PROCEDIMIENTO PARA NOTIFICACION SOBRE PÉRDIDA DE PROPIEDAD O IRREGULARIDADES EN EL MANEJO DE BIENES Y FONDOS PUBLICOS DE LA ADMINISTRACION CENTRAL

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA NOTIFICACION SOBRE PÉRDIDA DE PROPIEDAD O IRREGULARIDADES EN EL MANEJO DE BIENES Y FONDOS PUBLICOS DE LA ADMINISTRACION CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO

2 UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO ADMINISTRACION CENTRAL PROCEDIMIENTO PARA NOTIFICACION SOBRE PÉRDIDA DE PROPIEDAD O IRREGULARIDADES EN EL MANEJO DE BIENES Y FONDOS PÚBLICOS DE LA ADMINISTRACION CENTRAL l. Título Este procedimiento se conocerá como el Procedimiento para Notificación sobre en el Manejo de Bienes y Fondos Públicos de la Administración Central de la Universidad de Puerto Rico. 11. Base Legal Este procedimiento se promulga en virtud de la Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada y el Reglamento Núm. 41 del 10 de noviembre de 1999, de la Oficina del Contralor de Puerto Rico; así como del Artículo XVII del Reglamento para el Control de la Propiedad Mueble de la Universidad de Puerto Rico, Certificación Núm. 62, , según enmendado. El Artículo 74-A del Código Político, Ley 96, supra, establece el deber de notificación de las entidades gubernamentales a la Oficina del Contralor de Puerto Rico y al Departamento de Justicia, cuando se determine que un funcionario o empleado está al descubierto en sus cuentas, de cualquier irregularidad relacionada con la propiedad y los fondos públicos. Además, establece que se debe notificar a cualquier otra agencia correspondiente, de acuerdo al resultado de la investigación realizada. Hay que notificar al Departamento de Justicia cuando la cuantía de la pérdida excede los $5,000 o surge de un acto ilegal Propósito Este documento tiene el propósito de establecer el procedimiento a seguir para la notificación de pérdida e irregularidades que afecten la propiedad y los bienes de fondos públicos, incluyendo la pérdida de propiedad por mal manejo, destrucción, hurto, desaparición u otra causa.

3 Página2 IV. Definiciones A los efectos de este Procedimiento, los siguientes términos y frases tendrán el significado que a continuación se establece, a menos que el contexto claramente indique otra cosa: 1. Administración Central - Administración Central de la Universidad de Puerto Rico. 2. Bienes Públicos - Propiedad pública, incluyendo eqwpo y materiales. 3. Causa Fortuita - Cuando la pérdida ocurre de manera casual o inesperadamente. 4. Entidades - Agencias de Gobierno que deben ser notificadas de las irregularidades cometidas en la administración de propiedad y fondos públicos. 5. Irregularidad - Situación en la cual cualquier funcionario o empleado esté al descubierto en sus cuentas, no haya rendido cuenta cabal, haya dispuesto de fondos o bienes públicos para fines no autorizados. 6. Oficial o Encargado de la Propiedad - Funcionario designado por el Presidente de la Universidad, responsable de la contabilidad y control de aquella parte de la propiedad sujeta a la jurisdicción de su unidad de inventario. 7. Oficial de Enlace- funcionario responsable en la Administración Central de notificar pérdidas o irregularidades de fondos o bienes públicos a la Oficina del Contralor. 8. Oficina de Asuntos Legales - Oficina de Asuntos Legales de la Administración Central de la Universidad de Puerto Rico. 9. Oficina de Auditoría Interna - Oficina de Auditoría Interna de la Junta de Síndicos de la Universidad de Puerto Rico. 1 O. Oficina del Contralor - Oficina del Contralor de Puerto Rico del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 11. Pérdida - Cuentas al descubierto (sobregiros, dineros faltantes); desvío de fondos o bienes públicos; disposición o uso de los

