EXTENSIÓN UNIVERSITARIA HERRAMIENTA WEB-EX Y DIPLOMAS DIGITALES. Vicerrectorado de Centros Asociados Extensión Universitaria y Cursos de Verano

Transcripción

1 EXTENSIÓN UNIVERSITARIA HERRAMIENTA WEB-EX Y DIPLOMAS DIGITALES Vicerrectorado de Centros Asociados Extensión Universitaria y Cursos de Verano

2 La herramienta Web.Ex ofrece: GESTIÓN INTEGRAL DE LOS CURSOS POR PARTE DE LOS CENTROS ASOCIADOS, DESDE EL INICIO DE SU PREPARACIÓN, ANTES DE APROBARSE, HASTA DESPUÉS DE SU FINALIZACIÓN. INTEGRACIÓN ENTRE LOS CENTROS ASOCIADOS Y LA SEDE CENTRAL A PARTIR DE UN ÚNICO SISTEMA, PARA LA TRAMITACIÓN DE TODAS LAS PROPUESTAS DE CURSOS DE EXTENSIÓN Y ACTIVIDADES CULTURALES DIFUSIÓN PÚBLICA DE TODOS LOS CURSOS Y ACTIVIDADES A TRAVÉS DEL PORTAL UNED Y DE LAS WEBS DE LOS CENTROS ASOCIADOS MATRÍCULA ON LINE EMISIÓN DE CERTIFICADOS DIGITALES O ELECTRÓNICOS

3 1. GESTIÓN INTEGRAL de los cursos por parte de los Centros Asociados, desde el inicio de su preparación, antes de aprobarse, hasta después de su finalización.

4 2. DIFUSIÓN: Los cursos tramitados a través de Web.Ex pueden difundirse a través de: Portal UNED: De las páginas de los Centros Asociados

5 Permite acceder a todos los cursos impartidos en los Centros Asociados de la UNED, mediante su distribución en Campus Acceso desde el portal UNED

6 Los estudiantes pueden acceder desde el apartado Mi espacio a la gestión de su matrícula, rellenar las encuestas y descargar sus certificados electrónicos

7 MATRICULACIÓN ON LINE

8 Desde Actividades UNED en Web.Ex se puede acceder a la descarga los certificados digitales ORIGINALES, introduciendo el código CVS

9 CERTIFICADOS EMITIDOS COMO DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS A TRAVÉS DE LA APLICACIÓN WE.EX

10 FIRMA ELECTRÓNICA Y DOCUMENTOS OFICIALES. NORMATIVA REGULADORA Ley 59/2003, de 19 de Diciembre, de Firma Electrónica Ley 11/2007 y Ley 56/2007, de 28 de Diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. De acuerdo con la LEY 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica (art. 4): La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel. Asimismo, la ley 11/2007, establece en su artículo 13.1: Las Administraciones Públicas admitirán, en sus relaciones por medios electrónicos, sistemas de firma electrónica que sean conformes a lo establecido en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica y resulten adecuados para garantizar la identificación de los participantes y, en su caso, la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos. De lo que se extrae que los títulos de Curso de Verano y de Extensión Universitaria de la UNED con la firma electrónica reconocida del Vicerrector de Centros Asociados y el código de verificación seguro CVS tiene la misma validez que el documento en papel con la firma manuscrita.

11 EL CERTIFICADO DE FIRMA RECONOCIDA PERMITE GARANTIZAR: 1. La IDENTIFICACIÓN del firmante. 1. La AUTENTICACIÓN del firmante, que garantiza conocer fehacientemente la identidad de una persona física o jurídica, y el no repudio del documento firmado. 1. La INTEGRIDAD de los documentos, asegurando que la información de un documento electrónico no fue manipulada y corresponde a su estado original

12 Toda la información sobre FIRMA Y CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS se puede consultar en: SEDE ELECTRÓNICA DE LA UNED: Cómo accedo? Ir al portal UNED:

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14 AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS Cualquier copia impresa en papel de los originales electrónicos de los certificados tendrán consideración de copia auténtica si incluye el CÓDIGO DE VERIFICACIÓN SEGURO O CVS. El CVS permite contrastar la autenticidad de cualquier Acuerdo o documento de la Sede impreso en papel mediante el cotejo con el documento electrónico original. La UNED está comenzando a emitir documentos con firma electrónica reconocida, y por tanto estos documentos con firma electrónica tienen el mismo valor que la firma manuscrita, manteniendo en todo momento las mismas garantías de seguridad jurídica que las actuaciones administrativas en papel.

