DEPARTAMENTO DE SALUD DEL CONDADO DE DAVIDSON AVISO SOBRE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD Vigente desde 23 de septiembre de 2013

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1 DEPARTAMENTO DE SALUD DEL CONDADO DE DAVIDSON AVISO SOBRE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD Vigente desde 23 de septiembre de 2013 ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SU INFORMACIÓN MÉDICA PUEDE SER USADA Y DIVULGADA, Y CÓMO PUEDE USTED ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVÍSELO CUIDADOSAMENTE ESTAMOS OBLIGADOS POR LA LEY A PROTEGER SU INFORMACIÓN MÉDICA Con el propósito de brindar o coordinar un servicio para su beneficio, el Departamento de Salud del Condado de Davidson (DCHD por sus siglas en inglés) debe reunir información sobre usted. Esta información sobre usted se almacena en un expediente médico. DCHD sabe que la información reunida sobre usted y sobre su salud es privada y confidencial. Estamos obligados a proteger esta información. Mucha de la información que reunimos sobre usted o sobre su estado de salud tiene la capacidad de identificarle como individuo. A esa información se le conoce como información de salud protegida (PHI Protected Health Information). Por favor tenga en cuenta que nosotros mantenemos el PHI escrito en su expediente médico. También mantenemos algunos PHI en registros electrónicos (computadoras). Podemos usar o divulgar su PHI en formatos electrónicos o escritos, o lo podemos hacer verbalmente. Esta información médica puede ser sobre la atención médica que le brindamos a usted o sobre los pagos de la atención médica que se le brindó. También puede ser información sobre su pasada, presente o futura condición médica. También estamos obligados por ley a entregarle este Aviso sobre Prácticas de Privacidad con una explicación de nuestros deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a la información médica. Estamos obligados legalmente a seguir los términos de este aviso. En otras palabras, sólo se nos permite usar o divulgar información médica de la manera que describimos en este aviso. Nosotros podemos cambiar los términos de este aviso en el futuro. Nos reservamos el derecho de hacer cambios y de hacer el nuevo aviso efectivo para toda la información médica que guardamos. Si hacemos cambios al aviso, nosotros: Pondremos el nuevo aviso en nuestra área de espera y en nuestro sitio de la red (website) Tendremos copias del nuevo aviso disponibles bajo solicitud (usted también puede llamar a nuestro Funcionario de Privacidad (Privacy Officer) al (336) para conseguir una copia de nuestro aviso actual) Conservaremos por siete años las copias de versiones ya vencidas del Aviso sobre Prácticas de Privacidad. Lo siguiente se incluye en este aviso: Discusión de cómo podemos usar y divulgar su información médica. Explicación de sus derechos con relación a su información médica. Descripción de cómo y dónde puede presentar una queja relacionada con la privacidad. Si en cualquier momento usted tiene preguntas sobre la información de este aviso o sobre nuestras políticas de privacidad, procedimientos o prácticas, puede llamar a nuestro Funcionario de Privacidad al (336) NOSOTROS PODEMOS USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA EN VARIAS CIRCUNSTANCIAS Nosotros usamos y divulgamos información médica sobre pacientes todos los días. Esta sección de nuestro aviso explica con detalle cómo podemos usar y divulgar su información médica con el propósito de brindarle atención médica, obtener un pago por esa atención médica y operar nuestra institución eficientemente. Esta sección menciona entonces brevemente otras circunstancias en las que podemos usar o divulgar su información médica. Para más información sobre cualquiera de estos usos o divulgaciones, o sobre cualquiera de nuestras políticas de privacidad, procedimientos o prácticas, llame a nuestro Funcionario de Privacidad al (336) Tratamiento Nosotros podemos usar y divulgar su información médica para brindarle tratamiento médico. En otras palabras, podemos usar y divulgar su información médica para brindar, coordinar o manejar el cuidado de su salud y servicios relacionados. Esto puede incluir la comunicación con otros proveedores de atención médica relacionada con su tratamiento, y coordinación y manejo del cuidado de su salud con otros. Ejemplo: Jane es una paciente del departamento de salud. La recepcionista puede usar la información médica de Jane cuando haga una cita. La enfermera de práctica médica seguramente usará la información médica de Jane cuando revise la condición de Jane y ordene una prueba de sangre. El técnico del laboratorio seguramente usará la información médica de Jane cuando procese o revise los resultados de su prueba de sangre. Si después de revisar los resultados de la prueba de sangre, la enfermera de práctica médica concluye que Jane debe remitirse a un especialista, la enfermera puede divulgar la información 1

