DESCRIPCION DE LA NECESIDAD

Transcripción

1 ESTUDIOS PREVIOS ADQUIRIR (CON SU RESPECTIVA IMPLANTACIÓN), LOS MÓDULOS OPERATIVOS DE UN SOFTWARE INTEGRAL ESPECIALIZADO PARA INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD (LICENCIAS Y MEDIOS DE INSTALACIÓN) QUE CUBRA LAS NECESIDADES REQUERIDAS EN ESTE ASPECTO POR LA INSTITUCIÓN DESCRIPCION DE LA NECESIDAD La ESE Centro Hospital Divino Niño de Tumaco fue creada por medio del Acuerdo 010 de Septiembre 30 de 2003, a través del cual el Concejo Municipal de Tumaco modifica el Acuerdo 004 de 1999 que crea la Empresa Social del Estado, cuyo objeto es la prestación de los servicios de salud, en los términos del Artículo 194 de la Ley 100 de En virtud de las preceptivas mencionadas, la ESE CHDN de Tumaco presta servicios de salud del Primer Nivel en todo el Municipio de Tumaco a través de quince (15) puestos de salud habilitados, garantizando oportunidad, calidad, eficiencia y eficacia. Que para la prestación de los servicios de salud por parte de la ESE Centro Hospital Divino Niño, se requiere el apoyo y la gestión administrativa que garantice el cumplimiento de las condiciones de habilitación en el aspecto tecnológico y científico y de los estándares de calidad establecidos en el Plan de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad, según lo dispone la Resolución 1043 de 2006 y demás normas reglamentarias. La ESE Centro Hospital Divino Niño adelanta un programa de mejoramiento continuo con el fin de brindar una atención eficiente y oportuna a los usuarios de los servicios que esta entidad presta a la comunidad y a otras Empresas Promotoras de Salud (E.P.S.) e igualmente, para fortalecer su capacidad de gestión dentro de los términos que la legislación establece. Frente a los retos tecnológicos las entidades del estado han procurado implementar herramientas que optimicen su uso a favor del ciudadano. Es así como la ESE Centro Hospital Divino Niño, cuenta con software aplicativo, de distintos fabricantes. Estos aplicativos se utilizan para ejecutar procesos de: facturación, financieros, presupuestales e historias clínicas. Este software fue sometido a pruebas para establecer el nivel de integración encontrándose que los vínculos y la comunicación entre los distintos aplicativos son escasos y precarios. A la fecha no se cuenta con una interfaz que permita utilizar de modo fluido los datos que arroja el software de facturación. Al adelantar otros procesos administrativos se deben ingresar manualmente los mismos datos con la consiguiente duplicación de esfuerzos y la potencial introducción de errores, con lo cual se pueden incrementar los costos de operación. Periódicamente la ESE Centro Hospital Divino Niño informa sobre su gestión y la calidad del servicio al Instituto Departamental de Salud de Nariño, Contraloría General del Departamento, a distintos entes de vigilancia y control y/o a empresas promotoras de salud con las que ha contratado servicios como prestador, encontrando que se presentan muchas dificultades en el manejo de la información en forma oportuna y eficiente por lo tanto existe la necesidad de esta contratación.

2 Las Herramientas Software con que contamos en la actualidad son independientes, una maneja la parte administrativa y otra la parte médica y de facturación, no hay comunicación entre ellas, solo está centralizada la base de datos, el aplicativo o ejecutable no está centralizado, cada actualización se debe realizar en todos los equipos que los utilizan, el software de la parte administrativa tiene varias bases de datos y varios módulos independientes, no tenemos la libertad para el diseño de plantillas o formatos en caso de algún informe requerido por un ente de control. DESCRIPCION TECNICA Para fortalecer el sistema de información de la ESE se hace necesario adelantar la contratación de la adquisición de licenciamiento SOFTWARE destinado a cumplir con las actividades de generación de información oportuna y confiable que integre las áreas administrativa y asistencial, tales como agilidad en los procesos de diligenciamiento de historias clínicas, formatos institucionales, recetarios y demás, como también para hacer más eficientes los procesos de facturación e información. Se trata del licenciamiento software que integre las áreas asistencial y administrativa y sus diferentes dependencias, oficinas y consultorios, cuyas características y demás especificaciones técnicas se describen más adelante. Sin excepción, el Software aplicativo que se ofrezca a la ESE, deberá cumplir con lo siguiente: ITEM CONDICIÓN OBLIGATORIA 1. Producto desarrollado como mínimo 98% en un mismo lenguaje de programación. 2. Módulos de un sistema integrado de información con componentes financieros, administrativos y operativos que operan integradamente y en línea entre los diferentes procesos. 3. Producto desarrollado en lenguajes de programación de software libre. 4. La solución no debe exigir inversiones en costos de prerrequisitos (Sistema operativo del servidor y motor de base de datos, licencias de clientes) 5. El producto debe operar sobre un navegador de internet (Sin instaladores para clientes) 6. El licenciamiento del software debe ser corporativo para las 6 sedes (Centros y puestos de salud) y no debe tener límites de usuarios ni computadoras. 7. El producto no debe exigir instaladores para las estaciones de trabajo (Solo navegable) 8. Niveles de Parametrización completa para los diferentes módulos que componen la solución. 9. Generación dinámica de reportes o informes en los módulos administrativos, financieros y operativos. 10. Robusta base de datos de software libre con base de datos con integridad referencial completa. 11. Utilidades generales de exportación de datos a otras plataformas. 12. Funcionalidad tipo rol back para transacciones interrumpidas. 13. Flexibilidad para la adopción de dispositivos de tipo óptico y/o biométrico según sea el caso. 14. La solución debe permitir usuarios con características de huella, firma y foto que se puedan loguear usando lectores biométricos. 15. Idioma español en la Interfaz de usuario y manuales de operación y administración del software. 16. Aplicación de la normatividad colombiana vigente en cuanto a criterios para la atención en salud, cálculos de transacciones y procesos administrativos y contables, y generación de reportes de ley. 17. Las características del anexo 1 de este documento.

