(junio 8) Diario Oficial No , de 26 de junio de 2004 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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1 RESOLUCION ORGANICA 5587 DE 2004 (junio 8) Diario Oficial No , de 26 de junio de 2004 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA <NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 106 de 2010> Resumen de Notas de Vigencia NOTAS DE VIGENCIA: Por la cual se reglamenta la administración, operación y uso - Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 106 de 2010, publicada en el Diario Oficial No de 21 de abril de 2010, 'Por la cual se reglamenta la generación, envío, recepción, almacenamiento y comunicación de los mensajes de datos en la Contraloría General de la República' EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y CONSIDERANDO: Que de conformidad con el numeral 2 del artículo 35 del Decreto-ley 267 de febrero 22 de 2000 corresponde al Despacho del Contralor General, entre otras funciones, la de adoptar políticas, planes, programas y estrategias necesarias para el adecuado manejo administrativo y financiero de la Contraloría General de la República, en desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal otorgada por la Constitución y la ley; Que la Ley 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, entre ellos el correo electrónico; Que el correo electrónico es un servicio de carácter estratégico en la entidad y una herramienta de utilidad en el trabajo diario; Que se debe reglamentar para los usuarios internos el procedimiento de utilización del correo electrónico en la entidad; Que en desarrollo del proyecto ISO 9000 versión 2000, se deben estandarizar los procesos, dentro de los cuales se encuentra el uso de recursos informáticos; En mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO 1o. OBJETIVO. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 106 de 2010> Reglamentar la administración, operación y uso del correo electrónico como un instrumento de comunicación organizacional para facilitar el intercambio de información de los funcionarios de la Contraloría General de la República. ARTÍCULO 2o. DEFINICIONES. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 106 de 2010> Para efectos de la presente resolución, se entiende por: Correo electrónico: Nombre genérico para toda comunicación no interactiva de texto, datos, imágenes o mensajes de voz, que tiene lugar entre un remitente y los destinatarios designados, y que se desarrolla en sistemas que utilizan enlaces de telecomunicación.

2 MB: Forma abreviada que se utiliza para escribir Mega Byte, que es el espacio necesario para guardar en un computador, un millón cuarenta y ocho mil quinientos setenta y seis caracteres. Recipiente de correo: Este término cobija a los diferentes objetos que se pueden crear y administrar mediante el servicio de correo electrón ico, a saber: Buzones, recipientes personalizados, fólderes públicos y listas de distribución. Buzón: También conocido como cuenta de correo, es un receptáculo exclusivo, asignado en el servidor para almacenar los mensajes y archivos adjuntos enviados por otros usuarios internos o externos a la Contraloría General de la República. Recipiente personalizado: Es un apuntador a una dirección de correo electrónico, externa a la Contraloría General de la República. Fólder público: Este recipiente almacena mensajes e información que se puede compartir por los usuarios a quienes se designe. Lista de distribución: Es un recipiente de correo que agrupa otros recipientes, con el fin de facilitar el envío de información. Mensaje masivo: Es un mensaje enviado a un número mayor de cincuenta (50) buzones o cuentas de correo, acumulados en una o varias remisiones del mismo. ARTÍCULO 3o. PROPÓSITO DE LA REGLAMENTACIÓN DEL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 106 de 2010> El propósito de esta resolución es asegurar que los funcionarios utilicen correctamente el sistema de correo electrónico de la Contraloría General de la República. El correo electrónico es una herramienta de comunicación de la entidad y los usuarios tienen la responsabilidad de utilizarla de forma eficiente, eficaz, ética y de acuerdo con la ley. Los mensajes por correo electrónico deberán seguir los estándares referidos para la comunicación escrita que establezca