Convenio de colaboración UPM-SAMSUNG CURSO. II. Tablas

Transcripción

1 Convenio de colaboración UPM-SAMSUNG CURSO Creación y gestión de bases de datos con Microsoft Access II. Tablas Pedro P. Alarcón Cavero Departamento de Sistemas Informáticos Escuela Técnica Superior de Ingeniería de Sistemas Informáticos Universidad Politécnica de Madrid

2 Contenido 1. Objeto Tabla 2. Crear tabla nueva en Vista Hoja de Datos 3. Crear una tabla en Vista Diseño de Tabla 4. Tipos de datos 5. Propiedades de los datos 6. Definiciones a nivel de tabla 7. Modificar el diseño de una tabla 8. Modo Ver Hoja de Datos 9. Relaciones 2

3 1. Objeto Tabla Access permite crear, modificar o eliminar la definición de una tabla, y también gestionar su contenido Una tabla está formada por filas (registros) y columnas (campos) Los campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos Otros objetos como consultas, formularios, informes y relaciones pueden depender de una tabla, lo que afectará a las acciones de eliminar la tabla y modificar su esquema. 3

4 Objeto Tabla Modos de actuación sobre una tabla Vista Diseño Permite definir y modificar el esquema (estructura) de una tabla, es decir campos y propiedades. Vista Hoja de Datos Permite visualizar y actualizar los datos de una tabla. También definir ciertos aspectos del esquema. 4

5 Objeto Tabla Creación de una tabla Menú Crear Tabla Se abre la Vista Hoja de Datos Diseño de tabla Se abre la Vista Diseño de Tabla Listas Sharepoint Plataforma de colaboración empresarial, facilita la creación de repositorios, compartir documentos o herramientas por un grupo o grupos de personas colaboradoras, para que todos puedan tener acceso a los mismos documentos o herramientas originales y actualizados. 5

6 2. Crear tabla nueva en Vista Hoja de Datos Menú Crear: Tabla Permite crear una nueva tabla desde la vista hoja de datos introduciendo datos en filas y columnas Si no se selecciona el tipo de datos Access interpreta el tipo de datos de cada columna a partir de los datos introducidos Se puede hacer uso de opciones de los menús Campos y Tabla 6

7 Crear tabla nueva en Vista Hoja de Datos Menú Campo Agregar o eliminar campos, seleccionando el tipo de dato Propiedades de un campo como nombre y título, valor por defecto, tamaño Formato en función del tipo de datos del campo Validación de campo 7

8 Crear tabla nueva en Vista Hoja de Datos Menú Campo: Validación de campo Requerido Si el campo admite o no valores nulos (desconocidos) Único El campo no admite valores duplicados Indizado Crea un índice para el campo Regla de validación de campo Expresión que afecta a un solo campo Regla de validación Expresión que afecta a varios campos de la tabla 8

9 Crear tabla nueva en Vista Hoja de Datos Menú Tabla Propiedades de la tabla Ordenar por; Filtrar por; Orientación; Solo lectura cuando se desconecta Eventos anteriores Eventos posteriores Macro con nombre Relaciones Dependencias del objeto Concepto de disparador (trigger) en SQL 9

10 3. Crear una tabla en Vista Diseño de Tabla Barra de herramientas Tabla cuyas filas son campos de la tabla de la BD que se está diseñando, y las columnas indican: Selector de fila. Indica la fila seleccionada y clave Nombre del Campo. Debe ser único en cada tabla Tipo de datos. Tipo de datos que almacenará el campo Descripción. Literal opcional con descripción del campo Propiedades del campo seleccionado Breve ayuda 10