4 Página3 fondos o propiedad pública sin autoridad en ley o reglamento y/o menoscabo o destrucción de bienes. 12. Procedimiento - Se refiere al Procedimiento para Notificación sobre de Manejo de Bienes y Fondos Públicos de la Administración Central de la Universidad de Puerto Rico. 13. Propiedad Universitaria - Todos los bienes, muebles e inmuebles, pertenecientes a la Universidad de Puerto Rico adquiridos mediante compra, donación, permuta, traspaso o por cualquier medio. 14. Universidad- Universidad de Puerto Rico V. Notificación de pérdida de propiedad o irregularidades en el manejo de bienes y fondos públicos A. Procedimiento para notificar la pérdida o hurto de equipo o materiales 1. Al inicio de funciones de cada empleado, el supervisor inmediato o el empleado designado para el control de la propiedad mueble de la unidad de inventario entregará una lista de la propiedad que estará bajo su responsabilidad. Esta lista se revisará anualmente y se entregará copia al funcionario con los cambios o correcciones correspondientes, si alguno. 2. El funcionario bajo cuya custodia se encontraba la propiedad al momento de detectar la desaparición o pérdida, debe notificar inmediatamente a la División de Seguridad y confirmar la notificación por escrito, no más tarde de dos (2) días laborables. El funcionario, además, cursará copia de dicha notificación al supervisor inmediato y/o director de su oficina, al oficial de enlace, al Director de la Oficina de Servicios Administrativos y a las divisiones de Propiedad y Seguros. 3. El Director Auxiliar de la División de Seguridad notificará de inmediato a la Policía de Puerto Rico, la pérdida o hurto de propiedad mueble o cualquier circunstancia que amerite presentar querella o reclamación.

5 Página4 4. La División de Seguridad hará la investigación de rigor con el propósito de: a. Cumplir con la Ley Núm. 96 b. Determinar las causas y circunstancias en que se produce la pérdida o desaparición. c. Determinar el grado y la naturaleza de la responsabilidad. d. Recomendación en cuanto a recobro o relevo de responsabilidad. 5. La División de Seguridad cumplimentará la querella. La misma incluirá: a. Detalle de la descripción de la propiedad b. Circunstancias en que ocurre la pérdida y cualquier otro dato relevante a la investigación Para acelerar la investigación se podrá solicitar colaboración de la Oficina de Auditoría Interna. 6. El informe de investigación deberá rendirse no más tarde de veinte (20) días, desde la fecha en que se detecte la pérdida. 7. El Director Auxiliar de la División de Seguridad se encargará de enviar al Encargado de la Propiedad, al Oficial de Enlace y al Director de la Oficina de Servicios Administrativos, todos los documentos concernientes a dicho informe. 8. El Director de la Oficina de Servicios Administrativos referirá el Informe a la Oficina del Presidente con su evaluación y recomendación sobre las medidas a tomar en cuanto al recobro, exoneración o acciones disciplinarias. Para lo último podrá consultar con las Oficinas de Recursos Humanos y Asuntos Legales. 9. El Oficial de Enlace es responsable de cumplimentar el Formulario ''Notificación de Pérdidas o Irregularidad en el manejo de los Fondos y de los Bienes Públicos" OC-FSA-

6 Páginas 125, Modelo OC (Anejo 1), de la Oficina del Contralor; y una comunicación donde identifique la propiedad hurtada o desaparecida (Anejo 11). Además, se encargará de tramitar la carta de notificación de pérdida a la Oficina del Contralor junto con el formulario ''Notificación de pérdidas o irregularidades en el manejo de los bienes y los fondos públicos". Dicha comunicación se enviará no más tarde de diez (10) días laborables contados a partir de haberse realizado la investigación y de haberse concluido que existe prueba suficiente para la determinación de la pérdida. 10. El Oficial de Enlace notificará al Departamento de Justicia y a la Oficina de Asuntos Legales de la Administración Central inmediatamente se detecte la pérdida, cuando la cuantía de la pérdida exceda los cinco mil dólares ($5,000), la pérdida sea producto de la comisión de un delito o la Universidad no logre el cumplimiento de las acciones y sanciones que se impongan al funcionario o empleado. En estos casos, la notificación debe ir acompañada de un informe que señale las circunstancias en que se llevó a cabo la irregularidad o pérdida de la propiedad. Notificará a la Oficina de Ética cuando de la investigación se concluya que un empleado o funcionario público ha utilizado la propiedad o fondos públicos para obtener directa o indirectamente beneficios no permitidos por ley para sí, cualquier miembro de su unidad familiar, cualquier persona, negocio o entidad. 11. Las notificaciones al Contralor de Puerto Rico, Auditores Internos de la Junta de Gobierno de la Universidad, Departamento de Justicia y Oficina de Asuntos Legales de la Administración Central de la Universidad, cuando procedan, se hará aunque la propiedad haya sido, sea o pueda ser restituida. 12. La División de Propiedad creará un expediente de los casos donde se conservará los documentos originales relacionados con las pérdidas para que puedan ser examinados por los auditores internos y externos. Mantendrá un registro para el control de los casos sobre pérdidas, asignará un número de registro de pérdida y preparará la Notificación de Baja.

