Está prevista la asistencia de 400 invitados y de otros 100 participantes adicionales

Transcripción

1 SECRETARÍA GENERAL DE EMPLEO MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO INTEGRAL PARA ORGANIZAR EL CONFERENCIA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES QUE SE CELEBRARÁ EN BARCELONA LOS DÍAS 22 Y 23 DE ABRIL DE 2010 El presente pliego de prescripciones técnicas tiene por objeto definir el contrato que comprende los servicios detallados en el mismo, encaminados a la celebración de la Conferencia de Prevención de Riesgos Laborales que se celebrará en Barcelona los días 22 y 23 de abril de Está prevista la asistencia de 400 invitados y de otros 100 participantes adicionales Los servicios a que se refiere el presente contrato se dividen en 3 lotes, atendiendo a la naturaleza de las prestaciones que lo integran. Los licitadores podrán presentar oferta por uno o más lotes. Las empresas que resulten adjudicatarias de cada lote se comprometerán a garantizar en todo momento la coordinación precisa con las empresas que resulten adjudicatarias de los restantes lotes, a través de la empresa que resulte adjudicataria del lote 2 correspondiente al Project Manager. LOTE 1: SEDE DE LA CONFERENCIA, ALOJAMIENTO Y CATERING 1. La empresa que resulte adjudicataria gestionará la contratación del Palau de Congresos del Hotel Juan Carlos I de Barcelona, durante los días 22 y 23 de abril de 2010 desde las 09:00 hasta las 20:00 horas. Estoy incluye asimismo la disponibilidad del local el día anterior para realizar el montaje y equipamiento de las instalaciones. Dicho servicio incluirá el uso, incluido el montaje correspondiente de: 1.1. Stands en sala polivalente de al menos 1.000m² Sala de conferencias: una sala de al menos 650 m² con capacidad para 500 personas Auditorio con al menos 350 butacas y cabinas de traducción simultánea Sala de prensa equipada con 5 líneas adsl, impresora, ordenador personal, teléfono y fax 1.5. Sala con una superficie mínima de 100m² para posibles reuniones Salas destinadas para las pausas para café o almuerzos. CORREO ELECTRÓNICO: registroinsht@mtin.es 80 PPT BARCELONA rev ESM.doc C/ TORRELAGUNA, MADRID TEL: FAX:

2 1.7. Sala de organización para el personal al servicio de la empresa que resulte adjudicataria con una superficie mínima de 60m² y equipada con ordenador personal, impresora, fax, línea adsl y fotocopiadora Servicio de guardarropa y de seguridad y ornamentación floral adecuada. 1.9 Equipo audiovisual adecuado Todos los espacios de la sede de la Conferencia deberán poseer los elementos de rotulación necesarios para su identificación y mejor orientación del congresista. 2. Alojamiento: En un establecimiento de 4-5 estrellas para un máximo de 200 invitados y en otro de 3-4 estrellas para otro máximo de 200 invitados, en régimen de alojamiento y desayuno. Incluirán servicio de autobuses para traslado de dichos invitados desde los hoteles al Palacio de Congresos y viceversa, a las horas de inicio y fin de las sesiones. Estancia los días 21 y 22 de abril de 2010 con entrada el día 21 de abril a partir de las 16:00 horas y facilitando la salida el día 23 de abril hasta las horas. La empresa que resulte adjudicataria deberá garantizar dichas plazas hasta al menos 15 días antes de la fecha de inicio de la conferencia y tramitará la gestión del alojamiento de los invitados en los hoteles, elaborando la lista final de los mismos en cada hotel. Como contrapartida al citado compromiso de reserva de dichas plazas, el INSHT garantizará el pago al menos 100 plazas de cada uno de los tipos antes citados, aún en el supuesto de que no se ocuparan. Se adjuntará escrito, en vigor hasta la adjudicación definitiva. de los hoteles a favor del licitador, garantizando la disponibilidad y reserva de las 400 plazas antes indicadas, al menos, para las fechas citadas. En el sobre de la oferta económica, los licitadores ofertarán el precio de la habitación individual y de la habitación doble, con desayuno incluido y se comprometerán a hacer este precio extensible también a otros asistentes adicionales a los invitados, a indicación del INSHT. 3. Catering en la sede de la Conferencia. La empresa que resulte adjudicataria deberá gestionar el servicio de catering en salas adecuadamente preparadas para: - a) las pausas de café de los asistentes, hasta un máximo de 500 personas, que están previstas para las fechas y horarios siguientes: día 22 de abril, de 11:00 a 11:30 horas y de 16:30 a 17:00 horas y día 23 de abril de 11:00 a 11:30 horas. 80 PPT BARCELONA rev ESM.doc 2