11 4. Tipos de datos Tipo de dato Texto corto Texto largo Descripción Datos alfanuméricos. Contiene letras y números hasta 255 bytes Texto largo (antes llamado Memo) (comentarios, notas) hasta 1Gbyte Número Datos numérico, la propiedad Tamaño del Campo define el tipo. Tamaño: 1, 2, 4 u 8 bytes (16 para Id. de réplica) Fecha/Hora Moneda Autonumeración Sí/No Fechas y horas (8 bytes) Valores monetarios, con cuatro decimales (8 bytes) Números sucesivos desde el 1; 4 bytes (16 para Id. de réplica) Tipo booleano, valores Si/No, Verdadero/Falso (1 bit) Objeto OLE Gráficos, imágenes o cualquier objeto OLE creado con aplicaciones Windows hasta 1 Gigabyte Hipervínculo Datos Adjuntos Calculado Asistente para búsquedas Texto que indica la ruta de acceso a un objeto, documento, correo electrónico, página Web u otro destino. Hasta 2 Gb. Ficheros como fotos, documentos, hojas de cálculo, etc. Puede haber varios por registro. Hasta 2 Gb aproximadamente. Expresión que involucra a uno o más campos Crea un campo que permite elegir un valor de una tabla o lista de valores mediante un cuadro de lista o combinado

12 Tipos de Datos Asistente para búsquedas Tipo de dato que se puede asociar a un campo El asistente nos guía para asignar automáticamente las propiedades correspondientes Dichas propiedades pueden modificarse posteriormente en la hoja de propiedades del campo Se explicará su funcionamiento mediante ejemplos 12

13 5. Propiedades de los Campos Tamaño del campo Texto corto: 0 a 255 (por defecto 50) Numérico: Byte: 0 a 255 (1 byte) Entero: (2); Entero Largo: (4) Simple: -3,4 x 1038 (4); Doble: -1,797 x (8) Id. de réplica (16 bytes) Decimal Formato Numérico, Moneda y Autonumérico Numérico general Moneda Euro Fijo Estándar Porcentaje científico 13

14 Propiedades de los Campos Formato (continuación) Fecha/Hora fecha general, fecha larga, fecha mediana, fecha corta hora larga, hora mediana, hora corta Sí/No Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado Texto corto y Texto largo requiere un carácter de texto; &: no se requiere un carácter <: convierte a minúsculas; >: convierte a mayúsculas Primera Sección: formato para los campos con texto Segunda sección: formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores Nulos Desconocido Lugares decimales para Numéricos y Moneda. Auto según Formato 14

15 Propiedades de los Campos Máscara de entrada utilización del Asistente tres secciones separadas por ; máscara 0: se almacenan los literales; 1: no se almacenan carácter indicador de introducción (espacio en blanco) algunos caracteres de máscara 0 9 # L? A a & C., : ; - / < >! \ literal Título nombre más descriptivo del campo (Access lo utiliza) 15

16 Propiedades de los Campos Valor predeterminado establece un valor por defecto Regla de validación expresión que deben cumplir todas las filas de la tabla Texto de validación texto a mostrar en caso de no cumplir la regla anterior Requerido permite o no valores Nulos en el campo Permitir longitud cero para campos Texto y Memo 16

17 Propiedades de los Campos Indexado índices de un único campo (índices simples) valores de la propiedad: No Si (con duplicados) Si (sin duplicados). Equivale a una clave secundaria de la tabla los índices aceleran consultas pero pueden ralentizar actualizaciones de la tabla se pueden definir con la opción Indices del menú Ver o con el icono correspondiente (índices compuestos) 17

18 Propiedades de los Campos Ficha búsqueda Esta pestaña corresponde a tipo de datos en los que se selecciona Asistente de búsqueda Permite indicar manualmente valores a las propiedades que se generan automáticamente con el asistente 18

19 Propiedades de los Campos Ficha búsqueda Mostrar control Cuadro de texto, Cuadro de lista o Cuadro combinado Tipo de origen de la fila Tabla/Consulta, Lista de valores o Lista de campos Origen de la fila nombre de la tabla o consulta, o una instrucción SQL lista de los valores si no procede de tabla o consulta Columna dependiente número de columna del cuadro de lista o combinado que se asocia al campo de la tabla Número de columnas número de columnas que se visualizan en el cuadro Encabezados de columnas si se visualizan o no los títulos de las columnas Ancho de columnas ancho en cm de las columnas separados por ; o el valor 0 si no se quiere visualizar la columna 19

20 Propiedades de los Campos Ficha búsqueda Filas en la lista filas a mostrar al desplegar un cuadro combinado Ancho de lista anchura de un cuadro combinado al desplegarse Limitar a lista si en cuadros combinados se permite añadir más filas Permitir varios valores Se puede seleccionar más de un valor de la lista para el campo Permitir ediciones de lista de valores Formulario de edición de elementos de lista Mostrar solo valores de origen de la fila 20

21 6. Definiciones a nivel de tabla Clave Principal Índices Propiedades de Tabla Probar reglas de validación Crear macros de datos Relaciones Dependencias del objeto

22 Definiciones a nivel de tabla Clave Principal Identifica de forma única cada fila No es obligatorio definirla, pero si no se define no se puede establecer Relación con otras tablas Seleccionar la fila o filas de los campos y pulsar el botón que tiene una llave o la opción Clave Principal. Con la teclas Mayúsculas y Control podemos seleccionar más de un campo para la clave principal Para anular una definición proceder de la misma manera Al definirla se crea el índice primario Icono de clave principal 22

23 Definiciones a nivel de tabla Índices Estructuras auxiliares a la tabla que permiten realizar acceso rápido a las filas en función de uno o más campos que constituyen la clave del índice Pueden favorecer las consultas y perjudicar las actualizaciones El índice ordena los registros en función de dichos campos El orden puede ser ascendente o descendente Propiedades: solo puede haber un índice principal se crea automáticamente al definir la clave principal no admite valores duplicados el índice puede ser de valores únicos o admitir duplicados ignorar nulos implicas que las filas de la tabla con valor nulo en los atributos del índice no se incluyen

24 Definiciones a nivel de tabla Hoja de Propiedades de la tabla Propiedad Hoja secundaria de datos expandida Alto de hoja secundaria de datos Orientación Descripción Vista predeterminada Regla de validación Texto de validación Filtro Ordenar por Hoja secundaria de datos Vincular campos secundarios Vincular campos principales Filtrar al cargar Ordenar por al cargar Activar orden Descripción Expandir todas las hojas secundarias de datos cuando abra la tabla. Corresponden a tablas con las que tiene campos en común 0 para mostrar todas las filas expandidas, o alto que se desee en pulgadas. Por defecto de izquierda a derecha Descripción textual de la tabla Hoja de datos, Tabla dinámica o Gráfico dinámico Expresión que deba ser verdadera al agregar o modificar un registro. Texto que se muestra si la tabla no cumple la regla Criterios que limitarán las filas a visualizar Campo o campos que ordenan las filas en vista Hoja de Datos Si aparece o no una hoja secundaria de datos, indicando la tabla o consulta que proporciona los datos de la hoja secundaria Campos de la hoja secundaria con los que hacer la vinculación Campos de la tabla con los que hacer la vinculación Aplica automáticamente los criterios de filtro al cargar los datos campos que marcarán el orden de visualización. De no indicar nada el orden lo da la clave principal Si se ordenan las filas al abrir la tabla en vista hoja de datos 24

25 Definiciones a nivel de tabla Probar reglas de validación opción dentro del menú Edición permite comprobar si los datos almacenados en la tabla cumplen las reglas de validación establecidas para los campos y para la tabla si hay varias reglas definidas y muchos datos la comprobación puede tardar bastante tiempo las reglas de validación permiten garantizar al máximo la consistencia de la BD, pero las actualizaciones tardan más tiempo en ejecutarse, ya que debe comprobarse el cumplimiento de las reglas 25

26 7. Modificar el diseño de una tabla Operaciones sobre la tabla Para modificar el diseño de una tabla, seleccionarla y con el botón derecho del ratón seleccionar Vista Diseño Se pueden importar y exportar tablas a otros tipos de formatos Se puede copiar y eliminar tablas con las opciones de menú Edición (Cortar, Copiar, Pegar, Eliminar) 26

27 Modificar el diseño de una tabla Cambiar el nombre de un campo Posicionarse en él, y modificar el nombre No puede haber dos campos con el mismo nombre en una tabla Insertar nuevos campos Posicionar el cursor en una fila de la tabla Pulsar la tecla Ins o la opción Filas del menú Insertar. Se añadirá una fila justo encima de donde estuviera situado el cursor. También puede utilizarse la primera fila vacía Borrar campos Seleccionar la fila y pulsar la tecla Supr o las opciones Cortar o Eliminar del menú Edición Si la tabla tiene datos se perderán los de este campo Desplazar campos Para cambiar la posición en la tabla Seleccionar la fila y pulsar de nuevo en el selector, arrastrando la fila al sitio deseado 27

28 Modificar el diseño de una tabla Cambiar propiedades de los campos Cambiar el tipo de datos o su longitud puede ocasionar problemas de conversión Cambiar propiedades como regla de validación, requerido, permitir longitud cero e indexado pueden no ser posible si los datos almacenados incumplen la nueva propiedad Cambiar la clave principal Seleccionar la nueva fila y pulsar el icono u opción de clave principal Si la clave tiene más de un campo seleccionar los campos teniendo pulsada la tecla Mayúsculas o Control Puede cambiarse en la ventana de Indices cambiando la propiedad Principal Cambiar índices Pulsar el icono u opción de Índices y proceder como se ha descrito en este tema Cuidado! los cambios en índices pueden afectar al rendimiento de la base de datos 28

29 8. Modo ver Hoja de Datos Permite visualizar y manipular el contenido de una tabla existente, pudiendo variar: El formato de presentación en pantalla (hoja de datos) El diseño de la tabla (columnas) Para abrir una tabla Seleccionar una tabla y pulsar la opción Abrir Hacer doble clic en el nombre de una tabla Desde el modo diseño seleccionar la opción Vista hoja de datos 29

30 Modo ver Hoja de Datos Selector de registro Agregar nuevo campo a la tabla Nueva fila Primer registro Registro anterior Registro actual Número total de registros Registro siguiente Último registro Nuevo registro Si hay o no filtro activado Búsqueda en columna seleccionada

31 Modo ver Hoja de Datos Teclas de Movimiento RePag Pag. Arriba Ctrl AvPag pag derecha AvPag: Pag abajo Ctrl Repag pag. Izquierda Tab campo sig. Mayús Tab campo ant. Inicio primer campo Fin último campo registro ant registro sig. Ctrl primer reg Ctrl último registro Ctrl Inicio prim. reg Ctrl Fin último registro F5 recuadro num. Reg. Ctrl barra selecciona columna actual Mayús Barra selecciona registro actual 31

32 Modo ver Hoja de Datos Seleccionar y cambiar datos Posicionarse a la izquierda del primer carácter a cambiar y arrastrar el ratón Hacer doble clic sobre un valor Hacer clic en el extremo izqdo de una celda (puntero del ratón en forma de cruz) para seleccionar una celda entera Los valores que se escriban reemplazarán a los seleccionados Opción Deshacer para volver atrás La opción Buscar del menú Edición permite realizar una búsqueda sobre la columna actual Utilizar la opción Reemplazar si se quiere hacer un cambio genérico La opción Cortar elimina el valor o conjunto de filas seleccionados ( cuidado!) La opción Copiar deja copia en el portapapeles Opciones de Pegar copian del portapapeles. Si se pegan registros se solicita confirmación 32

33 Modo ver Hoja de Datos Teclas para introducción de datos Ctrl ; introduce la fecha actual Ctrl : introduce la hora actual Ctrl Alt Barra introduce valor predeterminado Ctrl introducen el valor del mismo campo del Ctrl registro anterior Ctrl Intro inserta un retorno de carro en un campo memo o texto Ctrl + añade un nuevo registro Ctrl - elimina el registro actual 33

34 Modo ver Hoja de Datos Insertar registros última fila de la hoja de datos opción Entrada de datos no se visualizan los registros ya existentes puede introducirse más de un registro para volver a ver toda la hoja de datos ejecutar la opción Quitar filtro u orden se impide la inserción, si el valor de alguna columna incumple alguna propiedad o regla de la tabla Eliminar registros opción Eliminar (Supr) o Eliminar registro del menú Edición se elimina el registro actual registros seleccionados solicita confirmación para eliminar una vez eliminados no se puede deshacer la operación. Salvo que se recupere de una copia de seguridad 34

