PETICIÓN DE OFERTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOS EVENTOS DEL

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1 PETICIÓN DE OFERTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOS EVENTOS DEL SECTOR ESPACIAL EN EL MARCO DE LA PRESIDENCIA ESPAÑOLA DE LA UNIÓN EUROPEA EN EL PRIMER SEMESTRE DE OBJETO DE LA PETICIÓN DE OFERTAS El objeto del presente documento es especificar un mínimo de necesidades requeridas por el CDTI para la organización de dos eventos del sector espacial que se celebrarán en el primer semestre de 2010, en el marco de la Presidencia española de la Unión Europea, con el fin de solicitar ofertas para dicha organización. 2. EVENTOS Los dos eventos serán: a) Conferencia sobre Espacio y Seguridad, que se celebrará los días 10 y 11 de marzo de 2010 en el Casino de Madrid. b) Conferencia sobre Gobierno de Programas Espaciales Europeos, que se celebrará los días 3 y 4 de mayo de 2010 en el Parador de La Granja (Segovia). Las características de ambos eventos se recogen en los Anexos 1 y REQUERIMIENTOS La empresa ofertante deberá incluir en su oferta los siguientes conceptos: Evento a): a) Diseño: deberá presentar un boceto del diseño de la imagen de la Conferencia, que será utilizado en los elementos publicitarios, papelería y cartelería. En la imagen deberán incluirse, como mínimo, los logos del CDTI y de la Presidencia española de la Unión Europea. Se incluyen ambos, junto con el manual de imagen gráfica del logo de la Presidencia, en la página web del CDTI, en el mismo apartado del Perfil de Contratante donde se puede encontrar esta petición de ofertas. 1

2 b) Cartelería: deberá proponer una cartelería y señalética adecuada a los espacios a utilizar, siguiendo el diseño de la imagen de la Conferencia y la normativa del Casino de Madrid al respecto (todos los elementos deberán llevar su propio soporte porque no se permite colocar nada en las paredes y sólo se permite la instalación de señalética en los pasillos comunes si no hay otros eventos que se celebren a la vez). c) Servicios: deberá detallar los servicios que ofrece para la mejor organización del evento, entre los que deben incluirse, necesariamente, los siguientes: a. Coordinación y gestión de todos los servicios necesarios para la organización y sus proveedores, en especial los que se refieran al recinto del evento. El coste de los servicios externos a la empresa organizadora, aunque sean coordinados por ella, deben ser facturados directamente al CDTI por el proveedor de los mismos (entre ellos, el alquiler de los salones, la restauración y los autocares que se precise contratar). b. Diseño, alojamiento y mantenimiento de una página web propia del evento, que deberá incluir un formulario de inscripción y un sistema de gestión de inscripciones que también sea accesible por el CDTI en todo momento. La empresa organizadora deberá firmar una cláusula de confidencialidad y comprometerse a destruir la información una vez celebrado el evento. c. Secretaría técnica: Además de la gestión de las inscripciones, deberá llevar a cabo todas las demás actividades propias de una secretaría técnica, desde la posible atención telefónica en las semanas previas al evento hasta la recepción y registro de asistentes, atención y seguimiento de ponentes (en lo que se incluye la gestión de sus viajes y alojamiento en coordinación con nuestra Agencia de Viajes, quien se encargará de las reservas pertinentes y facturará directamente al CDTI), gestión de documentación, etc. d. Medios técnicos (según los requerimientos recogidos en el Anexo I). e. Personal auxiliar y de apoyo, como azafatas (en un número a proponer por la empresa ofertante) y técnicos. 2