3 -- b) las pausas de café, en sala de prensa hasta un máximo de 25 personas) que están previstas para las fechas y horarios siguientes: día 22 de abril, de 11:00 a 11:30 horas y de 16:30 a 17:00 horas y día 23 de abril de 11:00 a 11:30 horas. - c) el almuerzo, previsto para los días 22 de abril de a 16:00 horas y un almuerzo cocktail para el día 23, ambos para un máximo de 500 personas. El número de personas participantes en las pausas café y almuerzos será concretado a la empresa adjudicataria de este lote por la empresa adjudicataria del lote 2, con la supervisión del INSHT, precisando asimismo los horarios de pausas-café y almuerzos, de acuerdo con el programa final de la Conferencia. Las empresas deberán presentar una oferta de tres tipos de menús los cafés, por el mismo precio unitario, y otra para los almuerzos, 3 tipos de menús, agua y vino incluidos, por un mismo precio unitario. Se recuerda que dichos precio unitarios sólo deberán aparecer en el sobre de la oferta económica y no en la oferta técnica. LOTE 2: PROJECT MANAGER La empresa que resulte adjudicataria de este lote se encargará de la coordinación general de todas las actividades del evento, a cuyo efecto coordinará a las dos empresas que resulten adjudicatarias de los lotes 1 y 3 descritos en el presente pliego de prescripciones técnicas (reservas de alojamiento, traslados de asistentes, catering, etc.). El INSHT entregará a la empresa adjudicataria de este lote una lista básica inicial de invitados previstos, que se irá reajustando, para que la empresa pueda iniciar las gestiones que le corresponden. La empresa adjudicataria de este lote será la responsable de la actualización de dicho listado así como de gestionar la preparación y envío de las invitaciones. El Project manager se encargará de la gestión on line de las inscripciones así como de realizar las siguientes funciones: 1. Control y asistencia en las llegadas y salidas de los participantes, ponentes e invitados, a Barcelona. Entrega de credenciales, documentación y materiales a los asistentes. Gestión de solicitudes de stands. Gestión y seguimiento del montaje de salas de conferencia y stands, en su caso. Tramitación de listas de inscripción de asistentes a la Conferencia y de su participación en las distintas actividades que se organicen. Recopilación del material presentado en la conferencia (ponencias, power point, etc) en formato electrónico. 2. Servicio de autocares para el desplazamiento de los invitados desde la estación o aeropuerto hasta el hotel el día de llegada y desde el hotel hasta la estación o aeropuerto el día de salida en función de los horarios previstos para la llegada y la salida, respectivamente. En todo caso se procurará garantizar un 80 PPT BARCELONA rev ESM.doc 3

