ARCHIVO GENERAL DE SIMANCAS LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LA ÉPOCA MODERNA. Exposición Archivo General de Simancas

Transcripción

1 ARCHIVO GENERAL DE SIMANCAS LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LA ÉPOCA MODERNA Exposición Archivo General de Simancas

2 Simancas, mayo de 2008 José María Burrieza Mateos Eduardo J. Marchena Ruiz

3 Las obras de rehabilitación que se han llevado a cabo en el Archivo General de Simancas (AGS) nos han permitido contar con varios espacios dedicados a salas de exposiciones. Uno de ellos, que ahora llamamos de la Capilla acoge esta exposición. En ella se pretende explicar los principales modelos de trámite administrativo que se dieron en la Edad Moderna, completándose con algunos documentos que dan idea de la riqueza de los fondos simanquinos. Primer modelo: LA CONSULTA La Consulta es el principal instrumento de gestión administrativa de los siglos XVI y XVII. Es el documento que usan los Consejos para dar su parecer en los asuntos de su competencia. Recibe este nombre porque los Consejos consultan al Rey mediante este procedimiento, es decir, los consejeros dan su opinión sobre un tema y lo elevan al Rey, quien terminará decidiendo sobre el asunto. VITRINA 1 La primera vitrina contiene la carta siguiente: 1599, enero, 16. Cascaes (Portugal) Carta de don Juan de Silva, conde de Portalegre, Capitán General de Portugal. Habiendo este año indicios, los que hasta ahora puede haber, de que los enemigos (Inglaterra y Holanda) harán algún esfuerzo grande sobre esta costa, es tiempo de acordar a V.M. cuanto me ocurre por la defensa del contorno de Lisboa y de la misma ciudad. AGS,GYM,539,22 La carta está escrita en 4 pliegos de los que el último sirve de sobre. Además, en este último se encuentra un breve resumen de la carta, que realiza un secretario del Consejo cuando se recibe, el extracto de la consulta del Consejo y una nota de fecho, que indica que se envió la consulta al Rey. Primera página de la carta Carpetilla de la carta que lleva a un lado la dirección de la carta y al otro el resumen, el extracto de la consulta y la nota de fecho Página 1

4 La recepción de la carta anterior señala el comienzo del procedimiento. El procedimiento administrativo se puede iniciar de dos maneras: de oficio y de parte. En el caso que nos ocupa, el procedimiento se inicia de oficio y lo origina una carta escrita por una persona que forma parte de la administración del estado. El inicio a petición de parte se produce cuando el documento que origina el procedimiento ha sido presentado por un particular. El primer paso del procedimiento lo hemos visto en la carpetilla del documento anterior: un secretario u oficial del Consejo de Guerra ha realizado un extracto del contenido de la carta en su dorso. Esta carta provoca ahora que una serie de consejeros se reúnan para estudiarla y proponer soluciones al tema que se plantea. VITRINA 2 La vitrina dos contiene dos documentos. Documento 1: 1599, enero, 27 Minuta de la consulta que el Consejo de Guerra eleva al Rey acerca de lo contenido en la carta anterior. AGS,GYM,552,134 Una vez reunidos los consejeros que figuran en la carpetilla de esta minuta, acuerdan proponer al Rey que, para defender Cascaes, se mande a Nicolás Turriano, quien ha hecho ya una traza de sus defensas, para que haga un terraplén de tierra que sea fácilmente defendible. Esta propuesta se redacta primero en borrador (minuta), como se puede observar por las llamadas para introducir texto que existen en el documento. Carpetilla de la minuta en la que aparecen reseñados los consejeros que signarán la consulta, que son: don Cristóbal de Mora, el duque de Medinasidonia, don Bernaldino de Velasco, don Juan de Acuña, el conde de Puñoenrostro y Francisco de Valencia. Página de la minuta en la que se aprecia una llamada en el margen izquierdo para introducir texto Página 2

5 Documento 2: 1599, enero, 27 Consulta original que el Consejo de Guerra eleva al rey. AGS,GYM,522,133 La consulta original recoge las correcciones hechas en la minuta y, además, va señalada con los signos de los consejeros reseñados en la carpetilla de la minuta. En esta misma consulta está, también, la resolución del asunto. El rey anota, de su puño y letra, lo que ha de hacerse: En el castillo y casa del conde se ponga la guarda que convenga y en el lugar y aquella marina el golpe de caballería y infantería que se pudiere en su tiempo. Porque esto es lo que conviene en tanto que no se pudiere fortificar aquello muy de propósito para poderlo defender. Y el hacer ahora trinchera y lo que disignio representa parece cosa echada a mal y que puede obligar a que se pierda en ella la gente que la defendiere y la reputación Resolución real escrita por el propio Felipe III Última página de la consulta en la que se observan los signos de los consejeros. Página 3

6 Para documentar más la consulta el Consejo de Guerra envía, junto con ella, los documentos contenidos en las siguientes vitrinas. VITRINA , abril, 18 Copia de una carta que Felipe II envió al conde de Portoalegre sobre: lo que convendría hacer para asegurar el castillo de Cascais y la barra de ese río... AGS,GYM,552,135 S.F. Avisos que envió el conde de Portoalegre Lo que refiere Thomas Achems, inglés, y sus compañeros que fueron tomados en la costa del Algarbe a 27 del pasado y salieron de Plemua (Plymouth) a 3 ó 4 del mismo y lo que al conde de Portoalegre se avisó ocho días antes por otras dos vías de más confianza... AGS,GYM,552,128 VITRINA 4 S.F. Informe realizado por Nicolás Turriano sobre lo que convendría hacer para fortificar el sitio de Cascais. AGS,GYM,552,136 S.F. Plano del castillo y fortificaciones de Cascais realizado por Nicolás Turriano. AGS,MPD,42,61 Plano de las fortificaciones de Cascaes realizado por Nicolás Turriano. Primera página de las declaraciones de los prisioneros ingleses. Página 4

7 Una vez tomada la decisión, ésta, normalmente, es comunicada al interesado en forma de cédula real. Las cédulas se conservan en los cedularios, libros en los que se copia el documento que se expiden. VITRINA , septiembre, 10. Madrid Reales cédulas enviadas al Virrey y Capitán General de Portugal sobre los pagos de las fortificaciones de la ribera de Lisboa. AGS,GYM,LIB 86 Páginas de un cedulario del Consejo de Guerra Si analizamos detenidamente las signaturas de todo este asunto vemos que todos estos documentos, que tratan sobre un mismo asunto, no están agrupados. La primera carta está en el legajo 539 el resto en el 552 y no todos seguidos, y las cédulas en el cedulario correspondiente. Esta dispersión del trámite cambió con las reformas que se produjeron en el siglo XVIII. Página 5

8 Segundo modelo: EL EXPEDIENTE LAS REFORMAS BORBÓNICAS. El siglo XVIII trajo a España una nueva dinastía, los Borbones, y con ella un nuevo sistema administrativo. Los Borbones, sin abolir los Consejos, dividen la administración en cinco organismos gubernativos: Secretaría del Despacho de Estado, de Guerra, de Hacienda, de Gracia y Justicia, y de Marina e Indias. Al frente de cada una estaba el Secretario del Despacho correspondiente. El paso de los organismos colegiados al unipersonal podría explicar el que se perfeccione una práctica administrativa que ya comenzaba a usarse en el siglo XVII: la concentración de los documentos sobre un mismo asunto. El siglo XVIII está considerado como la época de desarrollo y perfeccionamiento del expediente. Desde ahora el expediente aparecerá completo con todos los documentos que lo integran. VITRINA 6 Documento Carpetilla del expediente incoado a propuesta de don Pedro Custodio Gutiérrez, cirujano de cámara del rey, para cubrir la plaza de director del Real Colegio de Cirugía de Barcelona, vacante por muerte de don Pedro Virgili. En esta misma carpetilla se encuentra la resolución: Como propone el cirujano de cámara de S.M. La nota de realizado: Fecho 22 de noviembre de y la del registro: Registrado. Documento , octubre, 19. San Lorenzo el Real Oficio del cirujano de cámara del Rey, Pedro Custodio Gutiérrez, dirigido al conde de Riela, Secretario del Despacho de la Secretaría de Guerra, proponiendo a don Lorenzo Roland para cubrir la vacante de director del Real Colegio de Cirugía de Barcelona. En la parte superior izquierda hay una nota marginal del Secretario de Guerra que dice extráctese para el primer despacho Esto quiere decir que el Secretario manda a un oficial de su departamento que haga la carpetilla y que tiene que estar todo listo para el siguiente despacho que el Secretario tenga con el rey para que él pueda presentarle el asunto. Carpetilla del expediente Primera página del oficio Página 6

9 Documento , noviembre, 15. San Lorenzo el Real Minuta de Real Orden dirigida a Pedro Custodio Gutiérrez, comunicándole la decisión de nombrar a don Lorenzo Roland director del Colegio de Cirugía de Barcelona. Documento 4 S.F. Octavilla, tira o esquela informativa del procedimiento o estado del expediente: Sólo se ha pasado el aviso a don Pedro Custodio, según la minuta. Documento , noviembre, 22. San Lorenzo el Real Minuta de Real Cédula por la que se nombra a don Lorenzo Roland director del Real Colegio de Cirugía de Barcelona. Minuta de Real Orden Minuta de Real Cédula Página 7

10 VITRINA 7 Documento , noviembre, 24. San Lorenzo el Real Real Orden, original, por la que se manda a don Leandro de Borbón, que está a cargo de la Contaduría de la Distribución, tomar razón del nombramiento de don Lorenzo Roland como director del Real Colegio de Cirugía de Barcelona. En el margen izquierdo de la Real Orden está el oficio de don Leandro de Borbón, quien devuelve la Real Orden, dando cuenta de su cumplimiento. Madrid 27 de noviembre de Este expediente se conserva en AGS,SGA,1546,171 Página 8

11 ESQUEMA SIMPLIFICADO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO EN LOS SIGLOS XVI XVII INICIO INSTRUCCIÓN RESOLUCIÓN Y TRAMITACIÓN ENTRADA SALIDA Originales Minutas y originales Cedularios La Administración se queda con las Minutas y los Registros Real Cédula Se entrega el Original al interesado Carta Memorial Minuta de Consulta Registro del sello Real Provisión DOCUMENTACIÓN ADJUNTA Billete Consulta Minuta de Carta Real Carta Real

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13 El Patrimonio Histórico Español es el principal testigo de la contribución histórica de los españoles a la civilización universal y de su capacidad creativa contemporánea. La protección y el enriquecimiento de los bienes que lo integran constituyen obligaciones fundamentales que vinculan a todos los poderes públicos, según el mandato que a los mismos dirige el artículo 46 de la norma constitucional. (1) (1) Preámbulo de la Ley del Patrimonio Histórico Español Ley 16/1985 del 25 de junio de 1985, publicada en el B.O.E. nº 155 de 29 de junio de 1985 Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización del Ministerio de Cultura.

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