3 El proponente deberá referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en este capítulo a fin de que la propuesta no sea rechazada. Componentes de la solución Inscripción y comprobación de derechos Agenda de profesionales y citas Admisiones Autorizaciones Historia Clínica o Consulta médica general o Odontología o Triage o Urgencias o Internación o Promoción y prevención o Vacunación o Laboratorio clínico o Imágenes diagnósticas o Procedimientos Ordenes de servicios Facturación Caja Inventarios Generador de RIPS Generador de archivos resolución 4505 de 2012 Reportes e indicadores de gestión Objetos entregables Licencia de software para 6 sedes de la ESE Divino Niño del municipio de Tumaco Nariño. Instalación del software y la base de datos en el servidor que la ESE Divino Niño destine. Capacitación en la administración y parametrizacion en cada uno de los módulos del software, como también la implementación de interfaces y manejo de la estructura de la base de datos. Apoyo en la parametrizacion del software. Capacitación a todos los funcionarios que usarán la aplicación. Puesta en marcha del software en seis (6) sedes de la ESE Divino Niño de Tumaco Nariño: o Zona Urbana y carretera Sede Administrativa (P.S. Las Flores) P.S. Las Palmas P.S. Cordialidad Urgencias P.S Viento Libre C.S Unión Victoria Servicio de mantenimiento y soporte por el tiempo necesario para el éxito en la solución (mínimo 1 año o superior).

4 Requisitos Técnicos Mínimos: a. Deben cumplir con las especificaciones técnicas descritas. Es decir, deben corresponder específicamente a lo solicitado. b. Cada uno de los aspectos a calificar desde el punto de vista técnico, debe ser específicamente descrito en la oferta para todos y cada uno de los elementos. c. Los nombres con los que se describen los ítems no deben ser cambiados en la oferta o precisar a qué ítem corresponde dentro del catálogo de productos ofertados. Cada ítem en la oferta se debe numerar como aparece en la propuesta técnica y se deben presentar en el mismo orden. d. Catálogos, fichas técnicas y demás documentos que permitan detallar las características de los bienes ofrecidos. Los proponentes deberán allegar con su propuesta, en el idioma original y su traducción al español, los catálogos, fichas técnicas y demás documentos que permitan detallar las características de los bienes ofrecidos. La no presentación de estos documentos es subsanable en el tiempo que LA ESE indique para el efecto. Certificaciones Obligatorias Certificación ISO 9001 Versión 2008 o superior del proponente con alcance en procesos de investigación y desarrollo y servicio al cliente relacionado con el objeto de este proceso de selección, vigente a la presentación de la oferta y duración del contrato. La presentación de esta certificación es obligatoria y su no presentación dará lugar al rechazo de la oferta en caso de no ser presentada dentro del término que establezca LA ESE para el efecto. Adicionales que puede presentar el Proponente Certificación en la que se acredite el carácter de distribuidor autorizado directo del fabricante cuando se trate de distribuidores. Certificación en la que conste que el oferente actúa como centro de servicio autorizado por el fabricante o acreditación del fabricante en caso de que este cubra directamente el servicio. ISO 20000, Buenas Practicas de ITIL, PMI, CMMI u otras relacionadas con la garantía de calidad y buenas prácticas en desarrollo de software, mantenimiento y soporte de aplicaciones y gestión de proyectos tecnológicos que se encuentren vigentes. PRESUPUESTO OFICIAL O VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACIÓN

5 Esta contratación será financiada según certificación de disponibilidad presupuestal de Marzo 05 de 2014 por el valor de DOCIENTOS VEINTIDOS MILLONES ($ oo). El valor del contrato será el presentado por el Proponente seleccionado, en ningún caso el valor del contrato será superior al valor del presupuesto oficial. Para el cálculo del presupuesto oficial se realizó estudio de precios del mercado mediante consulta de procesos de contratación análogos y cotizaciones informales. FACTOR DE SELECCIÓN DEL PROPONENTE LA ESE, previo análisis comparativo de las ofertas que se ciñan a los requisitos establecidos en los términos de referencia, seleccionará el ofrecimiento más favorable a los fines que busca. La oferta más favorable será aquella que teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación matemática, precisa y detallada de los mismos, contenida en los Términos de Referencia, resulte ser la mejor para LA ESE, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos, siempre que la misma resulte coherente con la consulta de precios o condiciones del mercado. Las propuestas recibidas hasta el momento del cierre de la Convocatoria serán examinadas en su contenido para verificar la satisfacción de las exigencias técnicas de los pliegos. El máximo puntaje asignado será de 1000 puntos y se establece que propuestas con puntajes inferiores a novecientos (900) puntos serán desestimadas. En todo caso el máximo puntaje a obtener por un factor, no debe superar el límite asignado al mismo. Para la ponderación y análisis comparativo de propuestas, se tendrán en cuenta los siguientes factores: FACTORES DE EVALUACIÓN PESO PUNTAJE Valor de La Propuesta 35% Cumplimiento de las Especificaciones Funcionales 25% Implantación 25% Garantía de soporte y mantenimiento. 15% 150 TOTAL 100% CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR FUNDAMENTOS JURIDICOS La selección del contratista se hará de acuerdo a lo establecido en el numeral primero del artículo 20 del Estatuto Contractual: Contratación Directa. Es el procedimiento mediante el cual LA EMPRESA, hace conocer a dos o más oferentes, a excepción de las exclusividades certificadas conforme a la ley, su necesidad de realizar una obra, adquirir un bien o servicio y las condiciones generales y específicas que en cada caso se establezcan, a fin de obtener sus propuestas. Sólo se podrá contratar directamente en los siguientes casos: 1. Cuando se trata de contratos cuyo valor sea igual o inferior a 500 salarios

6 mínimos legales mensuales vigentes cualquiera que sea su naturaleza. FUNDAMENTOS JURIDICOS DEPENDENCIA SOLICITANTE OBJETO La modalidad de selección corresponde a proceso de contratación de 50 a 250 salarios mínimos legales mensuales vigentes, mediante invitación pública a presentar cotizaciones por un término no inferior a dos (2) días, según lo dispone el artículo 3 del Acuerdo 002 de Febrero 12 de 2010 que modifica parcialmente el Acuerdo 01 de Marzo 22 de 2007 (Estatuto de Contratación de la ESE Centro Hospital Divino Niño de Tumaco). GERENCIA ADQUIRIR (CON SU RESPECTIVA IMPLANTACIÓN), LOS MÓDULOS OPERATIVOS DE UN SOFTWARE INTEGRAL ESPECIALIZADO PARA INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD (LICENCIAS Y MEDIOS DE INSTALACIÓN) QUE CUBRA LAS NECESIDADES REQUERIDAS EN ESTE ASPECTO POR LA INSTITUCIÓN El valor del contrato será el presentado por el Proponente seleccionado, en ningún caso el valor del contrato será superior al valor del presupuesto oficial. Suma que será cancelada de la siguiente manera: 1. Anticipo: Un primer pago como anticipo al suscribir el Acta de Iniciación del contrato, equivalente al 40%, una vez entregados los respectivos medios (CD y sus respectivas Licencias de Uso) y el Plan de Trabajo General, previa presentación, aceptación y tramitación de la póliza de anticipo y factura correspondiente. Este primer pago pretende cumplir con el valor de las licencias y los servicios preliminares. VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO 2. Desembolsos parciales: Se efectuarán dos (2) desembolsos parciales así: El primero, en un porcentaje del 30% a la presentación del Contratista del informe de avance de ejecución del 50% de las actividades planeadas certificado por el interventor y con soporte de las actas de registro de actividades, certificación por parte del interventor del cumplimiento de los objetivos y entrega conforme de los productos correspondientes al nivel de avance que corresponda al 50% del plan de trabajo y presentación del Acta de avance parcial suscrito por el Interventor del contrato. El último desembolso, en un porcentaje del 30% restante, con el acta de recibo a satisfacción suscrita por el Interventor, conjuntamente con el Informe final del Contratista. Lo anterior de acuerdo con la programación de la Ejecución del contrato. Las facturas deben ser presentadas en original y tres (3) copias. En ellas el Contratista debe escribir el número del contrato suscrito con LA ESE. PLAZO DE EJECUCION El Contratista debe tener en cuenta que todo pago que efectúe LA ESE, estará afectado por las retenciones y deducciones que establece la Ley. El plazo de ejecución del contrato o tiempo durante el cual el contratista deberá

7 entregar los productos objeto de este contrato e instalarlos para su entrada en funcionamiento, es de treinta (30) días hábiles contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio. La duración del presente contrato será hasta el 31 de Diciembre de 2014 INTERVENTORIA COORDINADOR EXTERNO DE SISTEMAS DE LA ESE FUENTE O PELIGRO (CAUSA) Incumplimiento en el pago pactado. Retardo en la legalización del contrato. Incumplimiento en el suministro e implantación de las licencias solicitadas Calidad de los módulos software requeridos TIPIFICACION DE RIESGOS RIESGO (Riesgos previsibles que pueden afectar el equilibrio económico del contrato) La entidad no cumple con los pagos acordados en los tiempos estipulados en el contrato. El contratista no aporta con oportunidad todos los documentos necesarios para la legalización del contrato. El contratista no suministra con oportunidad todos los elementos objeto del contrato. El contratista instala módulos con especificaciones distintas a las establecidas en la invitación a proponer o de baja calidad. RESPONSABLE CONTRATISTA HOSPITAL X X X X GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO. Teniendo en cuenta los riesgos descritos anteriormente se hace necesario exigir por parte del contratante, mecanismos de cobertura que permitan tomar acciones en caso que se presenten dichas situaciones. De acuerdo a la naturaleza de los riesgos previstos, el proponente favorecido se debe comprometer y obligar a constituir a favor del contratante, de acuerdo con el articulo 36 del Estatuto de Contratación de la ESE, una garantía única que avale el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, expedida por una compañía de seguros establecida legalmente en Colombia. a) CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES: Por un valor igual al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y seis (6) meses más. b) CALIDAD DEL SERVICIO: Por un valor igual al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato con una vigencia igual a la del contrato y un (1) años más.

8 CLAUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento o de declaratoria de caducidad del contrato, el CONTRATISTA se obliga a pagar a la ESE una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, a título de indemnización por los perjuicios que le pueda ocasionar. MULTAS: Las partes acuerdan que en caso de mora o de incumplimiento parcial de las obligaciones a su cargo, se podrán imponer multas desde el uno por ciento (1%) diario del valor del contrato por cada día de mora, sin sobrepasar el diez por ciento (10%) del valor del contrato. APLICACIÓN DE LAS MULTAS Y CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: El valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria, ingresará al tesoro de la ESE y podrán ser tomadas directamente del saldo a favor del CONTRATISTA, si lo hubiere, o de la garantía constituida, y si esto no fuere posible se ejercerán las acciones legales a que haya lugar, de conformidad con las normas pertinentes. CADUCIDAD: La ESE podrá declarar la caducidad de este contrato, mediante acto administrativo debidamente motivado, en el que se expresará la causa o causas que dieron lugar a ella, con fundamento en los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización, para lo cual se dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre. EFECTOS DE LA CADUCIDAD: La declaratoria de caducidad producirá los siguientes efectos: a) Terminación inmediata del contrato en el estado en que se encuentre. b) Liquidación y c) La imposición de sanciones. PARÁGRAFO PRIMERO: La declaratoria de la caducidad no impedirá que LA ESE, continúe la ejecución del contrato, bien sea a través del garante o de otro CONTRATISTA, a quien a su vez se le podrá declarar la caducidad de acuerdo al procedimiento establecido en el artículo 18 de la Ley 80 de Igualmente se ordenará hacer efectivas las multas, si no se hubieren decretado antes y el valor de la cláusula penal convenida. Dicho acto administrativo se notificará conforme a lo establecido en el Código Contencioso Administrativo. Ejecutoriada la resolución que declara la caducidad este contrato queda definitivamente terminado y se procederá a su liquidación. El CONTRATISTA deberá devolver a la ESE los dineros que hubiere recibido por concepto del presente contrato, previa deducción de los valores correspondientes a los bienes y que hubieren sido entregados a la ESE y recibidos por este a satisfacción. La resolución antes dicha en cuanto ordene hacer efectivas las multas y el valor de la cláusula penal, prestará mérito ejecutivo contra el CONTRATISTA y contra las personas que hayan constituido las respectivas garantías. PARÁGRAFO SEGUNDO: Igualmente la ESE podrá declarar la caducidad del presente contrato cuando se den las circunstancias previstas en el numeral 5o. del artículo 5o. de la Ley 80 de FECHA: Marzo 05 de Solicitante: Aprobado: Gerente