GUÍA DE PARTICIPACIÓN Y NORMAS ESPECÍFICAS

Transcripción

1 Liber 15 Feria Internacional del Libro GUÍA DE PARTICIPACIÓN Y NORMAS ESPECÍFICAS 7-9 Oct 2015 Feria de Madrid PROMUEVE ORGANIZA

2 1 FECHAS Y HORARIO DE CELEBRACIÓN LIBER... se celebrará en Feria de Madrid, del 7 al 9 de octubre de 2015 HORARIO... de 10:00 a horas PABELLÓN Planta superior del Pabellón 14 UBICACIÓN... Ifema, Feria de Madrid Avda del Partenón nº Madrid INAUGURACIÓN... 6 de octubre, 19:30 seguida de la fiesta LIBER en pabellón. 2 Fiesta Liber... de 20:00 a 22:00 horas (Solo se permitirá el acceso a los expositores y co-expositores acreditados con su pase de expositor y a las personas que porten la invitación de la Fiesta LIBER.) SOLICITUDES DE PARTICIPACIÓN Podrán solicitar su participación en el certamen todas aquellas empresas cuyas actividades se consideren incluidas en los sectores objeto del mismo La admisión de las solicitudes, así como la asignación de espacios serán aprobadas por la Dirección del Certamen, se ofrecerá el mejor espacio disponible, adaptándose en la medida de lo posible a las necesidades del expositor. La dirección de LIBER se reservará la decisión final acerca del emplazamiento definitivo de los stands. 3 CONTRATACIÓN DE PARTICIPACIÓN La contratación se realizará cumplimentando el formulario de Solicitud de Participación on-line disponible en la web de la feria junto con el primer pago del 50% del coste del suelo contratado.: La presentación de la Solicitud comporta la total aceptación de las Normas Generales de Participación de IFEMA, y las disposiciones que, con carácter genérico, fuesen establecidas por la Organización de la Feria. La renuncia del Expositor se regirá por lo establecido en las Normas Generales de Participación de IFEMA. En el caso de que la EMPRESA EXPOSITORA designe otra entidad para efectuar cualquiera de los pagos relativos a su participación, deberá suministrar todos los datos necesarios de facturación. Si la entidad designada no se hiciese cargo de los citados pagos en los plazos previstos, la EMPRESA EXPOSITORA hará frente a los mismos cuando lo solicite IFEMA.

3 4 TARIFAS 4.1. Contratación espacio + stand * A- PAQUETE BÁSICO LIBER INCLUYE: espacio, modular básico y mobiliario. Mínimo 6 m % IVA Mínimo 6 m2... Federados % IVA Tarifa m2 adicional: % IVA/m % IVA/m2 Federados * B - PAQUETE LIBERDIGITAL INCLUYE: espacio, modular básico y mobiliario. Mínimo 6 m % IVA Mínimo 6 m2... Federados % IVA Tarifa m2 adicional: % IVA/m % IVA/m2 Federados * C - PAQUETE LIBERDIGITAL PACK PLUS INCLUYE: espacio, modular básico, mobiliario + 1 slots. Stand 12 m % IVA Stand 12 m2... Federados % IVA 4.2. ESPACIO ÁREA DIGITAL Zona destinada a presentaciones SLOTS EXPOSITOR (20 minutos) % IVA SLOTS NO EXPOSITOR (20 minutos) % IVA PRESENTACIÓN EN SALA NO EXPOSITOR % IVA 4.3. * ESPACIO DISEÑO LIBRE, stands con superficie igual o mayor a 18m2, Tarifa Sólo suelo /m2 +10% IVA Sólo suelo... Federados 160 /m2 +10% IVA * ELEMENTOS DE OBLIGATORIA CONTRATACIÓN: Consumo mínimo de energía 0,13KW/m2:... 3,561 /m2 +10% IVA Seguro de Responsabilidad Civil (cubre hasta ):... 52,61 +10% IVA Seguro Multiferia (cubre hasta ):... 49,93 +10% IVA Presencia en Elementos de Promoción y Servicios: % IVA 4.4. Liber, también les ofrece Stands Modulares de Madera opcionales a partir de 40 m2 a contratar en la carpeta de Servicios online.

