Guía del usuario - Hermanamientos de ciudades 2006

Transcripción

1 DG Educación y Cultura Programa de acción comunitario para la promoción de la ciudadanía europea activa HERMANAMIENTO DE CIUDADES CONFERENCIAS, SEMINARIOS DE FORMACIÓN Y CAMPAÑAS DE INFORMACIÓN Convocatoria de propuestas DG EAC nº 24/05 Guía del usuario - Hermanamientos de ciudades Introducción 2. Explicación de los formatos de proyecto: - Conferencias temáticas en el marco del hermanamiento de ciudades - Seminario de formación sobre el hermanamiento de ciudades - Campaña de información para promover el hermanamiento de ciudades 3. Definición del «contenido europeo» 4. Presentación de la solicitud 5. Relación entre el solicitante y sus socios 6. Preparación de una buena solicitud 7. Cálculo de la subvención 8. Selección de los proyectos 9. Presentación de la solicitud en el plazo establecido 10. Necesita información adicional? Page 1

2 1. Introducción El hermanamiento de ciudades es un instrumento importante para promover la identidad europea a escala local, esto es, la más próxima a los ciudadanos. El hermanamiento de ciudades desempeña, pues, un papel fundamental en el programa comunitario de apoyo a la ciudadanía europea activa. El año 2006 conducirá a la puesta en marcha del nuevo programa «Ciudadanos con Europa», que está previsto que abarque el periodo En este contexto, se han introducido algunos cambios, como la separación de las convocatorias de propuestas de encuentros de ciudadanos de las de conferencias temáticas, seminarios de formación y campañas de información. Esta guía del usuario actualizada contiene orientaciones y consejos para la concepción y la preparación de una propuesta de proyecto correspondiente a la convocatoria de propuestas DG EAC nº 24/05 (conferencias, seminarios y campañas de información). 2. Explicación de los nuevos formatos Qué es una conferencia temática? Una conferencia temática debe sensibilizar a los participantes sobre la Unión Europea, sus valores y su evolución política. A tal fin, debe ofrecerles la oportunidad de participar activamente en el diálogo sobre las políticas europeas y su aplicación a escala local y el futuro de la Unión Europea. Podrán financiarse acontecimientos únicos o series de conferencias temáticas. Las conferencias temáticas deben celebrarse siempre en el marco de un hermanamiento de ciudades. Ello significa que cada municipio participante debe estar vinculado por un acuerdo de hermanamiento vigente o por una cooperación de hermanamiento oficialmente en preparación con al menos otro municipio participante. En el formulario de solicitud se le pide que especifique cómo vincula el hermanamiento de ciudades a los municipios participantes. Se considera que una cooperación de hermanamiento está oficialmente en preparación cuando los municipios se han comprometido oficialmente en la preparación de dicha cooperación y está previsto firmar el acuerdo de hermanamiento en el plazo de dos años. Una conferencia temática debe tener al menos cincuenta participantes de municipios de al menos dos países admitidos a participar en el programa, de los cuales al menos uno sea un Estado miembro de la UE. Page 2

