Política de Uso Aceptable del Servicio de Correo Electrónico

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1 SALDG POLíTICA DE USO ACEPTABLE I Código: POL-GTI ,".""""". 1. Introducción TECNOLOGíA E ELECTRÓNICO Página 1 de 6 Política de Uso Aceptable del Servicio de Correo Electrónico En apoyo de los objetivos fundamentales de nuestra empresa se ofrecen una serie de recursos de comunicación a nuestros colaboradores. El acceso a estos recursos es un privilegio que está condicionado a la aceptación de la Política de utilización de éstos. Se debe reconocer que la calidad de estos serviciosdependeen gran medida de la responsabilidadindividual de los usuarios. 2. Objeto Esta pohtica se aplica al uso del servicio' de proporcionado por SALOG,cualquiera sea el horario en que se efectúe. 3. Base Legal CapítuloVII del ReglamentoInterno de Trabajo de SALOG Capítulo IXdel ReglamentoInterno de Trabajode SALOG 4. Responsables Área de Infraestructura y Tecnología Jefesde Área 5. Alcance Estapolítica alcanzaa lossiguientesusuariosdel serviciode correo electrónico: a. Personal permanente y contratado que esté autorizado a usar equipos y/o software de Empresa. b. Personal que presta servicios en SALOGque esté debidamente autorizado a usar equiposy/o software de la organización. c. Directivosde la organizacióndebidamente autorizados. NOTA: Se encuentra expresamente prohibido el acceso al servidor de de SALOGa toda otra persona ajena a la organización. En el caso de que un usuario de este servicio proporcione su ID y contraseña a un tercero, lasconsecuenciaslegales,administrativaso judiciales de este uso caeránbajo su entera responsabilidad. Pagina 1 de 6

2 TECNOLOGíA E I POLíTICA DE USO ACEPTABLE ELECTRÓNICO Código: POL-GTI-001 Página 2 de 6 6. Consideraciones Generales a. El tamaño de los mensajes en tránsito está limitado. De igual forma la capacidad de almacenamiento dentro de unos límites aceptables. del servidor es finita y como tal, se asignará a los usuarios un tamaño de buzón, b. El ernail ha sido diseñado con el propósito de enviar mensajes cortos, no para la difusión de ficheros de gran tamaño, para los cuales están disponibles otros medios. El Área de Sistemas establecerá el espacio de memoria en disco asignado a los buzones de correo. c. Se recomienda que el usuario continuamente elimine aquellos mensajes que entienda no son importantes, evrtando así fallas en los sistemas de correo electrónico. d. El correo electrónico, haya sido creado o no en un equipo de la organización, se constituye en un registro perteneciente a SALOG. e. El servidor de correo electrónico no garantiza la entrega inmediata de los mensajes depositados, esta entrega está supeditada a la disponibilidad de recursos' en un momento dado. f. Una vez extraídos los del servidor por parte del cliente' de correo estos serán eliminados del mismo. g. El servidor de correo no aceptará mensajes sin remitente. 7. Responsabilidades del Usuario a. Aceptación de las condiciones y normas de uso l. La utilización del servicio de Correo stectrómco proporcionado por SALOGimplica el conocimiento y plena aceptación de las normas de uso y condiciones que se especifican en el presente documento y en todos los documentos complementarios de normativa de utilización de servicios y recursos informáticos proporcionados por SALOG. b. Confidencialidad del correo electrónico l. Se asignaráuna cuenta y una contraseña a cada usuario del servrcio. El usuario es responsable de mantener la confidencialidad de su cuenta y contraseña, y de todas las actividades que se efectúen bajo su cuenta. 2. Los usuarios son completamente responsables de todas las actividadesrealizadas con sus cuentas de correo y su buzón asociado a nuestra empresa. 3. Se debe tener en cuenta que el Area de Sistemas puede acceder a los cuentas de correo electrónico depositados en el servidor sin autorización expresa de los usuarios dentro de su labor diaria de mantenimiento en términos de administración de su espacio. c. Uso exclusivo del correo electrónico para comunicaciones interpersonales 1. Elcorreo electrómco es una herramienta para el intercambio de inforrnacrón entre personas, no un medio Página 2 de 6

