CONGRESOS VIRTUALES EVENTFARMA

Transcripción

1 CONGRESOS VIRTUALES EVENTFARMA &

2 -EVENTFARMA.ES (Farmalinea Healthcare) está formado por profesionales con una contrastada experiencia en la organización de eventos. -PORTALESMEDICOS.COM es un portal de internet de intercambio y difusión de los conocimientos sobre la sanidad. Con una audiencia de más de visitas mensuales OJD: Y por esto EVENTFARMA.ES (Farmalinea Healthcare) en colaboración con PORTALESMEDICOS.COM han desarrollado un novedoso proyecto para la organización de congresos virtuales a través de internet.

3 El servicio de Congreso Virtual consiste en diversas acciones a desarrollar en 3 fases que permitirán difundir la información sobre el congreso a más de un millón de personas: Fase I: Antes de la celebración del congreso: Las acciones de esta fase están encaminadas a dar la máxima difusión al congreso entre los usuarios de PortalesMedicos.com, por lo que recomendamos que se Inicien estas acciones al menos 2 meses antes de la celebración. Fase II Durante los días que dure el congreso, se divulgará esta información a los Asistentes y Usuarios del congreso a través de PortalesMedicos.com. Fase III Después de la celebración Del congreso: Publicación de las ponencias Del congreso Publicación del resumen o conclusiones del congreso

4 Fase I (I) 1.- Creación dentro de PortalesMedicos.com de una sección exclusiva para el congreso que aglutinará toda la información que resulte relevante para los usuarios sobre la celebración del congreso: Alojada en la dirección: la sección se compone de diversas páginas con la información proporcionada por el organizador del congreso: -Programa detallado del congreso con fechas y horarios de celebración. -Información sobre los patrocinadores -Información sobre los ponentes, comité científico y organizador -Información sobre hoteles, información sobre la ciudad, etc. -Programa de acompañantes -Formulario e información para la inscripción al congreso (sería aconsejable algún incentivo para su matriculación a través de este formulario como una reducción en la cuota de inscripción, algún pequeño obsequio, etc.) -Información sobre la entidad que organiza el congreso, con inclusión de formularios para facilitar la adhesión a la misma, en caso de tratarse de Asociaciones o Sociedades Científicas. La información incluida en esta sección es decisión del organizador del congreso. Se puede incluir tanto la información en texto, como también los hipervínculos a la web del congreso si dispone de una web que ofrezca esta información.

5 Fase I (II) 2. Publicidad del congreso mediante inserción de banners en PortalesMedicos.com Con el objetivo de captar la atención de los usuarios interesados en la celebración del congreso, se mostrarán 2 millones de impresiones de banner en diferentes ubicaciones de PortalesMedicos.com, durante los dos meses previos al inicio del congreso. Gracias a nuestro moderno sistema Adserver, los patrocinadores y organizadores del Congreso podrán hacer un seguimiento en tiempo real de la eficacia de la campaña y su difusión entre la audiencia de PortalesMedicos.com. Los banners, pueden hipervincular a la sección del congreso en PortalesMedicos.com o la web oficial del congreso y se mostrarán en las siguientes ubicaciones: -Portada de PortalesMedicos.com -Portadas de los portales por especialidad -Cabecera de las páginas de PortalesMedicos.com -Sección Revista Electrónica de PortalesMedicos.com -Sección Noticias de Medicina y Salud 3.- Publicidad del congreso mediante patrocinio de Boletines de Novedades de PortalesMedicos.com PortalesMedicos.com envía quincenalmente, a sus más de suscriptores, un boletín con las novedades Incluidas en sus páginas. Durante los dos meses previos a la celebración del congreso, los 4 boletines que se envíen llevarán en su cabecera un banner del congreso, junto con un texto informativo, ambos hipervinculados a la web del congreso y a la sección de PortalesMedicos.com dedicada al mismo.