3 Las conferencias temáticas deben tener un grupo destinatario definido para el que sea especialmente pertinente el tema elegido. Los grupos destinatarios pueden ser, por ejemplo, los jóvenes, el sector educativo, los responsables políticos locales, etc. No obstante, las conferencias deberían incluir también una amplia representación de miembros pertinentes de la comunidad local (asociaciones locales voluntarias, expertos, grupos de ciudadanos, etc.). Ejemplo de proyecto adecuado: La ciudad X del país Y está pensando desarrollar instalaciones turísticas para atraer un turismo sostenible y respetuoso con el medio ambiente, de acuerdo con las directrices de la UE publicadas recientemente. Representantes de esta ciudad están interesados en la experiencia de ciudades hermanadas de los países Z y W que tienen proyectos similares. A tal fin, organizan una conferencia temática que reúne a los representantes y grupos de interés de las tres ciudades. La ciudad X puede también incluir en el proyecto a una ciudad vecina de sus ciudades hermanadas. Ejemplo de de proyecto no admisible: La ciudad X del país Y, inspirándose en el documento político de la UE sobre desarrollo sostenible decide mejorar su sistema de transporte público. A tal fin, está interesada en la experiencia de ciudades del mismo tamaño de otros países de la UE e identifica a diez ciudades de diferentes países que han mejorado recientemente sus sistemas de transporte público. La ciudad X organiza una conferencia temática sobre esta cuestión a la que invita a expertos y responsables políticos de estas ciudades. Este proyecto no sería seleccionable para recibir ayuda al hermanamiento de ciudades, puesto que no existe un vínculo de hermanamiento entre las ciudades participantes. Esta conferencia no se celebraría en el marco de un hermanamiento de ciudades, a pesar de que sin duda puede ser de gran calidad y promover vínculos entre las autoridades locales en Europa. Qué es un seminario de formación? En el marco de esta convocatoria de propuestas, un seminario de formación debe estar destinado a personas encargadas de actividades de hermanamiento, tales como funcionarios responsables del hermanamiento, responsables políticos locales, representantes de asociaciones de hermanamiento, trabajadores en el ámbito de los jóvenes, etc. El seminario debe ayudarles a adquirir o a mejorar los conocimientos y las capacidades que necesitan para organizar buenos proyectos de hermanamiento con un contenido europeo de gran calidad. Podrán financiarse acontecimientos únicos o series de seminarios de formación. Cada seminario de formación debe tener al menos veinte participantes. En un seminario de formación puede tratarse una de las cuestiones siguientes o una combinación de varias de ellas: - intercambio de conocimientos y mejores prácticas sobre el hermanamiento de ciudades; Page 3

4 - teoría y práctica del hermanamiento de ciudades; - el hermanamiento de ciudades como herramienta para resolver problemas locales y mejorar la calidad de vida en las comunidades locales; - tratamiento de asuntos europeos en los proyectos de hermanamiento; - las lenguas en el hermanamiento de ciudades; - comparación del trabajo de hermanamiento en diferentes países; - cooperación transnacional entre municipios a escala europea; - estructuras administrativas y cometidos de las autoridades locales en el contexto europeo; - apoyo de la UE al hermanamiento de ciudades. Ejemplo de seminario de formación: Una autoridad regional del país Z organiza un seminario de formación sobre el hermanamiento de ciudades para todos los municipios de la región e invita a dos funcionarios, dos concejales y dos voluntarios de cada municipio. El seminario trata de las nuevas tendencias y las mejores prácticas en el hermanamiento de ciudades y se centra especialmente en las diferentes formas de fomentar el trabajo voluntario y la participación ciudadana activa. Difunde asimismo información sobre la financiación de los proyectos de hermanamiento de ciudades por parte de la UE. Qué es una campaña de información? Las campañas informativas deben contar con la participación de ciudades y municipios, y su finalidad debe ser la promoción de la idea del hermanamiento de ciudades en Europa como instrumento para desarrollar la ciudadanía europea activa. Las campañas informativas deben dirigirse a un mínimo de cincuenta municipios y abarcar al menos dos países admitidos a participar en el programa, de los cuales al menos uno sea un Estado miembro de la UE. Los proyectos propuestos deben tratar cuestiones temáticas pertinentes, tales como: - el apoyo de la UE al hermanamiento de ciudades; - las mejores prácticas en el hermanamiento de ciudades; - el hermanamiento de ciudades y la identidad europea (solidaridad, cooperación y diálogo intercultural); - la contribución del hermanamiento de ciudades a la integración europea; - las futuras perspectivas del movimiento sobre el hermanamiento de ciudades en Europa. Qué tipo de herramientas deben desplegar las campañas de información? Las campañas informativas pueden llevarse a cabo por los medios siguientes: - acontecimientos de promoción de la idea del hermanamiento de ciudades, tales como conferencias, seminarios, ferias, exposiciones, debates abiertos, creación de redes o reuniones de búsqueda de socios; Page 4