2 médica de Jane al especialista para ayudar a que éste brinde la debida atención a Jane. Con su permiso, Jane puede recibir recordatorios de sus citas. 2. Pago Nosotros podemos usar y divulgar su información médica para obtener pagos por servicios de atención médica que usted recibió. Esto significa que, dentro del departamento de salud, podemos usar su información médica para hacer un arreglo de pago (como facturación y manejo de cuentas). También podemos divulgar su información médica a otros (como aseguradoras, agencias de cobranzas, y agencias reportadoras de consumidores). En algunas instancias, podemos divulgar su información médica a algún plan de seguros antes de que usted reciba ciertos servicios de atención médica porque, por ejemplo, nosotros querríamos saber si el plan de seguros pagará por un servicio en particular. Ejemplo: Jane es una paciente del departamento de salud y tiene seguro médico privado. Durante una cita con la enfermera de práctica médica se ordena un examen de sangre. La persona encargada de facturación del departamento de salud usará información médica de Jane cuando esté haciendo la factura por los servicios brindados en la cita y por el examen de sangre. La información médica de Jane se divulgará a su compañía de seguros cuando la persona encargada de facturación envíe la factura. Ejemplo: La enfermera de práctica médica remitió a Jane donde un especialista. El especialista recomendó varios exámenes complicados y costosos. La persona encargada de facturación del especialista puede contactar a la compañía de seguros de Jane para determinar si el plan pagaría por los exámenes antes de que el especialista los haga. 3. Operaciones de atención médica Nosotros podemos usar y divulgar su información médica al realizar varias actividades comerciales que nosotros llamamos operaciones de atención médica. Estas operaciones de atención médica nos permiten, por ejemplo, mejorar la calidad de la atención que brindamos y reducir sus costos. Por ejemplo, podemos usar o divulgar su información médica al realizar las siguientes actividades: Revisión y evaluación de destrezas, calificaciones y desempeño del personal de atención médica que le atiende a usted. Provisión de programas de entrenamiento a estudiantes, aprendices, personal de atención médica o profesionales distintos a los de atención médica para ayudarles a practicar o mejorar sus destrezas. Cooperación con organizaciones externas que evalúan, certifican o dan licencias al personal de atención médica, al personal en general, o a entidades de un campo o especialidad en particular. Revisión y mejoramiento de la calidad, eficiencia y costo de la atención que brindamos a usted y a otros pacientes. Mejoramiento de la atención médica y reducción de costos para grupos de personas que tengan problemas de salud similares, y ayuda en el manejo y coordinación de la atención de esos grupos de personas. Cooperación con organizaciones externas que evalúan la calidad de la atención que otros y nosotros brindamos, en las que se incluye agencias gubernamentales y organizaciones privadas. Planeación de las futuras operaciones de nuestra organización. Resolución de quejas dentro de nuestra organización. Revisión de nuestras actividades, y uso o divulgación de información médica en el caso en que el control de nuestra organización cambie significativamente. Trabajo con otros (como abogados, contadores y otros proveedores) que nos ayudan con el cumplimiento de este aviso y de otras leyes aplicables. Ejemplo: A Jane se le diagnosticó diabetes. El departamento de salud usó información médica de Jane al igual que la información médica de otros pacientes del departamento de salud con diagnóstico de diabetes- para desarrollar un programa educativo que ayude a los pacientes a reconocer los síntomas iniciales de la diabetes. (Nota: El programa educativo no identificaría a pacientes en particular sin el permiso de ellos). Ejemplo: Jane se quejó de no recibir una adecuada atención médica. El departamento de salud revisó el expediente de Jane para evaluar la calidad de la atención que se le brindó. El departamento de salud además discutió con un abogado la atención brindada a Jane. 4. Personas involucradas en su cuidado. Nosotros podemos divulgar su información médica a un pariente, a un amigo cercano o a cualquier otra persona que usted indique, si esa persona está involucrada en su cuidado y la información se relaciona con su cuidado. Si el paciente es un menor de edad, podemos divulgar la información médica del menor a uno de los padres, a un encargado o a otra persona responsable del menor, excepto en limitadas circunstancias. Para mayor información sobre la privacidad de menores, llame a nuestro Funcionario de Privacidad al (336) Nosotros podemos usar o divulgar su información médica a un pariente; a otra persona involucrada en su cuidado o quizás a una organización de asistencia en desastres (como la Cruz Roja) si necesitamos informar a alguien sobre su ubicación o condición. 2