4 5 CONDICIONES DE PAGO Y DESCUENTOS 50% a la contratación del stand 50% antes del 7 de septiembre de 2015 Descuento pronto pago 10% sobre el alquiler del suelo: El descuento pronto pago se aplicará en cuanto se haya formalizado la solicitud de participación en Liber 2015 y si se efectúa un único pago del suelo contratado antes del 15 de junio de El 10% descuento sólo se aplica sobre alquiler del suelo. PRESENCIA EN ELEMENTOS DE PROMOCIÓN Y SERVICIOS El hecho de ser expositor implica la presencia de la empresa expositora en los elementos de promoción, publicidad y servicios que ofrece la Organización de la Feria con el fin de publicitar y promocionar al expositor y sus productos/servicios. Incluye la presencia en: Catálogo Oficial de Expositores Avance del Listado de Expositores en Guía del visitante Puntos de información Interactivos y Planeros-guía en el pabellón de la Feria Promoción vía Redes Sociales, Medios de Comunicación on-line y off-line y Boletín-News. Utilización de la Sala de Prensa Virtual para publicar notas de prensa o novedades de la empresa expositora; así como otros servicios específicos disponibles en la Zona de Expositores (en para consultar y gestionar información relacionada con la participación en la feria. El siguiente servicio será facturado por separado en todos los casos. El coste de este servicio es de % IVA Asimismo, la inserción de datos del expositor titular y de sus coexpositores, así como de su logotipo en el Catálogo Oficial, se ajustará a las siguientes pautas: a Inserciones gratuitas: Una por cada 6 m2 de superficie contratada. b Inserciones adicionales: Se facturarán al precio de % IVA c Tarifa especial para stands colectivos de gremios y asociaciones federados: % IVA por el total de las inserciones adicionales necesarias 6 CANCELACION: Renuncia del Expositor La renuncia del Expositor a su participación en el Certamen es motivo de extinción de la relación contractual entre IFEMA y el Expositor, a todos los efectos y con pérdida de las cantidades que resultasen devengadas por IFEMA en el momento en que se comunique la misma. La renuncia deberá realizarse de forma expresa, por escrito dirigido a la Dirección del Certamen. (Normas Generales de IFEMA)

5 7 MATERIAL PROMOCIONAL Cada expositor recibirá: Pases de expositor según metraje: Stands hasta 50 m pases Stands de 50,5 a 100 m pases Stands mayores de 100 m pases Invitaciones Profesionales digitales gratuitas. 8 MONTAJE, ENTRADA DE MERCANCÍAS Y DESMONTAJE MONTAJE: del 2 de octubre hasta el 6 de octubre de 2015, en horario de 8,30 horas a 21,30 horas, excepto el día 6 de octubre que es hasta las horas. ENTREGA DE STANDS Modulares Basico LIBER y Modulares madera día 5 de octubre a las 8.30h. ENTRADA DE MERCANCIAS Y MATERIAL DE DECORACIÓN: días 5 y 6 de octubre de 8.30 a 21.30h. Excepto el día 6 de octubre que es hasta las horas. La entrada de mercancías del pabellón 14.1 se realiza a través de los dos montacargas del pabellón. Normativa y recomendaciones al respecto disponible en la pág. Web en normas de montaje Entrada de Mercancía durante la feria: El expositor que lo solicite contará con un permiso, que expedirá la Dirección de Servicios Feriales, para la entrada/salida de objetos y material durante la celebración de la Feria. La entrada/salida de estos materiales y objetos deberá efectuarse diariamente entre las 9,30 y las horas y entre las 19,00 y 19,30 horas. SALIDA DE MERCANCIAS Y MATERIAL DE DECORACIÓN Se realizará el día 9 de octubre en horario de 19,30 a 24,00 y el día 10 de octubre de 8,30 a 12,00 horas. DESMONTAJE: Día 10 de 8:30 a 21:30 h Día 11 de octubre de 8,30 a 21,30 horas No se autoriza la ocupación del espacio ni se hará entrega, en su caso, del stand prefabricado al expositor que no haya abonado en su totalidad el espacio contratado y los gastos de los servicios solicitados. La liquidación total de los gastos producidos durante el Certamen será condición indispensable para retirar el material de exposición de su espacio.