7 Página6 Los documentos que forman parte de la investigación sobre la pérdida o la irregularidad serán: a. Querella de la División de Seguridad de la Administración Central b. Informe o querella de la Policía de Puerto Rico c. Reclamación a la Compañía de Seguros d. Formulario de Notificación de Pérdidas o Irregularidades en el Manejo de Fondos Públicos OC-FSA-125 modelo OC El Presidente o su representante autorizado, será responsable de tomar la determinación final en cuanto a si intervino falta, culpa y las medidas correctivas, así como las acciones o sanciones que correspondan, conforme a la normativa universitaria. En caso de que la cuantía de los bienes y fondos públicos no exceda de cinco mil dólares ($5,000), el Presidente de la Universidad podrá relevar al funcionario o empleado del pago o reembolso de los fondos, dinero o propiedad pública bajo su custodia si la investigación concluye que no ha intervenido falta, culpa o negligencia de parte de dicho funcionario o empleado. B. Procedimiento para notificar irregularidades en el manejo de fondos 1. El funcionario que detecte que se está cometiendo alguna irregularidad en el manejo de los fondos, es responsable de notificar inmediatamente la misma a la Oficina de Asuntos Legales y a la Oficina de Auditoría Interna. 2. La Oficina de Asuntos Legales notificará inmediatamente al Departamento de Justicia toda pérdida mayor de cinco mil dólares ($5,000), así como toda pérdida que alegadamente resulte de un delito conforme la investigación que se efectúe. Notificará también al Departamento de Justicia el incumplimiento del empleado responsable de la pérdida, según resultase de la investigación, con las acciones o sanciones que se tomen como resultado de la investigación.

8 Página 7 3. La Oficina de Auditoria Interna hará la investigación que corresponda. La investigación no debe exceder veinte (20) días desde que se detecte la pérdida o irregularidad. En dicho término la Oficina de Auditoria Interna someterá un informe con recomendaciones y lo notificará al Presidente de la Junta de Gobierno, al Presidente de la Universidad y a la Oficina de Asuntos Legales indicando las áreas en que se deberá tomar acciones correctivas. 4. El Presidente de la UPR, luego de evaluar el Informe y Recomendaciones de la Oficina de Auditoria Interna y determinar que hubo una pérdida, notificará al Oficial de Enlace para que éste a su vez notifique a la Oficina del Contralor de Puerto Rico. La notificación tiene que hacerse en un periodo que no exceda diez (10) días laborables contados a partir de la investigación de la Oficina de Auditoria Interna y de concluido que existe prueba suficiente para esa determinación. 5. Las notificaciones requeridas en este Procedimiento se harán aunque los fondos hayan sido, sean o puedan ser restituidos. 6. Para notificar a la Oficina del Contralor, el Oficial de Enlace, preparará una carta con la cual adjuntará el formulario ''Notificación de pérdidas o irregularidad en el manejo de los fondos y de los bienes públicos" OC-FSA- 125 Modelo OC (Anejo 1) de la Oficina del Contralor. 7. La Oficina de Asuntos Legales evaluará y recomendará al Presidente las medidas legales que correspondan, si alguna. La Oficina de Asuntos Legales, además, referirá el caso a las agencias pertinentes, tales como: el Departamento de Justicia, la Oficina de Ética Gubernamental, según corresponda. 8. Toda investigación efectuada bajo este Procedimiento, así como el resultado de la misma, se conservarán en un ámbito de confidencialidad para beneficio de la Institución y del empleado investigado. 9. En caso de que la cuantía de los bienes y fondos públicos no exceda de cinco mil dólares ($5,000), el Presidente de la

9 Página 8 Universidad podrá relevar al funcionario del pago o reembolso de los fondos, dinero o propiedad pública bajo su custodia si la investigación concluye que no ha intervenido falta, culpa o negligencia de parte de dicho funcionario. VI. Disposiciones Generales A. El Presidente designará un Oficial de Enlace que será responsable en Administración Central de la notificación de pérdidas o irregularidades de fondos o bienes públicos a la Oficina del Contralor. B. El Presidente de la Universidad de Puerto Rico certificará bajo juramento, no más tarde del 31 de agosto de cada año, que ha notificado todas las pérdidas o las irregularidades en el manejo de los bienes y fondos públicos bajo el control o la custodia, ocurridas durante el año fiscal. Se utilizará el formato que el Contralor determine. VII. Separabilidad De ser declarado nulo cualquier artículo o inciso de este Procedimiento, continuarán en vigor sus disposiciones restantes. VIII. Vigencia Las disposiciones recogidas en estos procedimientos entraran en vigor inmediatamente después de su aprobación. Se deja sin efecto el Procedimiento para Notificación sobre Pérdida de Propiedad y Fondos Públicos de la Administración Central de la UPR aprobado el 9 de junio de Aprobado por: Fecha: a~-i_o-aoj.3 Visto bueno: Celeste E..,-~~ Presidenta terina Universid d de Puerto Rico Fecha: "!- it-.20f 3