15 QUÉ ES EL CVS Y DÓNDE SE ENCUENTRA? El CVS, o Código de Verificación Seguro, consiste en un conjunto de caracteres que identifican de forma única cualquiera de las disposiciones, actos y anuncios publicados en la Sede Electrónica de la UNED. Este código se encuentra impreso en todas y cada una de las páginas de cada acuerdo, disposición, acto o anuncio publicado en la Sede Electrónica, y facilita el acceso al documento electrónico original en la Sede Electrónica de la UNED.

16 QUÉ ES EL CÓDIGO QR Y DÓNDE SE ENCUENTRA? Con la misma funcionalidad que el CVS, se incluye un código QR (quick response barcode, «código de barras de respuesta rápida») en la parte inferior del documento. La lectura de un código QR se puede realizar desde un dispositivo móvil, con la aplicación adecuada instalada, y desde su propio PC. Tras la lectura del código, le llevará alapáginadelasedequecontienedichodocumento para comprobar, de la misma fomra que hace el CVS, si es oficial y auténtico. Para poder leer un Código QR, es preciso tener instalado un lector en el terminal desde el cual realizar la lectura. Se puede realizar desde un teléfono móvil inteligente, o desde el PC. Para realizar la lectura de un código QR en un PC; puede emplear la extensión para Google Chrome QRreader, un lector que nos permite identificar el contenido de los códigos QR que encontremos en la web. Solo tenemos que pulsar el botón derecho sobre el código deseado y esperar a que la aplicación lo reconozca.

17 INSTRUCCIONES PARA CONVALIDAR CERTIFICADOS DE CURSOS DE VERANO Y EXTENSIÓN UNIVERSITARIA. Acceder a:

18 Instrucciones para convalidar Créditos de actividades con el Título Electrónico de Cursos de Verano y de extensión universitaria o actividades culturales de la UNED Para garantizar la autenticidad, integridad e inalterabilidad de los Títulos de los Cursos de Verano y de Extensión Universitaria, la edición electrónica incorpora la firma electrónica reconocida del Vicerrector de Centros Asociados y un Código de Verificación Seguro (CVS) para comprobar la integridad del documento, que se encuentra estampado en el margen derecha del documento. Además, figurará también el Código QR

19 CÓMO SE CONVALIDAN LOS CRÉDITOS DE CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS? Existen dos opciones: 1. Enviar un correo electrónico al negociado de alumnos de la Facultad correspondiente, solicitando el reconocimiento de créditos, e indicando nombre y apellidos, DNI y nombre y fecha de la actividad. Se adjuntará a este correo el documento (pdf.) que contiene el certificado original. 1. Entregar personalmente el documento electrónico guardado en un dispositivo (USB, CD) o bien el certificado impreso (en cuyo caso tiene categoría de copia auténtica para cotejar por el Negociado de Alumnos en la Sede Electrónica) y cumplimentar la hoja de solicitud que le será entregada. Una vez valorada la solicitud, el Negociado de alumnos correspondiente se pondrá en contacto con el estudiante para confirmar la convalidación.

20 Qué deben hacer los negociados de alumnos de la UNED y de otras Universidades? 1. Para verificar la autenticidad de un Título electrónico de Curso de Verano de la UNED enviado como adjunto por correo electrónico o entregado en un dispositivo de almacenamiento (USB, CD), deberá comprobar la identidad e integridad del documento sobre el propio documento pdf o a partir de las herramientas que se ofrecen en la Sede Electrónica. 2. Para verificar la autenticidad de un Titulo electrónico de Curso de Verano de la UNED impreso en papel (en cuyo caso tiene categoría de copia),deberáaccederalasede Electrónica de la UNED e introducir el Código de Verificación Seguro (CVS) situado en el margen derecho del Título en la casilla Verificar Documentos por CVS situada en el margen superior. De esta forma obtendrá el documento electrónico original a partir del cual podrá realizar el cotejo con la copia impresa.

21 Histórico del certificado con firma digital

22 TRAMITACIÓN DE CURSOS DE EXTENSIÓN UNIVERSITARIA Y ACTIVIDADES CULTURALES A TRAVÉS DE LA APLICACIÓN WEB.EX

23 DIAGRAMA DE TRAMITACIÓN VÍA WEB.EX DE LOS CURSOS DE EXTENSIÓN UNIVERSITARIA PASO 1. EL CENTRO ASOCIADO introduce en Web.Ex los datos del curso (programa y solicitud de subvención, si se requiere) ATENCIÓN: Es imprescindible seleccionar un departamento del listado desplegable, para solicitar el visto bueno de su Director/a. PASO 2. El CENTRO ASOCIADO envía el curso a Sede Central a través de la aplicáción Web.Ex PASO 3. SE RECIBE UN AVISO EN: El DEPARTAMENTO, al que se le solicita por correo electrónico enviado a la Secretaría solicitando el visto bueno del curso SEDE CENTRAL, donde el curso aparece como enviado y pendiente de visto bueno por el departamento en la aplicación Web.Ex PASO 4. El DIRECTOR/A DEL DEPARTAMENTO otorga su visto bueno desde el mismo correo electrónico que se le ha enviado PASO 5. EN SEDE CENTRAL (EXT. UNIVERSITARIA Y EN EL CENTRO ASOCIADO se recibe un correo comunicando la aprobación del departamento. PASO 6. EL CURSO ESTÁ LISTO PARA PRESENTARSE A LA APROBACIÓN DE PRÓXIMA COMISIÓN DE CENTROS ASOCIADOS Si transcurridos siete días desde el envío de la solicitud de visto bueno al director del departamento, no hubiese llegado su aprobación, el Centro Asociado deberá ponerse en contacto con el Departamento para interesarse por el trámite y agilizar la tramitación del curso

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25 DIAGRAMA DE TRAMITACIÓN VÍA WEB.EX DE LAS ACTIVIDADES CULTURALES PASO 1. EL CENTRO ASOCIADO introduce en Web.Ex los datos del curso (programa y solicitud de subvención, si se requiere). Envía el curso a Sede Central a través de la aplicación PASO 2. EN SEDE CENTRAL (EXT. UNIVERSITARIA Y EN EL CENTRO ASOCIADO se recibe un correo solicitando la aprobación de la Actividad PASO 3. EL VICERRECTORADO DE CENTROS Valora la actividad y la solicitud de subvención, si se solicita. En caso de aprobación por el Vicerrectorado: PASO 4. SEDE CENTRAL, (EXTENSIÓN UNIVERSITARIA) VALIDA LA ACTIVIDAD EN WEB.EX. EL CENTRO RECIBE A TRAVÉS DE WEB.EX UN AVISO DE APROBACIÓN Y PUEDE COMENZAR A DIFUNDIR LA ACTIVIDAD. SE RECUERDA QUE LAS ACTIVIDADES CULTURALES NO DEBEN TENER VINCULACIÓN EN SUS TEMÁTICAS CON LAS ENSEÑANZAS OFICIALES DE LA UNED Y NO DEBEN SOBREPASAR LAS 25 HORAS LECTIVAS.

26 FAQ S PREGUNTAS FRECUENTES ACERCA DE: 1. TRAMITACIÓN DE CURSOS A TRAVES DE WEB.EX ENTRE LOS CENTROS ASOCIADOS Y LA SEDE CENTRAL 1. DIPLOMAS DIGITALES

27 1. Sobre tramitación DE PROPUESTAS ENTRE EL CENTRO ASOCIADO Y LA SEDE CENTRAL Cuáles son las fases pasa un curso de extensión universitaria antes de su aprobación en Web.Ex? 1. En preparación: El Centro Asociado está introduciendo los datos en la aplicación, pero todavía no ha enviado el curso 2. Pendiente de Validación Externa: El Centro ha enviado el curso y el sistema ha solicitado aprobación al departamento. En Extensión Universitaria de Sede Central aparece el curso como pendiente de validación externa 3. Pendientes de validar: El director del Departamento ha otorgado su aprobación. El Centro recibe un aviso y el curso está listo para presentarlo a la Comisión. 4. El curso se presenta a la Comisión. Si es aprobado, el Centro recibe un aviso de aprobación por este Órgano. En qué fase puedo comenzar a difundir un curso? 1. Si se trata de un curso de extensión universitaria, cuando se recibe el aviso de que la actividad ha sido aprobada por el director del Departamento. En ese caso, en la difusión se deberá indicar que la aprobación definitiva y concesión de créditos está pendiente de la decisión de la Comisión Delegada de Centros Asociados 2. Si es una actividad cultural, en el momento en que se recibe la aprobación definitiva por parte del Vicerrectorado, vía Web.Ex

28 Qué ocurre cuando se introduce desde el Centro la información del curso en la aplicación, se selecciona un departamento para que otorgue el visto bueno y se envía a extensión universitaria vía Web.Ex? 1. La Secretaría administrativa del Departamento al que se haya enviado la solicitud recibirá un correo electrónico solicitando el visto bueno del director del departamento. Este correo electrónico incluirá el pdf con el contenido del curso. 2. Al mismo tiempo, en Extensión Universitaria de Sede Central se recibirá vía Web.Ex un aviso que informa de que el curso ha sido enviado por el Centro a un departamento para su visto bueno, y de que se encuentra pendiente de firma. El Director del Departamento firma manualmente el pdf de la actividad? No. Una vez revisado el contenido del curso a través del pdf., el director del departamento decide si otorga o no su visto bueno al curso. Si lo otorga, pulsa un botón que aparece en el correo electrónico que haya recibido solicitando la aprobación del curso, e inmediatamente se recibe en extensión universitaria el mensaje de que el visto bueno está concedido. El curso estará entonces listo para que desde extensión universitaria se presente a la Comisión

29 PREGUNTAS FRECUENTES (FAQ s) Qué pasa si envío a través de Web.Ex un curso de extensión o una actividad para su aprobación y tiene algún dato o información incorrecta? Desde extensión universitaria en la Sede Central se enviará al Centro, vía Web.Ex., un aviso o reparo, en el que se especificarán los detalles de la solicitud que se deben solucionar. Una vez solucionada la incidencia, el Centro volverá a enviar el curso a Extensión Universitaria a través de Web.Ex. Qué debo hacer si el curso permanece pendiente del visto bueno del departamento? El Centro Asociado que haya presentado la solicitud debe ponerse en contacto con la Secretaría del Departamento alquese haya enviadola solicitud decurso para requerir el visto bueno, con el fin de saber los motivos de la demora y agilizar el trámite, especialmente si faltan pocos días para que se celebre la Comisión a la que va a ser presentada el curso.

30 Es imprescindible que elija un departamento universitario para enviar a través de Web.Ex un curso de extensión universitaria? Solo cuando se trata de cursos que tengan vinculación por su temática con las enseñanzas oficiales de la UNED (Grados y Másteres), ya que estos cursos están comprendidos en la categoría de extensión universitaria En ese caso Cómo debo hacerlo? Debe elegirse del listado desplegable que aparece en Web.Ex, en el que están todos los departamentos universitarios de la UNED

31 2. SOBRE CERTIFICADOS CON FIRMA DIGITAL Qué ocurre cuando enviamos los certificados a la firma digital? Una vez generados los certificados serán enviados automáticamente a la persona correspondiente para que los firme electrónicamente. Cómo podemos ver en los Centros el original de los certificados una vez firmados digitalmente? 1. Elegir el curso 2. Acceder al apartado 3.2 de Web.Ex ( certificado para los alumnos ) 3. Seleccionar el cuadro certificado digital 4. Pinchar en el nombre del alumno cuyo certificado firmado digitalmente se quiera visualizar. (Se abrirá un pdf con el certificado original, que se puede imprimir) Cómo puede acceder el alumno/ a su certificado? Cuando estén firmados digitalmente, los certificados, serán enviados por a los alumnos y también los tendrán disponibles en el espacio del alumno de Web.Ex Se pueden anular o repetir los certificados? Si, desde Web.Ex se pueden volver a generar y enviar a la firma si ha habido algún error. También se puede registrar la fecha de salida o introducir observaciones sobre su entrega

32 Los certificados con firma digital impresos tienen validez? Cualquier certificado impreso en papel de los originales electrónicos de los certificados tendrán consideración de copia auténtica si incluye el CÓDIGO DE VERIFICACIÓN SEGURO O CVS.