Documento de Funcionalidad Módulo Compensación de Documentos de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar

Transcripción

1 Documento de Funcionalidad Módulo Compensación de Documentos de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar Fecha: 07 de agosto de

2 Descripción Funcional El módulo de Compensación de documentos de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar (Compensaciones), es la aplicación desarrollada por TCP Consulting SRL (TCP) con el fin de permitirle al usuario realizar las compensaciones de saldos entre Entidades o Socios de Negocios que al mismo tiempo se desenvuelven como Clientes y Proveedores. Esto significa que el usuario podrá aplicar los saldos de las Cuentas Acreedoras (Cuentas por Pagar) sobre los saldos de Cuentas Deudoras (Cuentas por Cobrar) y viceversa, sin la necesidad de realizar desembolsos y generando automáticamente los respectivos movimientos de aplicación de cuentas corrientes y contables. Desde un solo lugar, el usuario tendrá el control de los documentos y podrá realizar las aplicaciones de acuerdo a las necesidades del negocio. Acerca de TCP Consulting SRL Contacto: Leonardo Mariño Tel:

3 Generalidades Compañía. Parámetros Se ha incorpado una pestaña en Módulos/Compensación donde se deberán ingresar los siguientes datos: Número Próximo Transacción: indica la numeración consecutiva de las transacciones de aplicación. Código Grupo Fc CxC: indica el código de grupo que se utilizará para generar las Notas de Crédito en Cuentas por Cobrar. Código Grupo Fc CxC: indica el código de grupo que se utilizará para generar las Notas de Crédito en Cuentas por Cobrar. Purchase Code: si está indicado AP Purchase Type (Finanzas/Cuentas por Pagar) como verdadero, deberá indicar el Purchase Code por defecto a incorporar en la Nota de Débito de Compensación. Cuenta Compensatoria: es la cuenta contable que se utilizará para crear las ND y NC y que el efecto de éstas últimas sea nulo contablemente. Pertenecerá al Libro colocado como default de la compañía. 3

4 Sección Tipos de Documento En esta grilla el usuario deberá indicar los Tipos de Documento que se utilizarán para identificar a las Notas de Crédito (NC) de Cuentas por Cobrar y a las Notas de Débito (ND) de Cuentas por Pagar. Solamente podrá indicar un comprobante por cada tipo (NC o ND). Si el usuario deseara incorporar una secuencia de numeración, deberá adicionarla por medio de los números legales. 4

5 Configuración de Clientes/Proveedores Se ha establecido que la configuración de Clientes/Proveedores se realice desde la pantalla de Clientes. Se definirá desde una sola vía y no será necesario establecer las relaciones de forma recíproca. En la pantalla del mantenimiento de Clientes, se ha incorporado un campo denominado Cliente Especial para distinguir a este tipo de entidades. Cuando se indique que es un Cliente Especial, se habilitará el campo Proveedor para que se indique el proveedor que compensará los comprobantes con dicho cliente. Nota: no podrá asignarse el mismo código de Proveedor a más de un Cliente Especial. 5

6 Visualización desde Seguimiento de Clientes (Customer Tracker) Desde el seguimiento de clientes, el usuario podrá apreciar si el cliente es un Cliente Especial y si así lo fuera, cuál es el proveedor asociado. Ventana de Proveedores 6

7 Cuando un proveedor se encuentre asociado a un Cliente Especial, se desplegarán dos nuevos campos en la pestaña de Detalle, indicando Cliente Asociado y su respectivo Nombre. Seguimiento de Proveedores Esta ventana también fue modificada para que pueda apreciarse la relación entre Clientes y Proveedores. Se ha incorporado el campo Cliente Asociado. 7

8 Proceso de Compensación de Comprobantes Se ha creado una nueva ventana para realizar la compensación de comprobantes entre Clientes y Proveedores. En esta ventana SOLAMENTE se compensarán comprobantes de tipo FACTURA para ambas entidades y de cualquier tipo (de despacho, misceláneas, de recibo, etc.). Para que los comprobantes puedan ser compensados, deberán tener saldo mayor a cero. Para realizar la compensación, el usuario debe seguir los siguientes pasos: Seleccionar Proveedor, desde el botón Proveedor. Cuando seleccione un proveedor relacionado con un Cliente Especial, se completarán los campos correspondientes a Proveedor y Cliente (relacionados). Cuando se hayan seleccionado las entidades correspondientes, se desplegarán en las Grillas o cuadros centrales las correspondientes Facturas de CxP, Cuentas por Pagar y las Facturas de CxC, Cuentas por Cobrar. Por cada grilla, el usuario podrá ver: Marcar: permite la selección o anular la selección de comprobantes de forma individual Factura: número de factura Fecha: fecha de factura 8

9 Fecha Venc.: Fecha vencimiento de la factura. Saldo: valor saldo de factura Monto a Utilizar: campo editable para el monto a aplicar en la compensación para ese comprobante. Cada grilla cuenta con comandos propios de selección. Sobre cada grilla existe un campo de check para realizar una selección total de comprobantes desplegados. El usuario cuenta también con campos de chequeo en cada registro en la columna Marcar. Este comando puede ser utilizado para desmarcar los registros y no considerarlos en la selección. Campos de Totales A medida que el usuario selecciona los comprobantes, para cada grilla existe un campo de acumulación con etiqueta Total CxP y Total Cxc. En este campo el usuario podrá apreciar el total de la selección de comprobantes. Monto a utilizar CxP: indica la suma del monto que se ha seleccionado en cada registro de CxP. Este monto puede ser Editado Manualmente. Monto a utilizar CxC: indica la suma del monto que se ha seleccionado en cada registro de CxP. Este monto puede ser Editado Manualmente. Criterio de Compensación El usuario seleccionará comprobantes de CxP y de CxC para la compensación. Independientemente de los comprobantes y montos seleccionados, la compensación solamente podrá realizarse por el MENOR MONTO SELECCIONADO, correspondiente a alguna de las grillas (CxC o CxP). Este valor puede apreciarse en el campo Monto Max. Compensatorio. Este criterio responde a que la aplicación de las NC/ND se deberá realizar por el VALOR TOTAL. No se podrán dejar en las cuentas de Clientes y Proveedores Saldos pendientes de aplicar de los comprobantes generados en la compensación. 9

10 Comandos de la pantalla Botón Compensar : permite realizar una aplicación de comprobantes de forma automática, hasta el límite del monto Máximo de Compensación. Esta aplicación luego puede ajustarse manualmente. Una vez que el usuario haya generado las aplicaciones, podrá accionar el proceso por medio del botón Generar Compensaciones. Su acción hace las siguientes validaciones: - Cuenta Compensatoria existente - Código de Compra (Purchase Code, si fuera obligatorio y no existiera el parámetro) - Montos de Transacción compensados. Si alguna de estas validaciones no existiera, el usuario se encontraría con este tipo de mensajes: Una vez que el proceso haya realizado todas las validaciones, comenzará con las siguientes acciones: - Creación de Nota de Débito de Cuentas por Pagar y Contabiliza (Post) - Aplica la Nota Débito sobre los comprobantes seleccionados. - Creación de Nota de Crédito de Cuentas por Cobrar y Contabiliza (Post) - Aplica la Nota de Crédito sobre los comprobantes seleccionados. De acuerdo a la selección de facturas para la compensación, en los comprobantes de Crédito se crearán tantas líneas como facturas a compensar. En cada línea se podrá apreciar el monto a compensar sobre ese comprobante y la información del comprobante. Luego de finalizar el proceso, el usuario podrá corroborar la creación de comprobantes y su aplicación por medio de los correspondientes programas de seguimiento de facturas de CxC y CxP. 10

11 Seguimiento de Facturas CxC Detalle de líneas. En el campo descripción puede verse la indicación del comprobante aplicado. El Extended/Price corresponde al monto aplicado sobre ese comprobante. En GL Account puede verse la cuenta de Compensación. 11

12 Aplicación del comprobante Seguimiento Facturas CxP 12

13 Detalle En el campo descripción puede apreciarse el comprobante objetivo y en Ex. Amount el valor a aplicar. GL Análisis Se aprecia la Cuenta de Compensación. 13

14 Aplicación 14