congresos nuestro pequeño mundo viajes Agencias en Alicante Oficina Congresos C/ Pérez Medina, 16 ( Benalúa ) Alicante

Transcripción

1 congresos Oficina Congresos C/ Pérez Medina, 16 ( Benalúa ) Alicante Agencias en Alicante Avda Dr. Gadea, nº Alicante Avda De la Estación nº 15 C.C. Bulevar Plaza Junto Fnac Alicante

2 congresos Nuestro Pequeño Mundo Viajes Fundada en en Alicante, Nuestro Pequeño Mundo Viajes es hoy en día un gran grupo turístico, compuesto por cuatro proyectos. Nuestro Pequeño Mundo Viajes, nuestra agencia de minorista especializada en la organización de en grupo, congresos y vacaciones. Producto Propio, agencia mayorista también especializada en la organización de en grupo y que atiende hoy día a más de 100 agencias de clientes. 1001hoteles.com, central de reservas de hotel on-line : 170 países, ciudades y más de hoteles con reserva on-line. Nego Servicios, empresa que dota de todo tipo de servicios a más de 250 agencias de independientes asociadas de toda España. Los cuatro proyectos se complementan y generan importantes sinergias que confieren al conjunto una segura viabilidad ante los retos que plantea el futuro del sector turismo.

3 Introducción Organizar un congreso de forma integra es sin duda una labor compleja que conviene delegar en una empresa capacitada. En Nuestro Pequeño Mundo Viajes contamos con un departamento especializado en la organización de congresos al frente del cual se encuentran profesionales de gran capacidad y preparación. En él se aúnan todas las áreas de gestión de servicios imprescindibles para que el desarrollo del congreso sea un éxito completo. Tanto para realizar una gestión integra como OPC de la organización del Congreso, como para ocuparse de la secretaría técnica y social del evento Nuestro Pequeño Mundo, por su especialización y experiencia, constituye una excelente alternativa avalada por el mejor capital humano y un conocimiento exhaustivo del producto. Confíe en Nuestro Pequeño Mundo Viajes. Deje su congreso en manos de verdaderos profesionales.

4 Presupuesto La primera decisión es sin duda la confección de un presupuesto detallado y desglosado en el que se analicen con detenimiento todas las: partidas de ingresos cuotas de inscripción exposición comercial sponsorización aportaciones otros y las partidas de gastos gastos generales o fijos, que no dependen del número de participantes al congreso. gastos variables afectos al número de participantes al congreso. En colaboración con el Comité Organizador el presupuesto se irá desarrollando a medida que se van adoptando las distintas decisiones sobre la conveniencia de unas u otras opciones.

5 Pre-congreso Las gestiones que tienen por objetivo definir los parámetros básicos de congreso y presentar su candidatura también pueden ser desarrolladas por Nuestro Pequeño Mundo Viajes, si así lo prefiere el Comité Organizador elegir el lugar y las fechas. analizar las diferentes opciones de financiación y patrocinio. confeccionar el material gráfico y audiovisual para la presentación de su candidatura. determinar la conveniencia de exposiciones técnicas. definir los servicios de planificación. coordinar la composición y ubicación de las secretarías científica y técnica.

6 Estructura ; Secretaría Técnica y social Comité de Honor El comité de Honor está formado generalmente por personas del ámbito social, político, científico o académico de reconocido prestigio. Es un comité que busca conferir al congreso la relevancia necesaria y no tiene función alguna. Comité Organizador Secretaría científica Secretaría técnica El comité de organizador, habitualmente se apoya en dos grandes secretarías : La Secretaría Científica y la Secretaría Técnica. Esta última aglutina la Ejecutiva y la Social. Nuestro Pequeño Mundo Viajes desarrolla con total profesionalidad todas las funciones y responsabilidades que el Comité Organizador tiene previsto delegar en la Secretaría Técnica, desde la contratación de los espacios necesarios hasta los servicios de carácter turístico o social.

7 Secretaría Técnica Sede Nuestro Pequeño Mundo Viajes se encarga de toda la contratación relativa a los espacios necesarios para la celebración del congreso. salas y salones Marketing y comunicación Un equipo formado por expertos de Nuestro Pequeño Mundo Viajes se encarga de desarrollar todo lo necesario para que el Congreso tenga una identidad propia. decoración y señalización equipos audiovisuales traducción simultánea catering y restauración azafatas oferta hotelera traslados desde los hoteles imagen corporativa pre-programa, preliminar y definitivo. boletines de inscripción y alojamiento. papelería en general : sobres, cartas, hojas de inscripción, hojas resúmenes de ponencias y comunicaciones. tarjetas de acreditación rótulos de sobremesa libro de ponencias y comunicaciones

8 Secretaría Técnica Difusión y gestión del congreso - Internet Gestionamos todos los congresos a través de Internet. Para ello ofrecemos la creación y el hosting de la web del Congreso, con todas las funcionalidades. programa definitivo ponencias y resumen de las mismas exposiciones on-line actos sociales oferta de alojamiento reservas on-line inscripciones on-line post - Congreso Ponentes Nos encargamos de todos los servicios que puedan precisar tanto los invitados como los ponentes y comités. reserva de billetes de avión envío de billetes de avión recepción especial alojamiento atenciones especiales guías programa para acompañantes

9 Secretaría científica Trabajos científicos Nuestro Pequeño Mundo Viajes se encarga de recibir todos y cada uno de los trabajos realizando una clarificación de los mismos para su aprobación por parte del Comité Científico. recepción clasificación informática correspondencia con los ponentes traslado de la aceptación de la ponencia fijación del día, hora, sesión... preparación del libro de ponencias publicación en Internet resúmenes A través de nuestro programa de gestión online del congreso se contempla el procesamiento de las comunicaciones : número de comunicación título autores centros de trabajo y dirección diferenciación por temas oral poster vídeo calificación

10 Secretaría científica Exposición Comercial Gestionamos la organización, promoción, y venta de los espacios comerciales tanto en la sede del congreso como en Internet. diseño de planos información y alquiler de espacios acuerdos con expositores cobros y pagos mobiliario Congreso Recepción y coordinación Gestionamos la recepción y coordinación de todo el Congreso. entrega de acreditaciones entrega de bolsas y documentación. tarjetas para actos sociales. entrega de certificados a ponentes entrega de comunicaciones inscripciones " in situ "en la propia sede asistencia a ponentes coordinación de actos. solución de imprevistos.

11 Agencia de Servicios turísticos Ponemos a disposición del Congreso nuestra estructura y experiencia como Agencia de Viajes. alojamiento transportes excursiones actos sociales organización de programa para acompañantes Programa post-congreso Post - Congreso Resultados Finalizado el Congreso, realizamos con el Comité Organizador... análisis del Congreso evaluación de resultados análisis del cumplimiento del presupuesto memoria final últimas comunicaciones cierre del presupuesto liquidación económica

12 Oficina Comercial C/ Pérez Medina, 16 ( Benalúa ) Alicante Otras oficina en Alicante Avda Dr. Gadea, nº Alicante Avda De la Estación nº 15 C.C. Bulevar Plaza Junto Fnac Alicante