguridad contempla los aspectos como: Organización de seguridad de la información, gestión de activos, seguridad ligada a los recursos humanos, seguridad física y del ambiente, gestión de comunicaciones y operaciones, control de acceso, adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información, gestión de incidentes, gestión de la continuidad del negocio, y cumplimiento. Para mantener la información de los grupos de interés en condiciones de seguridad, e impedir la modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, ha implementado estándares y procedimientos, así como acuerdos de confidencialidad con terceras partes. En caso de ser aprobado por la Junta Directiva se debe diligenciar el siguiente cuadro: CARGO NOMBRE FECHA FIRMA Jefe de Seguridad Leonardo Santos Documentó de la Información Chacón 30/07/2013 Revisó Gerente de Riesgos y Oficial de Luis Alfredo Silva Silva 30/07/2013 Cumplimiento Aprobado en acta de Junta Directiva número 266 del 30/07/2013

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