3 SALOG \ ".~I U4,l... POLíTICA DE USO ACEPTABLE I Código: POL-GTI-001 Vigencia: 29/11/2012 TECNOLOGiA E ELECTRÓNICO Página 3 de 6 de difusión masiva e indiscriminada de información. y efectivos. Para ello existen otros canales más adecuados d. Uso para fines profesionales o académicos l. Lascuentas de correo electrónico de SAlOG no deben ser, en principio, utilizadas para fines privados, ya que constituyen una herramienta de trabajo. Sin embargo, dado que en ocasiones un usuario puede verse obligado a gestionar asuntos personales durante su horario de trabajo, se autoriza el uso de este servicio siempre y cuando la frecuencia y duración sean limitadas y ello no afecte a su uso profesional o académico. Este uso personalademás no puede constituir una actividad política, comercial o con ánimo de lucro y no puede ser inapropiado u ofensivo. 2. Los mensajes contenidos en los correos electrónicos no pueden ser contrarios a las disposiciones del Orden Público, la moral, las buenascostumbres nacionales e Internacionales y los usos y costumbres aplicablesen SALOG, y el respeto de los derechos personales de terceras personas. 3. No es correcto enviar correo a personas que no desean recibirlo. Si le solicitan detener esta práctica, deberá de hacerlo. SInuestra empresa recibe quejas, denuncias o reclamaciones por estas prácticas, se tomarán las medidas adecuadas. e. Prohibición de abuso en el correo electrónico (ACE) El abuso en el correo electrónico es definido como - "diversas actividades que trascienden los objetivos habituales del servicio de correo y perjudican directa o indirectamente a los usuarios". Estasactividades se pueden catalogar, a título no exhaustivo,en los siguientesgrupos: l. Abusivaspor el contenido: queda prohibido enviar, almacenar o drstnbuir mensajes cuyo contenido atente contra los derechos reconocidos en las leyes Peruanas y Tratados Internacionales suscritos por Perú o promueva actuaciones contrarias a la ley. 2. Abusivas por el medio: queda prohibido el envío de correo utilizando un servidor de correo ajeno sin el consentimiento del titular del mismo. 3. Abusivas por no solicitadas: queda prohibido el envío de comunicaciones electrónicas con finalidad comercial a una pluralidad de receptores que no las hayan solicitado ( spamm' a excepción del expresamente automado por SAlOG. 4. Abusivas por su finalidad: queda prohibido el envío de mensajes de correo electrónico cuyo único propósito sea el de sobrecargar, paralizar o, de cualquier otro modo, perjudicar el normal uso de este servicioo los equipos informáticos de otros usuarios de Internet. Está prohibido cualquier uso del correo electróruco que pueda ser catalogado como ACEen cualquiera modalidades anteriormente descritas. de las El envío de correo masivo o difusión masiva de mensajes y el envío continúo de un número elevado de mensajesqueda asimismo limitado. Desdeel momento en que SALOGdetecte que dichas actividades perjudican el correcto funcionamiento de los servicios v/o provoquen retrasos en las entregas de correo de los demás usuarios de los sistemas, adoptará las medidas que considere necesarias, pudiendo incluso procederse a la suspensión inmediata y sin previo aviso del servicio. Página 3 de 6

4 SALDG POLíTICA DE USO ACEPTABLE Código: POL-GTI TECNOLOGiA E ELECTRÓNICO I Página 4 de 6 8. Derechos de los Usuarios I los usuarios podrán realizar las siguientes actividades relacionadas con el servicio de correo electrónico: a. Enviary recibir información relacionadaa la función que desempeñadentro de SALOGy a su desarrollo académico y profesional. 9. Prohibiciones o usos inaceptables Se considera incumplimiento de las condiciones y normas de uso del correo electrónico, los supuestos siguientes: 1. Difusión de contenidos de carácter racista, xenófobo, pornográfico, sexista, de apología del terrorismo o atentatorio contra 105 derechoshumanos, o actuar en perjuicio de los derechos a la intimidad, al honor, a la propia imagen o contra la dignidad de las personas. 2. Difusión de mensajes de correo electrónico sin identificar plenamente a su remitente. 3. Difusión de contenidos contrarios a los principios enunciados en las políticas de SAlOG. 4. Difusión de mensajes comerciales o propagandísticos sin autorización expresa. s. Utilizar el correo electrónico para propósitos comerciales o financieros particulares. 6. Propagación de cartas encadenadas o participación en esquemas piramidales o actividades similares. 7. Ataques con el objeto de degradar el servicio. 8. Enviomasivo de mensajeso información que consumainjustificadamente recursosde SAlOG. 9. No está permitido manipular las cabeceras de los mensajes para intentar ocultar o falsear la identidad del usuario remitente del mensaje. 10. Hacer un uso del correo electrónico contrario a las condiciones y normas de uso del presente documento y de todos los documentos complementarios de normativa de utilización de los servicios y recursos Informáticos proporcionados por SAlOG. 11. Modificación de la configuración de la cuenta de correo para aquellos que cuenten con estaciones de trabajo en las cuales se haya configurado su cuenta de correo con eloutlook. 12. Modificación de 105 datos mostrados en su firma' segun el formato definido por SAlOG, para aquellos que cuenten con estación de trabajo en las cuales se haya configurado su cuenta de correo con el Outlook. 13. Redirección de las cuentas de correo a otras personas cuando la cuenta aún se encuentre asignada. Página 4 de 6

5 - GESTlON DE TECNOLOGíA E ELECTRÓNICO Página 5 de 6 I SALDG POLíTICA DE USO ACEPTABLE I Código: POL-GTI Responsabilidades del Área de TI y DGH 1. Hacerle conocer al personal las sancionesque les podrían corresponder en casoviolen estas políticas, las cuales pueden ir desde un llamado de atención, prohibición de acceso a correo electrónico hasta el inicio de las correspondientes acciones administrativas V/o judiciales, como consecuencia de su incumplimiento. 2. La difusión entre los colaboradoresde lasrestricciones acercadel uso personalde los recursos con los que cuenta la organización para acceder a los servicios de correo electrónico, guardando copia de las respectivas notificaciones. 3. Asegurarse de que el personal conozca esta Política de Uso Aceptable. 4. Dar las facilidades para que los usuarios utilícen el correo electrónico conforme a lo indicado por la presente política. 5. Momtorear el uso del servidor de correo electrónico, para propósitos de mantenimiento, sin conocimiento previo de los usuarios. 6. Velar por el óptimo funcionamiento del servidor de correo. 11. Responsabilidades de los Superiores 1. Evaluarla necesidadde los colaboradoresa su cargode accederal correo electrónico para cumplir con 'us funciones. 2. soucnarte a Gesnón de Desarrollo Humano el acceso al correo electrómco para el personal que lo necesiteen razón de susfunciones, debrendo cumplirse en tal casocon las políticas de Uso Aceptable de Correo Electrónico. 3. Asegurasedel curnplírmento de esta polínca por parte de los colaboradores y llamar su atención cuando tome conocimiento de su falta de cumplimiento. 12. Responsabilidades de los Usuarios 1. Los usuarios de correo electrónico tendrán las siguientes responsabilidades: 2. El conocimiento V aptlcación de lo establecido en esta política. 3. Seguir las políticas V procedimientos de seguridad existentes para el uso del servicio de correo electrónico y evitar toda práctica que pueda llevar a los usuanos al incumplimiento de sus objetivos dentro de la organización. 4. Conducirse de forma que refleje posmvarnente la Imagen de la orgamzación, ya que se encuentran identificados como empleados del mismo. 5. Cumplir las indicaciones V pautas establecidas por la organización para reducir los problemas de seguridad así como el impacto de virus en la red. Página 5 de 6

6 I SALDG TECNOLOGíA E POLíTICA DE USO ACEPTABLE ELECTRÓNICO Código: POL-GTI..Q01 I Página 6 de Responsabilidad por la Política La Gerencia de Sistemas de SAlOGes responsabledel desarrollo y mantenimiento General es la encargada de aprobarla. de esta política y la Gerencia 1El servicio de correo electrónico le permite a los usuarios enviar y recibir . 2 El servidor de es el equipo encargado de gestionar el servicio de correo electrónico. 3 El buzón de correo electrónico es el lugar dentro del servidor de correo electrónico donde sedepositan los mensajes. 4 los recursos son: Internet como el medio de transporte de los mensajes, los servidores remotos a los cualesdebe llegar nuestro servidor para distribuir los mensajesy el propio servidor de correo de la empresa. Estos recursos pueden no estar disponibles en un momento dado. :; El cliente de correo es el software instalado en la estación de trabajo del usuario o la página Web que le permiten realizar la redacción, envío y recepción de los mensajes de correo. El cliente de correo se comunica con el servidor de correo para recuperar los mensajes del usuario. 6 la firma de correo es un texto que se inserta en los mensajes de correo electrónico creado mediante el cliente de correo y tiene como propósito identificar al remitente del mensaje Página 6 de 6