5 - publicaciones; - material audiovisual; - sitios web; - herramientas que faciliten la búsqueda de socios y la creación de redes. Ejemplo de campaña de información: Asociaciones nacionales de autoridades locales de los países A y B reconocen que hay muy pocos vínculos de hermanamiento entre ambos países. Deciden organizar conjuntamente una campaña informativa para promover nuevos vínculos de hermanamiento entre sus países. Realizan una encuesta para evaluar la viabilidad del proyecto y concebir, producir y distribuir material informativo pertinente a los municipios. Asimismo, organizan talleres para los municipios interesados y ponen a disposición un punto de contacto en línea para la búsqueda de socios entre los dos países Ejemplo de campaña de información no admisible: Una ONG europea que reúne a ciudades comprometidas con la lucha contra la exclusión social tiene previsto organizar una campaña informativa sobre la política social inclusiva a escala local destinada a municipios de cinco países de la UE. Este proyecto no sería seleccionable para recibir ayuda al hermanamiento de ciudades, pues no incluye una campaña informativa sobre el hermanamiento de ciudades. 3. Definición del concepto de «contenido europeo» Qué se entiende por «contenido europeo»? Por «contenido europeo» se entiende que el proyecto propuesto debe tener una de las características siguientes o una combinación de ellas: - hacer comprensible la UE (su historia, sus instituciones y su desarrollo actual) para sus ciudadanos; - dialogar sobre la pertinencia de las políticas de la UE a escala local e intercambiar entre las ciudades y los municipios hermanados las mejores prácticas de aplicación de dichas políticas; - reforzar o promover la identidad común europea; - destacar y estudiar la diversidad cultural europea. 4. Presentación de una solicitud Quién puede presentar una solicitud? Pueden presentar una solicitud para un proyecto: - los municipios y sus asociaciones o comités de hermanamiento; Page 5

6 - los gobiernos locales o regionales; - las asociaciones que representen a autoridades locales (puede tratarse de organizaciones que representen los intereses de las autoridades locales de manera global, como las federaciones nacionales o europeas de ciudades y municipios, u organizaciones que representen a las autoridades locales en un ámbito determinado, como, por ejemplo, la Unión de Pueblos y Ciudades de Montaña). Los solicitantes deberán estar establecidos: - en los Estados miembros de la Unión Europea: Bélgica, República Checa, Dinamarca, Alemania, Estonia, Grecia, España, Francia, Irlanda, Italia, Chipre, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Hungría, Malta, Países Bajos, Austria, Polonia, Portugal, Eslovenia, Eslovaquia, Finlandia, Suecia y Reino Unido; - o en los dos países candidatos que han celebrado un acuerdo sobre la participación en el programa: Bulgaria 1 y Rumanía. Sólo podrán incluirse en el presupuesto los gastos relacionados con los participantes de países admisibles. Existe la posibilidad de que sean admisibles países del EEE o de la AELC o Turquía si el país en cuestión celebra un acuerdo con la Comisión antes de la selección de los proyectos. Hasta junio de 2005, momento que se preparó esta guía del usuario, estos países no habían expresado su intención de participar en el programa. Podrá consultarse información actualizada en el sitio web del hermanamiento de ciudades: 5. Relación entre el solicitante y sus socios La Comisión propondrá un acuerdo de subvención para los proyectos seleccionados. Existen dos posibilidades: Un modelo de proyecto con beneficiario único: el acuerdo será firmado por la Comisión y la organización solicitante (beneficiario). En este caso, sólo pueden incluirse en el presupuesto del proyecto los gastos realizados por el beneficiario y registrados en la contabilidad de este último. Este modelo es especialmente adecuado para acontecimientos únicos o para series de acontecimientos organizados por el propio beneficiario. Un modelo de proyecto con coordinador: se firmará un acuerdo entre la Comisión y la organización solicitante (coordinador), que ha recibido un mandato oficial para representar a las organizaciones asociadas (cobeneficiarios). En este caso, podrán incluirse en el presupuesto del proyecto los gastos realizados tanto por el coordinador como por los cobeneficiarios, y que hayan sido registrados en la contabilidad del primero o 1 La admisibilidad de Bulgaria dependerá de la ratificación del protocolo de acuerdo. Page 6