3 Usted puede pedirnos en cualquier momento no divulgar su información médica a personas involucradas en su cuidado. Estaremos de acuerdo con su solicitud y no divulgaremos la información excepto en ciertas limitadas circunstancias (como emergencias), o si el paciente es un menor de edad. Si el paciente es un menor de edad, podemos estar o no estar de acuerdo con su solicitud. Ejemplo: El esposo de Jane viene con regularidad para acompañarla a sus citas con el departamento de salud, y él le ayuda con sus medicamentos. Cuando la enfermera de práctica médica está hablando sobre un nuevo medicamento, Jane invita a su esposo para que entre al cuarto. La enfermera de práctica médica habla sobre el nuevo medicamento con Jane y con su esposo. 5. Exigencia de la ley Usaremos y divulgaremos su información médica cada vez que la ley nos lo exija. Hay muchas leyes estatales y federales que nos exigen usar y divulgar información médica. Por ejemplo, la ley estatal nos exige reportar a la policía las heridas por arma de fuego y otras lesiones, y a reportar un conocido o sospechoso abuso o negligencia infantil al Departamento de Servicios Sociales. Nosotros cumpliremos estas leyes estatales y otras leyes que aplicables. 6. Usos y divulgaciones de prioridad nacional Cuando la ley lo permita, podemos usar o divulgar su información médica sin su permiso para varias actividades que se conocen como prioridad nacional. En otras palabras, el gobierno ha determinado que bajo ciertas circunstancias (descritas a continuación), es tan importante divulgar información médica que es aceptable divulgarla sin permiso del individuo. Sólo divulgaremos su información médica en las siguientes circunstancias cuando se nos permita hacerlo por ley. A continuación hay breves descripciones de las actividades de prioridad nacional que reconoce la ley. Para más información sobre estos tipos de divulgaciones llame a nuestro Funcionario de Privacidad al (336) Amenaza sanitaria o a la seguridad: Podemos usar o divulgar su información médica si lo creemos necesario para prevenir o disminuir una grave amenaza sanitaria o a la seguridad. Actividades de salud pública: Podemos usar o divulgar su información médica para actividades de salud pública. Las actividades de salud pública exigen el uso de información médica para varias actividades, que incluye, pero que no se limita a actividades relacionadas con la investigación de enfermedades, reporte de abuso y negligencia infantil, seguimiento a drogas o dispositivos regulados por la Administración de Alimentos y Drogas (Food and Drug Administration), y seguimiento de enfermedades y lesiones relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, si usted se expuso a una enfermedad contagiosa (como enfermedad de transmisión sexual), podemos reportarle al estado y tomar otras acciones para prevenir la propagación de la enfermedad. Abuso, negligencia o violencia doméstica: Podemos divulgar su información médica a una autoridad gubernamental (como el Departamento de Servicios Sociales) si usted es una persona adulta y creemos razonablemente que usted puede ser víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Actividades supervisoras de la salud: Podemos divulgar su información médica a una agencia supervisora de la salud, que es básicamente una agencia responsable de la supervisión del sistema de atención médica o de ciertos programas del gobierno. Por ejemplo, una agencia del gobierno puede pedirnos información mientras investigan un posible fraude al seguro. Procedimientos de corte: Podemos divulgar su información médica a una corte o a un funcionario de la corte (como un abogado). Por ejemplo, divulgaríamos su información médica a una corte si un juez nos lo ordena. Aplicación de la ley: Podemos divulgar su información médica a un funcionario del orden público para propósitos específicos de aplicación de la ley. Por ejemplo, podemos divulgar limitada información médica suya a un agente de la policía si el agente necesita la información para ayudar a