(Repositorio de la UPV/EHU)

Transcripción

1 (Repositorio de la UPV/EHU)

2 Repositorio Índice Depósito de documentos : Cómo realizar un envío a las colecciones de Tesis y Proyectos Comenzar el envío. 2 Descripción del ítem. 3 Adjuntar fichero 7 Revisar el envío 8 Licencia. 8 Envío completado 9 10/2011 Repositorio de la UPV/EHU 1

3 Depósito de documentos TESIS / PROYECTOS (Cómo realizar un envío) Recuerde para subir contenidos digitales al repositorio ha de ser usuario registrado y estar previamente autorizado, esta autorización depende del administrador del sistema. Importante: ANTES DE EMPEZAR UN ENVÍO Comprobar si el trabajo ya está en el repositorio (al buscar hay que tener cuidado de no introducir guiones, barras etc.) Comprobar los derechos de autor y los permisos Empezar el envío: 1. Haciendo directamente a través del Entrar o haciendo clic en el enlace Mi DSpace se mostrará una página donde se realizará la autentificación. 2. Tecleando el usuario y contraseña se entra en la Página principal de DSpace Mi DSpace, donde muestra el nombre del usuario. 3. En la página personal de DSpace aparece el botón, comenzar nuevo envío, al hacer clic ahí se puede comenzar cualquier tipo de material al grupo o grupos a los que se pertenece. 4. Al hacer clic en el botón comenzar un nuevo envío ha de seleccionarse la colección en la que se quiere integrar el material a depositar. Las tesis se depositaran en comunidad INVESTIGACIÓN en la colección de estos materiales del departamento al que corresponde, los proyectos en la comunidad DOCENCIA en la colección de su Escuela o Facultad. 10/2011 Repositorio de la UPV/EHU 2

4 Descripción del ítem: 1. Tras seleccionar la colección, empieza el envío o depósito del material. La primera pantalla que aparece solicita detalles del material previos a su descripción mediante metadatos. Hay que ver si: Nota: Si se trata de una tesis o proyecto inédito, no marcar El ítem ha sido publicado con anterioridad Una vez seleccionadas las más adecuadas se puede comenzar con la descripción del material a depositar. El botón situado en la parte inferior de las pantallas sirve para interrumpir el proceso de archivo en cualquier momento. Este procedimiento permite recuperar la descripción y continuar con el proceso en el punto en que se abandonó, se acciona automáticamente si se produce por ejemplo un corte en el funcionamiento del programa.. Podremos ir adelante y atrás siempre que los botones rojos están habilitados. Si están en color gris deberemos avanzar con el botón siguiente de la parte inferior de la página. 2. Al hacer clic en, mostrará un formulario con más preguntas sobre el material, como son: Autor Es muy recomendable realizar una comprobación de lo los nombres de los autores en el repositorio para ver cómo se han escrito con anterioridad. Por ejemplo: Si un autor figura ya como Rodríguez Flores, Matilde no se debe introducir como Rodríguez, M. ya que se duplicaría en el índice de autores. Se escriben primero los apellidos y después el nombre nunca todo en mayúsculas y no ha de olvidarse acentuarlos correctamente. Es muy importante, como hemos dicho antes, evitar duplicarlas formas de los nombres, ya que el repositorio no enlaza automáticamente las diferentes versiones del nombre y en consecuencia las búsquedas por nombre de autor no recogerían todos los resultados. 10/2011 Repositorio de la UPV/EHU 3

5 Director Como en el caso anterior es recomendable realizar una comprobación de los nombre de los directores de tesis y proyectos en el índice de autores para ver cómo se han escrito con anterioridad. Si tienen más de un director no ha de olvidarse que es necesario enumerar los nombres de todos los directores, en el orden estricto en que aparecen en el trabajo. Departamento / Escuela Se introducirá el nombre completo en castellano y euskara, en este orden, si ya aparece en el índice de autores ha de escribirse exactamente igual. La mención departamento o saila se omitirá y si es necesario se abreviará el nombre del departamento ya que este campo tiene una longitud limitada. Título Si la tesis o proyecto tienen más de un título (por ejemplo un título en castellano y otro paralelo en euskera) debe indicarse al iniciar el depósito lo que permitirá duplicar la caja de texto que contiene el título. Es imprescindible que los títulos se consignen en el orden en que aparecen en el documento y cada uno en una caja de texto distinta. Fecha de la Lectura Fecha de la lectura de la tesis o presentación del proyecto. Si no hay constancia de la fecha exacta no es necesario completar el mes y el día, pero si es obligatorio el año. 10/2011 Repositorio de la UPV/EHU 4

6 Serie / Número Si pertenece a una serie, introducir el nombre de la misma (tal y como aparece en la publicación) y el número, si tiene. Identificadores Este campo sólo se debe rellanar si el documento ha sido publicado con anterioridad. Al tratarse de trabajos inéditos dejar sin rellenar. Tipo Indicar el tipo de documento, en este caso según corresponda Tesis doctoral, Tesis de Máster o Trabajo Fin de Carrera Idioma Se selecciona el idioma principal del trabajo, en el caso de varios idiomas, pueden seleccionarse simultáneamente empleando la tecla Control. Una vez rellenos los datos de esta pantalla clic 10/2011 Repositorio de la UPV/EHU 5

7 3. Aparecerá otra pantalla de descripción bibliográfica. En esta ventana se seguirá describiendo características de la tesis o proyecto: Palabras claves Palabras clave (=descriptor): Se introduce una en cada caja de texto, en minúsculas. Si el autor ya ha establecido las palabras claves asignarán estás. Es recomendable utilizar el inglés en aras de una mayor visibilidad aunque podría utilizarse también el castellano y euskara Resumen Puede aparecer en distintos idiomas, cada resumen debe ir en una caja de texto diferente, para añadir más cajas de texto pulsar Añadir más. Versión del editor Este campo sólo se debe rellanar si el documento ha sido publicado con anterioridad. Al tratarse de tesis o proyectos inéditos dejar sin rellenar. Patrocinador Patrocinador: Aquí se incluye el nombre del patrocinador si lo hubiere. 10/2011 Repositorio de la UPV/EHU 6

8 Acceso Elegir opción Acceso Abierto. Se caracteriza porque el registro lleva como adjunto la versión del texto completo de la tesis o proyecto en cuestión, pudiendo posteriormente ser descargada por cualquier usuario. Descripción Se puede incluir cualquier comentario que se considere necesario. Una vez rellenos los datos de esta pantalla clic Adjuntar fichero: 1. A continuación se pasa a cargar el material mediante una caja de texto donde se asigna la ruta para adjuntar el fichero. Al lado de la caja, el botón Examinar nos facilita la búsqueda del archivo dentro de nuestro equipo. Si al comienzo del envío se seleccionó El ítem tiene más de un archivo, se presentara la opción de subir más archivos. El peso máximo del archivo no debe superar 4 MB (recomendamos dividir la tesis en varios archivos si ocupan más de 4 MB, por ejemplo se puede dividir la tesis en: Introducción, Capítulo I, Capítulo II ) 2. Una vez depositados los archivos y tras hacer clic en el botón Siguiente, se muestra una pantalla de comprobación con los detalles del archivo subido: nombre, tamaño, formato y las opciones para asegurarnos que el archivo se ha subido correctamente. En esta sección, te permite realizar cualquier modificación en el archivo. 10/2011 Repositorio de la UPV/EHU 7

9 Revisar el envío: Con el botón entrará en una ventana de verificación. Desde aquí se puede revisar el envío y hacer correcciones. En la pantalla de verificación se muestran todos los datos y permite corregir cualquier incorrección detectada. Licencia: El último paso del envío es dotar de una licencia al material depositado. Pese a que DSpace permite adjudicar una licencia Creative Commons a cualquier material, hemos de recordar que sólo el autor del trabajo tiene potestad legal para hacerlo siempre y cuando el material no haya sido publicado previamente en otras condiciones legales. 10/2011 Repositorio de la UPV/EHU 8

10 Pulse a continuación Si no deseamos dotar de una licencia Creative Commons debemos hacer clic en No asignar licencia Creative Commons y pasaremos a la pantalla que asigna una licencia que permite al repositorio la publicación no exclusiva del material (si no se otorga esta licencia no seguirá el proceso de depósito del material y este quedará en el Mi DSpace del autor hasta que este tome la decisión de otorgar la licencia o anular el envío). Al aceptar la licencia, finaliza su envío Envío completado: Una vez enviado comienza el proceso de revisión del material enviado por parte del supervisor de la colección que corregirá los metadatos si fuera necesario y dará el visto bueno para que el material sea visible y accesible a cualquier motor de búsqueda. El autor recibirá un correo electrónico indicándole si el envío ha sido aceptado o rechazado. Además en el apartado Mi DSpace se podrán ver los envíos en proceso de supervisión y también los envíos que han sido aceptados. HANDLES Cuando el ítem (descripción del documento + archivo) pasa a formar parte del repositorio automáticamente se le asigna una URL persistente, que recibe el nombre de Identificador Universal (URI). (Los URI son registrados con el sistema Handle System, un sistema para atribuir, administrar y resolver identificadores persistentes, conocidos como "Handles", para documentos digitales y otros recursos en Internet). El Handle no cambiará si el sistema migra a un nuevo equipo, o si se producen alteraciones en el sistema 10/2011 Repositorio de la UPV/EHU 9