7 de los segundos. El coordinador deberá presentar a la Comisión toda la información relativa al proyecto y facilitar pruebas de cooperación con las organizaciones asociadas en forma de cartas de compromiso. Este modelo es adecuado para proyectos que consistan en una serie de acciones realizadas por diferentes socios. En las conferencias y los seminarios de formación, los solicitantes pueden elegir una de estas dos opciones. Las campañas de información, en cambio, deben basarse siempre en un modelo de proyecto con coordinador. Ejemplos de modelo de proyecto con un beneficiario único: Una asociación nacional de autoridades locales organiza un seminario de formación. Los participantes proceden de cuarenta municipios diferentes. El presupuesto del proyecto sólo puede incluir los gastos realizados por el propio organizador. Por ejemplo, los gastos de viaje y estancia de los participantes son admisibles sólo si el propio organizador los paga directamente o los reembolsa a los participantes. Naturalmente, los participantes (o los municipios que representan) pueden, también, contribuir económicamente al proyecto. La ciudad A organiza una conferencia temática a la que invita a delegaciones de las tres ciudades con las que está hermanada. Esta ciudad A sólo puede incluir en el presupuesto del proyecto los gastos que realice ella misma. Por ejemplo, los gastos de viaje y alojamiento de los participantes son admisibles sólo si la ciudad A los paga directamente o los reembolsa a los participantes o a las ciudades invitadas. Naturalmente, las ciudades invitadas pueden contribuir al presupuesto del proyecto financiando parte de sus gastos. Ejemplo de modelo de proyecto con coordinador: Las tres ciudades hermanadas A, B y C van a organizar una serie de conferencias temáticas: una en la ciudad A, otra en la ciudad B y otra en la ciudad C. La ciudad huésped es en cada caso la responsable de organizar el acontecimiento. Las tres ciudades pueden proponer esta serie de conferencias como un solo proyecto y que sea la ciudad A la que presente la solicitud. En este caso, la solicitud debe incluir cartas de compromiso de las ciudades B y C sobre su papel en el proyecto. El acuerdo de subvención será firmado por la Comisión y la ciudad A (coordinador), que habrá recibido un mandato al respecto de las ciudades B y C (cobeneficiarios). El presupuesto del proyecto podrá incluir los gastos realizados por las tres ciudades. La subvención se abonará a la ciudad A, que tendrá la responsabilidad de distribuir a las ciudades B y C sus partes respectivas. 6. Preparación de una buena solicitud Cómo presentar correctamente una solicitud? La Comisión recibe anualmente más de dos mil solicitudes de ayuda para actividades de hermanamiento. Para poder tratarlas todas en los plazos establecidos, sólo puede aceptar propuestas íntegras y completas. Page 7

8 Antes de presentar su solicitud, compruebe que: ha incluido una carta de presentación oficial de la solicitud; ha utilizado el formulario de solicitud correcto, de 2006, para conferencias, seminarios y campañas de información; ha completado íntegramente el formulario y ha facilitado toda la información solicitada; ha completado correcta e íntegramente el presupuesto detallado (parte V del formulario de solicitud); la declaración donde se indica la cantidad de la ayuda solicitada está fechada y firmada (parte VII del formulario de solicitud); el banco ha firmado y certificado la ficha de descripción financiera (detalles bancarios), que también deberá llevar la firma del solicitante; ha cumplimentado y firmado el formulario sobre la forma jurídica y adjuntado los documentos justificativos que se le piden; ha adjuntado una descripción detallada de las acciones propuestas: para los formatos de proyecto 1 y 2, un programa diario detallado de los acontecimientos con contenido educativo en el que se indiquen claramente los temas tratados y los conocimientos disponibles; para el formato de proyecto 3, un plan de acción que incluya el calendario de todos los acontecimientos/actividades del proyecto (y sus fases) y una descripción detallada de todas las acciones previstas. (!) No se aceptarán las solicitudes presentadas en un formulario incorrecto. (!) No se tendrán en cuenta los complementos de información enviados tras la conclusión del plazo. Compruebe también que satisface los criterios de admisibilidad: Para las conferencias: debe haber un mínimo de cincuenta participantes; los participantes deben representar a municipios de al menos dos países admitidos a participar en el programa, de los cuales al menos uno sea un Estado miembro de la UE; cada municipio participante debe estar ligado por un acuerdo de hermanamiento vigente o estar preparando oficialmente una cooperación de hermanamiento (que deberá concluirse en el plazo de dos años) con al menos otro municipio participante. Para los seminarios: debe haber un mínimo de veinte participantes. Page 8