la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones. El manejo del correo electrónico implica su uso responsable para finalidades institucionales. PARÁGRAFO. La violación de este reglamento y el mal uso de los sistemas de comunicación de la entidad, acarreará medidas de carácter disciplinario y penal. ARTÍCULO 4o. CUMPLIMIENTO DE LA REGLAMENTACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 106 de 2010> Cada funcionario debe cumplir las políticas y directrices de la entidad relativa al correo electrónico. Las Oficinas de Sistemas e Informática y de Comunicaciones y Publicaciones se reservan el derecho de modificar, eliminar o ampliar cualquier parte de esta política y directriz y comunicará todo cambio de forma individual o colectiva para su entrada en vigor inmediata. ARTÍCULO 5o. USO DEL CORREO ELECTRÓNICO. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 106 de 2010> El correo electrónico es un privilegio y se debe utilizar de forma responsable; su principal propósito es servir como herramienta para agilizar las comunicaciones oficiales que apoyen la gestión institucional. Se permite el uso personal del correo electrónico siempre y cuando sea responsable, y: - No provoque problemas legales a la entidad. - No se utilice para fines lucrativos personales. - No contravenga las políticas y directrices de la entidad. - No atente contra la imagen de la entidad. - No interfiera con el trabajo de los funcionarios. Todo empleado que tenga dudas acerca del material que puede enviar o recibir, debe consultarlo con su jefe

3 inmediato. Queda prohibido distribuir, acceder o guardar material ofensivo, abusivo, obsceno, racista, ilegal o no laboral utilizando los medios electrónicos de la Contraloría General de la República. Así mismo, se prohíbe: - Fraude (o intento de fraude) de los mensajes electrónicos. - Intentar leer, borrar, copiar o modificar correos electrónicos de otros usuarios. - Intentar enviar mensajes de acoso, obscenos o amenazadores a otro usuario. - Envío de correo electrónico basura, mensajes con ánimo de lucro o mensajes en cadena. - Interceptar el correo electrónico de otros usuarios. - Enviar correo electrónico utilizando el nombre del usuario y la contraseña de otro funcionario sin su debida autorización. - Enviar mensajes de manera masiva (por ejemplo cadenas de cartas y relativos a falsos virus), excepto si contienen información de interés institucional. - Cualquier otro uso indebido. Están autorizados para el envío de mensajes electrónicos masivos, el Contralor General, el Vicecontralor, los funcionarios del Nivel Directivo, y los administradores de correo electrónico y de red de la Oficina de Sistemas e Informática. Los demás funcionarios deberán solicitar la autorización respectiva a la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones. ARTÍCULO 6o. ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE CORREO ELECTRÓNICO. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 106 de 2010> La Oficina de Sistemas e Informática es la encargada de ejercer la administración del sistema de correo electrónico, lo cual incluye disponer los recursos para la entrega de mensajes internos y de o hacia Internet o Intranet, considerando, además, los siguientes aspectos: 1. Los recipientes de correo serán creados y sobre ellos se darán permisos a los funcionarios vinculados a la entidad, previa aprobación de la Oficina de Sistemas e Informática, de la solicitud enviada por el Jefe inmediato del funcionario, o por él mismo, en caso de que sea Ejecutivo, Asesor o Directivo. Los permisos para crear fólderes públicos se asignarán siguiendo el mismo procedimiento. 2. Se asignarán dos clases de buzones: Individuales y globales. Los buzones individuales son manejados por un solo funcionario, mientras que los globales por varios funcionarios. 3. Los buzones individuales son de carácter personal e intransferible. El usuario es totalmente responsable de todas las actividades realizadas con dicho buzón. Los buzones globales serán manejados por varios funcionarios quienes serán responsables mancomunadamente de las actividades realizadas con ellos. 4. Es deber de los funcionarios que manejan los buzones globales colocar el nombre del remitente en los mensajes enviados. 5. Las personas que administran este servicio no monitorean, editan o descartan el contenido de las comunicaciones de los usuarios. Se debe tener en cuenta que los procesos de administración del Centro de Cómputo, podrán implicar el movimiento temporal y/o definitivo de sus correos, mas no de su edición. Solo se hará monitoreo cuando haya la autorización debida. 6. De acuerdo con el nivel del cargo, el tamaño máximo asignado del buzón, por cuenta individual de correo electrónico, es el siguiente:

4 i. Asistencial 10 MB ii. Técnico iii. Profesional iv. Ejecutivo 10 MB 10 MB 15 MB v. Asesores 15 MB vi. Directivos 25 MB 7. Para los Buzones Globales se asignará un tamaño máximo de 40 MB. 8. Cuando el nivel de ocupación del buzón de correo exceda el asignado, el usuario correspondiente no podrá enviar ni recibir mensajes. En este caso, el Administrador de Correo electrónico de la Oficina de Sistemas e Informática podrá eliminar la información contenida en dicho buzón. 9. La Oficina de Sistemas e Informática, podrá autorizar la asignación de cuentas de correo a usuarios diferentes a los indicados en el presente artículo y modificar el tamaño asignado, de acuerdo con las necesidades del servicio. 10. Es deber de los usuarios del servicio de correo electrónico evacuar periódicamente la información contenida en sus buzones, tanto para cuentas individuales como globales, de manera que no excedan los límites de tamaño asignados. En caso de no conocer las herramientas para depurar la información, se debe solicitar asistencia al tecnólogo de la dependencia respectiva o en último caso a la Oficina de Sistemas e Informática. 11. Se suspenderá el servicio de correo electrónico a los funcionarios que no hagan uso de él durante un período mayor o igual a dos meses. 12. Se suspenderá por un mes el servicio de correo electrónico a los funcionarios que se les compruebe que están realizando uso indebido de él y definitivamente en caso de reincidir. 13. La restricción para el envío de mensajes masivos de que trata el artículo 2o de esta resolución, podrá ser modificada por la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones. PARÁGRAFO. Las cuentas de los funcionarios que se retiren de la entidad se desactivarán y eliminarán de inmediato, previa comunicación a la Oficina de Sistemas e Informática por la Gerencia de Talento Humano. ARTÍCULO 7o. DIRECTRICES ESPECIALES. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 106 de 2010> Las Oficinas de Comunicaciones y Publicaciones y de Informática y Sistemas instruirán mediante circulares a los funcionarios de la entidad, las buenas prácticas, riesgos, recomendaciones, confidencialidad, reserva y en general sobre el buen uso del correo electrónico; ARTÍCULO 8o. CORREO ELECTRÓNICO DE LAS GERENCIAS DEPARTAMENTALES. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 106 de 2010> Mientras que una gerencia departamental no haga parte de la Red Nacional de Comunicaciones (WAN), es deber de los funcionarios de esta, encargados de la administración, operación y uso de los correos electrónicos, informar oportunamente al Administrador de Correo Electrónico de la Oficina de Sistemas e Informática acerca de los cambios de dirección de correo electrónico, ofrecido por proveedores de servicios de Internet externos a la entidad, lo mismo que colocar en los mensajes enviados el nombre del remitente y de la gerencia departamental correspondiente. ARTÍCULO 9o. MANEJO ESPECIAL DE INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 106 de 2010> Los asuntos relativos a cuestiones de derechos de autor, confidencialidad, protección de la información, entre otros relacionados, deben someterse a consideración y previa aprobación del Director de la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones. ARTÍCULO 10. CONTROL. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 106 de 2010> Corresponde a

5 las Oficinas de Control Interno y de Control Disciplinario ejercer el control sobre el uso del correo electrónico. ARTÍCULO 11. VIGENCIA Y DEROGATORIA. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 106 de 2010> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución Orgánica 2839 del 10 de agosto de PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Bogotá, D. C., a 8 de junio de El Contralor General de la República, ANTONIO HERNÁNDEZ GAMARRA. Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones ISSN Última actualización: 11 de Enero de 2016