CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SIBILIA DEPARTAMENTO DE QUETZALTENANGO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 GUATEMALA, MAYO DE 2016

2 Guatemala, 23 de mayo de 2016 Señor Juan Francisco de León Arreaga Alcalde Municipal Municipalidad de Sibilia Departamento de Quetzaltenango Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Publico y en cumplimiento de lo regulado en la literal "k" del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fuera otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los auditores gubernamentales; que oportunamente fueron nombrados para el efecto y, quienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

3 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SIBILIA DEPARTAMENTO DE QUETZALTENANGO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 GUATEMALA, MAYO DE 2016

4 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera 4.2 Área Técnica 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad 5.3 Estados Financieros Balance General

5 5.3.2 Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Notas a los Estados Financieros 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Control Interno Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables 7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO 9. COMISIÓN DE AUDITORÍA INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1) Misión (Anexo 2) Estructura Orgánica (Anexo 3) Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4) Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5) Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) Nombramiento Forma Única de Estadística Formulario SR1 Anexo del Especialista

6 Guatemala, 23 de mayo de 2016 Señor Juan Francisco de León Arreaga Alcalde Municipal Municipalidad de Sibilia Departamento de Quetzaltenango Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los) Nombramiento (s) No. (s) DAM de fecha 17 de noviembre de 2015, he (hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad de Sibilia, del Departamento de Quetzaltenango, con el objetivo de evaluar la información financiera y presupuestaria contenida en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria de Ingresos y Egresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal Nuestro examen incluyó la evaluación de la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado, se detectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Falta de control interno Deficiencia en archivo de documentos

7 HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Incumplimiento a la ley de presupuesto Bienes de almacén entregados sin cumplir requisitos establecidos Cheques sin impresión de leyenda No Negociable Deficiencia en el uso y control de combustible Falta de presentación de la aprobación de modificaciones y transferencias presupuestarias Incumplimiento de traslado de rentas consignadas Deficiencia del control en formulacion de estructuras presupuestarias No se actualiza el Plan Operativo Anual Órdenes de compra emitidas con fecha posterior a facturas Ingresos no depositados en forma íntegra e intacta Falta de publicación de los eventos en el portal de Guatecompras Fraccionamiento en la adquisición de bienes y/o servicios Deficiencias en libro de inventarios Cuenta de Balance General no refleja saldo razonable Deficiente documentación de respaldo Falta de seguimiento a recomendaciones de auditoría interna La Comisión de Auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Licda. Gisella Mariel Santiago Merida (Coordinador) y Lic. Jorge Martin Gonzalez Gonzalez (Supervisor). El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en detalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente,

8 ÁREA FINANCIERA Licda. GISELLA MARIEL SANTIAGO MERIDA Coordinador Gubernamental Lic. JORGE MARTIN GONZALEZ GONZALEZ Supervisor Gubernamental

9 Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del Derecho Público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República de Guatemala, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

10 Contraloría General de Cuentas 2 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. El Acuerdo Gubernativo Número , Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y Normas Internacionales de Auditoría. Nombramiento DAM de fecha 17 de noviembre de OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la información financiera y presupuestaria contenida en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria de Ingresos y Egresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal Específicos Verificar los saldos de las cuentas del Balance General, que por la materialidad y naturaleza sean significativos. Verificar los Ingresos y Gastos revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el Presupuesto de Ingresos y Egresos se haya ejecutado atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia. Evaluar el adecuado cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y otros aspectos legales aplicables. Evaluar la estructura de control interno, establecida en la entidad. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables.

11 Contraloría General de Cuentas 3 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que las rigen. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la revisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y, de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe a continuación: Del Balance General las cuentas siguientes: Bancos y Gastos de Personal a Pagar. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Transferencias Corrientes del Sector Publico. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Impuestos Indirectos y Transferencias Corrientes del Sector Público de la Administración Central. Y del área de egresos: Remuneraciones y Bienes y Servicios. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 13 Desarrollo Urbano y Rural y 14 Red Vial, considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes: 00 Servicios Personales, 01 Servicios no Personales, 02 Materiales y Suministros y 03 Propiedad Planta y Equipo e Intangibles.

12 Contraloría General de Cuentas 4 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. 4.2 Área Técnica De conformidad con el Acuerdo A de fecha 26 de febrero de 2013, de la Contraloría General de Cuentas, se trasladó solicitud a la Dirección de Infraestructura Pública, mediante oficio No. PROV-DAM de fecha 28 de abril de 2016, para auditar los proyectos detallados en listado adjunto a la misma, quienes rendirán informe por separado. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVO Bancos Al 31 de diciembre de 2015, la Cuenta 1112 Bancos, presenta disponibilidades por un valor de Q431,787.88; integrada por 2 cuentas bancarias como se resume a continuación: Cuenta No a nombre de Cuenta Única del Tesoro Municipalidad de Sibilia, y Cuenta No a nombres de Cuenta Única del Tesoro Municipalidad de Sibilia, abiertas en el Sistema Bancario Nacional. Especificamente en el Banco de Desarrollo Rural, S.A. BANRURAL. Se realizó confirmación numérica del saldo de caja con base en los registros del PGRIT 1 y PGRIT 2 comparaciones entre tesorería y contabilidad con base a saldo según auxiliares de cuentas y saldo PGRIT 2 ; conciliaciones bancarias en base a saldo de bancos (estados de cuentas) y registros contables del libro de bancos de la municipalidad. Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los

13 Contraloría General de Cuentas 5 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) bancos al 31 de diciembre de Ver Hallazgos No. 10 y 14 de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables. PASIVO Al 31 de diciembre de 2015, la cuenta 2113, presenta un saldo de Q524,299.87; en concepto de Retenciones a Pagar, distribuida de la siguiente manera: Retenciones a Pagar Monto Q. 118 Plan de Prestaciones del Empleado Municipal 11, Cuota Laboral IGSS 96, Prima de Fianza 7, ISR Sobre Dietas 84, Sueldos x Pagar TOTAL Ver Hallazgo No.6 de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos Transferencias corrientes del Sector Público Las transferencias corrientes del sector público recaudadas y registradas al 31 de diciembre de 2015, ascienden a la cantidad de Q2,000, Gastos Remuneraciones Las Remuneraciones del Ejercicio 2015 ascienden a la cantidad de Q1,728, Bienes y Servicios Los Bienes y Servicios durante el ejercicio 2015 fueron de Q566,

14 Contraloría General de Cuentas 6 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2015, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 11 de diciembre de 2014, según Acta No Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2015, asciende a la cantidad de Q13,443,825.00; el cual tuvo una ampliación de Q8,369,782.96, para un presupuesto vigente de Q21,813,607.96; percibiendose la cantidad de Q15,504, (71.07% en relación al presupuesto vigente), en las diferentes Clases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidad de Q45,928.00; 11 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q85,884.00; 13 Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública, la cantidad de Q26,350.00; 14 Ingresos de Operación, la cantidad de Q278,303.50; 15 Rentas de la Propiedad Q23,940.75; 16 Trasferencias Corrientes, la cantidad de Q2,000,616.30; y 17 Transferencias de Capital, la cantidad de Q13,043,294.03; las Transferencias de Capital es la más significativa, en virtud que representa un 84.13% del total de ingresos percibidos. Según el alcance de la auditoría, en la Clase 16 Transferencias Corrientes se verificaron los aportes constitucionales de funcionamiento y del Impuesto al Valor Agregado (IVA-PAZ). Clase 17 Transferencias de Capital, se verificaron los aportes constitucionales del Impuesto al Valor Agregado (IVA-PAZ). según las formas 7B "Ingresos Varios" del Período El aporte de la Asignación Constitucional y de las asignaciones de leyes específicas correspondientes al mes de diciembre de 2015 fueron acreditadas por el Ministerio de Finanzas Públicas durante el mes de enero del año 2016, por un monto de Q928,882.75; según registros del Sistema de Contabilidad Integrada para Gobiernos Locales SICOIN GL. Dicho aporte no fue evaluado por la comisión de auditoría, derivado que no estaba al alcance de la misma. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2015, asciende a la cantidad de Q13,443,825.00; el cual tuvo una ampliación de Q8,369,782.96; para un presupuesto vigente de Q21,813,607.96; ejecutándose la cantidad de Q15,501, (71.06% en relación al presupuesto vigente) a través de los programas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q2,412,990.47; 11 Salud y Medio Ambiente, la cantidad de Q1,743,389.80; 12 Gestión a la Educación, la cantidad de Q991,210.72; 13 Desarrollo Urbano y

15 Contraloría General de Cuentas 7 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Rural, la cantidad de Q3,408,334.22; y 14 Red Vial, la cantidad de Q6,945,392.31; de los cuales el programa 14 es el más importante con respecto al total ejecutado, en virtud que representa un 45% del mismo. Programa 01 Actividades Centrales se revisaron los sub programas Alcaldía y Concejo Municipal, Administración Financiera Integrada Municipal y Dirección de Planificación Municipal, los renglones presupuestarios, 062 Dietas para Cargos Representativos, 011 Personal Permanente, 022 Personal por Contrato. Programa 13 Desarrollo Urbano Y Rural se revisaron los documentos de los proyectos siguientes: Ampliación Parque Central del Municipio de Sibilia y Construcción Mercado Municipal Sibilia. Programa 14 Red Vial, se revisaron los documentos de los proyectos siguientes: Mejoramiento Camino Rural Aldea Chuicabal sector Almira, Sibilia, Construcción Puente Vehicular Barrio la Libertad Sibilia y Mejoramiento Camino Aldea el Rincón, Sibilia Fase II. Después de lo anterior, se hace saber que la auditoría financiera y presupuestaria practicada del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015 en la Municipalidad de Sibilia, del Departamento de Quetzaltenango, se realizo a través de una muestra técnicamente elaborada. La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2015, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal según Acta No de fecha 30 de enero de Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, no fue actualizado con las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto. Ver Hallazgo No. 8 de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y fue trasladado a la Contraloría General de Cuentas.

16 Contraloría General de Cuentas 8 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Convenios La Municipalidad de Sibilia, Quetzaltenango, reportó que al 31 de diciembre 2015, no tiene convenios vigentes Donaciones La Municipalidad de Sibilia, Quetzaltenango reportó que durante el ejercicio 2015, no recibió donaciones Préstamos La Municipalidad de Sibilia, Quetzaltenango, reportó que durante el ejercicio 2015, no solicito préstamos Transferencias La Municipalidad no reportó transferencias o traslados de fondos a diversas entidades u organismos Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad La municipalidad de Sibilia, del Departamento de Quetzaltenango, utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada para Gobiernos Locales SICOIN GL y Sistema de Servicios de Gobiernos Locales SERVICIOS GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, adjudicando 19 concursos, finalizados 19 anulados 0 y finalizados desiertos 0, según reporte de Guatecompras generado al 31 de diciembre de No. NOG DESCRIPCIÓN MONTO MODALIDAD ESTATUS Ampliación Parque Central Municipio de Sibilia Construcción Mercado Municipal de Sibilia Construcción Puente Vehicular Barrio la Libertad, Sibilia Mejoramiento Camino Rural Aldea Chuicabal Sector Altamira, Sibilia Mejoramiento Camino Aldea el Rincón, Sibilia Fase II Mejoramiento Calle Barrio el Progreso Sector los de León Sibilia 718, Contrato Finalizado 1,350, Contrato Finalizado 493, Contrato Finalizado 753, Contrato Finalizado 1,103, Contrato Finalizado 1,002, Contrato Finalizado

17 Contraloría General de Cuentas 9 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SINIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.