9 Para las campañas informativas: las campañas informativas deben dirigirse a un mínimo de cincuenta municipios y abarcar al menos dos países admitidos a participar en el programa, de los cuales al menos uno sea un Estado miembro de la UE; debe cooperarse con al menos una organización asociada de cada país cubierto por la campaña informativa. 7. Cálculo de la subvención Cómo se calcula la subvención? El formulario de solicitud incluye un formulario de presupuesto (parte V del formulario de solicitud) que debe rellenar. Consiste en una hoja de resumen y una hoja de información detallada sobre los gastos. El presupuesto debe estar equilibrado: importe de los ingresos = importe de los gastos, teniendo en cuenta la subvención que ha solicitado a la Comisión. La subvención no podrá superar el 60 % de la estimación del gasto total admisible. El importe máximo de la subvención es de euros. El importe mínimo de la subvención es de euros. Instrucciones para completar los formularios: Gastos directos Si el proyecto engloba varias actividades (conferencias, visitas de estudio, exposiciones o publicaciones), especifique el coste de cada una de ellas. Indique el coste unitario y el coste total de cada partida de gasto. Unidad de coste = coste de un servicio por persona (por ejemplo, gastos de alojamiento por persona y por noche), o por unidad establecida (por ejemplo, gasto diario de alquiler de una sala de conferencias). Recuerde que los gastos de personal no podrán superar el 20 % del gasto directo total admisible. El presupuesto sólo puede incluir los gatos que vaya a realizar el beneficiario (o los cobeneficiarios). Por ejemplo, no puede incluir gastos de viaje que deban sufragar directamente los participantes y que no reembolse el beneficiario. Si tiene previsto subcontratar parte del proyecto, debe especificarlo en el formulario de solicitud (parte V, letra A, del formulario de solicitud). Los gastos de la parte subcontratada deben desglosarse también y Page 9

10 presentarse en las diferentes partidas presupuestarias (personal, viajes, acontecimientos, producción, etc.). Sólo puede incluir los gastos necesarios para la realización del proyecto. Gastos indirectos Los gastos de realización de la acción que no sean gastos directos del proyecto podrán incluirse en el presupuesto como gastos indirectos (gastos generales) a los que se asignará una cantidad a tanto alzado (no tiene que indicar gastos unitarios en el presupuesto ni adjuntar justificantes de estos gastos al informe final). La cantidad a tanto alzado no podrá superar el 7 % del total de los gastos directos subvencionables. No obstante, no podrá incluir los gastos indirectos en el presupuesto si su organización recibe una subvención de funcionamiento de la Comisión Europea. Ingresos: Indique lo siguiente en el presupuesto resumido: los derechos de participación; los recursos propios (participación del propio beneficiario en el proyecto); éstos deben constituir como mínimo el 5 % del presupuesto total; contribución de los socios del proyecto (organizaciones asociadas); contribuciones de otras fuentes, por ejemplo de instituciones nacionales, regionales o locales, patrocinadores, etc.; si tiene ingresos de esta índole, debe rellenar una hoja aparte con los detalles de cada organización cofinanciadora (parte VI del formulario de solicitud); la subvención de la Comisión: indique la cantidad de la subvención que solicita a la Comisión. 8. Selección de los proyectos Cómo se seleccionan los proyectos? Para cada fase, un comité compuesto de miembros de diferentes servicios de la Comisión, que puede estar asistido por expertos independientes, evalúa y clasifica las solicitudes. La evaluación se lleva a cabo teniendo en cuenta los criterios siguientes: - el contenido europeo del programa, en particular, su capacidad para implicar a los ciudadanos en la construcción de Europa; - el desarrollo de redes y la colaboración; Page 10