6 9 SERVICIOS COMPLEMENTARIOS CATÁLOGO DE SERVICIOS Una vez el espacio haya sido adjudicado, a través de la Zona de Expositores podrá realizar la contratación de otros servicios complementarios. Los servicios contratados vía on-line tienen un descuento del 15% hasta el día anterior al inicio del montaje. Una vez iniciado el montaje los servicios tendrán un sobrecoste del 25%. SERVICIOS PUBLICITARIOS Conjunto de servicios que le permitirá potenciar su participación en la feria y obtener el máximo retorno a su inversión. Consulta opciones en publicidadexterior@ifema.es o en el teléfono (34) / 40. ZONA DE EXPOSITORES EN INTERNET Conjunto de servicios habilitados al expositor a los que se puede acceder a través de IFEMA facilita el acceso a Zona de Expositores mediante usuario y contraseña. Si ha sido expositor anteriormente, deberá utilizar el usuario y contraseña ya en su poder (contacte con LINEA IFEMA si no conserva sus claves). Si no ha expuesto anteriormente, IFEMA le comunicará el usuario y contraseña una vez adjudicado su stand. La información ofrecida en Zona de Expositores y las claves de acceso son de carácter confidencial. Es responsabilidad de los firmantes evitar el uso indebido por terceros, declinando IFEMA cualquier responsabilidad al respecto. VIAJE Y ALOJAMIENTO: Tiene a su disposición nuestras dos agencias de viajes oficiales que le podrán gestionar eficazmente sus necesidades para la feria. VIAC FAIR: Contacto: Melanie Catalá comercial@viacfairs.com Tel: (+34) PERFECT DAY TRAVEL BUSINESS: Contacto: Charo Fernández eventos@perfectday.es Tel: (+34)

7 10 CALENDARIO DEL EXPOSITOR CUANDO QUE HACER ENVIAR A Contratación del espacio/stand Antes del 15 de Junio Antes del 20 de julio Antes del 1 de Septiembre Antes del 7 de Septiembre Antes del 20 de septiembre Antes del 2 de octubre Del 2 al 6 de Octubre, de 8:30 a 21:30 h (el 6 de octubre hasta las 14 h) Del 2 al 9 de octubre 5 de octubre, 8:30 h 5 y 6 de octubre, de 8:30 a 21:30 horas. El día 6 hasta las 14h 6 de octubre a las 19:30 h Del 7 al 9 de octubre, de 10 a 19 Del 7 al 9 de octubre, de 9:30 a 19:30 horas 9 de octubre, de 19:30 a 24h y 10 de octubre de 8:30 a 12 h. 10 y 11 de octubre, de 8:30 a 21:30 h Solicitud de Participación on line + primer pago del 50% del espacio/stand 10% descuento por pronto pago sobre el espacio, abonando el 100% del mismo Formulario Inserción en catálogo y demás elementos promocionales Presentación del proyecto de stands de diseño libre Abono del segundo 50% de su participación Pre registro gratuito con código de invitación de expositores Contratación de servicios on line con un 15% de descuento Montaje Contratación de servicios con recargo del 25% Entrega stands modulares Entrada de mercancía y material de decoración Inauguración: 19:30 h y Fiesta Liber: de 20 a 22 h Celebración feria Horario Expositores Salida de mercancía y material de decoración Desmontaje Dirección del certamen: liber@ifema.es Servifema: servifema@ifema.es Fax: Dirección del certamen: liber@ifema.es Secretaria Técnica: stecnica@ifema.es fax: Servifema: servifema@ifema.es Fax: A través de Zona de Expositores Más información en: lineaifema.expositor@ifema.es Tel.: Atención al Expositor ó servifema@ifema.es

8 11 CONTACTO LIBER Carlos Urroz Director Marta Peñas Directora Comercial Gori Gómez Secretaría Icíar Martínez de Lecea Jefa de Prensa Línea Ifema: Llamadas internacionales: (+34) LIBER IFEMA, Feria de Madrid Avda. del Partenón Madrid PROMUEVE ORGANIZA PATROCINAN COLABORA Síguenos en: