PUBLICACIÓN PAGINA WEB EL BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. BANCÓLDEX

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1 PAGINA 1 DE 34 EL BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. BANCÓLDEX PARA LA SELECCIÓN DE UN CONTRATISTA QUE PRESTE LOS SERVICIOS DE QUE REQUIERA BANCÓLDEX Bogotá D.C., 25 de septiembre de 1

2 PAGINA 2 DE 34 Contenido 1. ANTECEDENTES Justificación de la convocatoria Definiciones OBJETO DE LA INVITACIÓN TÉRMINOS JURÍDICOS Régimen Jurídico Aplicable Veracidad de la información suministrada Propiedad de la Información Confidencialidad de la información Cláusula de reserva Propiedad Intelectual Garantía de seriedad de la oferta Valores institucionales INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES Estudios para participar en la convocatoria Instrucciones para presentar la propuesta Quienes pueden ser proponentes CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN Apertura de la convocatoria Formulación de inquietudes Respuesta de inquietudes Cierre y entrega de la propuesta Régimen legal del contrato... Error! Marcador no definido Moneda EVALUACIÓN Y PROPUESTA ECONÓMICA Experiencia del Proponente Experiencia específica del Equipo de trabajo Metodología y calidad de la propuesta Capacidad Financiera Oferta económica Evaluación Administrativa: Criterios de desempate RECHAZO DE PROPUESTAS DECLARATORIA DESIERTA PRESENTACION DE LA PROPUESTA

3 PAGINA 3 DE ANALISIS DE VIABILIDAD PERÍODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA EL CONTRATO Suscripción del Contrato Alcance de la Contratación Forma de pago Obligaciones de Bancóldex Obligaciones del Contratista Duración del contrato No Exclusividad Seguimiento y control del contrato Garantía del contrato Subcontratos ANEXOS Y FORMATOS A LOS Anexo 1: Plantilla Carta de Presentación de la Propuesta Anexo 2: Formato Experiencia del Proponente Anexo 3: Formato Vinculación de Clientes Persona Jurídica Anexo 4: Modelo Formato Propuesta Económica Anexo 5: Experiencia del Equipo Ejecutor Anexo 6: Valores institucionales

4 PAGINA 4 DE ANTECEDENTES El Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. Bancóldex es una sociedad de economía mixta del orden nacional, vinculada al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, no asimilada al régimen de las empresas industriales y comerciales del Estado, organizada como establecimiento de crédito bancario, sometido a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, creado por la Ley 7ª y el Decreto 2505 de 1991, ambos incorporados al Decreto ley 663 de 1993 Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. De acuerdo con lo previsto en el artículo 279, numeral 3 del citado Estatuto Orgánico, el objeto del banco consiste en financiar en forma principal pero no exclusiva, las actividades relacionadas con la exportación y en promover las exportaciones en los términos previstos en el artículo 283 y concordantes de este estatuto [ ] En consecuencia podrá realizar operaciones de redescuento para financiar la industria nacional. En este sentido, el artículo 282 del Decreto Ley 663 de 1993 faculta a Bancóldex para realizar todos los actos y contratos autorizados a los establecimientos bancarios. Así las cosas, Bancóldex actúa como banco de segundo piso, es decir, a través de intermediarios financieros sometidos a inspección, control y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, tales como bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento y entidades orientadas a crédito microempresarial no sometidas a la vigilancia de dicho ente de control, como ONG microcrediticias, fundaciones financieras, cooperativas y cajas de compensación familiar Justificación de la convocatoria Bancóldex se está transformando en un banco de desarrollo enfocado en catalizar el crecimiento empresarial en Colombia con foco en empresas de todos los sectores, tamaños y regiones, que se atreven a crecer. Este nuevo propósito supone para la organización el desafío de posicionar de manera acertada la propuesta de valor que ofrecemos a los empresarios; esto es, ser el socio de las empresas que se atrevan a crecer. De igual manera, la credibilidad, el respaldo y la interacción, de las instituciones públicas y privadas del ecosistema empresarial del país, es fundamental para crear sinergias que faciliten y aceleren los resultados esperados. En este contexto, Bancóldex requiere identificar y analizar las percepciones, diálogos y temáticas del entorno empresarial, de modo que guíen la toma de decisiones más acertadas en la ejecución de la estrategia de comunicaciones del Banco para asegurar el posicionamiento deseado ante las audiencias de su interés. 4

5 PAGINA 5 DE 34 De acuerdo con lo anterior, el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. - Bancóldex, requiere de un operador logístico que diseñe, produzca e implemente actividades para cumplir con los objetivos anteriormente mencionados, que permitan la participación de Bancóldex en escenarios claves Definiciones Para efectos de los presentes términos de referencia, se adoptan las siguientes definiciones: OPERADOR LOGÍSTICO: Para efectos de esta convocatoria es el proveedor seleccionado que adelante actividades logísticas para la realización de eventos incluye: conceptualización, diseño, producción y realización de eventos que requiera Bancóldex de conformidad con lo establecido en los presentes Términos de referencia. El proponente al que se le adjudique la propuesta debe tener capacidad de atender eventos que pueden ir desde veinte (20) hasta dos mil (2.000) asistentes y de prestar todo tipo de servicios relacionados con la organización de eventos en cualquier lugar del país a petición del Banco. Bancóldex podrá solicitar la construcción de bases de datos con información de terceros relacionados con actividades contratadas, para lo cual El Proveedor seleccionado se obliga a obtener las autorizaciones respectivas de personas naturales y entidades públicas y privadas. EVENTOS: Es la actividad, acto o estrategia que esté orientada al cumplimiento del objetivo de Bancóldex y al desarrollo de sus tareas misionales. Para la realización de los eventos programados el proponente será encargado de la conceptualización, diseño, producción y realización de eventos, en diversos escenarios, en los casos que Bancóldex determine. PIEZAS PUBLICITARIAS: El proponente debe tener la capacidad para diseñar y/o producir material informativo para Bancóldex, tales como folletos, pendones, cualquier tipo de material de merchandising, newsletters, separatas, presentaciones, videos, infografías, brochures, volantes, entre otros que se requieran. Capacidad de contratar y diseñar con medios de comunicación, la compra de espacios para pautar las piezas publicitarias y eventos que determine Bancóldex. CONCEPTUALIZACIÓN: Tener la capacidad de entender la estrategia de Bancóldex, la necesidad, objetivos y poder conceptualizar y material las propuestas de los eventos. 5

6 PAGINA 6 DE 34 PRODUCCIÓN: Tener la capacidad de ejecución de los eventos, según los requerimientos y estándares que Bancóldex defina, con el fin de cumplir con su objetivo institucional en el desarrollo de sus lineamientos misionales. 2. OBJETO DE LA INVITACIÓN Contratar los servicios de operador logístico que requiera Bancoldex, conforme a los términos y condiciones establecidos en los presentes términos de referencia. Los servicios antes mencionados deberán prestarse por el proponente que resulte seleccionado en desarrollo de la presente Convocatoria a petición del Banco, quien le informará sobre los mismos con una antelación mínima de una (1) semana. Para todos los casos, el objeto de la presenta invitación incluye la asesoría en la contratación de servicios adicionales no incluidos en la presenta convocatoria cuando estos sean necesarios para el efectivo y eficiente desarrollo de cada evento en particular, sin que ello genere costos adicionales para Bancóldex. La contratación del servicio objeto de la presenta convocatoria no genera ninguna relación de exclusividad con el prestador del servicio seleccionado, por lo que Bancóldex podrá contratar servicios iguales o similares con terceros diferentes al proponente seleccionado. 3. TÉRMINOS JURÍDICOS 3.1. Régimen Jurídico Aplicable En atención a la naturaleza jurídica de Bancóldex, el proceso de selección y la contratación que de él se derive, se encuentran sometidos a las normas del Derecho Privado Colombiano Veracidad de la información suministrada El Proponente está obligado a responder por la veracidad de la información entregada durante el proceso de selección de Proponentes. Bancóldex, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el Proponente presente para el desarrollo de esta invitación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, Bancóldex, se reserva el derecho de verificar toda la información suministrada por el Proponente Propiedad de la Información 6

7 PAGINA 7 DE 34 El Proponente seleccionado acepta que la información entregada por el Banco en desarrollo de la presente invitación así como la información que se genere como consecuencia de la prestación del servicio que se contrate es de propiedad exclusiva del Banco Confidencialidad de la información El Proponente seleccionado acepta que la ejecución del contrato que se celebre será desarrollado bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente de Bancóldex en cumplimiento del proceso de selección y contratación o por cualquier otro motivo, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados Cláusula de reserva El banco se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria, y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguna de las entidades que presentaron propuesta Propiedad Intelectual El material que se llegue a desarrollar o a realizar en cumplimiento del contrato que se adjudique o como resultado directo o indirecto del mismo, será propiedad de Bancóldex, por lo que el Proponente reconoce expresamente que no tendrá ningún derecho sobre el material elaborado, ni intentará obtener ningún tipo de título o registro de propiedad sobre los mismos en su favor. Así mismo, el proponente seleccionado renuncia a cualquier derecho de propiedad, reproducción, distribución, comunicación pública y transformación que pueda recaer o sea titular de Bancóldex Garantía de seriedad de la oferta El Proponente deberá incluir una garantía de seriedad de la oferta con una suma asegurada de trescientos millones de pesos ($ ), la cual podrá consistir en una garantía bancaria a primer requerimiento (on-demand) o en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que sea satisfactoria para Bancóldex. La garantía deberá ajustarse a los presentes Términos de referencia y a las disposiciones legales vigentes. + 7

8 PAGINA 8 DE 34 Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con Bancóldex (cupo de crédito aprobado con Bancóldex). La garantía deberá ser válida por un periodo de seis (6) meses calendario a partir de la fecha de cierre de la invitación. La garantía de seriedad de la oferta deberá ser otorgada a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. Bancóldex, NIT , en formato para entidades particulares, la cual se hará efectiva si el proponente retira su propuesta dentro del período de validez estipulado, o si habiéndosele adjudicado el contrato no cumple con los requisitos establecidos para la firma del mismo o se niega a celebrar el contrato respectivo o no presenta las garantías del Contrato establecidas en estos Términos de referencia o en el Contrato Valores institucionales El proponente deberá dar lectura al documento titulado Valores Institucionales y deberá diligenciar la carta sobre el conocimiento, aceptación y cumplimiento de dichos valores. Estos documentos se encuentran en el Anexo 6 Valores Institucionales. 4. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES 4.1. Estudios para participar en la convocatoria Corresponde a todo Proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la Propuesta, incluyendo los estudios técnicos, contables, tributarios, entre otros; asumiendo todos los gastos, costos, impuestos y riesgos que ello implique, que no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto. La presentación de la propuesta implicará que el proponente realizó los estudios, análisis y valoraciones pertinentes, para prepararla y, por lo mismo, no se reconocerá sobrecosto alguno derivados de deficiencias en ellos Instrucciones para presentar la propuesta Las Propuestas recibidas deben ser presentadas en español, en medio físico y digital y cumplir con todos los requisitos y la documentación exigida en estos Términos de Referencia. Si no los cumplen serán excluidas del proceso de evaluación. 8

9 PAGINA 9 DE 34 Si el Proponente lo estima conveniente, podrá adicionar a su propuesta información suplementaria a la solicitada en estos Términos de Referencia, siempre y cuando dicha información sea suministrada dentro del término establecido para la entrega de las Propuestas. La Propuesta debe tener todas sus páginas enumeradas en forma ascendente consecutiva, con el correspondiente índice o tabla de contenido que permita su fácil consulta. Sin embargo, esto no será un criterio de elegibilidad. El proponente favorecido debe estar en disponibilidad de iniciar y ejecutar el objeto del contrato de acuerdo con las condiciones acordadas por el Banco Quienes pueden ser proponentes Podrán ser proponentes de esta convocatoria toda persona jurídica privada constituida en Colombia, que: Ser personas jurídicas nacionales, que cumplan con los requisitos establecidos en estos Términos de Referencia. Se acepta la participación de Proponentes asociados bajo la figura de consorcios o uniones temporales. En el evento de presentarse haciendo uso de alguna de estas figuras tendrán aplicación las siguientes reglas: - Presentar copia del acuerdo consorcial o documento de la conformación de la unión temporal en el que expresamente se deberá designar a un representante de los miembros del consorcio o de la unión temporal para todos los efectos de la presentación de la propuesta de la eventual suscripción y ejecución del contrato (en el evento que se les adjudique la convocatoria). - No se acepta ninguna limitación de responsabilidad, por lo que será solidaria tanto para la presentación de la propuesta como para la eventual celebración y ejecución del contrato. - La garantía de seriedad de la oferta y demás garantías que se pidan para la eventual celebración del Contrato, deberán otorgarse por, y cubrir a todos y cada uno de los integrantes de la unión temporal o consorcio, aportándose además el recibo de pago de la prima. - Cada uno de los requisitos de tiempo de existencia, experiencia y capacidad financiera deberá acreditarse en su totalidad por al menos uno de los miembros del consorcio o unión temporal, no pudiendo ser acumulable entre los distintos participantes. - La carta de presentación de la propuesta deberá presentarse suscrita por el apoderado designado por cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal. 9

10 PAGINA 10 DE 34 - El formato de vinculación de clientes deberá ser diligenciado en su totalidad por cada uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal además de entregarse toda la información de cada uno de los participantes exigida en los presentes términos de referencia y el formato de vinculación de clientes. El proponente deberá contar con un mínimo de tres (3) años de existencia al momento de presentar la propuesta, situación que se validará con el certificado de existencia y representación legal. Acreditar la experiencia establecida en los presentes Términos de Referencia, de acuerdo con el numeral 6.1. El Proponente deberá contar como mínimo con el equipo de trabajo exigido en el numeral (6.2) Cumplan con la capacidad financiera exigida en el numeral (6.4.) 5. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN El desarrollo de esta convocatoria tendrá lugar de acuerdo con el cronograma que se indica a continuación, el cual podrá ser modificado por Bancóldex mediante adenda a los Términos de referencia. EVENTO Apertura y publicación de los Términos de referencia Formulación y radicación o envío de inquietudes por parte de los Proponentes al Banco Respuesta de inquietudes enviadas por los Proponentes al Banco Cierre y entrega de la propuesta FECHA Y HORA 25 de septiembre de Hasta el 2 de octubre de 9 de octubre de 20 de octubre, a las 4:00:00 p.m Apertura de la convocatoria La presente convocatoria se abrirá y se desarrollará conforme al cronograma definido en el presente numeral Formulación de inquietudes Las inquietudes o preguntas relacionadas con el presente documento, que surjan por parte de los proponentes, deberán ser presentadas en la fecha relacionada en el numeral precedente, 10

11 PAGINA 11 DE 34 mediante comunicación escrita a los correos electrónicos: miguel.caceres@bancoldex.com y ana.saavedra@bancoldex.com, indicando en el asunto, la referencia de la convocatoria Respuesta de inquietudes El Banco dará respuesta a las inquietudes formuladas por los proponentes, siempre y cuando se presenten en la fecha, hora y en los términos indicados en este documento; y serán publicadas en la página web del Banco para conocimiento de todos los proponentes Cierre y entrega de la propuesta Los proponentes deberán presentar las propuestas de los presentes términos de referencia, a más tardar en la fecha indicada, a las 4:00:00 p.m., en Bogotá (Calle A 15 piso 39, Oficina de Correspondencia), sobre dirigido a Miguel Ángel Cáceres Cortés jefe (encargado) de la Oficina de Comunicaciones e Imagen Corporativa. La fecha de cierre no se modificará ni aplazará, salvo que Bancóldex lo considere conveniente; caso en el cual la ampliación se dará a conocer mediante adenda que se publicará en la página: antes de la fecha de cierre. Las propuestas presentadas después de las 4:00:00 p.m., de la fecha de cierre, se considerarán presentadas extemporáneamente, por lo que serán rechazadas. No se acepta la presentación de propuestas enviadas por correo electrónico Moneda Para efectos de esta convocatoria, las propuestas deberán expresarse en pesos colombianos. 6. EVALUACIÓN El proceso de evaluación de la Propuesta tendrá en cuenta los siguientes criterios: 11

12 PAGINA 12 DE 34 Evaluación Puntaje Propuesta técnica (80% del total de la propuesta) - Experiencia del proponente 20 - Experiencia del equipo de trabajo 20 - Metodología y calidad de la propuesta 40 - Evaluación administrativa 10 - Evaluación financiera 10 Oferta económica (20 % del total de la propuesta) 100 Total 100 (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Experiencia del proponente: Considera la experiencia del prestador del servicio el cual debe tener como mínimo de tres (3) años como operador logístico, los cuales se deberán acreditar de conformidad con lo establecido en el numeral 6.1. Experiencia del equipo de trabajo: Se considera como mínimo 5 años de experiencia para el Gerente de Cuenta y Ejecutivo Senior y, para el diseño y creatividad un ejecutivo con 4 años de experiencia, de conformidad con lo establecido en el numeral 6.2. Metodología y calidad de la propuesta: La calidad de la propuesta se evaluará con base en los criterios descritos en el numeral 6.3. Evaluación administrativa: Se realizará una visita administrativa, de acuerdo al numeral 6.6. Evaluación financiera: El proponente deberá tener capacidad financiera suficiente para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, de acuerdo con criterios de evaluación de ingresos, capacidad o suficiencia operativa y endeudamiento, de acuerdo al numeral 6.4 Oferta económica: Considera los aspectos económicos en los cuales se evalúa el planteamiento de la propuesta en términos de costo y requerimientos obligatorios y adicionales, de acuerdo al numeral 6.6. El proponente que supere el umbral en ochenta por ciento (80%) en cada uno de los criterios que componen la propuesta técnica, pasará a ser evaluada con su propuesta económica y la suma de las dos calificaciones (técnica y económica) define la adjudicación de la convocatoria. El proponente deberá presentar un documento propuesta técnica y en otro la propuesta económica. 12

13 PAGINA 13 DE Experiencia del Proponente Para acreditar la experiencia exigida, el proponente deberá adjuntar al menos tres (3) certificaciones o contratos suscritos (en ejecución o finalizados) celebrados directamente por el proponente con las cuales se acredite el servicio de realización de eventos con la prestación de por lo menos los siguientes servicios, cuyo alcance se encuentra definido en este documento: Conceptualización, diseño y producción de eventos, alimentos y bebidas y personal de servicio, contratación de conferencias, material publicitario, operación logística, almacenamiento, escenografía, dentro de los tres (3) últimos años cuyos montos de contrato por cada uno sea superior a doscientos millones de pesos ($ ). Igualmente, adjuntar una muestra de trabajos realizados. Cada certificación de trabajo concluido deberá contener la siguiente información: Nombre o razón social del contratante. Nombre o razón social del contratista. Objetivo del servicio o contrato. Certificación del cliente donde mencione la calificación (Excelente, Bueno, Regular) Valor del contrato. Fecha de inicio o suscripción del acta de inicio y/o plazo de ejecución del contrato (indicar por lo menos el año). Estado de cumplimiento del contrato. Para calificar este criterio se tendrá en cuenta: El número de contratos, cuyo objeto esté directamente relacionado con el desarrollo de labores de operador logístico. El valor de los contratos presentados La duración de dichos contratos. Para obtener la calificación de este criterio, el puntaje obtenido por cada proponente será ponderado con base en el proponente que reciba el mayor número de puntos por cada variable, teniendo en cuenta la máxima calificación posible para ésta. NOTA: Se recuerda que para ser tenido en cuenta, el proponente deberá adjuntar al menos tres (3) contratos o certificados con los cuales se acredite la prestación de los servicios definidos en el numera 13.2, alcance de la contratación Experiencia del equipo de trabajo 13

14 PAGINA 14 DE 34 El proponente deberá adjuntar una estructura en la que indique el equipo estratégico, técnico, administrativo y logístico que intervendría eventualmente en el desarrollo de las labores. Como mínimo, el equipo para el desarrollo del objeto de la presente convocatoria deberá estar conformado por: un gerente de cuenta con experiencia en desarrollo de labores de logística de más de cinco (5) años; un ejecutivo senior de cuenta, con más de cinco (5) años de experiencia en el desarrollo de labores de logística, ambos con alto dominio de inglés; un creativo con más de cuatro (4) años de experiencia en diseño, conceptualización y ejecución de campañas creativas de comunicación, publicidad y/o intervenciones culturales. La descripción de equipo de trabajo deberá presentarse en el formato; Experiencia del Equipo Ejecutor, contenido en el anexo 5. El equipo de trabajo será evaluado en términos de sus competencias, experiencia, número de personas y tiempo de dedicación. Para obtener la calificación de este criterio, el puntaje obtenido por cada proponente será ponderado con base en el proponente que reciba el mayor número de puntos por cada variable considerada, teniendo en cuenta la máxima calificación posible para ésta Metodología y calidad de la propuesta El Proponente deberá especificar la metodología, pasos y propuesta de trabajo que emplearía para la prestación de cada uno de los servicios a contratar, para lo cual en la propuesta metodológica se debe evidenciar los siguientes aspectos teniendo como base el caso hipotético mencionado en el presente numeral: Conceptualización del evento, plan de trabajo y cronograma de desarrollo general del evento. Dos opciones de presupuesto (el escenario ideal con presupuesto ilimitado y un escenario austero con presupuesto limitado, sin perder su calidad). Comercialización de eventos en caso de requerirlo el Banco. Otros aspectos recomendados. Con base en el ejemplo presentado, se analizará cada uno de los aspectos enunciados y se calificará a los proponentes teniendo en cuenta la siguiente ponderación: Aspectos Porcentaje Conceptualización 28 Plan de trabajo 17 Cronograma 15 Recolección de datos 10 14

15 PAGINA 15 DE 34 Presupuesto ilimitado 10 Presupuesto limitado 10 Aspectos sugeridos por el Proponente 10 Total 100 Para obtener la calificación de estos aspectos, el puntaje obtenido por cada proponente será ponderado con base en el proponente que reciba el mayor número de puntos por cada aspecto considerado por parte de Bancóldex. BRIEF HIPOTÉTICO CON PRESUPUESTOS PARA ESTRUCTURAR LA PROPUESTA Contexto de un evento. La puesta en marcha de la nueva estrategia corporativa de Bancóldex, supone un gran esfuerzo no solo en términos de implementación y desarrollo, sino en su socialización antes los distintos grupos de interés. De su comprensión, compromiso y apoyo frente a esta nueva visión, depende gran parte del éxito que se espera de esta nueva hoja de ruta. La nueva configuración sugiere incorporar a Bancóldex seis segmentos de negocio, llamados plataformas, los cuales atenderán diferentes tipos de empresas y de necesidades (circunstancias de crecimiento empresarial). La transformación hace necesario que Bancóldex presente a sus audiencias de interés (Gobierno, empresarios, intermediarios financieros, gremios, asaciones y demás entidades de apoyo empresarial), la nueva apuesta y orientación estratégica que definirá el futuro de la entidad. El Banco también deberá generar una discusión acerca de la importancia del crecimiento empresarial como eje fundamental para que el país incremente su desarrollo vía mayor competitividad y crecimiento económico. Para lograr este objetivo, Bancóldex será el gran promotor del crecimiento empresarial, a través de sus nuevas apuestas estratégicas. Con este propósito, se busca generar un espacio para la discusión y validación del crecimiento empresarial para el país y, en este marco, presentar la nueva estrategia corporativa del Banco con la realización de un gran evento internacional. Allí se reunirán representantes del sector público y privado, la academia y demás actores de la competitividad empresarial del país, acompañados de expertos internacionales, quienes brindarán diversos puntos de vista y que contribuirán a potencializar las apuestas de competitividad del país, alrededor del crecimiento empresarial. 15

16 PAGINA 16 DE 34 Objetivos: - Lograr que los actores públicos y privados relacionados con la competitividad reconozcan a Bancóldex como la entidad que jugará un papel importante en el crecimiento empresarial del país. - Lograr que Bancóldex sea reconocido como una entidad dinámica e innovadora que repensó su rol frente a los retos del país, y supo transformarse y enfocarse para ser más pertinente para atender las necesidades de los empresarios. - Dar a conocer a Bancóldex y sus apuestas a futuro. Público objetivo: Empresarios colombianos. Número de personas: Para este ejercicio el proponente tiene la libertad de proponer: Concepto creativo. Actividades y metodología. Duración de la actividad. Fecha idónea. Lugar (ciudad y lugar a desarrollar la actividad en esta ciudad) Capacidad Financiera El proponente deberá tener la capacidad financiera suficiente para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, de acuerdo con criterios de evaluación de ingresos, capacidad o suficiencia operativa y endeudamiento. Para la validad de esta información, el proponente deberá diligenciar el formato anexo de vinculación de clientes y deberá adjuntar la documentación solicitada. Con base en los Estados Financieros entregados por el Proponente se calcularán los siguientes indicadores financieros. Capital de trabajo neto = Activo Corriente Pasivo Corriente Razón de liquidez = Activo Corriente / Pasivo corriente Razón de Endeudamiento = Pasivo / Total pasivo + Patrimonio. El análisis de la situación financiera y el respaldo que ofrece cada uno de los proveedores se realiza con base en los indicadores financieros enunciados anteriormente promediando el resultado de los periodos analizados. 16

17 PAGINA 17 DE 34 Para evaluar la capacidad financiera, los proponentes deben cumplir como mínimo los siguientes parámetros: El capital de trabajo neto debe ser superior o igual al diez (10%) del valor de la propuesta. La razón de liquidez debe ser mayor o igual a uno (1). La razón de endeudamiento no debe ser superior al setenta por ciento (70%) Oferta económica El proponente deberá presentar en la propuesta metodológica presupuesto limitado e ilimitado para el evento hipotético e indicar el monto de la comisión y/o gasto de intermediación como operador logístico, la cual se debe expresar como un porcentaje único a calcular sobre el valor total de los bienes y servicios que se adquieran para el desarrollo de los eventos y actividades y que sean aprobados por Bancóldex, para la realización de cada servicio que se requiera. La comisión se pagará sobre precios del evento respectivo antes de IVA. Sin perjuicio de la prestación de otros servicios, en la propuesta económica el Proponente debe especificar en moneda legal colombiana el costo unitario por cada uno de los servicios solicitados, más IVA. Se aclara que dicha comisión se mantendrá para todos los servicios prestados, sin embargo, Bancóldex no pagará comisión para los siguientes servicios, debido que estos no requiere un desarrollo creativo de la agencia con un equipo de trabajo específico y dedicado. Contratación de speakers. Compra de tiquetes y reservas de hotel. Para establecer el presupuesto total de cada servicio, base para el cálculo de la tarifa del operador logístico, se adelantarán las siguientes fases: Los servicios deberán presentarse por el operador logístico a petición de Bancóldex. El proponente deberá presentar a Bancóldex una propuesta técnica y económica de cada servicio, especificando los valores antes y después impuestos, con base en la cual Bancóldex decidirá si contrata o no con el operador logístico. La comisión se pagará sobre el valor antes de impuestos. Bancóldex podrá realizar sugerencias y solicitar las modificaciones que considere pertinentes a la propuesta técnica y económica previo a la aprobación de cada evento y actividad. 17

18 PAGINA 18 DE 34 Como resultado de lo anterior, Bancóldex notificará al contratista el presupuesto total aprobado y condiciones técnicas de ejecución para cada servicio a contratar. Todo error u omisión en la propuesta económica, indebida interpretación de alcance y las condiciones previstas en estos Términos de referencia, será responsabilidad del proponente y no se le permitirá ajustar el porcentaje único ofertado. En ningún caso Bancóldex, reembolsará o cubrirá gastos adicionales a los estipulados en estos Términos de Referencia Evaluación Administrativa: El proponente dentro de la propuesta deberá incluir una descripción breve de los siguientes aspectos: - Reseña general de la empresa - Estructura organizacional y administrativa - Programa de servicio al cliente - Políticas de administración de personal: - Proceso de selección y reclutamiento - Visita domiciliaria - Tipo de contrato laboral - Rotación de personal - Programa de bienestar - Beneficios extralegales - Programas de capacitación y entrenamiento - Implementación del sistema de seguridad y Salud ocupacional Decreto 1443 de Junio Programas de responsabilidad social empresarial - Cobertura del servicio donde el Banco tiene oficinas de representación - Estrategias de servicio: esquema en el que indique la forma en que atenderá los requerimientos del Banco Criterios de desempate Cuando entre dos o más propuestas se presente un empate en la calificación total obtenida, se tendrá en cuenta los siguientes criterios de desempate en su orden: 1. Mayor puntaje asignado al criterio de Metodología (ver numeral 6.3.). 2. El proponente que acredite que por lo menos el 10% de su nómina la conforman empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas en la Ley 361 de 1997 debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad de un año a la presentación de la propuesta. En todo caso; en el evento que la propuesta seleccionada sea aquella que acredite cumplir con esta condición, los empleados 18

19 PAGINA 19 DE 34 deberán mantenerse vinculados por un lapso igual al plazo del contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de la presente convocatoria. 3. Propuesta presentada por una Mypime colombiana. 7. RECHAZO DE PROPUESTAS Se rechazarán de plano las Propuestas en las que: El proponente no cumpla con todos los requisititos establecidos en estos términos de referencia. No se incluya en la propuesta la documentación exigida. Se haya presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición. No se incluya la garantía de seriedad, o la garantía aportada no cumpla con los requisitos establecidos. Se incluya información que no sea veraz. Se incluyan disposiciones contrarias a la Ley Colombiana. Se rechazará de forma inmediata en caso de que el proponente se encuentre reportado en alguna de las listas de consulta de Bancóldex, referidas a Lavado de Activos y financiación de Terrorismo LAF- y/o centrales de riesgo. La propuesta que se presente en forma extemporánea. 8. DECLARATORIA DESIERTA La convocatoria se declara desierta en los siguientes casos: Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos en los Términos de referencia. Por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, debidamente sustentados. Cuando se hubiere violado la reserva de las propuestas presentadas. Cuando no se presente ninguna propuesta. 9. PRESENTACION DE LA PROPUESTA El proponente presentará una sola propuesta en idioma español, en original (medio físico), debidamente suscrita por su representante legal y copia en medios ópticos-magnéticos (CD o DVD). En caso de diferencia entre el documento en medio físico y medio magnético, prevalecerá el contenido del documento en medio físico. 19

20 PAGINA 20 DE 34 La propuesta deberá contener una carta de presentación y aceptación dirigida a Beatriz Elena Arbeláez, Vicepresidente Administrativa (E) del Banco, firmada por el Representante Legal del Proponente en la que declare expresamente que acepta los términos y condiciones establecidos en los términos de referencia y en sus adendas y anexos. Cualquier información adicional que el Proponente considere necesario presentar, debe incluirla o adjuntarla a la propuesta que entregue de acuerdo con las fechas establecidas para el cierre de la convocatoria. Una vez radicada la Propuesta en la Oficina correspondiente, ésta no se podrá modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo de información adicional, a menos que ésta lo haya requerido expresamente, de oficio o por solicitud del Proponente con ocasión de justa causa. La presentación de la Propuesta implica que el Proponente acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en los Términos de referencia. 10. ANALISIS DE VIABILIDAD Los Proponentes que presenten toda la documentación exigida en estos términos de referencia, continúan en el proceso de evaluación y pasan a la etapa de análisis de viabilidad. El análisis de viabilidad será realizado por un comité evaluador. En esta etapa de evaluación los proponentes que hayan resultado elegibles serán citados mediante comunicación enviada vía correo electrónico a la dirección que se haya especificado en la carta de presentación de la propuesta, para que el pitch o sustentación de su propuesta; es decir, presentación verbal y concisa sobre los criterios de evaluación definidos en el numeral PERIODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA La propuesta tendrá un periodo de validez de seis (6) meses, contados a partir de la fecha de cierre y entrega de la propuesta. 12. DOCUMENTACION DE LA PROPUESTA. La Propuesta deberá contener los siguientes documentos: 1. Carta de presentación de la Propuesta, firmada por el representante legal donde exprese que acepta los términos y condiciones establecidos en los Términos de referencia y en sus adendas y anexos; e indique el nombre, cargo e información de contacto del responsable a quien se contactará para cualquier asunto relacionado con la propuesta. 2. Póliza de seriedad de la oferta de acuerdo con lo establecido en el presente documento, anexándole el respectivo recibo de pago. 3. Propuesta metodológica. 20

21 PAGINA 21 DE Propuesta económica, la cual deberá contar en pesos colombianos. 5. Documentación correspondiente a la experiencia específica del Proponente y del equipo de trabajo. 6. En el evento que aplique -para personas jurídicas- acta del órgano social respectivo autorizando al Representante Legal de la persona jurídica para presentar la presente propuesta y celebrar el contrato con Bancóldex; en caso de que resulte seleccionado 7. Poder debidamente otorgado y reconocido en texto y firma ante notario, cuando se actúe por representación. 8. Formato de vinculación para personas jurídicas nacionales (ver anexo). 9. Declaración del proponente firmado por el representante legal en el sentido de: a. No estar incurso en alguna circunstancia que implique conflicto de intereses con Bancóldex b. No estar incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, según lo dispuesto en los artículos 8, 9, 10, de la Ley 80 de 1993, en el Decreto-Ley 128 de 1976 y en el estatuto anticorrupción Ley 1474 de c. No encontrarse incurso en un proceso de liquidación. d. Garantizar que toda la información consignada sobre el oferente es verídica. e. Se autoriza uso de información entendiendo lo preceptuado en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de Lo anterior, de conformidad con la política de tratamiento de datos que se encuentra en: Entrega de todos los anexos debidamente diligenciados que se encuentran adjuntos y enunciados en el numeral EL CONTRATO Suscripción del Contrato Una vez se adjudique el Contrato por parte de Bancóldex se informará por escrito de dicha decisión al proponente favorecido, quien procederá a la firma y devolución del mismo, junto con los demás documentos requeridos para su legalización, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al a fecha de envío del documento. En caso de negativa u omisión del adjudicatario a suscribir el contrato en el plazo previsto, o en el evento de presentarse cualquier circunstancia por la cual el adjudicatario no esté en condiciones de firmar conforme a estos términos de referencia, Bancóldex podrá contratar con el proponente siguiente en el orden de mayor a menor, y así sucesivamente. En este caso, Bancóldex podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía. 21

22 PAGINA 22 DE Alcance de la Contratación Los servicios que deberá prestar el Proponente serán, entre otros, son los siguientes: Realización de eventos: La realización de los eventos, incluye actividades como: Conceptualización, diseño y producción de eventos: El Proponente debe tener la capacidad para ofrecer sus servicios a nivel nacional; se dará puntaje adicional a quienes estén en capacidad de realizar eventos a nivel internacional. Conceptualización, diseño, creación y producción de actividades alternas: El proponente debe tener la capacidad para realizar activación de marca, socializaciones u otras actividades específicas creativas para presentar ante nuestras audiencias de interés. Reservas aéreas nacionales internacionales: El proponente debe tener la capacidad de ofrecer el servicio de reservas aéreas nacionales e internacionales con aerolíneas nacionales e internacionales para quienes el Banco requiera en el marco de la realización del evento. Reservas hoteleras nacionales e internacionales: El proponente debe tener como mínimo la capacidad de ofrecer el servicio de reservas hoteleras nacionales e internacionales para quienes Bancoldex requiera en el marco de la realización del evento. Traslado aeropuerto hotel- aeropuerto y traslados internos: el proponente deberá tener la capacidad de prestar los servicios de traslado de aeropuerto-hotel aeropuerto y transporte interno, al menos en las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali, Bucaramanga, Cartagena, Santa Marta, Barranquilla; Cúcuta y Pereira para quienes Bancóldex requiera en el marco de la realización del evento. Streaming: el proponente deberá tener la capacidad para presentar el servicio de streaming en los eventos que se requiera. Servicio de traducción e interpretación: capacidad para prestar los servicios de traducción e interpretación simultánea en los idiomas que requiera Bancóldex, teniendo como prioridad el idioma inglés para los eventos desarrollados. Alimentos y bebidas y personal de servicio: el proponente debe tener la capacidad de cotizar, contratar y coordinar con diferentes proveedores, menús, menaje e índice de personal de apoyo requerido para los eventos. Coordinación de áreas y servicios: el proponente debe tener la capacidad de alquilar salones y áreas requeridas para el desarrollo de los eventos que realice Bancóldex, de acuerdo con las necesidades indicadas en cada caso. Contratación de conferencistas o speakers: el proponente debe tener la capacidad de contactar, cotizar, contratar y coordinar a las personas o entidades idóneas que sean expertos en los temas que Bancóldex determine, sean éstos nacionales o internacionales, en el marco de la realización del evento requerido. 22

23 PAGINA 23 DE 34 Material publicitario: el proponente debe tener la capacidad de cotizar, contratar y coordinar la realización del material informativo durante el desarrollo de los eventos organizados por Bancóldex, tales como folletos, pendones, cuadernos, entre otros. Permisos: el proponente debe tener la capacidad de realizar toda la gestión para obtener los permisos necesarios en caso que se requieran en el marco del evento. Operación Logística: el proponente debe tener la capacidad de cotizar, contratar y coordinar con diferentes proveedores o con recursos propios todos los elementos necesarios para el desarrollo de las actividades tales como: alquiler de sillas, mesas, carpas, tarimas, sonido, luces, y ayudas audiovisuales, entre otros. Almacenamiento: el proponente tendrá la capacidad de almacenar el stand, material POP y el material general que Bancóldex produzca para el desarrollo de eventos o participación en ellos. Escenografía: el proponente debe tener la capacidad de cotizar, contratar, producir y coordinar con diferentes proveedores o con recursos propios el desarrollo de la ambientación y escenografía de las diferentes actividades que pueda requerir Bancóldex en el marco del evento. Planes de medios: desarrollo de plan de medios en caso de necesitarlo el evento. Elaboración de videos: Creación de videos para el evento. Desarrollos web: el proponente debe tener la capacidad de cotizar, contratar y coordinar con diferentes proveedores o con recursos propios el diseño y desarrollo de micrositios web para uso exclusivo de los eventos; así como, mínimo cinco (5) piezas publicitarias digitales para redes sociales y página web de acuerdo con la imagen del evento que se realice. Bancóldex podrá contratar cualquier servicio o producto necesario para el buen desempeño del evento Forma de pago Bancóldex pagará al operador logístico seleccionado cada evento o actividad, contra entrega a satisfacción del servicio, dentro de los treinta días (30) siguientes a la radicación de la factura, siempre y cuando la misma cumpla con las formalidades legales administrativas y tributarias. Para realizar cualquier pago, el mismo deberá contar con el respectivo visto bueno del solicitante del servicio por parte de Bancóldex Obligaciones de Bancóldex En el desarrollo del contrato suscrito en virtud de estos Términos de referencia. Bancóldex, tendrá las siguientes obligaciones. Pagar al Proponente la suma debida según los términos del contrato. Cooperar con el Proponente para el normal desarrollo del contrato. 23

24 PAGINA 24 DE 34 Entregar al proponente el material e información necesaria para efectos del desarrollo del objeto del contrato Obligaciones del Contratista En desarrollo del contrato suscrito en virtud de estos términos de referencia el Proponente tendrá las siguientes obligaciones: Desarrollar las actividades contratadas, de conformidad con lo establecido en el contrato y en sus documentos anexos. Dar cumplimiento a las demás obligaciones inherentes al objeto del contrato que se encuentren señaladas en el mismo. Entregar muestras de trabajos realizados Duración del contrato El contrato tendrá un plazo de doce (12) meses No Exclusividad El contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de la presente invitación no genera ninguna clase de exclusividad de contratación en favor de El contratista, por lo que Bancóldex podrá contratar los servicios objeto de la presente invitación con otras empresas, sin que en ningún caso, dicha práctica pueda ser considerada como un incumplimiento al respectivo contrato Seguimiento y control del contrato Sin perjuicio del control y supervisión interno que deberá establecer el adjudicatario de la presente invitación para supervisar sus actividades, Bancóldex supervisará la ejecución del contrato, verificando las actividades relacionadas con el mismo. El supervisor del contrato por parte de Bancóldex será para los efectos, el Jefe de comunicaciones e Imagen Corporativa o la persona que éste delegue por escrito Garantía del contrato Teniendo en cuenta que el precio del contrato que se celebre será indeterminado pero determinable con base en el precio cotizado para los servicios que se lleguen a prestar, para efectos de los seguros requeridos, el precio inicial del mismo se estima en la suma TRESCIENTOS MILLONES DE PESOS ($ ). En todo caso el contratista se obliga a reponer el monto del 24

25 PAGINA 25 DE 34 seguro estipulado o a prorrogarlo, según sea el caso, cuando a ello hubiere lugar por aumento en el valor del contrato o por prórroga del mismo. Para la ejecución del contrato, el adjudicatario deberá constituir a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. Bancóldex, NIT , una garantía bancaria o un seguro de cumplimiento, en formato de entidades particulares, expedido por una compañía de seguros o establecimiento bancario, debidamente autorizado por las autoridades colombianas, el cual deberá contener los amparos que se mencionan a continuación: Cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato con una suma asegurada equivalente al veinte (20%) por ciento del precio del contrato y con una vigencia igual a la del contrato y tres (3) meses más. Pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales y demás prestaciones de índole laboral del personal dedicado por el contratista para la ejecución del contrato, con una suma asegurada equivalente al treinta (30%) por ciento del previo del contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) años y tres (3) meses más. Calidad de los servicios prestados con una suma asegurada equivalente al veinte (20%) por ciento del previo del contrato y con una vigencia igual a la del contrato y tres (3) meses más. CON EL FIN DE QUE LA VIGENCIA DEL SEGURO SEA CONGRUENTE CON EL INICIO DE VIGENCIA DEL CONTRATO, LA CUAL INICIA CUANDO SE PRODUCE LA LEGALIZACIPON DEL MISMO, EL SEGURO DEBERÁ PRESENTARSE CON UNA VIGENCIA ADICIONAL DE UN (1) MES RESPECTO DE LAS VIGENCIAS INDICADAS EN LOS ANTERIORES NUMERALES. Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberá estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrá ser nacionales o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con Bancóldex (cupo de crédito aprobado con Bancóldex) Subcontratos El adjudicatario de los recursos podrá subcontratar a su propia conveniencia las labores que requiera para la ejecución del contrato, siempre y cuando por este conducto se deleguen sus propias responsabilidades. En todo caso, ante Bancóldex, el contratista será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones contractuales. 25

26 PAGINA 26 DE ANEXOS Y FORMATOS A LOS Anexo 1: Plantilla Carta de Presentación de la Propuesta. Anexo 2: Formato Experiencia del Proponente. Anexo 3: Formato Vinculación de Clientes Persona Jurídica. Anexo 4: Modelo Formato Propuesta Económica. Anexo 5: Experiencia del Equipo Ejecutor. Anexo 6: Valores institucionales. 26