3 Evento b): d) Presupuesto detallado: deberá elaborar un presupuesto detallado de todos los servicios proporcionados por ella, excluyendo aquellos que fueran a ser facturados al CDTI directamente por sus proveedores. a) Diseño: deberá presentar un boceto del diseño de la imagen de la Conferencia, que será utilizado en los elementos publicitarios, papelería y cartelería. En la imagen deberán incluirse, como mínimo, los logos del CDTI y de la Presidencia española de la Unión Europea. Se incluyen ambos, junto con el manual de imagen gráfica del logo de la Presidencia, en la página web del CDTI, en el mismo apartado del Perfil de Contratante donde se puede encontrar esta petición de ofertas. b) Cartelería: deberá proponer una cartelería y señalética adecuada a los espacios a utilizar, siguiendo el diseño de la imagen de la Conferencia y la normativa del Parador de La Granja al respecto (sólo se permite cartelería en la Planta Bajocubierta del Centro de Congresos, que está reservada en exclusiva para este evento, pero no en las otras zonas del Centro. También se permite la instalación de cartelería en el propio edificio del Parador para la recepción de los asistentes que vayan a pernoctar en él). c) Servicios: deberá detallar los servicios que ofrece para la mejor organización del evento, entre los que deben incluirse, necesariamente, los siguientes: a. Coordinación y gestión de todos los servicios necesarios para la organización y sus proveedores, en especial los que se refieran al recinto del evento. El coste de los servicios externos a la empresa organizadora, aunque sean coordinados por ella, deben ser facturados directamente al CDTI por el proveedor de los mismos (entre ellos, el alquiler de los salones, los medios técnicos, la restauración y los autocares que se precise contratar). b. Secretaría técnica: Además de la gestión de las inscripciones, deberá llevar a cabo todas las demás actividades propias de una secretaría técnica, desde la posible atención telefónica en las semanas previas al evento hasta la recepción y registro de asistentes, atención y seguimiento de las diferentes delegaciones, gestión de documentación, etc. 3

4 c. Personal auxiliar y de apoyo, como azafatas (en un número a proponer por la empresa ofertante), intérpretes inglés-español y técnicos. d. Reportaje fotográfico de las sesiones de los dos días, incluyendo la cena del día 3. d) Presupuesto detallado: deberá elaborar un presupuesto detallado de todos los servicios proporcionados por ella, excluyendo aquellos que fueran a ser facturados al CDTI directamente por sus proveedores. 4. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN La selección de la empresa organizadora del evento se basará en tres criterios fundamentales: a) La adecuación de la oferta a los requerimientos planteados b) La calidad del diseño de la imagen de las Conferencias c) La oferta económica 5. PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS Las ofertas deberán ser presentadas antes del 11 de enero de 2009 en: CDTI (Departamento de Promoción de la Innovación) C/ Cid, Madrid Persona de contacto: Reyes Aguilar Ramos rar@cdti.es tel Una vez adjudicada la contratación, el CDTI comunicará a todas las empresas ofertantes la decisión y publicará en su página web el nombre de la empresa seleccionada y el importe de su oferta. Madrid, 15 de diciembre de 2009 Departamento de Promoción de la Innovación 4

5 ANEXO I ESTRUCTURA Y NECESIDADES DE LA CONFERENCIA SOBRE ESPACIO Y SEGURIDAD Casino de Madrid, 10 y 11 de marzo de 2010 Sesiones plenarias: Montaje en escuela para 150 personas, con mesa presidencial para 10 personas y atril. Localización: Salón Real del Casino de Madrid Horario: día 10: de 13:00 h. a 19:00 h.; día 11: de 9 a 14:00 h. Estructura básica: Día 10: o Almuerzo buffet (en el Salón Alcalá del Casino) o Inauguración o Sesión plenaria I o Coffee-break (en el patio del Casino) o Sesión plenaria II o Cena (en el Palacio del Negralejo) Día 11: o Sesión Plenaria IV o Coffee break (en el patio del Casino) o Sesión Plenaria V o Clausura o Almuerzo (en el Salón Alcalá del Casino) Medios técnicos: - Proyección de PowerPoint: proyector, ordenador y pantalla. Pantalla/s adicional/es para los ponentes. - Iluminación (en caso de ser necesaria). - Megafonía: un micrófono por cada dos asistentes, sobre las mesas montadas en escuela, y un micrófono por cada ponente, sobre la mesa presidencial (10 personas). - Wifi en todas las salas. 5