18 Contraloría General de Cuentas 10 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 5.3 Estados Financieros Balance General

19 Contraloría General de Cuentas 11 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Estado de Resultados

20 Contraloría General de Cuentas 12 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

21 Contraloría General de Cuentas 13 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Notas a los Estados Financieros

22 Contraloría General de Cuentas 14 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

23 Contraloría General de Cuentas 15 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

24 Contraloría General de Cuentas 16 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

25 Contraloría General de Cuentas 17 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

26 Contraloría General de Cuentas 18 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

27 Contraloría General de Cuentas 19 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

28 Contraloría General de Cuentas 20 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

29 Contraloría General de Cuentas 21 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de control interno Condición Al efectuar la evaluación de los documentos de egresos, en el periodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 según la muestra seleccionada del programa 01 actividades centrales, grupo 0 se observó que al final de las planillas carecen de firmas del Director de Administración Financiera Integrada Municipal y en las facturas de los renglones del grupo 100, Así mismo, en el archivo de la documentación mensual de los egresos no existe Acuerdo Municipal, Cur Presupuestario, a las Ordenes de Compras les falta firma del Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Encargado de Compras. Criterio El Acuerdo No de fecha 08 de julio de 2003, del jefe de la Contraloría General de Cuentas, que aprueba las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1 numeral 1.2 Estructura de Control Interno, establece: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada dependencia diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales.. Norma 2.4 Autorización y Registro de Operaciones indica: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro y custodia y control oportuno de las operaciones. Norma 2.6 Documentos de Respaldo: Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera que sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. Causa El Director de Administración Financiera Integrada Municipal no aplicó los controles adecuados que deben seguirse, para que los documentos cumplan con los requisitos necesarios que sustenten las erogaciones.

30 Contraloría General de Cuentas 22 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Efecto La falta de controles en los documentos de soporte, pone en riesgo, la confiabilidad de los registros contables y financieros. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AFIM, a efecto de establecer un control interno adecuado, para que todas las planillas y facturas que amparen los gastos, cumplan con la documentación necesaria de respaldo y las firmas de las personas que intervienen en la elaboración, autorización y revisión. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del oficio No. 12 wdjo-dafim-2016 de fecha 22 de abril de 2016, Wuilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, manifiesta: el responsable no presentó pruebas de descargo al respecto. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo derivado que el responsable no emitio comentario, respecto de la deficiencia establecida. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 1, Total Q. 1, Hallazgo No. 2 Deficiencia en archivo de documentos Condición En la evaluación de los expedientes de obras por contrato, se determinó que existen deficiencias, ya que en los expedientes de los proyectos que se describen en el siguiente cuadro, no se encontró archivado el acta de nombramiento de la Junta de recepción, documentos de las empresas participantes, documentos de soporte de los pagos realizados, dentro de los expedientes evaluados.

31 Contraloría General de Cuentas 23 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) No. Nombre del Proyecto No. Contrato 1 Ampliación Parque central Sibilia, Quetzaltenango. 2 Construcción Mercado Municipal, Sibilia, Quetzaltenango. TOTAL Documentos faltantes No se encontró archivada el acta de nombramiento de la comisión receptora, no se encuentran dentro del expediente los documentos de pago y los documentos de las empresas participantes No se encontró archivada el acta de nombramiento de la comisión de recepción, no se encuentran dentro del expediente los documentos de los pagos realizados. Monto Q. Q718, Q1,349, Q2,067, Criterio El Acuerdo Interno No , del Jefe de Contraloría General de Cuentas de fecha 8 de julio de 2003, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral 2.6, establece: DOCUMENTOS DE RESPALDO. Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. Causa Falta de observancia a la normativa vigente por parte del Directora de Planificación Municipal, en el sentido de no conformar adecuadamente los expedientes de obra, con todos los requisitos técnicos y legales, de tal manera que permita tener un expediente desde la solicitud de la obra, aprobación, planificación, ejecución hasta la finalización de la misma. Efecto Deficiente control en la ejecución física y financiera de los proyectos ejecutados

32 Contraloría General de Cuentas 24 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) por la municipalidad y riesgo de carecer de documentación completa de soporte en los expedientes de las obras municipales. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Planificación Municipal, para que todos los expedientes de obras cuenten con la documentación necesaria y suficiente, de tal manera que evidencie la ejecución de cada proyecto, en cumplimiento a los procedimientos de control interno, establecidos en la legislación correspondiente. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del oficio s/n de fecha 25 de abril de 2016, Arlendy Surelmy Cifuentes Barrios, Directora Municipal de Planificación, de Sibilia, Quetzaltenango, manifiesta: De la misma manera se hace mención del Hallazgo No 2, Deficiencia en Archivos de Documentos, se determino que existen deficiencias, ya que en los expedientes evaluados de los Proyectos: Ampliación Parque Central Sibilia Quetzaltenango y Construcciòn Mercado Municipal Sibilia Quetzaltenango, no se encontraron archivados el acta de nombramiento de la junta de recepción, documentos de las empresas participante, documentos de soportes de los pagos realizados.- Se manifiesta que por el volumen de la documentación que requiere cada uno de los expedientes no pueden realizarse un solo paquete por lo que se realizan dos expedientes del mismo proyecto, uno de ellos en donde lleva toda la documentación de la planificación, adjudicación y contratación y otro en donde se adjunta toda la documentación de las empresas oferentes, por lo que se pone a la vista la documentación correspondiente de los expedientes relacionados que obra en esta dependencia." Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, derivado que cuando se evaluaron los expedientes, mencionados en la condición este hallazgo, no se tuvo a la vista la documentación completa de los proyectos, y que al mismo tiempo no se encontraban ordenados, los mismos al momento de la revisión. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTORA MUNICIPAL DE PLANIFICACION ARLENDY SURELMY CIFUENTES BARRIOS

33 Contraloría General de Cuentas 25 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Total Q HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Incumplimiento a la ley de presupuesto Condición Al Revisar las Dietas para Cargos Representativos, se determinó que en el acta número 01/2015 de fecha 08 de enero de dos mil quince se fijó el monto de Q a pagar por asistencia a cada sesión, a los miembros del Concejo y Secretario Municipal. Este oficio no fue enviado al Ministerio de Finanzas Públicas. Criterio El Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 78 establece: Dietas. Las retribuciones que el Estado y sus Entidades descentralizadas y autónomas paguen a sus servidores públicos en concepto de dietas por formar parte de juntas directivas, consejos directivos, cuerpos consultivos, comisiones, comités asesores y otros de similar naturaleza, no se consideran como salarios y, por lo tanto, no se entenderá que dichos servidores desempeñan por ello más de un cargo público. La fijación de dietas debe autorizarse por Acuerdo Gubernativo, previo dictamen favorable del Ministerio de Finanzas Públicas. Se exceptúan de esta disposición, las entidades que la Ley les otorga plena autonomía, que se rigen por sus propias normas, debiendo informar al Ministerio de Finanzas Públicas dicha Fijación. Causa El Secretario Municipal no informó, al Ministerio de Finanzas Públicas, sobre la fijación de dietas a los miembros del Concejo y Secretario Municipal, para el período Efecto Incumplimiento a la normativa legal, relacionada con informar al Ministerio de Finanzas Públicas. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Secretario Municipal, para que proceda a informar al Ministerio de Finanzas Públicas el monto de las dietas del

34 Contraloría General de Cuentas 26 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) período Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del memorial de fecha 25 de abril de 2016, el señor Henry Mandolfo López Jerez, Secretario Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, manifiesta: Con relación al hallazgo numero 1 Incumplimiento a la ley de presupuesto, solicito que se desvanezca. Por lo que le expongo: Que la Constitución Política de la República de Guatemala, establece la Autonomía Municipal en su artículo 256, en su inciso b) obtener y disponer de sus recursos; y el artículo 3 del Código Municipal, establece que en base a la Constitución Política de la República de Guatemala, en donde indica que el concejo Municipal existe para gobierno Municipal y administración de sus recursos patrimoniales; por lo que creo que el Ministerio de Finanzas Publicas no debe intervenir por la autonomía municipal y además el sistema SICOIN GL es una dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas y todos los pagos se hacen desde el sistema por lo que se concluye que si tienen conocimiento sobre las dietas que se pagan en esta institución. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, derivado que el responsable en su comentario, confirma que efectivamente no envió el oficio de notificación de la modificación de los montos de las dietas al Ministerio de Finanzas Públicas, y si bien es cierto la Municipalidad goza de autonomía, siempre tiene que estar informando, por mandato legal a las instituciones de sus actividades financieras administrativas. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales SECRETARIO MUNICIPAL HENRY MANDOLFO LOPEZ JEREZ 1, Total Q. 1, Hallazgo No. 2 Bienes de almacén entregados sin cumplir requisitos establecidos Condición En la municipalidad de Sibilia, Departamento de Quetzaltenango al evaluar el área de almacén se estableció que existe deficiencias en el ingreso y entrega de

35 Contraloría General de Cuentas 27 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) materiales, bienes y útiles de oficina, los que se detallan a continuación: a) No cumplen con tener bajo custodia del guardalmacén los materiales, bienes y útiles de oficina y b) que no utilizan las formas oficiales 1H de ingreso y egreso de los materiales. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM versión III 10 Almacén; establece: Almacén es el Espacio Físico en el cual se almacenan y se encuentran bajo custodia; materiales, útiles, de escritorio equipo, vehículos, maquinaria, mobiliario y equipo y otros bienes de consumo, que por su naturaleza, tienen que ser objeto de control y resguardo. El Almacén Municipal debe contar con un Encargado, quien será responsable de la custodia y control de los bienes. El uso o manejo del almacén e inventario se inicia a partir de la adquisición, compra, donación de bienes muebles inventariables y bienes fungibles. Causa El Alcalde Municipal y Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no han establecido los procedimientos adecuados para el ingreso y entrega de materiales, bienes y útiles de oficina. Efecto Que los materiales y útiles de oficina, que la municipalidad adquiera puedan extraviarse y utilizarse para beneficiar a terceras personas. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, y este a su vez al encargado de almacén para establecer los controles adecuados de entradas y salidas de materiales y útiles de oficina, que serán utilizados por en los empleados y en los proyectos, y tramitar la autorización de las formas oficiales para su ingreso y egreso. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del memorial de fecha 25 de abril de 2016 y el Oficio No. 12-wdjo-DAFIM de fecha 22 de abril de 2016,los señores Juan Francisco de León Arreaga, Alcalde Municipal y Wuilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, manifiestan: Con relación al hallazgo No. 2 Bienes de almacén entregado sin cumplir requisitos establecidos, solicito que se desvanezca de conformidad con los argumentos y pruebas que le

36 Contraloría General de Cuentas 28 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) adjunto. Por lo que le expongo: Que en esta Municipalidad de Sibilia existe un lugar adecuado y con las medidas de protección idóneas para proteger los materiales y bienes que constituyen el Almacén Municipal, por lo que le adjunto las fotografías correspondientes, con relación a los útiles de oficina se van entregando a las dependencias de esta municipalidad conforme al requerimiento que las mismas se efectúan y además el volumen de trabajo que se realiza es considerable ya que la municipalidad de Sibilia como las demás municipalidad de nuestro país utilizan los sistemas implementados por el gobierno central, lo que disminuye el uso desmedido de útiles de oficina, no obstante se le adjunta copia de los conocimientos donde se entregan los útiles relacionados a las dependencias que funcionan en esta municipalidad, se le indica que en esta Municipalidad no se utilizan las formas oficiales 1H de ingreso y egreso de materiales, pero se tiene en existencia tarjetas CARDEX autorizadas por la Contraloría General de Cuentas delegación Quetzaltenango, donde se controla detalladamente el ingreso y egreso del Almacén Municipal, y por último todo lo expuesto, es función y documentos que están en poder del señor Genry Leonel calderón Gramajo, Encargado del Almacén Municipal y Trabajador Municipal. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo derivado, que los responsables en sus comentarios confirman que no se utilizan las formas oficiales 1H, y que efectivamente no se tuvo a la vista por esta comisión de Auditoria, la documentación presentada, al momento de evaluar el área de bodega. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JUAN FRANCISCO DE LEON ARREAGA 4, DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 4, Total Q. 9, Hallazgo No. 3 Cheques sin impresión de leyenda No Negociable Condición En la al evaluar el área de Caja y Bancos, se estableció que el Director de Administración Financiera Integral Municipal emito cheques para el pago de gastos de funcionamiento e inversión, los cuales no llevan impresa la leyenda NO NEGOCIABLE.

37 Contraloría General de Cuentas 29 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Criterio El decreto No del Congreso de la República, Código de Comercio, Articulo 498. Establece: " en los cheques cualquier tenedor debe limitar su negociabilidad, estampando la cláusula NO NEGOCIABLE. El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal Versión III 4. Área de Tesorería, numeral j) Pagos con Cheque, Establece: A excepción de los pagos por fondo rotativo y fondos en avance temporales, todos los desembolsos se efectuarán mediante la emisión de cheque voucher con la leyenda NO NEGOCIABLE, o en su defecto a través del sistema bancario en concordancia con el Sistema de Contabilidad Integrada Municipal." Causa El Alcalde Municipal y Director de Administración Financiera Integrada Municipal no observaron la legislación vigente. Efecto Riesgo que personas ajenas al titular puedan cobrar los cheques. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal efecto de que se imprima la leyenda NO NEGOCIABLE en los cheques emitidos en la municipalidad. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del memorial de fecha 25 de abril de 2016 y el Oficio No. 12 wdjo-dafim de fecha 22 de abril de 2016, los señores Juan Francisco de León Arreaga, Alcalde Municipal y Wuilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, quienes manifiestan que: Con relación al hallazgo numero 3, Cheques sin impresión de leyenda NO NEGOCIABLE, solicito que se desvanezca de conformidad con los argumentos y pruebas que le adjunto. Por lo que le expongo: en tal virtud como usted muy cita el artículo 498 del Código de Comercio, en donde establece que cualquier tenedor debe limitar su negociabilidad estampando la clausula de NO NEGOCIABLE y atendiendo a la definición del DICCIONARIO BASICO ANAYA DE LA LENGUA, establece que estampar es imprimir dibujos figuras o letras sobre un papel, pero también define que estampar es prensar una chapa metálica sobre un molde y esto es lo que se hace en la DAFIM colocando en la parte superior del cheque la clausula de NO NEGOCIABLE, de la misma forma al voucher, tal como se demuestra con las copias de los documentos relacionados, refierese a los meses

38 Contraloría General de Cuentas 30 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) de junio, agosto y septiembre del año dos mil quince, lo que significa que esta municipalidad en los cheques que se emiten tanto de funcionamiento como de inversión llevan la limitante de su negociabilidad con la leyenda NO NEGOCIABLE." Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo ya que los comentarios expresados no lo desvanecen ya que al momento de evaluar, la información respecto de los cheques no se consignaba en los Voucher, la palabra NO NEGOCIABLE. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JUAN FRANCISCO DE LEON ARREAGA 1, DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 1, Total Q. 2, Hallazgo No. 4 Deficiencia en el uso y control de combustible Condición Al evaluar el programa 11 Salud y Medio Ambiente, en el Renglón 262 combustibles y lubricantes, por un valor de Q323, se estableció que durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, existieron deficiencias para el control de los combustibles, siendo las siguientes: a) no existe control de ingresos y egresos, b) no se realiza el requerimiento de combustible por parte de la persona que los solicita, en consecuencia no se lleva control de las actividades o comisiones lo cual dificulta establecer el uso adecuado y racional de los combustibles suministrados. Criterio El Acuerdo Número del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, que aprueba las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral 2.6 Documentos de Respaldo, establece: Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y de control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la

39 Contraloría General de Cuentas 31 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. La Norma 1.6 TIPOS DE CONTROLES, establece: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de control interno que se refiere a: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior. Y la Norma 2.4 AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE OPERACIONES, establece: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo. Causa Incumplimiento por parte del Director de Administración Financiera Integrada Municipal de la normativa aplicable, para el control previo, concurrente y posterior del combustible. Efecto Riesgo que el combustible sea usado en vehículos particulares en actividades ajenas a la municipalidad. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, a efecto de implementar controles de recepción, y despacho de combustible. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del Oficio No.12 wdjo-dafim-2016 de fecha 22 de abril de 2016, del señor Wuilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, donde manifiesta que: Se tiene un control especifico para el consumo de combustible en la Municipalidad de Sibilia, por medio de vales firmados por el señor alcalde municipal y/o en su defecto el primer concejal Municipal, previa autorización del concejo municipal, para la compra del mismo, con relación al ingreso y egreso del combustible, el encargado del control interno es el empleado encargado del Almacén Municipal quien a través de tarjetas Kardex y/o conocimientos municipales, entrega el combustible a la persona

40 Contraloría General de Cuentas 32 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) interesada. Así mismo se tiene la autorización a través de acuerdos municipales para el consumo de combustible para uso de las bombas de los pozos mecánicos, del Barrio La Libertad y del Caserío Los Vásquez, también para el uso de Camión Municipal que trabaja en el tren de aseo municipal y para uso de la máquina retroexcavadora que funciona en el movimiento de basura en la Planta de Tratamiento de Desechos sólidos, Sibilia Quetzaltenango." Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, derivado que no se tuvo a la vista los vales de combustible, que se emiten, ni las autorizaciones de compra por parte del Concejo Municipal, o conocimientos que respalden el uso o control del combustible, por lo que la deficiencia se mantiene. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 16, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 4, Total Q. 4, Hallazgo No. 5 Falta de presentación de la aprobación de modificaciones y transferencias presupuestarias Condición En la Municipalidad de Sibilia, departamento de Quetzaltenango, al revisar las modificaciones y transferencias realizadas en el período 2015, se determinó que las mismas no fueron trasladadas a la Contraloría General de Cuentas Criterio El Decreto Número , Del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, Artículo 133, Aprobación de modificaciones y transferencias presupuestarías, establece: La aprobación del presupuesto, las modificaciones al aprobado y la transferencia de partidas al mismo, requieren de voto favorable de las 2/3 partes de los miembros que integran el Concejo Municipal, que deberá observar las normas nacionales y municipales relativas a la ejecución presupuestaría, de estas aprobaciones se enviará copia. El Concejo Municipal podrá incluir en las normas de ejecución presupuestaría los techos

41 Contraloría General de Cuentas 33 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) presupuestarios dentro de los cuales el Alcalde Municipal podrá efectuar las transferencias o ampliaciones de partidas que no modifiquen el monto total del presupuesto aprobado. El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal Versión III 2 Área de Presupuesto, establece: El presupuesto Municipal es la expresión formal de los recursos financieros destinados a la realización de actividades específicas durante un ejercicio fiscal y se utiliza como medio de la planificación y control, que indica el origen y monto aproximado de los ingresos y el destino de los mismos, de manera que las cifras previstas sirvan de base para normar el desempeño futuro Modificaciones Presupuestarías, establece: Son consideradas modificaciones presupuestarias los movimientos que obedecen al aumento o disminución de los créditos presupuestarios. El presupuesto de ingresos y egresos podrá ser ampliado durante el ejercicio por motivos de ingresos derivados de saldos de caja, ingresos extraordinarios, préstamos, empréstitos, donaciones, nuevos arbitrios, o por modificación de los mismos, tasas, rentas y otras contribuciones locales. Las modificaciones que surjan durante el ejercicio fiscal, sólo deben realizarse en casos no previstos en el presupuesto aprobado. El proceso de modificaciones presupuestarias en los Gobiernos Locales, está sujeto únicamente a la aprobación de la Autoridad Superior, por lo que, para este proceso, se consideran tres tipos de modificaciones: Ampliación: Cuando se va a incrementar el monto del presupuesto vigente del Gobierno Local. Disminución: Cuando se va a disminuir el monto total del presupuesto vigente. Transferencia: Comprende los créditos y débitos entre renglones presupuestarios que no aumenten o disminuyan el presupuesto vigente. Los Encargados de las diferentes dependencias municipales deben velar porque los procedimientos necesarios, para realizar las modificaciones presupuestarias, se sometan a un adecuado proceso de solicitud, análisis, autorización y cumplimento legal, de todos los niveles que intervienen en la ejecución. Es importante mencionar, que las ampliaciones de presupuesto originadas por saldos de caja del año anterior, deben ser cuidadosamente formuladas en relación a la fuente de financiamiento que le dio origen y trasladar los fondos a la fuente de saldos de caja que corresponde. De acuerdo a lo que establece el Artículo 127 del Código Municipal en su tercer párrafo, Al ampliarse el presupuesto con el saldo de caja o cualquier otro ingreso estacional o eventual, estos no deben aplicarse al aumento de sueldos o salarios, la creación de plazas o gastos corrientes permanentes. El Área de Presupuesto, dentro del primer mes del ejercicio fiscal vigente, procederá a proponer a la Autoridad Administrativa Superior, el que a su vez, lo hará a la Autoridad Superior, la ampliación del presupuesto originado del saldo de caja existente al 31 de diciembre del ejercicio anterior. Si por algún extremo, se quedare algún gasto pendiente de pagar, éste será imputado a las disponibilidades financieras existentes a esa fecha. Tendrá además, especial cuidado de separar los fondos propios de los específicos. El Área responsable, antes de registrar las modificaciones realizadas al presupuesto,

42 Contraloría General de Cuentas 34 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) deberá comprobar que éstas han sido debidamente autorizadas por la Autoridad Superior. La Constitución Política de la República de Guatemala en su Artículo 238 inciso b) párrafo segundo, en relación a las transferencias, indica: No podrán transferirse fondos de programas de inversión a programas de funcionamiento o de pago de la deuda pública. Causa El Director de Administración Financiera Integrada Municipal no cumplió con enviar copia de las modificaciones y transferencias presupuestarias a la Contraloría General de Cuentas. Efecto Que la Contraloría General de Cuentas no disponga de información presupuestaria, que coadyuven al control y fiscalización oportuna hacia la Municipalidad. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal y este a su vez al Encargado de Presupuesto, a efecto que, cumpla con enviar copia de las modificaciones y transferencias presupuestarias a la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482, de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del Oficio No.12 wdjo-dafim-2016 de fecha 22 de abril de 2016, del señor Wuilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, quien manifiesta que: Con relación a las modificaciones y transferencias realizadas en el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, SI se enviaron copias a la Delegación de Contraloría General de Cuentas, además se envío copia a la Dirección de Presupuestos Municipales del Instituto de Fomento Municipal INFOM- de Quetzaltenango." Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo derivado, que si se enviaron las copias de las transferencias, de ejercicio fiscal 2015, a la Contraloría Genral de Cuentas, pero la comisión de auditoria no tuvo a la vista, dicha información, además lo hicieron extemporáneamente, según oficio OF /dafim/jowd de fecha 1 de febrero de 2016.

43 Contraloría General de Cuentas 35 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 4, Total Q. 4, Hallazgo No. 6 Incumplimiento de traslado de rentas consignadas Condición Al practicar el examen de la cuenta contable 2113 Gastos del Personal a Pagar, se determinó que existen saldos al 31 de diciembre de 2015, pendiente de traslado por los conceptos siguientes: Plan de Prestaciones del Empleado Municipal Q11,459.77, Cuota Laboral I.G.S.S. Q96,334.60, Prima de fianza Q7,502.20, ISR Sobre Dietas Q84,947.45, pero se encuentran pendientes de traslado. Criterio El acuerdo Gubernativo 1118 del 30 de enero de 2013 de la Junta Directiva del I.G.S.S. Artículo 6, establece: Todo patrono formalmente inscrito en el Régimen de Seguridad Social debe entregar al Instituto, bajo su responsabilidad dentro de los veinte primeros días de cada mes, la Planilla de Seguridad Social y sus soportes respectivos, y las cuotas correspondientes a los salarios pagados dentro del mes calendario anterior El Decreto Número , del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Actualización Tributaria, Libro I Impuesto Sobre la Renta Articulo 48. Obligación de retener. Establece: Los Agentes de retención deben retener en concepto de Impuesto Sobre la Renta el siete por ciento (7%) sobre el valor efectivamente pagado o acreditado. El agente de retención emitirá la constancia de retención respectiva con la fecha de la factura y la entrega al contribuyente dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de la factura. El Decreto Numero 1986, Ley Orgánica del Departamento de Fianzas del Crédito Hipotecario Nacional de Guatemala, artículo 11, establece: Las primas referentes a las pólizas de fianza de funcionarios y empleados gubernamentales serán mensualmente satisfechas al Departamento de Fianzas por Conducto de las oficinas pagadoras, las cuales, BAJO LA RESPONSABILIDAD DE SUS JEFES descontaran de los emolumentos el valor de las primas y harán el entero

44 Contraloría General de Cuentas 36 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) correspondiente. Las oficinas pagadoras departamentales remesaran de oficio y por correo certificado, al Departamento de Fianzas, el valor de las primas que descuenten. El Decreto Numero 37-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos, articulo 2; Establece: De los documentos afectos. Están afectos los documentos que contengan los actos y contratos siguientes... numeral 3 Los documentos públicos o privados cuya finalidad sea la comprobación del pago con bienes o sumas de dinero. Articulo 4 La tarifa al valor. Establece: La tarifa del impuesto es del tres por ciento (3%). El impuesto se determina aplicando la tarifa al valor de los actos y contratos afectos. Artículo 17. De la Forma de Pago. Establece: En todos los documentos que contienen actos o contratos gravados de conformidad con los Artículos 2 y 5 de esta ley, el impuesto se cubrirá; adhiriendo timbres fiscales, por medio de máquinas estampadoras o en efectivo en las cajas fiscales o en cualquier banco del sistema nacional conforme este cuerpo legal y su reglamento. Artículo 18. Pago del Impuesto. Establece: Cuando esta ley, su reglamento u otra ley tributaria, no especifiquen una modalidad especial para el pago del impuesto, este podrá cubrirse en la forma siguiente: a) En efectivo, b) Mediante cheque certificado, de caja o de gerencia El Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, Articulo 19, Financiamiento, establece: El Plan de Prestaciones a que se refiere esta ley, se financia de la manera siguiente: c) Aportes de los Trabajadores de las municipalidades afectas, personal administrativo del plan, y alcaldes municipales que optativamente se acojan al Plan de Prestaciones, en lo que les beneficie. Indica además que estas retenciones deben entregarse en las Cajas Fiscales dentro de los 10 días hábiles del mes inmediato siguiente a aquel que se efectuaron los acreditamientos. Causa Inobservancia a las normativas legales vigentes, por parte del Director de Administración Financiera Integrada Municipal, al no trasladar oportunamente las retenciones practicadas a donde corresponde. Efecto Atraso en el pago de las retenciones efectuadas, provocando con ello el pago de multas por mora e intereses; dejando sin cobertura en los servicios, que prestan las instituciones como el IGSS y Plan de Prestaciones a los empleados Municipales.

45 Contraloría General de Cuentas 37 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Recomendación El Alcalde Municipal gire instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, a efecto que, toda retención efectuada en concepto de rentas consignadas se trasladen oportunamente a las instituciones correspondientes. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del Oficio No.12 wdjo-dafim-2016 de fecha 22 de abril de 2016, del señor Wuilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, manifiesta: no presentó documentos de descargo comentarios. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, derivado que el responsable no presentó documentos de descargo al respecto, y que no se ha cumplido con la normativa legal del traslado de las rentas consignadas. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 12, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 4, Total Q. 4, Hallazgo No. 7 Deficiencia del control en formulacion de estructuras presupuestarias Condición Al practicar la revisión del grupo presupuestario 0, 100 y 200 en el Programa 11 Salud y Medio Ambiente, Programa 13 Desarrollo Urbano y Rural y Programa 14 Red Vial, se estableció que se ha ejecutado como actividades y no como proyectos los siguientes; mejoramiento sistema de agua potable, conservación y reparación de edificios y conservación de carreteras del municipio, por un valor de Q3,786,048.64, los cuales están integrados como varios mantenimientos, reparaciones o mejoramiento de carreteras, que no poseen una clasificación

46 Contraloría General de Cuentas 38 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) específica que permita identificar una estructura presupuestaria definida de cada obra o proyecto. 001 Conservación de Edificios e Instalaciones Municipio de Sibilia por un monto de Q438, Criterio El Acuerdo Gubernativo No Del Presidente de la República, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Articulo 11. Estructura programática del presupuesto establece El presupuesto de cada institución o ente de la administración pública, se estructurara de acuerdo a la técnica del presupuesto por programas, atendiendo a las siguientes categorías programáticas a programa, b Subprograma, c Proyecto y, d Actividad u Obra Causa Incumplimiento a las normas presupuestarias y procedimientos legales por parte del Alcalde Municipal y Director de Administración Financiera Integrada Municipal, relacionada con la aplicación de técnicas presupuestarias en la formulación y ejecución del presupuesto municipal. Efecto Ejecución de programas de inversión que se presentan en forma global, ya que contienen varias actividades y no proyectos u obras, dificultando la correcta toma de decisiones por parte de las autoridades municipales al no disponer de información detallada sobre la ejecución de proyectos. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal y al Director de la Oficina Municipal de Planificación, a efecto que en la formulación del presupuesto municipal se realice con las técnicas reglamentarias establecidas. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del memorial de fecha 25 de abril de 2016 y el Oficio No. 12 wdjo-dafim-2016 de fecha 22 de abril de 2016, por parte de los señores, Juan Francisco de León Arreaga, Alcalde Municipal y Wuilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, quienes manifiestan que: Con relación al hallazgo numero 7 Deficiencias del control en formulación de estructuras presupuestarias, solicito que se desvanezca de conformidad con los argumentos y pruebas que le adjunto. Por lo que le expongo: que el presupuesto municipal de esta institución fue realizado de

47 Contraloría General de Cuentas 39 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) conformidad con el artículo 11 de la ley orgánica del presupuesto y que se obedeció a la técnica del presupuesto por programas y categorías que describe la ley pero los movimientos presupuestarios que se hicieron en el ejercicio fiscal 2015, tienen fundamento en la ley orgánica del presupuesto, artículos 13, 32 y 32 bis; ya que este mismo cuerpo legal establece que el presupuesto se puede modificar por transferencias o ampliaciones y en este caso se realizo una transferencia y fue por atender al bien común que establece la Constitución política de la República de Guatemala en su artículo primero. Ya que las comunidades de nuestro municipio requirieron la solución de la emergencia comunal, no obstante consideramos que no hay deficiencias en el control de la estructura presupuestaria, porque se ha actuado de conformidad con la ley, y con relación que no se posee una clasificación especifica se le expone que los proyectos revisados si poseen el numero de SNIP y que al mismo se le dio el seguimiento en la DMP de este municipio, Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo derivado a que, las estructuras programáticas, se tienen que plantear adecuadamente, en la formulación del Plan Operativo Anual. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JUAN FRANCISCO DE LEON ARREAGA 1, DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 1, Total Q. 2, Hallazgo No. 8 No se actualiza el Plan Operativo Anual Condición Se determinó que el Plan Operativo Anual, POA- de la Municipalidad para el ejercicio fiscal 2015, no fue actualizado de conformidad con las modificaciones presupuestarias, Ampliaciones por valor de Q8,369, y transferencias por valor de Q4,613, efectuadas durante el periodo, incidiendo en el cumplimiento de las metas, objetivos y acciones de cada una de las categorías programáticas y su producción final, según sus metas e indicadores. Criterio El Decreto Numero del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, en el Artículo 8 Vinculación plan-presupuesto,

48 Contraloría General de Cuentas 40 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) establece: Los presupuestos públicos son la expresión anual de los planes del Estado, elaborados en el marco de la estrategia de desarrollo económico y social, en aquellos aspectos que exigen por parte del sector público, captar y asignar los recursos conducentes para normal funcionamiento y para el cumplimiento de los programas y proyectos de inversión, al fin de alcanzar sus metas y objetivos sectoriales, regionales e institucionales. Y Artículo 12 Presupuestos de Egresos establece: En los presupuestos de egresos se utilizará una estructura programática coherente con las políticas, planes de acción del Gobierno y planes de desarrollo territorial, de conformidad con lo que desarrolle el reglamento respectivo, este identificará la producción de bienes y servicios, la gestión por resultados de los organismos y entes del sector público, la incidencia económica, social y financiera de la ejecución de los gastos, la vinculación con sus fuentes de financiamiento y con el ámbito geográfico de ejecución de la inversión pública y el aseguramiento del gasto público. El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Norma 4.3 Interrelación Plan Operativo Anual Y Anteproyecto de Presupuesto, establece Las entidades responsables de elaborar las políticas y normas presupuestarias para la formulación, deben velar porque exista interrelación, entre el plan operativo anual y el anteproyecto de presupuesto. El Ministerio de Finanzas Públicas, la Máxima Autoridad de las entidades descentralizadas y autónomas y SEGEPLAN, deben verificar que exista congruencia entre el POA y el Anteproyecto de Presupuesto, previo a continuar con el proceso presupuestario. Cualquier modificación que se considere necesaria debe comunicarse oportunamente a cada entidad, para que realice los ajustes tanto en el POA como en el Anteproyecto de Presupuesto. Causa El Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Director Municipal de Planificación, no actualizaron el Plan Operativo Anual, ni tomaron en cuenta las modificaciones realizadas al presupuesto municipal en el transcurso del ejercicio fiscal. Efecto Limitación en la verificación del cumplimiento de las metas, programas y actividades incluidas en el presupuesto de ingresos y egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal vigente. Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal, y este a su vez al Director Municipal de Planificación y Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Encargado de Presupuesto, a efecto que actualice el Plan Operativo Anual (POA), en forma correcta y oportuna, tomando como base las

49 Contraloría General de Cuentas 41 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) modificaciones aprobadas por las autoridades municipales en el transcurso del ejercicio fiscal. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482, de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del oficio s/n de fecha 25 de abril de 2016, de la señorita Arlendy Surelmy Cifuentes Barrios, Directora Municipal de Planificación, de Sibilia, Quetzaltenango,quien manifiesta que: el hallazgo No. 09 No se Actualiza el Plan Operativo Anual, se indica que la Municipalidad de Sibilia no actualiza El Plan Operativo Anual de conformidad con las modificaciones Presupuestaria efectuadas durante el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del año En tal virtud se expone que se ha cumplido con las actualizaciones correspondientes, comprendidas del mes de enero a junio y del mes de junio a diciembre del año dos mil quince, las cuales han sido entregadas en la Delegación de la Contraloría General de Cuentas de la Ciudad de Quetzaltenango, por lo que se adjunta la documentación de respaldo con los oficios firmados por la Contraloría General de Cuentas, actas de aprobación de las ampliaciones y las transferencias correspondientes, los cuales se ponen hoy a la vista del suscrito Auditor Gubernamental." En Acta número , del libro L2 30,482, de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del oficio No. 12 wdjo-dafim-2016 de fecha 22 de abril de 2016, el señor Wuilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, quien manifiesta que: El Plan Operativo Anual, según los informes presentados por la Dirección Municipal de Planificación, si están actualizados de conformidad con las modificaciones presupuestarias, (ampliaciones transferencias), y se han realizado en la Delegación de la Contraloría General de Cuentas, por lo tanto se han cumplido con las normas y recomendaciones que establece la Ley Orgánica del Presupuesto, evitando así que entorpezca el cumplimiento de las metas, objetivos y acciones de cada una de las categorías programáticas. Estas actualizaciones se han realizado conjuntamente con la DMP, siendo esta ultima quien se encarga de las actualizaciones correspondientes. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo dado a que la actualización realizada al Plan Operativo Anual fue parcial con las transferencias para inversión no así con las de funcionamiento. El hallazgo fue notificado con el No. 9 y el en presente informe aparece con el No.8.

50 Contraloría General de Cuentas 42 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL DIRECTORA MUNICIPAL DE PLANIFICACION WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 4, ARLENDY SURELMY CIFUENTES BARRIOS 3, Total Q. 7, Hallazgo No. 9 Órdenes de compra emitidas con fecha posterior a facturas Condición En la Municipalidad de Sibilia, departamento de Quetzaltenango de conformidad a la muestra seleccionada de las diferentes erogaciones efectuadas durante el ejercicio fiscal 2015, se verifico que las órdenes de compra fueron realizadas posteriormente a la emisión de la factura, según el siguiente cuadro: Factura Serie Numero Fecha Fecha de Orden de Compra A /03/ /03/2015 Distribuidora d e Materiales EL PUCHO A /01/ /02/2015 Fábrica de Trofeos Barrios B 20 30/01/ /02/2015 Transportes de León A /01/ /02/2015 Transportes Escobar A 67 26/01/ /03/2015 Lapidas Exclusivas DE LEON A /02/ /03/2015 Ferretería el Progreso Proveedor Descripción del Gasto Compra de 13 camionadas de selecto y 7 camionadas de balastro Compra de 18 trofeos Compra de 11 camionadas de Material de balastro Compra de 12 camionadas de Balastro Compra de 3 plaquetas Monto Q 8, Q 3, Q 5, Q 6, Q 2, Compra de Q 3, pintura, brochas, pita, thiner y clavos A /01/ /03/2015 Estación Compra de Q38,572.00

51 Contraloría General de Cuentas 43 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Raúl Josue A 20 25/03/ /04/2015 Transportes Ruiz TOTAL Diesel Arrendamiento de máquinaria Q 9, Q77, Criterio El Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, Articulo 16 Registros Establece: los organismos y las entidades regidas por esta ley están obligadas a llevar los registros de la ejecución presupuestaria en la forma que se establezca en el reglamento, y como mínimo deben registrar : a) En materia de Ingresos, la liquidación o el momento en que estos se devenguen, según el caso y su recaudación efectiva: y b) En materia de egresos, las etapas del compromiso del devengado y del pago. Causa El Director de Administración Financiera Integrada Municipal no cumple con realizar los procesos establecidos en la normativa vigente en cuanto a la ejecución de los gastos. Efecto Falta de confiabilidad en los procesos financieros relacionados con la adquisición de servicios o compra de materiales. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal a efecto se realicen las diferentes etapas en cuanto a la ejecución del gasto. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482, de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del oficio No. 12 wdjo-dafim-2016 de fecha 22 de abril de 2016, Wilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, manifiesta: "no presentó pruebas de descargo al respecto." Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, derivado que el responsable no emitió comentarios, que las ordenes de compra fueron emitidas, posteriormente a la oportunidad de la emisión de las facturas y erogación del pago correspondiente.

52 Contraloría General de Cuentas 44 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 24, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 1, Total Q. 1, Hallazgo No. 10 Ingresos no depositados en forma íntegra e intacta Condición Durante el proceso de la auditoria se comprobó que los ingresos percibidos no fueron depositados oportunamente, como se describe a continuación según muestra determinada. Fecha de Cierre Fecha de Deposito Total Expresado Fecha de Cierre Fecha de Total Expresado en (Q) Deposito en (Q) Febrero Febrero Marzo Marzo 17/02/ /02/ /02/ /02/ /01/ /02/2015 3, /03/ /03/2015 1, , /03/ /03/2015 2, /03/ /03/2015 2, /03/ /03/ Abril Abril Mayo Mayo 06/04/ /04/2015 5, /05/ /05/2015 3, /05/ /04/ /04/ /05/ /05/ /04/ /04/ /05/ /05/2015 3, /04/ /04/ /05/ /05/ /04/ /04/2015 1, /05/ /05/ /04/ /04/2015 1, /05/ /05/2015 6, /04/ /04/2015 1, /05/ /05/ /04/ /04/ /05/ /05/ /04/ /04/ /05/ /05/2015 1, /04/ /04/2015 1, /05/ /05/ /05/ /05/2015 3, /05/ /05/ /05/ /05/2015 5, /05/ /05/ Junio Junio Julio Julio 01/06/ /06/2015 1, /07/ /07/2015 1, /06/ /06/2015 3, /07/ /07/2015 1,340.00

53 Contraloría General de Cuentas 45 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 03/06/ /06/2015 2, /07/ /07/2015 1, /06/ /06/2015 2, /07/ /07/ /06/ /06/2015 2, /07/ /07/ /06/ /06/2015 2, /07/ /07/2015 1, /06/ /06/2015 7, /07/ /07/ /06/ /06/2015 5, /07/ /07/2015 1, /06/ /06/ /06/2015 1, /07/ /07/2015 1, /06/ /06/ /07/ /07/2015 3, /06/ /06/ /07/ /07/ /06/ /06/ /07/ /07/ /06/ /06/2015 1, /07/ /07/ /06/ /06/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ Agosto Agosto Septiembre Septiembre 03/08/ /08/ /09/ /09/2015 1, /08/ /08/2015 1, /09/ /09/ /08/ /08/ /09/ /09/2015 1, /08/ /08/2015 1, /09/ /09/ /08/ /08/2015 4, /09/ /09/2015 1, /08/ /08/ /09/ /09/ /08/ /08/2015 1, /09/ /09/ /08/ /08/ /09/ /09/2015 1, /08/ /08/ /09/ /09/2015 1, /08/ /08/2015 1, /09/ /09/ /08/ /08/ /08/ /09/ /09/2015 1, /08/ /08/ /09/ /09/ /08/ /08/ /09/ /09/2015 1, /08/ /08/2015 1, /09/ /09/ /08/ /08/2015 1, /09/ /09/ /08/ /09/ Octubre Octubre Noviembre Noviembre 01/10/ /10/2015 1, /11/ /11/2015 1, /10/ /10/2015 1, /11/ /11/2015 1, /10/ /10/2015 1, /11/ /11/2015 1, /10/ /10/2015 1, /11/ /11/ /10/ /10/ /11/ /11/ /10/ /10/ /11/ /11/2015 1, /10/ /10/ /11/ /11/2015 3, /10/ /10/2015 1, /11/ /11/ /10/ /10/ /11/ /11/ /10/ /10/ /11/ /12/ /10/ /10/ /11/ /12/ /10/ /10/2015 2, /10/ /10/2015 2, Diciembre Diciembre 01/12/ /12/2015 1,205.00

54 Contraloría General de Cuentas 46 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 03/12/ /12/2015 3, /12/ /12/2015 2, /12/ /12/ /12/ /12/2015 1, /12/ /12/ /12/ /12/2015 1, /12/ /12/2015 2, /12/ /12/ Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM- Tercera Versión Módulo de Tesorería, b) Depósitos Intactos de los Ingresos, establece: Los ingresos recaudados deben depositarse por cada cierre de caja efectuado, en forma íntegra e intacta en la Cuenta Única Pagadora que el Gobierno Local posea en un banco del sistema autorizado por la Superintendencia de Bancos, de ser posible el mismo día o a más tardar el día siguiente de dicho cierre. Causa Incumplimiento del Director de Administración Financiera Integrada Municipal al no verificar que se depositen diariamente o al día siguiente, los ingresos recaudados. Efecto Riesgo de robo o pérdida, u otra contingencia de los recursos Municipales, ya que no se cuenta con un lugar seguro para el resguardo del efectivo. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para que verifique la realización de los depósitos de acuerdo a la normativa establecida. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del oficio No. 12 wdjo-dafim-2016 de fecha 22 de abril de 2016, el señor Wuilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada Municipal de Sibilia, Quetzaltenango, donde manifiesta que: Los Ingresos de la Receptoría Municipal de la Municipalidad de Sibilia, se encuentran depositados en su totalidad en la fecha auditada del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, así mismo el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM- Tercera Versión, Modulo de Tesorería, b) Depósitos Intactos de los Ingresos, establece: Los ingresos recaudados deben depositarse por cada cierre de caja

55 Contraloría General de Cuentas 47 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) efectuado, en forma íntegra e intacta en la Cuenta Única Pagadora que el Gobierno Local posea en un banco del sistema autorizado por la Superintendencia de Bancos, de ser posible el mismo día o a mas tardar el día siguiente del cierre, por lo tanto en la muestra presentada se puede observar que los depósitos están realizados un día después del cierre, por lo que SI se le está dando cumplimento a una de las normas que establece el MAFIM, considerando además que algunas ocasiones no se han realizado los depósitos el día siguiente, pero si se han realizado a mas tardar 2 días después del cierre, porque han sido días de asueto o días festivos. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, derivado que se avala la deficiencia establecida con el comentario que presenta, además de ello en el cuadro se da a conocer que los depósitos se han realizado hasta una semana posterior al cierre. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 17, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 9, Total Q. 9, Hallazgo No. 11 Falta de publicación de los eventos en el portal de Guatecompras Condición Según muestra seleccionada se determinó que la Municipalidad de Sibilia, durante el ejercicio fiscal 2015, realizo compras mayores a Q10,000.00, las cuales no fueron publicadas en el portal de Guatecompras, mismas que se describen a continuación: FECHA DESCRIPCION FACTURA MONTO Q. SERIE NÚMERO CON IVA 20/03/ estacas de madera, 10 estacas de hierro corrugado, 3 días arrendamiento de maquinaria, 292 sacos de cemento, 27,5 metros de arena de rio, 24.5 metros de piedra, 6 costaneras, 100 metros de piedra, 10 libras de alambre, 10 libras de clavo y 3 docenas de tablas de 1 x 12 x 8 pies, mano de obra 13/01/2015 Por trabajos realizados a la Municipalidad consistente en Arrendamiento de maquinaria y fletes 29/04/2015 Por adquisición de materiales de construcción y mano de obras para el proyecto Mejoramiento camino rural A 45 98, A1 1 89, A ,500.00

56 Contraloría General de Cuentas 48 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) caserío los Pocitos. 02/06/2015 Arrendamiento de Maquinaria y fletes, para trabajos en la Municipalidad de Sibilia A 49 89, TOTAL 375, Criterio El Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 43 establece: Compra Directa: La contratación que se efectúe en un solo acto, con una misma persona y por un precio de hasta noventa mil Quetzales (Q.90,000.00), se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la autoridad administrativa superior de la entidad interesada, tomando en cuenta el precio, calidad, plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, siguiendo el procedimiento que establezca dicha autoridad.todas las entidades contratantes que se encuentren sujetas a los procedimientos establecidos en la presente Ley, que realicen compra directa, deben publicar en GUATECOMPRAS, como mínimo, la siguiente información:a) Detalle del bien o servicio contratado.b) Nombre o Razón Social del proveedor adjudicado.c) Monto adjudicado. Cuando la compra directa sea menor de diez mil Quetzales (Q ), no quedan obligados a cumplir con dicha publicación en GUATECOMPRAS. Causa Incumplimiento de parte del Usuario Padre del sistema de Guatecompras, de lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, en lo referente a la publicación de las erogaciones mayores a Q10, Efecto No se publican las erogaciones mayores a Q10, realizadas por la Municipalidad, de forma oportuna. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Usuario Padre del sistema de Guatecompras, a efecto de cumplir con la publicación de las erogaciones mayores a Q10, realizadas por la Municipalidad. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del memorial de fecha 25 de abril de 2016,del señor Juan Francisco de León Arreaga, Alcalde Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, donde manifiesta que:

57 Contraloría General de Cuentas 49 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Con relación al hallazgo numero 12 falta de publicación de los eventos en el portal Guatecompras, solicito que se desvanezca de conformidad con los argumentos y pruebas que le adjunto. Por lo que le expongo: Que esta municipalidad ha hecho uso de la figura administrativa regulada en el articulo 43 de la Ley de Contrataciones del Estado para solucionar necesidades urgentes en nuestra jurisdicción y las mismas se han publicado en el portal de GUATECOMPRAS, tal como se demuestra con el detalle de publicación NPG numero E , y E , por los montos siguientes en su orden Q. 89, y Q. 89,500.00, los cuales se adjuntan, y con relación a las cantidades Q. 98, y Q. 98, de conformidad con el articulo 43 de la Ley de Contrataciones del Estado y artículo 78 párrafo decimo primero del Reglamento de la ley de Contrataciones del estado, son compras directas, y la publicación de estas dos ultimas cantidades fue impresa desde el sistema SICOIN GL de lo cual se adjunta, con lo que se demuestra que las cuatro compras directas si fueron publicadas en el portal de Guatecompras. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo derivado que la deficiencia, establecida en la condición se mantiene, y los comentarios del responsable, no son lo suficientemente convincentes para desvanecerlo. El hallazgo fue notificado con el No. 12 y en el presente informe aparece con el No. 11. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 25, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JUAN FRANCISCO DE LEON ARREAGA 4, Total Q. 4, Hallazgo No. 12 Fraccionamiento en la adquisición de bienes y/o servicios Condición En la revisión del Programas 11,12,13 y 14 se determinó que realizó la adquisición de bienes y servicios, en los cuales se obvió el evento de cotización, se pagó a Elías Rolando Godínez Pérez, Nit la cantidad de Q607, con IVA monto que evidencia la omisión del proceso de cotización, según detalle siguiente:

58 Contraloría General de Cuentas 50 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) No. Proveedor Factura Fecha Cantidad Concepto Nombre Proveedor del 1. CONSTRUCTORA EMANUEL 2. CONSTRUCTORA EMANUEL 3. CONSTRUCTORA EMANUEL 4. CONSTRUCTORA EMANUEL 5. CONSTRUCTORA EMANUEL 6. CONSTRUCTORA EMANUEL 7. CONSTRUCTORA EMANUEL 8. CONSTRUCTORA EMANUEL Nombre d e l Propietario ELIAS ROLANDO GODINEZ PEREZ ELIAS ROLANDO GODINEZ PEREZ ELIAS ROLANDO GODINEZ PEREZ ELIAS ROLANDO GODINEZ PEREZ ELIAS ROLANDO GODINEZ PEREZ ELIAS ROLANDO GODINEZ PEREZ ELIAS ROLANDO GODINEZ PEREZ ELIAS ROLANDO GODINEZ PEREZ ELIAS ROLANDO GODINEZ PEREZ Serie Numero A 59 30/06/2015 5, Compra de Materiales y Mano de Obra A 64 20/08/ , Compra de Materiales de Construcción A 64 20/08/ , Compra de Materiales de Construcción A 66 31/08/ , Compra de Materiales de Construcción A 45 31/03/2015 2, Compra de Materiales de Construcción A 71 18/09/ , Por pago de transporte pesado por acarreo de material y balastro A 93 31/12/ , Arrendamiento de maquinaria pesada A 70 31/08/2015 9, Camionadas de material de balastro 9. CONSTRUCTORA EMANUEL A 71 18/09/ , Pago transporte de pesado para acarreo de material y balastro y arrendamiento de maquinaria 10. CONSTRUCTORA ELIAS A 59 30/06/ , Por compra EMANUEL ROLANDO de materiales GODINEZ y mano de PEREZ obra 11. CONSTRUCTORA ELIAS A 66 31/08/ , Por compra EMANUEL ROLANDO de materiales GODINEZ d e PEREZ construcción y mano de obra 12. CONSTRUCTORA ELIAS A 45 31/03/ , Por compra EMANUEL ROLANDO de materiales GODINEZ d e PEREZ construcción y mano de obra 13. CONSTRUCTORA ELIAS A 49 28/02/ , P o r

59 Contraloría General de Cuentas 51 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) EMANUEL 14. CONSTRUCTORA EMANUEL 15. CONSTRUCTORA EMANUEL 16. CONSTRUCTORA EMANUEL ROLANDO GODINEZ PEREZ ELIAS ROLANDO GODINEZ PEREZ ELIAS ROLANDO GODINEZ PEREZ ELIAS ROLANDO GODINEZ PEREZ arrendamiento de maquinaria A 59 30/06/ , Compra de materiales y mano de obra A 66 31/08/ , Compra de materiales y mano de obra A /07/ , Compra de materiales y mano de obra Q607, Criterio El Decreto 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado,vigente en el período de los incumplimientos, Articulo 81 Fraccionamiento establece: El funcionario o empleado público que fraccione en cualquier forma la negociación, con el objeto de evadir la práctica de la cotización y licitación, será sancionado con una multa equivalente al dos punto cinco por ciento (2.5%) del valor total de la negociación, se haya o no suscrito el contrato. Asimismo, el Acuerdo Gubernativo No Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 55, Fraccionamiento, establece: Se entiende por fraccionamiento cuando debiendo sujetarse la negociación por su monto, al procedimiento de licitación o cotización, se fraccione deliberadamente con el propósito de evadir la práctica de cualquiera de dichos procedimientos. Causa El Alcalde Municipal y Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no cumplen con lo establecido en la Ley y Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Efecto La omisión del proceso de cotización impide la participación de oferentes y evaluación de mejores precios, calidad de los materiales, suministros y servicios contratados, así como contribuye en la transparencia y la calidad del gasto. Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal, a efecto de velar por el cumplimiento de la realización de los eventos de cotización cuando los montos sobrepasen de los Q90, en una misma obra u actividad. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016,

60 Contraloría General de Cuentas 52 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del memorial de fecha 25 de abril de 2016, el señor Juan Francisco de León Arreaga, Alcalde Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, manifiesta que: Con relación al hallazgo numero 13 Fraccionamiento en adquisición de bienes y/o servicios, solicito que se desvanezca con de conformidad con los argumentos y pruebas que le adjunto. Por lo que le expongo: Que los movimientos presupuestario que usted describe en el hallazgo se realizaron respetando los regímenes que establece la Ley de Contrataciones del Estado en sus artículos 17, 18 y 43 por lo que le indico que no se evadió la practica del licitación, cotización, compra directa y Compra Directa menor de diez mil quetzales. y en ningún procedimiento se rompen los regímenes establecidos menos se evadió el régimen de cotización y licitación, además es distinto lugar, es distinta fecha y se pago con distinta fuente presupuestaria, y además no hay contrato porque la ley lo establece en el articulo 50 de la Ley de Contrataciones del Estado Omisión del Contrato, e indica que cuando se trate de mercancías, obras, bienes o servicios que sea requeridos en el mercado local o entrega inmediata podrá omitirse la celebración del contrato por escrito siempre que el monto de la negociación no exceda a los cien mil quetzales. punto de vista fraccionamiento es ejecutar en un mismo lugar y en la misma fecha un proyecto y los datos que usted revisó se pagó en distinta fecha y distinta comunidad, y para la erogación del pago se utilizó distinta fuente, y por último la ley no establece tiempo para reutilizar los regímenes ya indicados." En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del oficio No. 12 wdjo-dafim-2016 de fecha 22 de abril de 2016, el señor Wuilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, donde manifiesta que: Con relación al hallazgo Bienes de almacén entregados sin cumplir requisitos establecidos, solicito que se desvanezca de conformidad con los argumentos y pruebas que le adjunto. Por lo que le expongo: Que en esta Municipalidad de Sibilia existe un lugar adecuado y con las medidas de protección idóneas para proteger los materiales y bienes que constituyen el Almacén Municipal, por lo que le adjunto las fotografías correspondientes, con relación a los útiles de oficina se van entregando a las dependencias de esta municipalidad conforme al requerimiento que las mismas se efectúan y además el volumen de trabajo que se realiza es considerable ya que la municipalidad de Sibilia como las demás municipalidad de nuestro país utilizan los sistemas implementados por el gobierno central, lo que disminuye el uso desmedido de útiles de oficina, no obstante se le adjunta copia de los conocimientos donde se entregan los útiles relacionados a las dependencias que funcionan en esta municipalidad, se le indica que en esta Municipalidad no se utilizan las formas oficiales 1H de ingreso y egreso de materiales, pero se tiene en

61 Contraloría General de Cuentas 53 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) existencia tarjetas CARDEX autorizadas por la Contraloría General de Cuentas delegación Quetzaltenango, donde se controla detalladamente el ingreso y egreso del Almacén Municipal, y por último todo lo expuesto, es función y documentos que están en poder del señor Genry Leonel calderón Gramajo, Encargado del Almacén Municipal y Trabajador Municipal." Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que los comentarios de los responsables no lo desvanecen, y que si bien es cierto que se contrató en diferentes fechas, se refiere a un mismo proveedor y un mismo bien o servicio. El Hallazgo fue notificado con el No. 13 y en presente informe aparece con el No. 12. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 81, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JUAN FRANCISCO DE LEON ARREAGA 13, DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 13, Total Q. 27, Hallazgo No. 13 Deficiencias en libro de inventarios Condición En la evaluación del Control de Interno y verificación del Libro de Inventario de la Municipalidad, a través de una muestra seleccionada se establecieron las siguientes deficiencias: a) Bienes no registrados con sus características específicas, b) No se consigna en el libro de inventario los números de facturas y fecha de ingreso de los bienes, c) no se describe codificación de los bienes, f) falta de realización de un inventario físico de los bienes anualmente, e) Bienes Fungibles registrados, en libro de inventario, y f) Bienes en desuso registrados, determinándose que los saldos registrados en el Libro de Inventario que se traslada a Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas no es confiables. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM- Primera Versión, II Modulo de Tesorería, numeral 3 Otros Controles y registros necesarios en Tesorería sub numeral 3.9 Libro de Inventario, establece: Libro utilizado para el registro de todos los bienes tangibles propiedad de la municipalidad que conforman su activo fijo, en el que se registraran todos los ingresos y las bajas de bienes que se autoricen, en su operatoria se debe anotar la fecha de ingreso o

62 Contraloría General de Cuentas 54 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) egreso, numero de la factura o acta de descargo, proveedor, descripción del bien con todas sus características, y valor del mismo. Del inventario general de bienes propiedad de la municipalidad, debe enviarse copia a la Contraloría General de Cuentas, en los primeros días del mes de enero de cada año. Para el control de los bienes fungibles, se debe llevar un libro auxiliar de inventario, en el que se registra control de ingresos y egresos de los mismos, además para su registro, control y ubicación se hace necesario implementar tarjetas de responsabilidad personal en las que se anotará el nombre del empleado, puesto que ocupa, útiles y bienes que posee bajo su cargo, monto de cada bien, fecha de ingreso, y firma de responsable. Al renunciar o ser destituido, debe de entregar todos los bienes que tiene bajo su responsabilidad, para que le sean pagadas sus prestaciones o su liquidación. Causa El Director de Administración Financiera Integrada Municipal, incumplió con la normativa vigente en relación al inventario. Efecto Falta de confiabilidad sobre la información contable, presentada en el Libro de Inventario. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, a efecto de velar que todos los registros contables, referente a los activos que se encuentran registrados en el libro de Inventario, cuente con la información que permita establecer el origen de los mismos como lo establece la normativa vigente, además que proceda a realizar un inventario físico a las diferentes Direcciones, Departamentos, Unidades y Áreas para tener una integración de los bienes de Activos Fijos que posee la Municipalidad. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del oficio No. 12 wdjo-dafim-2016 de fecha 22 de abril de 2016, el señor Wuilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, donde manifiesta que: Se manifiesta en el inciso a) Bienes no registrados con sus características especificas, en el libro de inventarios físico se anotan todas y cada una de las características de los bienes, útiles de oficina, mobiliario y equipo, vehículos, inmuebles, edificios, etc, y cada bien municipal posee un código propio según la dependencia el que se encuentra pegado en cada uno de ellos, mismo código que posee la tarjeta de responsabilidades de cada empleado y/o funcionario público, además se han

63 Contraloría General de Cuentas 55 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) girado oficios al concejo municipal para realizar la baja de los bienes obsoletos y/o en desuso, mismos que están en trámite para la realización de la depuración en el presente ejercicio fiscal Los inventarios se han enviado anualmente a la Delegación de la Contraloría General de Cuentas, Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo derivado que el comentario del responsable, no cuenta con los suficientes argumentos, como para poderlo desvanecer, en virtud de que de que no se tuvo a la vista los oficios, que se han girado al Concejo Municipal. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 1, Total Q. 1, Hallazgo No. 14 Cuenta de Balance General no refleja saldo razonable Condición Se determinó que la cuenta 1112 Bancos en el Balance General de la Municipalidad, al 31 de diciembre de 2015 registra un saldo de Q431,787.88, valor que no se considera razonable, en virtud que el saldo conciliado de las Cuenta No abierta en el banco Banrural S.A que a la misma fecha presenta un saldo de Q255,209.56, así mismo se determinó también que los documentos de abono correspondiente son los siguientes: a) cheques no operados en el sistema por valor de Q28, b) deposito en tránsito no registrado en el sistema Q148, Criterio El Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 98 literal n establece: Competencia y Funciones de la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal. La Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal tendrá las atribuciones siguientes: Administrar la cuenta caja única, basándose en los instrumentos gerenciales, de la Cuenta Única del Tesoro Municipal y las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral 6.12 Control de Saldos Iniciales y Finales de Caja establece: La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas y la autoridad superior de cada

64 Contraloría General de Cuentas 56 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) entidad pública normaran lo relativo al control de los saldos iniciales y finales. La Tesorería Nacional y las unidades especializadas de los entes públicos deben de implementar mecanismos de control, que garanticen la confiabilidad de saldos iniciales y finales de caja y equivalentes de efectivo, de los reportes diarios, semanales y mensuales, así como los que se presenten en el Estado de Flujo de Caja. El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM- Segunda Versión, 6 Moduló de Tesorería, sub numeral 6.5 Conciliación Bancaria establece: El proceso diario de la conciliación bancaria tiene como objetivo obtener la situación financiera disponible de la Tesorería, que será el resultado de movimientos de fondos, tanto de ingresos como de egresos. Es la comparación de todos los movimientos de ingresos y egresos que se generan en el Libro de Bancos por cada una de las cuentas bancarias que tenga la Municipalidad y sus Empresas aperturadas en el Sistema Bancario, contra los estados de cuenta que el banco genera, con los registros de recursos, pagos y transferencias de la Municipalidad y sus Empresas muestra el detalle de los movimientos registrados en los libros, operados por el banco y que no se encuentran registrados o viceversa (depósitos, cheques, órdenes bancarias, notas). Causa Falta de controles correspondientes en el área de caja y bancos por parte del Director de Administración Financiera Integrada Municipal, incumplimiento a lo establecido en la Normativa vigente, al no registrar oportunamente las operaciones financieras. Efecto Ocasiona que no se tenga información confiable y oportuna en la toma de decisiones por parte de las autoridades municipales, por información no actualizada en el sistema, así como el riesgo que exista sustracción de fondos del erario municipal. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para que realice las operaciones correspondientes tanto en los libros respectivos como en el SIGOIN GL, oportunamente. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del oficio No. 12 wdjo-dafim-2016 de fecha 22 de abril de 2016,el señor Wuilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, de

65 Contraloría General de Cuentas 57 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Sibilia, Quetzaltenango, manifiesta: El responsable no expreso comentarios sobre este hallazgo. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que no se pronunció, sobre la deficiencia establecida, con lo que acepta la incongruencia de los saldos presentados, en los Estados Financieros. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 10, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 2, Total Q. 2, Hallazgo No. 15 Deficiente documentación de respaldo Condición Al evaluar la documentación que ampara los egresos correspondientes al periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, se estableció que los gastos a las empresas siguientes, funcionarios y empleados de la Municipalidad no cumplen con aplicar en la gestión municipal los procesos establecidos para la justificación del gasto, entre los que podemos mencionar los siguientes: factura No de fecha 08 de abril de 2015 de la empresa ASERRADERO BOCEL por Q9,200.00; factura No. 613 de fecha 16 de julio de 2015 de COMEDOR NOHELMY por Q4,212.00; factura No. 08 de fecha 02 de mayo de 2015 de DICONSPRO por Q8,500.00: factura No. 105 de 09 de febrero de 2015 de MULTISERVICIOS MONTE DE ORO. por Q6,000.00: factura No. 21 de fecha 09 de marzo de 2015 de TRANSPORTES DE LEON por Q6,800.00; factura No de fecha 16 de septiembre de 2015 de ALMACEN Y DISTRIBUIDORA BONANZA por Q22,050.00; tiene las deficiencias siguientes: a) no verifican la disponibilidad presupuestaria, b) no elaboran el pedido mediante formulario por parte de la persona que solicita los bienes o servicios, c) no cuentan con planillas o listados de participantes. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM- versión III, Gestión de Egresos, Procedimiento para la Realización de Compras en las Municipalidades, numeral a.3.2 Encargado de Compras, establece: Verifica que la

66 Contraloría General de Cuentas 58 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) solicitud este firmada, autorizada por la Comisión de Finanzas y que la descripción del bien o servicio sea la correcta y la traslada a Encargado de Presupuesto. A.3.5 Realiza cotizaciones para las compras directas del bien o servicio solicitado, recibe la documentación de las mismas, selecciona al proveedor y traslada a la Autoridad Administrativa Superior. A.3.9 Revisa documentación, registra el expediente de orden de compra en el módulo disponible en el Sistema. El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Norma, 2.6 Documentos de Respaldo, establece: Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. Causa El Director de Administración Financiera Integrada Municipal no cumplió con los procesos de adquisición de bienes materiales, suministros y servicios que requiere la municipalidad, para su administración y funcionamiento, de acuerdo a la normativa vigente; así mismo previo al gasto no consultó la disponibilidad presupuestaria. Efecto Al no tener disponibilidad presupuestaria, se realicen transferencias sin autorización. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal a cumplir con los procesos establecidos en las normas citadas para la adquisición de bienes, materiales, suministros y servicios, para tener orden y control de los expedientes de la municipalidad, y previo al gasto consulte si hay disponibilidad presupuestaria. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del oficio No. 12 wdjo-dafim-2016 de fecha 22 de abril de 2016,del señor Wuilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, donde manifiesta que: Toda la documentación se encuentra en archivos de la Tesorería Municipal, ordenada y firmada por la

67 Contraloría General de Cuentas 59 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Comisión de Hacienda Municipal, la cual posee orden de compra, factura y copia del cheque Boucher, según el MAFIM Versión III, gestión de egresos, procedimiento para la realización de compras en las Municipalidades, numeral 3.2 hay que revisar de parte del Encargado de Compras que se posee la disponibilidad presupuestaria, manifiesto que si se verifico de parte de esta unidad, para poder realizar el pago correspondiente ya de lo contrario no se hubiera podido realizar la operación dentro del sistema contable Sicoingl, así mismo se realizan legalizaciones de gastos con su acuerdo respectivo. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, derivado que de la muestra seleccionada, los expedientes mantienen las deficiencias establecidas en la condición del presente hallazgo, no se tuvo a la vista las legalizaciones de gastos, los acuerdos y que si bien es cierto la documentación se encuentra archivada, mantiene las deficiencias establecidas. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 16, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 4, Total Q. 4, Hallazgo No. 16 Falta de seguimiento a recomendaciones de auditoría interna Condición Al verificar el seguimiento de las recomendaciones de la auditoría financiera y presupuestaria del ejercicio fiscal 2014, se estableció que no se atendieron todas las recomendaciones contenidas en el informe de la Contraloría General de Cuentas, relacionadas con los hallazgos notificados a los responsables, siendo las siguientes: Hallazgos de Control Interno No. 2 Falta de Depuración de Cuentas de Balance. Recomendación: El Alcalde Municipal, debe de girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para que de manera coordinada con la Directora Municipal de Planificación, procedan a depurar y reclasificar las cuentas de activo en el Balance General de la Municipalidad.

68 Contraloría General de Cuentas 60 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Hallazgos relacionados con el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables: No.2, Incumplimiento de Funciones. Recomendación: El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Secretario Municipal para que cumpla con sus atribuciones según lo estipulado en el Código Municipal. Criterio El Acuerdo Interno No. A de la Contraloría General de Cuenta, Seguimiento a informes emitidos por las demás Direcciones de Auditoría, artículo 2, establece: Cada una de las Direcciones y Subdirectores de la Contraloría General de Cuentas que emita nombramiento para realizar auditorías, deberá darle seguimiento a las recomendaciones que consten en cada uno de los informes resultantes de los procesos de fiscalización llevados a cabo directamente por los auditores gubernamentales a su cargo, a fin de aplicar las sanciones correspondientes en caso de la entidad sujeta a fiscalización no las hubiera observado y cumplido. Causa Incumplimiento de parte del Director de Administración Financiera Integrada Municipal, Directora de Planificación y Secretario Municipal, al no darle seguimiento y cumplimiento a las recomendaciones emitidas por la Contraloría General de Cuentas e inexistencia de planificación adecuada para cumplir con las obligaciones que la municipalidad tiene de acuerdo con lo estipulado en las leyes vigente. Efecto Reincidencia en seguir realizando procedimientos de forma incorrecta, al no observar las recomendaciones dejadas, por las comisiones de auditoría de la Contraloría General de Cuentas, en los informes de Auditoría Gubernamental. Recomendación El Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y Secretario Municipal, a efecto de cumplir con las recomendaciones en los informes de Auditoria Gubernamental y poner las mismas en práctica. Comentario de los Responsables En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del oficio No. 12 wdjo-dafim-2016 de fecha 22 de abril de 2016, el señor Wuilder David Jerez Ochoa, Director de Administración Financiera Integrada

69 Contraloría General de Cuentas 61 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, quien manifiesta que: Se le ha dado seguimiento a la Depuración de Cuentas del Balance General, juntamente con la Directora de Planificación DMP, pero debido a que esta cuenta esta sobregirada ya que se viene arrastrando saldos desde que se apertura la contabilidad en esta Municipalidad, es por ello que se tiene que realizar mucho trabajo pero aun así se le ha dado seguimiento prueba de ello es que la cuenta 1234 a tenido una rebaja considerable. Depurando algunas cuentas del Balance General." En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del memorial de fecha 25 de abril de 2016,el señor Henry Mandolfo López Jerez Secretario Municipal, de Sibilia, Quetzaltenango, quien manifiesta que: Con relación al hallazgo numero 17 Incumplimiento a la ley de presupuesto, solicito que se desvanezca de conformidad con los argumentos y pruebas que le adjunto. Por lo que le expongo: Que en esta dependencia es la primera vez que se le atribuye el presente hallazgo; y además el código municipal en el apartado de las funciones del Secretario y en el manual no existe esta función, por lo que se le indican dos cosas: 1) que nunca se me ha dejado esta sanción y 2) no es función de su servidor el depurar cuentas de balance, y si bien usted expone que el Alcalde Municipal debe girar instrucciones al secretario, pero no indica en que articulo del Código Municipal esta establecido." En Acta número , del libro L2 30,482 de fecha 25 de abril de 2016, suscrita con los funcionarios y empleados responsables de la administración, por motivo de discusión de hallazgos efectuada, por medio de la cual se hizo entrega del oficio s/n de fecha 25 de abril de 2016, la señorita Arlendy Surelmy Cifuentes Barrios, Directora Municipal de Planificación, de Sibilia, Quetzaltenango, quien manifiesta que: Asi mismo en la mencionada notificación se encuentra el Hallazgo Numero 17, Falta de seguimiento a Recomendaciones de Auditoria Anteriores, falta de Depuración de cuenta de Balance, donde se evaluó las cuentas de Activo de Balance. Que en la fecha 16 de agosto del año dos mil trece se Solicito a los Señores de la Dirección Financiera Integrada Municipal DAFIM la regularización de la contabilidad de los diferentes proyectos que esta municipalidad esta ejecutando, ya que de no tener dicha regularización por parte de la DAFIM, es imposible llevar a cabo la liquidación de los mismos en el sistema Sicoin GL, en esta dependencia. En tal Virtud se indica que se han depurado en el modulo de contratos la cantidad de 25 proyectos los que se encuentran liquidados en la herramienta contable SicoinGl, los cuales al ser liquidados pasan a ser parte del balance general y deben ser depurados por parte del área de contabilidad de la DAFIM, para lo cual se adjuntan los reportes correspondientes del mencionado sistema.

70 Contraloría General de Cuentas 62 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo derivado, que los comentarios de los responsables no los desvanecen, y que las deficiencias permanecen, en cuanto a la depuración de las cuentas en proceso, al incumplimiento de funciones del Secretario Municipal, se refiere a que no se encontró el oficio de la entrega de la memoria de labores. El hallazgo fue notificado con el No. 17 y en el presente informe aparece con el No. 16. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 2, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL DIRECTORA MUNICIPAL DE PLANIFICACION WUILDER DAVID JEREZ OCHOA 1, ARLENDY SURELMY CIFUENTES BARRIOS SECRETARIO MUNICIPAL HENRY MANDOLFO LOPEZ JEREZ 1, Total Q. 3, SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoria anterior correspondiente al ejercicio fiscal 2015, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que no se le dio cumplimiento y no se implementaron las mismas. Ver Hallazgo No.16 de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables.

71 Contraloría General de Cuentas 63 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERÍODO 1 JUAN FRANCISCO DE LEON ARREAGA ALCALDE MUNICIPAL 01/01/ /12/ CLEMENTINO ROLANDO DE LEON REYES SINDICO PRIMERO 01/01/ /12/ ASBEL ROCAEL LOPEZ CIFUENTES SINDICO SEGUNDO 01/01/ /12/ ELDER ADOLFO GRAMAJO BARRIOS CONCEJAL PRIMERO 01/01/ /12/ ELENO EFRAIN SANTIZO LOPEZ CONCEJAL SEGUNDO 01/01/ /12/ MANUEL ROLANDO SANTIZO CIFUENTES CONCEJAL TERCERO 01/01/ /12/ PEDRO VIDAL RUIZ SOTO CONCEJAL CUARTO 01/01/ /12/ WUILDER DAVID JEREZ OCHOA DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL 9 ARLENDY SURELMY CIFUENTES BARRIOS 01/01/ /12/2015 DIRECTORA MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/01/ /12/ HENRY MANDOLFO LOPEZ JEREZ SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/ /12/ HECTOR OMAR MOGOLLON DE LEON AUDITOR INTERNO 01/01/ /12/2015

72 Contraloría General de Cuentas 64 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 9. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Licda. GISELLA MARIEL SANTIAGO MERIDA Coordinador Gubernamental Lic. JORGE MARTIN GONZALEZ GONZALEZ Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR De conformidad con lo establecido en el Decreto No , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 29, los auditores gubernamentales nombrados son responsables del contenido y efecto legal del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.

73 Contraloría General de Cuentas 65 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1) Ser una municipalidad socialmente comprometida y responsable, de referencia tanto a nivel regional como nacional en el diseño y desarrollo de políticas locales que fomente el impulso de la nueva sociedad, capaz de poder ser autosustentable en el marco del nuevo modelo de desarrollo endógeno y de participación protágonica, que refleje un municipio donde la calidad de vida de todos los habitantes es óptima, lograda por un crecimiento urbano ordenado, respetando la esencia del municipio. Misión (Anexo 2) Mejorar la calidad de vida de los habitantes a través de un desarrollo sostenido y sustentable, fundamentado en la gestión y eficiencia administrativa, con sentido de planeación participativa como instrumento que facilite y encause los esfuerzos e iniciativas del sector público y privado, garantizando la concurrencia de la sociedad en la toma de desiciones que tengan que ver con el desarrollo del municipio.

74 Contraloría General de Cuentas 66 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Estructura Orgánica (Anexo 3)

75 Contraloría General de Cuentas 67 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4)

76 Contraloría General de Cuentas 68 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

77 Contraloría General de Cuentas 69 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5)

78 Contraloría General de Cuentas 70 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6)

79 Contraloría General de Cuentas 71 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

80 Contraloría General de Cuentas 72 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

81 Contraloría General de Cuentas 73 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)