4 tiempo de espera máximo para los asistentes de 30 minutos en las mencionadas estaciones. 3. Servicio de autocares para el desplazamiento de los asistentes a la Conferencia (500 personas como máximo) al Museo Nacional de Arte de Cataluña y en los horarios previstos en el punto siguiente. 4. Catering cena-cocktail, para 500 personas como máximo, el día 22 de abril desde las 20:00 hasta las 02:00 horas en el mencionado Museo Nacional de Arte de Cataluña. (Será el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo quien gestione la reserva, alquiler y pago del Museo) Los licitadores deberán ofertar al menos tres menús/cocktail, incluyendo la copa de cava a la llegada, todos con el mismo precio de 80 euros por persona, IVA incluido. Por tanto este precio no será objeto de valoración para la adjudicación sino tan sólo la calidad de los menús/cocktail. Se habilitará, si el tiempo lo permite, una zona al aire libre, en la terraza de acceso al MNAC, para ofrecer una copa de cava a la llegada de los asistentes. Corresponderá a la empresa que resulte adjudicataria atender también todos los aspectos y costes relacionados con el catering, servicio, ambientación, decoración, iluminación, distribución de espacios, música en vivo durante la cena, servicio de guardarropía, etc así como la instalación de mesas y sillas donde, en su caso, puedan ubicarse las personas que lo deseen. 5. Servicio de 6 azafatas bilingües (español-inglés), cada uno de los días 22 y 23 de abril de 2010, de 09:00 a 20:00 horas a distribuir en las salas de conferencias y zona de exposición y recepción y apoyo en los hoteles, en su caso. Se garantizará la ampliación de este servicio si el INSHT lo estimara necesario. 6. Servicio de traducción simultánea, en los idiomas ingles, francés, alemán, castellano y catalán, el día 22 de abril de 2010 de 09:00 a 20:00 horas, y el 23 de abril de 9.00 a el día 23 de abril, garantizando una dotación de medios técnicos (receptores, cabinas, etc.) y humanos suficientes para el adecuado funcionamiento del servicio de traducción simultánea Debe ofrecerse asimismo la posibilidad de ampliación del número de intérpretes, en caso de ser necesario (por ejemplo en el caso en que se crearan otros grupos de trabajo, que necesitaran interpretación simultánea paralela a la de la conferencia principal. En este caso la empresa adjudicataria de este lote debería ser informada con al menos 1 semana de antelación y abonándose, en su caso, ese servicio adicional como extra con cargo a imprevistos. 7. Material y documentación para los asistentes a la Conferencia (500 personas como máximo): - Diseño y producción de 500 tarjetas de identificación para los asistentes. 80 PPT BARCELONA rev ESM.doc 4

5 - 500 fundas de plástico con cintas para el cuello para las tarjetas de identificación memorias USB, de al menos 1Gb, con el logo de la Conferencia o del INSHT. - Diseño y producción de 500 carteras y 500 bolígrafos para los asistentes, con el logo de la Conferencia o del INSHT. - Edición e impresión de 500 programas de la Conferencia obsequios por importe unitario de 200 para los ponentes de la Conferencia. La empresa adjudicataria deberá presentar al menos dos opciones en su oferta obsequios por importe unitario de 100 para los invitados A. La empresa que resulte adjudicataria deberá presentar al menos dos opciones en su oferta obsequios por importe de hasta 10 para el resto de asistentes a la Conferencia. La empresa que resulte adjudicataria deberá presentar al menos dos opciones. En los obsequios el coste de los mismos, al estar fijado el coste unitario, no será objeto de valoración sino tan sólo la calidad de los mismos. La empresa se compromete adecuar en más o en menos el número de obsequios de cada tipo, siempre que el INSHT, se lo comunique al menos con un mes de antelación a la celebración de la Conferencia. 8. Imagen, adaptación e impresión de soportes gráficos: incluirá reportaje fotográfico de la Conferencia, con entrega de 100 fotografías. Se deberán instalar, al menos, soportes gráficos de gran tamaño en las salas donde se celebren las conferencias y a la entrada de la sede de la Conferencia. Dichos soportes incluirán el logo de la Conferencia, lema y fecha en que se celebra. La sede del Congreso se dotará con una pancarta de 1,5 m. de ancho y 8 m. de largo; dos pancartas de 2 m. de ancho y 10 m. de largo y 10 carteles con soporte de 1 m. de ancho y 2 m. de altura. 9. Plan de comunicación con el fin de conseguir una notoriedad adecuada a los objetivos de la Conferencia y su repercusión mediática. La empresa adjudicataria deberá: - Elaborar un de listado de medios objetivo para la Conferencia (medios de información general, revistas sectoriales, informativos de radio y televisión). - Preparar y emitir comunicados de prensa para la presentación del evento. - Preparar y emitir de notas de prensa En todo caso, el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo supervisará y autorizará con carácter previo la remisión de cualquier tipo de comunicado o similar a los medios de comunicación. 10. Contratación de una póliza de seguros de accidentes, enfermedad para participantes en la conferencia que incluya también en traslado en caso de 80 PPT BARCELONA rev ESM.doc 5

6 fallecimiento. Sería para un máximo de 500 personas para los tres días de la conferencia 21, 22 y 23 de abril (Se estima que tendrá un coste de 3,50 por persona). LOTE 3: VIAJES La empresa que resulte adjudicataria se encargará de tramitar el desplazamiento de los 400 invitados desde el aeropuerto o estación de su lugar de residencia hasta Barcelona y regreso, teniendo en cuenta lo siguiente: a) Hasta 200 desplazamientos de invitados y ponentes a la Conferencia provendrán de la Unión Europea: se realizará el traslado en avión clase turista, billete con fecha cerrada. b) Hasta 200 desplazamientos de invitados y ponentes a la Conferencia provendrán del territorio nacional en avión clase turista y trenes de alta velocidad clase turista, billetes con fecha cerrada. También podrá hacerse en trenes convencionales, cuando no hubiera ninguno de los medios anteriores. En la oferta económica, no en la oferta técnica, las empresas licitadoras indicarán el precio medio que ofertan por billete europeo y por billete en territorio nacional, comprometiéndose a emitir billetes por esos precios hasta 15 días antes de la realización del evento. El listado nominativo así como el origen y destino de los invitados lo recibirán de la empresa adjudicataria del lote 2, la cual lo entregará a medida que vaya teniendo confirmaciones con la mayor antelación posible y en todo caso al menos un mes antes de la celebración del evento. También podrá la empresa adjudicataria del lote 3 establecer un sistema on line, del que se informará a los invitados, al tiempo del envío de las invitaciones, para que directamente los invitados que acepten la invitación puedan concretar a la empresa adjudicataria de este lote, los lugares, fechas y horarios que solicitan, para que se les emitan los billetes correspondientes. La empresa adjudicataria del lote 3, efectuará las reservas de billetes concretos y su posterior emisión y remisión a cada invitado. En el momento del pago se le abonará en función del número de billetes realmente emitidos, acompañados del listado nominativo de invitados, y multiplicado por el precio medio de adjudicación para caso de billetes europeos y billetes nacionales. En todo caso, siempre que la demora en la tramitación y emisión no fuera imputable a la empresa adjudicataria del lote 2 ni del lote 3, el INSHT garantiza el abono de 100 billetes de cada uno de los tipos (europeo y nacional), como contrapartida al esfuerzo de la empresa de ofertar y mantener los precios medios hasta 15 días antes de la realización de la Conferencia. IMPREVISTOS 80 PPT BARCELONA rev ESM.doc 6

7 Se habilitará en las ofertas, de los lotes 1 y 3, una partida adicional para eventuales gastos no previstos del 5% del total del importe de la oferta presentada y en el lote 2 una partida del 10%. Estos porcentajes se aplicarán sobre la ofertas presentadas, excluido la partida de imprevistos, sin IVA. A esa partida adicional para imprevistos se le aplicará un IVA estimado del 16%, a efectos de que se puedan preparar las ofertas económicas (sobre 3) en la licitación. Los gastos no previstos, en el caso de que se realicen, serán aquellos adicionales relacionados con la realización de la Conferencia, que se efectúen a propuesta y con la aprobación del INSHT. Por tanto, sólo se abonarán, en su caso, con cargo a imprevistos, aquellos gastos que cumplan dicho requisito, los cuales deberán venir en una factura o facturas específicas, y acompañados de una memoria justificativa detallada, firmada por el INSHT. PROPIEDAD INTELECTUAL, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD La propiedad intelectual de todas las imágenes, publicaciones y documentos realizados para la Conferencia de Prevención de Riesgos Laborales corresponde al Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, que podrá reproducirlos o divulgarlos total o parcialmente. Las empresas que resulten adjudicatarias, se comprometen expresamente al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y en el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que aprueba el Reglamento de Medidas de Seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal. Las empresas que resulten adjudicatarias estarán obligadas a poner en conocimiento de los responsables designados por el Órgano de Contratación, inmediatamente después de ser detectada, cualquier sospecha de errores eventuales que pudieran producirse en el sistema de seguridad de la información. PLAZO DE EJECUCIÓN Para todos los lotes, desde la firma del contrato hasta la finalización de la celebración de la Conferencia. PRECIO El precio máximo de licitación de cada lote es el siguiente: Lote 1: ,47, IVA incluido. Lote 2: , IVA incluido. Lote 3: , IVA incluido. 80 PPT BARCELONA rev ESM.doc 7

8 PAGO DEL PRECIO Con carácter general el pago del precio se hará a la finalización del evento, si bien podrán hacerse pagos anticipados para abonar partidas que se pudieran, en su caso, recepcionar con anterioridad. Madrid,.. de.. de 2009 ENRIQUE MIGUEL SANCHEZ MOTOS EL SECRETARIO GENERAL CONCEPCION PASCUAL LIZANA LA DIRECTORA 80 PPT BARCELONA rev ESM.doc 8