11 - el impacto previsto de la acción en el grupo o grupos destinatarios: intercambio de experiencia y buenas prácticas; - la visibilidad de la acción y su efecto multiplicador previsto (difusión de la información, publicidad, publicaciones, seguimiento, capacidad para dar a conocer la acción a diferentes niveles políticos); - la relación coste-eficacia de la acción. Las subvenciones se concederán teniendo en cuenta los recursos financieros disponibles y la clasificación cualitativa de los proyectos. Cómo presentar un buen proyecto Su proyecto se evaluará a partir de la información que facilite en la solicitud. En consecuencia, es fundamental que la documentación sea clara y completa e incluya un programa de actividades detallado, bien estructurado e informativo. Algunas sugerencias: Para las conferencias: prepare una presentación clara y detallada del programa de la conferencia; utilice varios métodos de aplicación del programa (conferencias, debates, coloquios o talleres); resalte el valor informativo y pedagógico del contenido del programa; debata las políticas europeas y su aplicación a escala local, así como la construcción y el futuro de la Unión Europea; prepare una acción que fomente el debate y el intercambio de experiencia entre las ciudades participantes; invite a expertos locales (como consultores o como participantes) especializados en los ámbitos temáticos elegidos para su conferencia. Para los seminarios: prepare sesiones de formación para los responsables de hermanamientos que les ayuden a adquirir las competencias y los conocimientos necesarios para promover activamente proyectos de hermanamiento con un contenido europeo de alta calidad. Para las campañas de información: diríjase a una audiencia amplia pero bien definida; intente obtener una cobertura mediática para difundir el mensaje; intercambie información sobre tipos de campañas similares con organizaciones de otros Estados miembros de la UE. Page 11

12 9. Presentación de la solicitud en el plazo establecido Cuándo debe presentarse la solicitud? La presente convocatoria se dirige a proyectos que empiecen entre el 15 de abril de 2006 y el 31 de diciembre de Se divide en dos fases. Los plazos de presentación de las solicitudes de subvención son los siguientes: Primera fase: hasta el 17 de octubre de 2005, para las acciones que empiecen entre el 15 de abril y el 31 de agosto de Segunda fase: hasta el 1 de marzo de 2006, para las acciones que empiecen entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre de (!) No se tendrán en cuenta las solicitudes presentadas fuera de plazo (de acuerdo con la fecha del matasellos de correos). Deberán enviarse por correo a la dirección que figura a continuación, para lo que se tomará en consideración la fecha de su expedición, de lo que dará fe el matasellos de correos, o bien el resguardo de envío certificado expedido por los servicios de correos. Comisión Europea Dirección General de Educación y Cultura Town Twinning/ Jumelages/ Städtepartnerschaften DG EAC n 24/05 Applications VM-2 MAIL OFFICE B-1049 Bruxelles Bélgica (Por motivos de seguridad, las solicitudes presentadas en mano o a través de un servicio de mensajería privado sólo podrán entregarse en el servicio central de correo de la Comisión Europea [Rue de Genève 1, B-1140 Evere]; el sobre deberá llevar la mención «Town Twinning/ Jumelages/ Städtepartnerschaften ; DG EAC n 24/05 Applications ; VM-2 MAIL OFFICE». En caso de entrega en mano, la fecha de presentación será la fecha de recepción; en caso de entrega por servicio de mensajería, la fecha de presentación será la fecha de recepción por el servicio de correo.) 10. Necesita información adicional? A quién puedo dirigirme si tengo una duda al preparar la solicitud? Dirección del sitio web: Nuestra unidad tiene un número específico, el (32-2) , en el que puede solicitar ayuda. Esta línea está abierta de martes a jueves de a Page 12