FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETO CARRIZOSA FERRERO DU & URIA - FEPIC MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
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- Guillermo Padilla Giménez
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1 FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETO CARRIZOSA FERRERO DU & URIA - FEPIC MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS El FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETO CARRIZOSA FERRERO DU & URIA FEPIC, garantiza la puntual aplicación de la normatividad vigente y en especial garantiza la protección de los derechos relativos a habeas data, privacidad, intimidad, buen nombre e imagen; en tal propósito, todas las actuaciones que sean desplegadas por el Fondo a través de sus organismos de dirección, administración, control y representación se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia. A todas las personas con quienes interactúe el Fondo en desarrollo de su objeto social, les asistirá de manera amplia y plena el derecho a conocer, actualizar y/o rectificar la información que es entregada para el cumplimiento de los fines sociales. MARCO LEGAL. Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010 Sentencias de la Corte Constitucional Colombiana 1011 de 2008, y C -748 del 2011; DEFINICIONES. De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral; en especial se tomará en cuenta principios y postulados que rigen en los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. DATOS PERSONALES: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
2 TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. PRINCIPIOS ESPECIFICOS El FONDO DE EMPLEADOS, aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales: a) Principio de Legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos. b) Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo pueden llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial que releve el consentimiento. c) Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETO CARRIZOSA FERRERO DU & URIA, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe ser informada al respectivo titular de los datos personales. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e) Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETO CARRIZOSA FERRERO DU & URIA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad. f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación del Fondo será de medio. g) Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su alteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
3 h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en la Bases de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización; b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. d) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
4 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad el Fondo se limitara a solicitar aquellos datos personales que son estrictamente pertinentes y adecuados para la finalidad con que son recolectados, igualmente no hará uso de medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
5 DEBERES DEL FONDO COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Cuando el Fondo actúe como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados. k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
6 DEBERES DE LOS FUNCIONARIOS DESIGANDOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION a) Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley. d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. g) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley. h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7 POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION. FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, como responsable de tratamiento de la información velara por que el encargado de cabal cumpliento a las mismas, las políticas de tratamiento de la información;deberá constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los titulares, dichas políticas deben incluir por lo menos la siguiente información: 1. Nombre, razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA. 2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante aviso de privacidad. 3. Derechos que le asisten como titular. 4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas, y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, y suprimir el dato y revocar la autorización. 5. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, y suprimir el dato y revocar la autorización. 6. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y periodo de vigencia de la base de datos. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte del FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. MEDIO Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
8 PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones pendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. ALCANCE Y CONTENIDO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: a) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento. b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. c) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información. PRERROGATIVAS Y DEMÁS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: a) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente al FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, en su condición de responsable del tratamiento. b) Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada al FONDO DE
9 EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, en su condición de Responsable del Tratamiento. c) A recibir información por parte del FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento. e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. DEBERES DEL FONDO DE EMPLEADOS EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO: El FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea. CONSULTAS: Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
10 El FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA habilita el correo electrónico y la página web donde se podrán hacer consultas, presentar quejas y/o reclamos sobre el tratamiento de datos personales. Con respecto a la atención de solicitudes de consultas de datos personales el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, garantiza: a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes. b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad. c) Utilizar los servicios que tiene en operación. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento. El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al personal del FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por: - El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse. - Su representante, previa acreditación de la representación, cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar, y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información: - El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. - Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
11 - La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. El FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: - En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. - El FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. - El FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar al FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: - Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. - Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. - Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA. Es importante
12 tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: - El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. - La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. - Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, deba dejar de tratar por completo los datos del titular, la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DEL FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA. Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, la totalidad de su información puede ser
13 transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir Información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. El FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DEL FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA. El FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, designa a la gerencia, para cumplir con la función de protección de datos personales, la cual dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales. Para todos los efectos relacionados con la normatividad vigente sobre datos personales y la presente política de uso de datos personales, el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, designa a la gerencia, como responsable de la adopción e implementación las obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales. VIGENCIA. El presente manual rige a partir del 27 de Enero de2016 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas del FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA.
14 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, de de 2017 NOMBRE DEL ASOCIADO: DOCUMENTO DE IDENTIDAD: CORREO ELECTRÓNICO: DIRECCIÓN: Los datos personales que el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, solicita tienen como finalidad: Mantener canales efectivos de comunicación para informar los servicios que prestan, las alianzas que establecen y en particular para facilitar el acceso general a la información de los planes y programas que ejecutan en cumplimiento de su objeto social. Proveer e informar de los servicios de ahorro y crédito; cumplir a obligaciones y conceder derechos establecidos en el estatuto y en las reglamentaciones internas. Informar sobre cambios en los servicios, evaluar la calidad del servicio y realizar estudios internos. Realizar gestión de cobranza propia de la actividad misional. Emprender actividades asociativas, culturales, de salud, recreativas, deportivas y sociales. Ejecutar la gestión contable, fiscal y administrativa. De conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente, los datos de carácter personal que se obtengan para la prestación de servicios o la relación vinculante con el FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, serán recogidos en una base de datos con la finalidad arriba señalada y por un plazo contado desde hasta dicha base de datos se conserva y administra bajo responsabilidad del FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, o los terceros que para tal fin se designen. Con la presente aceptación, se autoriza expresamente el tratamiento de datos para las finalidades mencionadas y se reconoce que los datos suministrados en la solicitud son ciertos y que no ha sido omitida o alterada ninguna información, quedando informado que la falsedad u omisión de algún dato supondrá la imposibilidad de prestar correctamente el servicio. En señal de aceptación de lo anterior consiento y autorizo que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en la presente autorización. FIRMA ASOCIADO
15 ANEXO 2 AVISO DE PRIVACIDAD FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA con domicilio en la ciudad de Bogotá, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales: Dirección oficina: Cra 9 No Oficina 105. Correo electrónico: fondodeempleadosco@ppulegal.com. Teléfono: Ext Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades: Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros, servicios, y demás actividades relacionadas con las funciones propias de FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA como instancia de representación de los asociados, así como las demás instituciones que tengan una relación directa o indirecta, y para facilitarle el acceso general a la información de éstos; proveer nuestros servicios. Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos o que tenga FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros asociados, contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados. Informar sobre cambios de los servicios de FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA. Evaluar la calidad del servicio. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos por FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, se le informa a los titulares de información que pueden consultar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos Personales de FONDO DE EMPLEADOS DE PHILIPPI PRIETOCARRIZOSA FERRERO DU & URIA, que contiene las políticas para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, enviando correo electrónico a fondodeempleadosco@ppulegal.com.
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