6 Coffee-breaks: Localización: Patio del Casino Proveedor: BULLI Catering (catering en exclusiva del Casino de Madrid) Almuerzos: buffet para 150 personas. Localización: Salón Alcalá Proveedor: BULLI Catering (catering en exclusiva del Casino de Madrid) Sala VIP/ponentes: Montaje con sofás y una mesa de trabajo. Localización: Salón Prado Sala de Secretaría Técnica: Montaje con mesas de trabajo Localización: Salón Neptuno Acreditación de asistentes: mediante tarjetas nominativas previamente impresas, en fundas de plástico con cordón al cuello. Se deberá habilitar un sistema informático para realizar acreditaciones de última hora in-situ y resolver posibles incidencias. Seguimiento y atención a ponentes: la Secretaría Técnica deberá ponerse en contacto con los ponentes para pedirles sus presentaciones, gestionar sus viajes con la Agencia de Viajes que determine el CDTI y cualquier otra gestión que sea necesaria para asegurar una correcta atención a todos ellos. Cartelería: Señalización de todas las salas y direccionamiento a las mismas (el Casino permite la colocación de señalética en los pasillos siempre que no haya otros eventos ese mismo día), escenografía del Salón Real y cartelería en el restaurante de la cena (Palacio del Negralejo). 6

7 ANEXO II ESTRUCTURA Y NECESIDADES DE LA CONFERENCIA SOBRE GOBIERNO DE PROGRAMAS ESPACIALES EUROPEOS Parador de La Granja (Segovia), 3 y 4 de mayo de 2010 Sesiones plenarias: Montaje en mesa redonda para 62 personas, con una segunda fila de sillas para 30 personas y una segunda fila con mesas tras la presidencia. Localización: Sala Fuente de los Baños de Diana del Centro de Congresos del Parador de La Granja (Segovia) Horario: día 3: de 15:00 h. a 18:00 h.; día 4: de 9 a 13:30 h. Estructura básica: Día 3: o Almuerzo buffet (en el Salón de banquetes del Centro de Congresos) o Inauguración o Sesión plenaria I o Coffee-break (en el hall de la Planta Bajocubierta) o Sesión plenaria II o Cena (lugar a determinar) Día 4: o Sesión Plenaria IV o Coffee break (en el hall de la Planta Bajocubierta o Sesión Plenaria V o Clausura o Almuerzo buffet (en el Salón de banquetes del Centro de Congresos) Medios técnicos (Parador): - Proyección de PowerPoint: proyector, ordenador y pantalla. Pantalla adicional para visualización de la proyección por parte de la presidencia de la mesa) 7

8 - Megafonía: un micrófono por cada dos asistentes, sobre la mesa redonda. - Traducción simultánea inglés-español. - Wifi en todas las salas. Coffee-breaks: Localización: hall de la Planta Bajocubierta Proveedor: Parador de La Granja Almuerzos: buffet para 150 personas. Localización: Salón de banquetes del Centro de Congresos Proveedor: Parador de La Granja Sala VIP/ponentes: Montaje con sofás y una mesa de trabajo. Localización: Salón Fuente de las Ocho Calles Medios técnicos: Un ordenador y una impresora (Parador) Sala de Secretaría Técnica: Montaje con mesas de trabajo Localización: Salón Fuente del Canastillo Medios técnicos: un ordenador y una impresora (Parador) Acreditación de asistentes: mediante tarjetas nominativas previamente impresas, en fundas de plástico con cordón al cuello. Se deberá habilitar un sistema informático para realizar acreditaciones de última hora in-situ y resolver posibles incidencias. Seguimiento y atención a asistentes: la Secretaría Técnica deberá recabar la información de los hoteles de pernoctación de los asistentes, con el fin de coordinar los traslados y otros servicios, y deberá proporcionar un servicio de atención telefónica previa para cualquier duda que pudiera surgir a los participantes en la reunión. 8