6 Fase I (III) 4.-Stands Virtuales Creación de un entorno gráfico que aglutine a todos los patrocinadores del evento o empresas relacionadas en participar en este apartado, que enlace con una página específica de cada patrocinador (el "stand virtual" propiamente dicho), donde se incluirá toda la información que se ofrecería en un stand convencional (texto, audio, video, trípticos explicativos), así como formularios de contacto para solicitar más información a cada anunciante sobre sus productos. Una de las ventajas de los stands virtuales frente a los convencionales es la mayor extensión en el tiempo, ya que su presencia no se limita a los días de duración del evento, sino que pueden crearse con anterioridad al mismo y se mantienen tras su finalización. 5.- Difusión del congreso mediante publicación de notas de prensa en la sección de Noticias de Medicina y Salud y en otros medios de comunicación (prensa online y convencional). Se publicarán, con carácter preferente, en la sección de Noticias, las notas de prensa enviadas por el organizador del congreso. Las notas de prensa incluirán las imágenes y los hipervínculos que se deseen y los titulares de las noticias publicadas aparecerán junto con una imagen explicativa en los siguientes lugares: -Portada de PortalesMedicos.com y de los portales por especialidad -Portada de Noticias -Titulares de noticias Se listarán las noticias publicadas en la sección del congreso dentro de PortalesMedicos.com

7 Fase II Durante los días que dure el congreso, se divulgará esta información a los usuarios de PortalesMedicos.com, mediante: 1. Publicación diaria de las Notas de Prensa enviadas por el organizador (en colaboración con el equipo de prensa de PortalesMedicos.com) 2. Información detallada acerca de los eventos (académico-científicos y sociales) incluidos en el programa de cada día. 3. Inserción de banners en PortalesMedicos.com hipervinculados al programa del día publicado en PortalesMedicos. com (se mostrarán impresiones de banner diarias en las ubicaciones descritas en la Fase I) 4. Interactividad con los organizadores del congreso, los anunciantes o los ponentes. Se incluirán diferentes formularios mediante los cuales se establecerá una comunicación directa entre los asistentes al congreso y los grupos mencionados anteriormente para la exposición de dudas, sugerencias y comentarios o planteamiento de encuestas (de satisfacción o de contenido científico). 5. Creación de páginas WAP, para que los usuarios puedan consultar a través de dispositivos móviles la información más relevante del congreso. 6. Creación de Foros de debate temáticos (de contenido científico) sobre los temas tratados en el congreso. 7. Contacto on-line 24 horas con el equipo de PortalesMedicos.com durante toda la celebración del congreso, para agilizar el intercambio y publicación de la información relativa al congreso

8 Fase III Después de la celebración del congreso: 1. Publicación de las ponencias del congreso y edición de un número especial de la Revista Electrónica de PortalesMedicos.com (ISSN nº , indexada en Latindex), que consiste en un monográfico del congreso. Las ponencias quedan publicadas dentro de la revista. Todas las páginas llevarían el nombre del congreso y del ponente y al estar la Revista incluida en el ISSN 2. Publicación del resumen o conclusiones del congreso.

9 BENEFICIOS DE UN CONGRESO VIRTUAL PRE - CONGRESO Beneficio para el visitante POST - CONGRESO 1. Pre-registrarse 2. Conocer el contenido y las novedades del congreso 3. Organizar el recorrido por los stands que más le interesan 4. Concertar citas con las personas adecuadas en los stands 5. Concertar citas con otros visitantes de su interés 1. Contactar con stands que no pudo visitar 2. Seguimiento de los acuerdos o pedidos realizados 3. Visualizar las conferencias a las que no pudo asistir 4. Descargarse material que pesara mucho durante el congreso 5. Mantenerse informado continuamente

10 BENEFICIOS DE UNA FERIA O CONGRESO VIRTUAL Beneficios para los expositores 1. Amplía la dimensión del stand físico 2. Alcanza mayor amplitud geográfica 3. Facilita las acciones de mkt on-line en pre-congreso hacia sus clientes 4. Conoce previamente las necesidades y dudas del visitante 5. Optimiza las reuniones con los visitantes atendiéndoles la persona adecuada 6. Ayuda al seguimiento de los contactos realizados 7. Rentabiliza más su participación en el congreso

11 CONTACTO FARMALÍNEA HEALTHCARE Tel: Fax: C/ Juan Bravo, 58-60, e Madrid (España) [email protected]