b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

Transcripción

1 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. 1. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES La política de tratamiento de datos personales, ha sido desarrollada teniendo en cuenta lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 del año 2012 de Protección de datos personales y su desarrollo reglamentario, el cual será aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales objeto de tratamiento por PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. Cumpliendo con los requerimientos recogidos en la Ley Estatutaria de Protección de Datos LEPD relacionados con la solicitud de la autorización en el tratamiento de los datos, todo aquel titular que facilite información relativa a sus datos personales, mediante la aceptación de la presente política, está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A., en los términos y condiciones recogidos en la misma. 2. OBJETIVO Presentar las políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley de protección de datos personales aplicable, y para la atención de consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales sobre los que PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. realiza tratamiento. 3. ALCANCE Este documento, se aplicará a todo Tratamiento de Datos Personales en el territorio colombiano y desarrollado por PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A., sus empleados y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. acuerde en todo o en parte, la realización de cualquier actividad contractual o relacionada con el Tratamiento de Datos Personales de los cuales PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. es Responsable. 4. DEFINICIONES Con el objeto de facilitar la lectura y comprensión de la presente política de tratamiento, a continuación se enumeran las definiciones que trae el Art. 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

2 c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. h) Datopúblico: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. i) Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan a la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. j) Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. k) Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 5. RESPONSABLE DE TRATAMIENTO El responsable del tratamiento de las bases de datos es PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A., cuyos datos de contacto son:

3 Dirección física: Carrera 68 B # de Bogotá Correo electrónico: juridica@empacor.com Atención telefónica: NOTA: Para efectos de la definición de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de acuerdo con la ley 1581 de 2012, las personas que sean designadas por la gerencia de la compañía para ser encargadas del tratamiento de los datos personales, darán cumplimiento no sólo a la citada Ley, sino a lo previsto en la presente política y figurarán como encargados en el Registro Nacional de Bases de Datos. 6. HABEAS DATA Los derechos que trae la Ley Estatutaria de Protección de Datos son considerados de carácter personal, es decir, solo podrán ser ejercidos por las siguientes personas: - Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. (Responsable de los datos). - Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. - Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamientos. - Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. 7. DERECHO DE ACCESO 7.1. CONSULTA Es el derecho del titular a obtener información sobre sus propios datos que están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que se esté realizando, el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o que se prevean realizar respecto de los mismos EJERCICIO El titular de los datos personales objeto de tratamiento por parte de PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. puede ejercer los derechos de consulta y reclamo sobre sus datos, mediante escrito dirigido a PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. en la siguiente dirección: Carrera 68 B No o al correo electrónico: juridica@empacor.com

4 La solicitud o comunicación dirigida a PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. deberá contener las siguientes previsiones: - Nombre y apellidos del titular, - Fotocopia del CC del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación, - Petición en que se concreta la solicitud (consulta/acceso), - Dirección a efecto de notificaciones, fecha y firma del solicitante, - Documentos acreditativos de la petición que se formula, en su caso ATENCIÓN Una vez recibida la solicitud, PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de 10 (diez) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la SIC (Superintendencia de Industria y Comercio) una vez haya agotado el trámite de reclamo QUEJAS Y RECLAMOS Se entiende por: - Reclamo de corrección: el derecho del titular a que se modifiquen aquellos datos que resulten ser inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. - Reclamo de supresión: el derecho del titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. - Reclamo de revocación: el derecho del titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales. - Reclamo de infracción: el derecho a solicitar que se proceda a la subsanación del incumplimiento de la normativa en materia de protección de datos ATENCIÓN

5 Una vez recibida la solicitud, PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. resolverá la petición del reclamo, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados desde la recepción de la solicitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso de que el reclamo resultara incompleto, PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. requerirá al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular. Una vez recibido el reclamo completo, PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. incluirá en la base de datos una leyenda que diga reclamo en trámite y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de reclamo. 8. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A., teniendo en cuenta el principio de seguridad regulado por la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales, ha implementado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por otra parte PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A., a través de la suscripción de los contratos, solicita a los encargados del tratamiento (proveedores) con los que trabaje, la implementación de las medidas de seguridad requeridas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales. 9. EVENTOS DE RIESGO En caso que surjan eventos en los cuales se generen riegos sobre la información que PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. tiene en sus bases de datos, bien sean manuales o digitales, PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. tomará las medidas que sean necesarias para proteger los datos de los titulares, e informará a los mismos no sólo

6 acerca de las medidas tomadas, sino que les solicitará que se pronuncien acerca de las mismas y sobre si desean que PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. tome alguna medida adicional. 10. REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO DE BASES DE DATOS PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. realizará los registros de las bases de datos, tanto manuales como digitales, con las que cuente, y procederá a la actualización del registro en caso que haya alguna modificación en la información que solicita la Superintendencia de Sociedades en el Sistema de Registro de Bases de Datos, y llevará un récord de tales registros y actualizaciones, dando cumplimiento a las leyes pertinentes. 11. VIGENCIA Los Datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de PRODUCTORA DE PAPEL Y CAJAS DE CARTON S.A. durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados.