PRESENTACIÓN OBJETIVO

Transcripción

1 PRESENTACIÓN La comunicación empresarial consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una compleja organización. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización donde se maneja información de las dependencias o del personal de la empresa. También puede ser externo, entre las organizaciones con las que podemos tener nexos o negociaciones. Así pues, la comunicación empresarial estudia las formas más eficientes dentro de una organización para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al público externo. Por lo anterior, en esta unidad de estudio se deben conocer los documentos de la comunicación empresarial para saber cual se deberá redactar en cada proceso que realice la organización. OBJETIVO Al terminar la asignatura el estudiante estará en capacidad de realizar bosquejos de las diferentes comunicaciones empresariales y redactar la información que se registrará de acuerdo con el proceso que realice la empresa. TEMAS El acta El informe corto La circular El memorando La constancia El certificado LOGROS: Identifica los diferentes documentos en los procesos internos o externos de la organización, teniendo en cuenta las normas Icontec. Bosqueja y planifica los documentos propios del proceso interno y externo de la organización. Redacta documentos con cohesión y coherencia de acuerdo a un proceso de la organización. Presenta documentos en Word con correcta ortografía, uso adecuado de mayúsculas y buena distribución conservando las normas Icontec. RESUMEN En esta unidad, el estudiante empezará por conocer cada uno de los documentos que conforman el proceso interno o externo de la organización y en que situación se utilizaría cada uno de ellos. Luego realiza el bosquejo de ideas con base en unas pautas que estudiará y que le ayudarán a construir el documento.

2 Después de conocer el asunto del documento deberá realizar un borrador de éste y para estar seguro de que las ideas son las pertinentes realizará un borrador mejorado. Finalmente, deberá realizar el documento en un archivo de Word con correcta ortografía, uso adecuado de mayúsculas y buena distribución conservando las normas Icontec. COMUNICACIONES EMPRESARIALES La comunicación en una organización distingue tres sistemas: - Operacionales (se refiere a tareas u operaciones) - Reglamentarios (órdenes e instrucciones) - Mantenimiento (relaciones públicas, captación y publicidad) Si ampliamos la concepción de comunicación, comunicación organizacional también puede ser entendida como el proceso de producción, circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos. La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicación organizacional. Dentro del ámbito empresarial, se denomina Comunicación Vertical a aquella que fluye ascendente o descendentemente entre subordinados y directores. Esta comunicación permite regular y controlar la conducta de los subordinados en aspectos tales como: Instrucciones y planificación de las tareas Información relativa a procedimientos, prácticas, políticas. Valoración del rendimiento de los empleados, etc. Los canales de comunicación empleados para la misma son: Teléfono Reuniones Correo electrónico Manuales, guías, etc. Los medios más eficaces para transmitir información son las reuniones y el teléfono. Permite condensar una gran cantidad de información en un breve espacio de tiempo.

3 La comunicación escrita (correos) son apropiados sólo cuando la tarea requiere una gran cantidad de información detallada y compleja. Es un tipo de lenguaje más preciso que los anteriores y a la vez más objetivo, ya que no está sujeta a tantas distorsiones como la palabra hablada. EL ACTA Es una comunicación escrita, cuyo objetivo es relatar o referir (plasmar) sucede, se debate y se acuerda o da lugar a discrepancias en una reunión. lo que Calses: Acta Registrada: es aquella que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, Ltdas, comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente. Acta No Registrada: es aquella que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos. PARTES 1. Razón Social: en el margen superior estará ubicada la razón social impresa. 1. El Título de la reunión y su naturaleza: se colocará centrado con mayúscula sostenida. Ejemplos: ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS COMITÉ DE PRESUPUESTOS REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA 3. Denominación del documento y número: se escribe la palabra ACTA, con mayúscula sostenida, centrada y seguida de número consecutivo que le corresponda. 4. Fecha: contra el margen izquierdo se escribirá la palabra FECHA con mayúscula sostenida. Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha expresada en forma completa, separadas por coma. Ejemplo: FECHA: Medellín, 5 de marzo de Hora: palabra impresa en mayúscula sostenida, se ubicará contra el margen izquierdo y al frente se anotará la hora de iniciación y término de la reunión. Ejemplos: Hora: De las 09:15 a las 10:25 horas - De 14:20 a 16:00 horas 6. Lugar: palabra impresa o mecanografiada en mayúscula sostenida, que se ubicará contra el margen izquierdo y frente a la cual se anotará el sitio de la reunión. Ejemplos: LUGAR: CESDE, Sala Auditorio CESDE, Auditorio

4 Hotel Intercontinental, Salón Antioquia 7. Asistentes: palabra impresa en mayúscula fija, se ubicará contra el margen izquierdo. La relación de nombres se iniciará frente a la palabra ASISTENTES, con mayúscula inicial. Los asistentes se anotarán con tratamiento, (opcional) nombre y el cargo que desempeñan en la reunión, este último separado por una coma. Ejemplos: ASISTENTES: Arquitecta Sonia M. López Correa, Presidenta Ingeniero Roberto Burgos Casas, Vicepresidente Ingeniero Pedro Zapata, Secretario Cuando los asistentes pasan de diez, se podrá elaborar una lista aparte y ser incluida como anexo. Nota: los datos de fecha, hora, lugar y asistentes se tabulan a dos espacios de la palabra más larga, en este caso, ASISTENTES. 8. Invitados: la palabra INVITADOS (si los hay), se escribe en mayúscula fija, y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial. 9. Ausentes: se anotará la palabra AUSENTES (sí los hay) en mayúscula fija y contra el margen izquierdo. Si se requiere se consignará el motivo de la ausencia. 10. Orden del día: se escribirá la expresión ORDEN DEL DÍA en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo y seguida de dos puntos. Se copiarán los temas, motivo de la reunión, se enumeran así: ORDEN DEL DÍA: Verificación del quórum Lectura y apropiación del acta anterior Presupuesto Desarrollo: se escribirá la palabra DESARROLLO con mayúscula sostenida contra el margen izquierdo y seguida de dos puntos. Ejemplos: DESARROLLO: 1. Verificación del quórum _2. 2. Lectura y aprobación del acta anterior _2. 3. Presupuesto

5 _2 11. Convocatoria: si se requiere, se escribirá contra el margen izquierdo, con mayúscula fija o inicial, separada por un punto, se anotará la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indicará el lugar. Ejemplo: CONVOCATORIA. La próxima reunión tendrá lugar... Firma, Nombre y Cargo: el nombre se escribe con mayúscula sostenida. El cargo se escribirá debajo del nombre con mayúscula inicial sin centrar. Cuando los firmantes autorizados corresponden a presidente y secretario, sus nombres y cargos deberán escribirse: el presidente contra el margen izquierdo; el secretario en la misma línea sobre la derecha. Nota: mínimo dos firmas de los responsables deberá aparecer en la página donde finaliza el texto. Si se necesitan varias hojas para firmantes se deberá escribir la expresión: Pasan firmas: en mayúscula inicial seguidas de dos puntos, en el borde inferior de la hoja y hacia el margen derecho. Páginas siguientes Papel de la misma calidad, color y tamaño de la primera hoja, sin impresión alguna y se escriben así: Comité Académico-Acta Redacción del acta 1. El acta se debe redactar en tiempo pasado. 2. Ningún párrafo del acta se debe iniciar con gerundio. 3. Debe ser impecable. 4. Se debe indicar el nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. 5. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se deberá hacer con su nombre completo. 6. Las actas se presentan en hojas sueltas o también libros que para el efecto han sido destinados. Anexos: cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, estos deben anunciarse en el desarrollo del orden del día y adjuntarse al acta. Bosquejo del acta con sus respectivos espacios: RAZÓN SOCIAL (Se escribe si no está impresa) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN

6 DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO FECHA: 1.5 a 2 HORA: 1.5 a 2 LUGAR: 1.5 a 2 ASISTENTES: 1.5 a 2 INVITADOS: (si los hay) 1.5 a 2 AUSENTES: (si los hay) ORDEN DEL DÍA: Se escriben los temas que se van a tratar durante la reunión DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA 1. tema... Tema... DESARROLLO: 1. tema Texto correspondiente 2. Tema - 2 Texto correspondiente CONVOCATORIA. (Si se programa una nueva reunión). 4 a 6 NOMBRE COMPLETO 1 Cargo Anexo: (si los hay) Transcriptor TALLER DEL ACTA Corrija, complete y utilice todas las partes del acta de acuerdo con las normas del ICONTEC. Membrete/ Reunión Ordinaria Comité de Presupuesto/ Acta 346/ fecha/ Hora/ lugar/ Asistentes: Iván Darío Blandón Ospina, Presidente; Ricardo León Arango Molina, Vicepresidente; Natalia Castañeda Vásquez, Tesorera; Elkin Osorio Aguirre, Secretario/ Invitados: Señor Carlos Mario Zapata Botero, Publicista/ Ausentes: Alfredo

7 Osorio Marín, Fiscal (con justificación), señora Camila Rico Giraldo, vocal (sin justificación)/ Orden del día: 1. Verificación del quórum / 2. Lectura del acta anterior/ 3. Presupuesto para 1999/ 4. Varios/ Desarrollo:/ 1. Verificación del quórum. Se inició la reunión previa verificación de la asistencia. 2. Lectura del acta anterior. Se leyó el acta anterior y se aprobó sin modificarla. 3. Presupuesto para El doctor Iván Darío Blandón Ospina informó acerca de las condiciones económicas de la empresa, dijo que aunque se cuenta con un presupuesto favorable, los gastos deben ser moderados en todas las dependencias. El mayor presupuesto asignado es para la adquisición de la más avanzada tecnología en sistemas; se van a dotar todas las oficinas con los computadores más modernos. Además, habrá capacitación en Internet y multimedia/ 4. Varios/ Convocatoria. EL INFORME CORTO Es un documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudios, investigación o proyecto de carácter administrativo. Consta de las partes que se aplican a continuación. Encabezamiento El informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye de la siguiente manera: 1. Razón Social: se escriben los datos del membrete, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa. 2. Dependencia: se escribe el nombre de la dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial, contra el margen izquierdo. 3. Número o código: en caso de requerir el número o el código de identificación, éste se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia, contra el margen derecho, así: INVERSIONES LA MANSIÓN LTDA. Departamento de Comunicaciones M Título: se escribe el título del informe, centrado y en mayúscula sostenida. 5. Fecha: se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos. Al frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial. 6. Autoría del informe: contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones, seguida de dos puntos (:), elaborado por, preparado por, responsable. Al frente los nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría se tabulan a dos espacios de la expresión más larga. En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor o coautor, aparece en ese orden; si están en igual condición de autoría se relacionan por orden alfabético de apellido.

8 Objetivo: el informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito del mismo y se presenta, así: Se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos (:), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo, se expresa la finalidad del informe con mayúscula inicial. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. Conclusiones (opcional) En caso de incluirlas, se procede así: la palabra CONCLUSIÓN O CONCLUSIONES se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas del último renglón del texto. Firma: el informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la página que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscula sostenida, el cargo, a una interlineación del nombre, con mayúscula inicial. Nota: si son necesarias varias firmas, éstas se reparten a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se centra. Rúbrica: de acuerdo con el tema, el autor o autores pueden colocar su rúbrica o firma, en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda. Transcriptor: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido. Se emplea letra más pequeña. Ejemplos: Sonia M. Gerardo T. Dora O.. A continuación presentamos el bosquejo del informe con sus respectivos espacios: ARCOTEC PROYECTOS LTDA. Departamento de Arquitectura INF234 4 INFORME URBANIZACIONAL EL SOL 4 FECHA: Medellín, 2 de abril de a 2 ELABORADO POR: Andrés Arango Botero 1 Elisa Serrano Vera a 4 OBJETIVO: Detallar los avances y determinar el cumplimiento de labores, según el cronograma establecido. a 4 Texto entre párrafos. a 4 CONCLUSIONES: a 4

9 Texto 4 NOMBRE COMPLETO: 1 Cargo: Transcriptor: LA CIRCULAR Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios. Clases De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en: Circular externa o carta circular Circular interna o general Circular externa o carta circular: comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general. La circular externa se dirige en forma personalizada, aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración se tienen en cuenta las normas de la carta comercial. Circular interna o general: comunicación con el mismo contenido, utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común, su mayor característica radica en que siempre va dirigida a un grupo de personas por ejemplo: PARA TODO EL PERSONAL PARA AUXILIARES PARA VENDEDORES PARA SECRETARIAS PARA PERSONAL DE MANTENIMIENTO Partes de la circular interna o general 1. Denominación del documento: a partir de margen superior, se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada. Ejemplo: CIRCULAR (con negrilla) C I R C U L A R (sin negrilla y espaciada) 2. Número o referencia: la numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada circular, la palabra CIRCULAR. Ejemplo: CIRCULAR (con negrilla) a

10 C I R C U L A R (sin negrilla y espaciada) a 3 DP Fecha: los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben del número (referencia). En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. Ejemplo: Medellín, 31 de marzo de Destinatario: Contra el margen izquierdo o centrado en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. La preposición PARA, no va seguida de dos puntos (:). Ejemplo: PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES 5. Asunto (opcional): constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras, se escribe el vocablo Asunto, con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:). (Ejemplo: Asunto: Fiesta de integración 6. Texto: se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar interlineación de 1½ entre renglones y doble entre párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primer del plural. Ejemplos: - Con agrado informamos al personal - La Dirección Administrativa se complace en comunicar 7. Despedida: expresión de cortesía que se escribe el texto, contra el margen izquierdo. Se puede presentar con una expresión breve seguida de (,) con frase de cortesía terminada en (.). Se usa una de las dos opciones. Ejemplos: - Atentamente, - Agradeceremos su asistencia. 8. Remitente: el nombre se sitúa después de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo se anota a una interlínea del nombre con mayúscula inicial sin centrar. Se firma a mano, sólo se justifica la firma mecánica cuando la cantidad sea excesiva. Ejemplo: CARMEN LUZ PUERTA SILVA Jefa de Recursos Humanos 9. Líneas especiales: los anexos e identificación del transcriptor, se establecen según las normas especificadas en la carta comercial. Nota: la circular interna no lleva saludo Páginas Subsiguientes: se tiene en cuenta lo siguiente: Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.

11 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. El encabezado se ubica de dos a tres centímetros del borde superior de la hoja en papel blando o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y número de la página contra el margen derecho. La línea de identificación puede contener el grupo destinatario; especialmente la fecha abreviada o el número (referencia); código de dependencia o código de dependencia y número. Ejemplo: Margen Izquierdo Margen Derecho PARA TODO EL PERSONAL DRH PARA TODO EL PERSONAL PARA TODO EL PERSONAL El primer párrafo de las páginas subsiguientes, se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado. En caso de que se termine la página o un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en esta y dos en la siguiente. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida. Recordemos las diferencias entre la circular interna y la externa Esquema de la circular interna o general: RAZÓN SOCIAL a 3 CIRCULAR a 3 Número (referencia) a 3 Ciudad y fecha GRUPO DESTINATARIO Asunto (opcional) a 4 Texto Texto. Despedida 4 a 6 Nombre del Firmante 1 Cargo Anexos (si los hay) Identificación del transcriptor

12 Esquema de la circular externa o carta circular:

13 Esquema de la circular externa o carta circular: (2-3 enter) Consecutivo Membrete o razón social de la empresa (2-3 enter) Ciudad y fecha (4 a 6 enter) Tratamiento Nombre del destinatario Cargo Nombre de la empresa Dirección o apartado Ciudad (2 enter) Asunto: (2-3 enter) Saludo: (2-3 enter) Texto: Párrafo de apertura. (2 enter) Párrafo de desarrollo:. (2 enter) Párrafo de cierre:. (2enter) Despedida, (4 a 6 enter) Remitente Cargo (2enter) Anexo: (2 enter) Copia: Tratamiento, nombre y cargo (2 enter: Redactor y transcriptor EL MEMORANDO Es una comunicación interna, generalmente originada por cualquier miembro de la empresa y destinada a cualquier nivel de comunicación empresarial, predomina el memorando que dirige el jefe de una dependencia a sus subalternos para dar instrucciones, informes, comunicar decisiones, innovaciones en el trabajo, lo que

14 indica que es una comunicación corta. Por su estilo puede ser bloque o bloque extremo, por su tamaño puede ser carta o medio oficio. Es una comunicación que se puede enviar a un grupo de personas o a una sola persona. PARTES GENERALES O BÁSICAS 1. Membrete 2. Nombre de la comunicación: es decir, la palabra MEMORANDO impresa o escrita en mayúscula fija. 3. Número o referencia: puede ser la misma numeración del consecutivo de correspondencia o tener numeración independiente para memorandos. 4. Fecha: se debe anotar la ciudad de origen y la fecha de envío. No se escribe la palabra fecha. La fecha completa se escribe así: Medellín, 19 de marzo de La fecha abreviada se escribe así: Medellín, Encabezamiento: consta de datos del destinatario, datos del remitente y asunto. Las palabras PARA, DE, ASUNTO; deben estar escritas en mayúscula fija seguidas de dos puntos. 6. Texto: se debe utilizar tratamiento de usted; se debe tratar un sólo tema por memorando. La presentación debe ser impecable. 8. Firma: debe ser firmada por quien lo envía. CLASES De acuerdo con su modelo se clasifican en: tamaño carta y medio oficio. De acuerdo con el estilo: bloque extremo o bloque. Formas impresas: de acuerdo con las necesidades de la empresa. Diligenciamiento: los datos del destinatario y del remitente se podrán escribir de tres maneras: Ejemplo 1 a. Destinatario: tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma. b. Remitente: nombre y cargo, separados coma. En este caso se omitirá al final del texto el nombre mecanografiado del remitente y sólo aparecerá su firma. PARA: Doctora Alicia García P., Gerente DE: Guillermo Mora B., Director General ASUNTO: Circulo de Calidad Ejemplo 2 a. Destinatario: tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma. b. Remitente: cargo y dependencia. En este caso la firma del remitente deberá aparecer sobre el nombre digitado al final del texto y con mayúscula inicial. PARA: Señor Bernardo López S., Gerente de Ventas DE: Jefe Departamento de Sistemas ASUNTO: Contrato

15 Ejemplo 3 a. Destinatario: cargo y dependencia. b. Remitente: cargo y dependencia. En este caso la firma del remitente se colocará sobre el nombre digitado al final, conservando el estilo elegido y con mayúscula inicial. PARA: Vicepresidente de Relaciones Industriales DE: Vicepresidente Administrativo ASUNTO: Reunión Comité Documentación MEMORANDO 2 a 3 Número (Código) a 3 Ciudad de origen y fecha PARA: DE: ASUNTO: a 4 TEXTO.. Despedida 4 a 6 Firmante Anexo Copia Identificación del transcriptor Notas 1 Los datos del encabezamiento se deberán tabular a dos espacios de la palabra ASUNTO. 2 No se trazará raya alguna para delimitar la firma. 3. Los datos del destinatario, del remitente, del asunto y el nombre mecanografiado del firmante se escribirán con mayúscula inicial. 4. En los datos del encabezamiento se podrá hacer uso de abreviaturas, cuando el espacio es Insuficiente para una línea extensa. 5. Recuerda que el memorando no lleva saludo 9. Los datos señalados con el * son para indicar que El Memorando es ESTILO BLOQUE, TAMAÑO CARTA.

16 LA CONSTANCIA Es un documento de carácter probatorio en el que se establecen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. Los expide tanto una persona natural como jurídica. Se clasifican en constancias de: Tiempo de servicio Jornada Laboral Experiencia Cumplimiento de comisiones Salario u Honorarios Comportamiento del trabajador Clase de trabajo Otorgamiento de sellos de calidad Se elabora en papel con membrete impreso o escrito. PARTES 1. Número: es opcional.. Fecha: se escribe completa. Ejemplo: Popayán, 28 de abril del Cargo: se escribe centrado, con mayúscula fija, precedido de los artículos EL o LA. Ejemplo: EL COORDINADOR ACADÉMICO LA REVISORÍA FISCAL 4. La expresión hacen constar: se escribe centrada, con mayúscula fija y seguida de dos puntos (:). 5. Texto: Contra el margen izquierdo se inicia el texto con la conjugación Que, seguida del tratamiento, el nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad. Ejemplo: Que el señor VÍCTOR ALFONSO CAMACHO ZAPATA, con cédula de... Se empleará interlineación de uno a dos espacios entre líneas y doble entre párrafos dependiendo de la extensión del texto. En el último párrafo se especificará el motivo por el cual se expide la constancia. Ejemplo: Esta constancia se expide para ratificar su asistencia a la reunión. 6. Firmante: Se escribe el nombre del funcionario responsable, con mayúscula sostenida. 7. Transcriptor: Contra el margen izquierdo se colocará la identificación del transcriptor. Nombre (con mayúscula inicial del apellido sí se trata de una transcriptora o inicial del nombre y apellido, si es un transcriptor. ESQUEMA DE LA CONSTANCIA PRODUCTOS GENERALES S.A. Calle Apartado 1039 teléfono Fax NIT Santafé de Bogotá D.C., Colombia a 4 Número (opcional) Lugar y fecha a 4 LA GERENTA 4 HACE CONSTAR:

17 4 Que. 4 Esta constancia se expide para trámites de transacción bancaria. 4 a 6 Remitente Ana R. EL CERTIFICADO Es un instrumento que asegura la verdad de un hecho, lo expide una persona jurídica. Los certificados se clasifican en: De calificaciones obtenidas de los períodos académicos Diploma en que consta un título conferido por determinada institución, y documento que establece un privilegio o premio De asistencia a cursos, seminarios o eventos Registro civil o parroquial de nacimiento, matrimonio y defunción Documento de identidad Certificados sobre aseguramiento de calidad y otros Becas, donaciones y exenciones Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales Relación de retenciones o impuestos Paz y Salvos Resultados de exámenes médicos Se elabora en papel con membrete impreso o escrito. 1. Número (opcional) 2. Fecha: Se escribe completa. Ejemplo: Medellín, 11 de abril de 1996 PARTES 3. Cargo del responsable: Se escribe centrado, con mayúscula fija, precedido de los artículos EL o LA. Ejemplo: EL CONTADOR GENERAL 4. Se escribe centrada, con mayúscula fija seguida de dos puntos (:), la expresión CERTIFICA: 5. Texto: Contra el margen izquierdo se inicia con la conjugación Que, seguida de los datos del solicitante, en mayúscula sostenida con el número del documento de identidad o la razón social si es una entidad que solicita el certificado. Ejemplo: QUE PROCOLORES S.A., con NIT sostuvo relaciones comerciales... Se empleará interlineación de uno a dos espacios entre líneas y doble entre párrafos dependiendo de la extensión del texto. En el último párrafo se especificará el motivo por el cual se expide el certificado.

18 Ejemplo: Este certificado se expide para realizar diligencias tributarias. 6. Segunda hoja: Se hace en papel membrete y se conservan los márgenes estipulados en la primera hoja. Contra el margen superior izquierdo se escribe una línea explicativa de continuidad que identifique al solicitante y en el mismo renglón contra el margen derecho el número 2. Ejemplo: Certificado para Procolores S.A Firmante: de cuatro a seis renglones de la última línea del texto, se escribe el nombre del funcionario responsable, con mayúscula sostenida. En caso de dos firmantes, sus nombres se escriben el uno contra el margen izquierdo y el otro en la misma línea sobre la derecha. El cargo de mayor jerarquía se ubicará a la izquierda. 8. Transcriptor: Contra el margen izquierdo se colocará la identificación del transcriptor. Nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido si se trata de una transcriptora o inicial del nombre y apellido, si es transcriptor. PRODUCTOS GENERALES S.A. Calle Apartado 1039 teléfono Fax NIT Santafé de Bogotá D.C., Colombia a 4 Número (opcional) Lugar y fecha a 4 EL CONTADOR GENERAL 4 CERTIFICA: 4 Texto Que Este certificado se expide para transacción bancaria. 4 a 6 Remitente Ana R.

19 BIBLIOGRAFÍA FRUCHILING, Rosemary. Correspondencia Comercial Práctica. Primera edición en Español. México. McGraw Hill Interamericana, ORTEGA, Wenceslao. Redacción y composición. Técnicas y prácticas. McGraw Hill. Interamericana, 1985 ROJAS, R. Demóstenes. Redacción comercial estructurada. McGraw Hill, INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Compendio de Normas Técnicas colombianas sobre Documentación Comercial.