35 Modo ver Hoja de Datos Acciones sobre columnas Seleccionar pulsar en la cabecera de la columna pueden seleccionarse varias a la vez Mover pulsar sobre una columna seleccionada y arrastrarla a la posición deseada Insertar inserta nueva columna en pantalla y diseño Eliminar elimina la columna seleccionada de pantalla y diseño 35

36 Modo ver Hoja de Datos Formato Fuente permite modificar la fuente del texto Celdas permite modificar la cuadrícula y fondo de las celdas de la hoja de datos Alto de fila permite modificar la altura de las filas medida en puntos (1 punto = 1/28 cm) Ancho de columna fija el ancho de la columna seleccionada anchura predeterminada de 2,5 cm ajuste perfecto: el ancho del valor más largo Cambiar nombre de columna permite cambiar el nombre de una columna el cambio afecta al esquema de la tabla 36

37 Modo ver Hoja de Datos Formato Ocultar columna oculta la columna seleccionada Mostrar columna presenta todos los campos de la tabla permite mostrar u ocultar cada campo Inmovilizar columnas deja fija en pantalla la columna seleccionada Liberar todas las columnas libera las columnas que estén inmovilizadas 37

38 Modo ver Hoja de Datos Filtros Filtro por formulario presenta un formulario con todas las columnas seleccionar el valor en la columna deseada con el cuadro combinado o introducir un criterio si pulsa la ficha O en la parte inferior, equivaldrá a una unión de condiciones (O lógico) si pulsa la ficha Buscar equivaldrá a una disyunción de condiciones (Y lógico) si pulsa la opción Aplicar Filtro al volver a la hoja de datos se mostrarán solo las filas que cumplan la condición del filtro Filtro por selección para seleccionar aquellas filas que coincidan con valores o parte de éstos, seleccionados en la hoja de datos Filtro excluyendo la selección muestra aquellas filas que no coinciden con los valores de la hoja de datos seleccionados Filtro u orden avanzado para construir filtros de tipo consulta 38

39 Modo ver Hoja de Datos Ordenar permite ordenar las filas de la tabla en función de los valores de la columna seleccionada el orden puede ser ascendente o descendente Aplicar filtro u ordenar vuelve a aplicar el último filtro u ordenación realizado Quitar filtro u ordenar devuelve la tabla a su estado inicial 39

40 9. Ventana Relaciones Se accede: Desde la Vista Diseño de tablas Opción Relaciones del menú Herramientas Permite establecer relaciones (combinaciones) entre las distintas tablas de la base de datos, especificando Restricciones de integridad referencial Tipo de combinación entre dos tablas relacionadas Para poder establecer relaciones las tablas tienen que tener clave principal 40

41 Ventana Relaciones Opciones de la Ventana Relaciones Borra el diseño de relaciones definido Muestra las tablas existentes en la base de datos para poder seleccionar las que formen parte de las relaciones Oculta la tabla seleccionada y sus relaciones Modifica una relación existente seleccionando la línea de relación que une dos tablas Genera un gráfico con las relaciones entre tablas definidas Muestra las relaciones de la tabla seleccionada Muestra todas las relaciones y las tablas involucradas 41

42 Ventana Relaciones Establecer combinación (relación): Seleccionar el campo clave principal y arrastrar el cursor hasta el campo clave foránea Aparece la ventana relaciones Clave foránea Clave principal 42

43 Ventana Relaciones Integridad referencial Existencia de clave principal (tabla padre) y clave foránea (tabla hija) Clave foránea: columna(s) que es clave principal en otra tabla Todo valor de una clave foránea o es nulo o debe existir en la tabla donde es clave principal Puede indicarse Borrado en cascada Al eliminar una fila de la tabla padre se eliminan automáticamente las filas de la tabla hija relacionadas Actualización en cascada Al modificar un valor de la clave principal se propaga el cambio a la tabla hija 43

44 Ventana Relaciones Tipo de combinación Se utiliza al definir las consultas Permite realizar consultas con información coherente y real Propiedades de la combinación Combinación de igualdad (por defecto) Combinación a izquierdas (LEFT JOIN en SQL) Combinación a derechas (RIGHT JOIN en SQL) Botón Crear Establece la relación Visualiza una línea entre las dos tablas 44

45 Ventana Relaciones Ejemplo 45