encontrar o a identificar una persona perdida. Médicos forenses y otros: Podemos divulgar su información médica a un médico forense, a un examinador médico, o a un director funerario, o a organizaciones que ayudan con transplantes de órganos, ojos y tejidos. Compensación a trabajadores: Podemos divulgar su información médica para cumplir con las leyes de compensación a trabajadores. Organizaciones investigadoras: Podemos usar o divulgar su información médica a organizaciones investigadoras si la organización satisface ciertas condiciones para proteger la privacidad de la información médica. Ciertas funciones gubernamentales: Podemos usar o divulgar su información médica para ciertas funciones del gobierno, que incluye, pero que no se limita a actividades militares y de veteranos, y a actividades de seguridad nacional e inteligencia. Podemos también usar o divulgar su información médica a una institución carcelaria en algunas circunstancias. 7. Recordatorios de citas Nosotros podemos usar y divulgar información médica para contactarle como recordatorio de una cita suya con nosotros. 3

4 8. Autorización Distinto a los usos y divulgaciones descritos arriba (del 1 al 7), no usaremos o divulgaremos su información médica sin la autorización o permiso firmado por usted o por su representante personal. Los usos y las divulgaciones para propósitos de mercadeo y las divulgaciones que constituyen una venta de su información médica están entre aquellas que necesitan su autorización. En algunos casos, podemos querer usar o divulgar su información médica y podemos contactarle para pedirle que firme un formulario de autorización. En otros casos, usted puede contactarnos para pedirnos divulgar información médica y le pediremos firmar un formulario de autorización. Su autorización vence un (1) año después de la fecha que usted firma. Si usted firma una autorización por escrito que nos permita divulgar su información médica, usted puede revocar (o cancelar) después su autorización por escrito (excepto en muy limitados casos relacionados con la obtención de cobertura de seguro). Si usted quisiera revocar su autorización, puede escribirnos una carta revocando su autorización o puede llenar un Formulario de Revocatoria de Autorización. Puede conseguir un Formulario de Revocatoria de Autorización con nuestro Funcionario de Privacidad. Si usted revoca su autorización, seguiremos sus instrucciones excepto hasta el punto en que ya habíamos contado con su autorización y habíamos tomado alguna acción. USTED TIENE DERECHOS CON RELACIÓN A SU INFORMACIÓN MÉDICA Usted tiene varios derechos con relación a su información médica. Esta sección del aviso mencionará brevemente cada uno de estos derechos. Si usted quiere saber más sobre sus derechos, por favor llame a nuestro Funcionario de Privacidad al Sus Derechos de Privacidad PHI (Protected Health Information) 1. Derecho de ver y de recibir copias de su expediente. Usted tiene el derecho de inspeccionar y de recibir una copia de la información de su atención médica que mantenemos en ciertos grupos de registros. Si usted quiere inspeccionar o recibir una copia de la información de su atención médica, usted debe solicitarlo. Le pediremos que firme un formulario de solicitud que identifique específicamente la información que usted quiera revisar. Nosotros debemos responder a su solicitud en no más de 10 días laborales posteriores al recibo de la solicitud. Nosotros podemos negar su solicitud de acceso en ciertas circunstancias. Si un profesional de clínica determina que la información que usted solicita puede perjudicarle o hacerle daño a usted o a alguien más, le negaremos acceso sólo a esa información en particular. Nosotros podemos escoger tener información específica resumida y presentarle a usted esa información resumida. Esto es especialmente cierto si los documentos en cuestión son extensos y contienen información que no es pertinente a su solicitud específica. En el evento en que rehusemos entregarle parte de su solicitud, explicaremos nuestras razones por escrito. También le informaremos por escrito si usted tiene el derecho de pedir que otra persona revise nuestra decisión y cómo proceder con esa solicitud. Si se aprueba su solicitud, usted puede mirar cierta información de su expediente médico en presencia de un empleado de DCHD. Otras limitaciones pueden fijarse en su acceso a información específica contenida en su expediente médico. A usted se le cobrará una tarifa de 10 centavos por página para cubrir el costo de copiar su expediente. 2. Derecho de solicitar una corrección o actualización de su expediente. Usted puede pedir a DCHD que cambie o adicione información que falte en su expediente, si usted cree que la información es imprecisa o incompleta. Usted debe hacer la solicitud por escrito y darnos un motivo que explique su solicitud. DCHD no puede aceptar solicitudes para cambiar expedientes que nos proporcione otras fuentes, ni podemos cambiar algunos expedientes que nosotros generemos. Pondremos una declaración en el expediente que indique su disputa por cierta información y enviaremos esa declaración a cualquiera que haya recibido una copia de la información original junto con cualquier divulgación futura. 3. Derecho de recibir una lista de divulgaciones. Usted tiene el derecho de pedir a DCHD una lista de divulgaciones hechas en los últimos 6 años. Usted debe hacer la solicitud por escrito. La lista incluirá a quien se le divulgó la información, la fecha en que se divulgó, y que información específica se divulgó. Esta lista no incluirá varios tipos de divulgaciones, incluyendo las veces en que esa información de divulgó para tratamiento, pago u otra operación de atención médica (TPO). 4. Derecho de solicitar límites en usos o en divulgaciones de PHI. Usted tiene el derecho de pedir a DCHD que limite cómo su información se use o se divulgue. DCHD no está obligado a estar de acuerdo con la restricción a menos que usted haya pagado de su bolsillo por servicios, en su totalidad, y que su solicitud sea que no proveamos su información médica relacionada solamente con aquellos servicios para un plan de salud y que la divulgación no sea exigida por la ley. Su solicitud debe ser por escrito y debe identificar la información a restringirse, el tipo de restricción (uso y/o divulgación) que usted solicita, y para quien se aplica esos límites. Si DCHD está de acuerdo con la restricción debemos acatarla, excepto en circunstancias en que la información se requiera para tratamiento de emergencia. Nosotros no podemos aceptar solicitudes que limiten nuestra capacidad de comprometernos con TPO. Usted puede solicitar el fin de esas restricciones por escrito o verbalmente. Si usted hace una solicitud verbal, le pediremos que lo verifique por escrito durante su próxima visita. 5. Derecho de revocar un permiso. Si a usted se le pide firmar una autorización para usar o divulgar información, usted puede cancelar esa autorización en cualquier momento. Usted debe solicitarlo por escrito. Esto no afectará la información que ya se haya compartido. 4

5 6. Derecho de escoger como comunicarnos con usted. Usted tiene el derecho de pedir a DCHD que comparta información con usted de cierta manera o en determinado sitio. Por ejemplo, usted puede pedir a DCHD que envíe información a una dirección distinta a la de su casa. Usted también puede pedir que no dejemos mensajes en una máquina contestadora casera. Usted no tiene que explicar el motivo de sus solicitudes. 7. Derecho de presentar una queja. Usted tiene el derecho de presentar una queja si usted no está de acuerdo con la manera como DCHD usó o divulgó su información. Cómo presentar una queja se describe abajo. 8. Derecho de tener una copia de este aviso. Usted tiene el derecho de tener una copia en papel de nuestro Aviso sobre Prácticas de Privacidad en cualquier momento. Además, una copia de este aviso siempre se expondrá en nuestra área de espera y en nuestra página de Internet. Si usted quiere tener una copia de nuestro aviso, pídasela a la recepcionista o llame a nuestro Funcionario de Privacidad. 9. Derecho de recibir notificación de infidencia: Nosotros le notificaremos cualquier infidencia sobre su información médica y le informaremos sobre que intentamos hacer para atenuar el daño (si lo hay) causado por la infidencia, y sobre las medidas que usted debe tomar para protegerse de un daño potencial resultante de la infidencia. USTED PUEDE PRESENTAR UNA QUEJA SOBRE NUESTRAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD Si usted cree que se violaron sus derechos de privacidad o si usted está insatisfecho(a) con nuestras políticas o procedimientos, usted puede presentar una queja con nosotros o con el gobierno federal. Nosotros no obraremos contra usted, ni cambiaremos nuestro trato hacia usted en cualquier forma si presenta una queja. Para presentar una queja por escrito al Departamento de Salud del Condado de Davidson, usted puede traer su queja al departamento, o enviarla por correo a la siguiente dirección: Davidson County Health Department P.O. Box 439 Lexington, NC Attn: Privacy Officer Para presentar una queja al gobierno federal, usted puede enviar su queja a la siguiente dirección: USDHHS, Office of Civil Rights Medical Privacy Complaint Division 200 Independence Avenue, SW Washington, DC Teléfono: (866)