INSTRUCCIÓN DEL DIRECTOR EJECUTIVO DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN SANITARIA ARAGÓN (IIS ARAGÓN) USO PLATAFORMA i-compras

Transcripción

1 INSTRUCCIÓN DEL DIRECTOR EJECUTIVO DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN SANITARIA ARAGÓN (IIS ARAGÓN) USO PLATAFORMA i-compras ACCESO WEB a la aplicación: La nueva aplicación, es una aplicación Web, a la que vamos a poder acceder desde el Navegador de un dispositivo conectado a Internet, a través de la dirección: Cada usuario tendrá sus propias credenciales de acceso (usuario y contraseña) para entrar en la aplicación que le serán notificadas vía correo electrónico. Para la resolución de cualquier incidencia en el proceso de inicio de sesión, no dudéis en poneros en contacto con nosotros a través de: Unidad de Investigación clínica: Elena García (egarcia@iisaragon.es) Unidad de Proyectos y Recursos de Investigación: Marisol Jimeno (sjimeno@iisaragon.es) y Ana Gómez (agomezr@iisaragon.es) Cada vez que acceda a la aplicación, ésta le mostrará el Aviso referente a LOPD que deberá aceptar para poder acceder a las funcionalidades de la plataforma.

2 Creación NUEVA SOLICITUD (de autorización) de pedido Al acceder a la aplicación, se accederá a la siguiente pantalla principal: Cuando surja una nueva necesidad de obra/ suministro/ servicio, se deberá cumplimentar el formulario +Nueva solicitud con toda la información necesaria, siendo los campos obligatorios marcados con un *.

3 Centro de coste: Desplegable con acceso a todos los centros de coste activos para los cuales el usuario puede lanzar pedidos. Área de gasto: Desplegable con acceso a todas las áreas de gasto activas del centro de coste seleccionado previamente, para los cuales el usuario puede lanzar pedidos. Importante: Si el usuario accede a centros de coste con Disponible en el Área de Gasto: 00- Personal destinado a contratación de personal, este importe no podrá ser utilizado para la formalización de contratos de obra/ suministro /servicios, salvo que el usuario responsable solicite previamente al gestor económico de dichos fondos un cambio de disponible entre áreas de gasto. Anualidad: Desplegable con acceso a las anualidades activas del centro de coste seleccionado. Disponible centro de coste/ área de gasto/ anualidad: Una vez cumplimentados los campos anteriores, la aplicación le informará de su disponible a efectos de tramitación de un nuevo pedido. Importante: Este disponible tiene en consideración los importes ya facturados con cargo al centro de coste así como todos los pedidos solicitados (autorizados o en estudio) que figuren en estado pendiente de facturación. Proveedor: Desplegable con acceso a todos los proveedores dados de alta en el IIS Aragón. Importante: Si el usuario no localiza un proveedor por descripción o identificación fiscal, podrá crear un nuevo tercero que será revisado por su gestor económico para la validación de su solicitud. Base Imponible: Campo numérico en moneda euro. Importante: Si el usuario desea lanzar un pedido en moneda extranjera, deberá hacer una conversión estimada según tipo de cambio vigente y hacerlo constar en el motivo del pedido (en la fase inicial, no existe control de moneda extranjera). Tipología: Desplegable con acceso a Tipo de Contrato de suministros/ servicios/ obra. Fichero 1, 2 ó 3: Funcionalidad que permite el envío adjunto de ficheros para la tramitación de su solicitud (presupuestos, exclusividades o cualquier documento que considere necesario de acuerdo con las normas de gestión del IIS). Importante: Si desea anexar más de tres adjuntos, puede usar uno de los ficheros para anexar varios documentos integrados en un único archivo pdf. Motivo: Descripción clara de la necesidad científica de la obra/ suministro/ servicio. Justificación de la necesidad y uso para investigación. + Solicitar

4 No podrá tramitarse ninguna solicitud que no incluya los campos obligatorios requeridos por la aplicación (especialmente la Motivación). El usuario deberá contactar con su gestor económico en los siguientes casos, - El centro de coste tiene disponible en el Área de Gasto de Personal pero no en otras áreas: Contactar con su gestor económico para solicitar si es posible el traspaso de fondos desde otras áreas de gasto con disponible. - El centro de coste no aparece en el desplegable: Contactar con el gestor económico para revisar su puesta en marcha. - El centro de coste tiene un disponible negativo: Contactar con el gestor económico para identificar su origen. Una vez realizada la solicitud, el usuario recibirá un correo electrónico de compras@iisaragon.es informando de la solicitud cursada: Acceso a SOLICITUDES REALIZADAS En la pantalla principal de la aplicación, el usuario puede acceder al resumen de las solicitudes realizadas así como se ha habilitado su exportación a excel.

5 Una vez validada su solicitud por el gestor económico asignado, la situación del pedido en la aplicación pasará a Estado: APROBADA. Adjunto a dicho estado, el usuario podrá descargar la autorización electrónica en formato pdf. Será entonces cuando el usuario podrá lanzar el pedido al proveedor siendo requisito necesario que el proveedor indique en su factura, a efectos de trazabilidad, los siguientes datos: - Código de solicitud - Centro de coste