carta de servicios Objetivos Servicios Compromisos Garantías Archivo de Castilla-La Mancha

Transcripción

1 carta de servicios Archivo de Objetivos Servicios Compromisos Garantías Castilla-La Mancha

2 carta de servicios Datos identificativos Quiénes somos? El Archivo de Castilla-La Mancha es un servicio público que presta la Consejería de Presidencia y Administraciones Públicas, adscrito a la Dirección General de Coordinación y Administración Local, e integrado por todos los archivos de los órganos de gobierno, administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y entidades públicas dependientes de ella. Objetivos y fines Esta carta de servicios va dirigida a la ciudadanía, a la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y al resto de las Administraciones Públicas, y tiene como objetivos facilitar el acceso a los archivos dependientes de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y la mejora de los servicios públicos de la Región. La Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha (DOCM nº 141 de ) dispone que el Archivo de Castilla-La Mancha tiene la obligación de organizar, custodiar, conservar y difundir la documentación producida por los organismos dependientes y vinculados a la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha con la finalidad de apoyar la gestión y la información administrativa de las oficinas, garantizar el derecho de la ciudadanía a acceder a la información contenida en los archivos y proteger el patrimonio documental castellano-manchego. Los archivos centrales de las Consejerías de la Junta de Comunidades y del Servicio de Salud de Castilla-La Mancha (SESCAM), a cuyo frente hay un/a archivero/a perteneciente al Archivo de Castilla-La Mancha, tienen la obligación de recoger, organizar, custodiar y conservar la documentación procedente de los archivos de oficinas, así como de asesorar al personal responsable de estos archivos y coordinar su organización y funcionamiento. En las Delegaciones Provinciales, Servicios Periféricos y demás Organismos de ámbito provincial dependientes de la Junta de Comunidades, el personal técnico del Archivo de Castilla-La Mancha al frente de los Archivos Territoriales, asesorará al personal responsable de sus archivos de oficina. El establecimiento por parte de la Administración de la Junta de Comunidades de programas anuales de simplificación de los procedimientos administrativos de su competencia, obliga también al Archivo de Castilla-La Mancha a implantar procedimientos claros y sencillos que sirvan de herramienta para la gestión de los documentos públicos en el ámbito autonómico. ARCHIVO DE CASTILLA- LA MANCHA

3 Marco legal, derechos y obligaciones El derecho de acceso de la ciudadanía a la información contenida en los archivos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha está regulado por la siguiente legislación: a) Básica estatal: -- Constitución Española de 1978 (art. 105.b) -- Ley 16/85, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE núm. 155, de 29 de junio de 1985) -- Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE núm. 285, de 27 de noviembre de 1992) -- Ley 15/99, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (BOE núm. 298, de 14 de diciembre de 1999) b) Autonómica: -- Carta de Derechos del Ciudadano aprobada mediante el Decreto 30/1999, de 30 de marzo de 1999 (DOCM núm. 21, de 9 de abril de 1999) -- Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha (DOCM núm. 141, de 15 de noviembre de 2002) Los derechos de los usuarios y usuarias son los reconocidos expresamente en la legislación vigente. Es obligación de las personas usuarias del Archivo de Castilla-La Mancha el respeto a la integridad física de la documentación consultada.

4 Servicios ofrecidos 1. Servicio de información. -- Información general sobre el acceso, consulta y servicios que ofrece el Archivo de Castilla-La Mancha. -- Información general sobre los documentos contenidos en el Archivo de Castilla-La Mancha y en los archivos centrales de las Consejerías de la Junta de Comunidades, del SESCAM, de las Delegaciones Provinciales, de los Servicios Periféricos y de los demás Organismos de ámbito provincial dependientes de la Junta. -- Información de referencia sobre otros archivos y fuentes documentales. 2. Servicio de gestión documental. -- El asesoramiento técnico para la organización de los archivos de oficina de las entidades y organismos dependientes de la Junta de Comunidades. -- El ingreso de fondos documentales transferidos regularmente, o por cualquier otro medio, en virtud de la legislación vigente. 3. Servicio de consultas y préstamos de documentos. -- La consulta de cualquier documento público, en función de la legislación vigente, generado y reunido por las Consejerías y demás organismos dependientes de la Junta de Comunidades en el ejercicio de sus competencias, y que se encuentre depositado y registrado en sus archivos centrales y en el Archivo de Castilla-La Mancha. -- El préstamo administrativo de cualquier documento original a la Administración competente. 4. Servicio de obtención de copias. -- La expedición de fotocopias y copias digitalizadas de documentos, en función de la legislación vigente. La obtención de copias por medio de imágenes digitalizadas se realizará en el Archivo de Castilla-La Mancha. 5. Otros servicios. -- Visitas guiadas al Archivo de Castilla-La Mancha previa cita, y la disponibilidad de la sala de exposiciones, la de reuniones y el salón de actos para el uso de cualquier Administración Pública y, en su caso, por otras entidades, asociaciones y colectivos sin ánimo de lucro.

5 COMPROMISOS DE CALIDAD Información inmediata sobre el acceso, consulta y servicios que ofrece el Archivo de Castilla-La Mancha La comunicación de aquellos otros datos que requiera la elaboración de informes sobre el contenido de los documentos o sobre cualquier otro aspecto relacionado con el servicio, atendiendo a la normativa reguladora en cada caso, se realizará en el plazo máximo de 7 días La comunicación de información de referencia sobre los archivos de titularidad de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y de otros archivos y fuentes documentales se realizará en un plazo máximo de 3 días hábiles Atención personalizada utilizando un lenguaje adecuado al usuario o usuaria, obteniendo una valoración media igual o superior a 3 sobre 5 en la encuesta de satisfacción a este respecto Las solicitudes de asesoramiento técnico para la organización de los archivos de oficina de las entidades y organismos dependientes de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, se atenderán en un plazo máximo de 15 días Las transferencias regulares de documentos por parte del Gobierno y Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha se atenderán en un plazo máximo de 15 días, desde el momento de su solicitud La disponibilidad para la consulta o préstamo de cualquier documento registrado y depositado en los archivos centrales de las Consejerías, Delegaciones Provinciales, Servicios Periféricos y Organismos Autónomos y en el Archivo de Castilla-La Mancha en el plazo máximo de 2 días hábiles desde la fecha de la solicitud, cuando se trate de peticiones individuales de documentación. En otro caso, o cuando el documento solicitado se encuentre localizado en otro archivo situado en diferente localidad desde la que se solicita, el plazo máximo para su disponibilidad será de 7 días desde la fecha de solicitud Las solicitudes de consulta de documentos localizados en el Archivo de Castilla-La Mancha se atenderán en el propio archivo de forma inmediata La consulta de los documentos solicitados podrá realizarla durante el tiempo que estime conveniente dentro del horario de atención al público en un lugar adecuado al efecto, obteniendo una valoración media igual o superior a 3 sobre 5 en la encuesta de satisfacción a este respecto La obtención de fotocopias de cualquier documento se realizará en el plazo máximo de un día hábil, siempre que el número de copias solicitadas no exceda de 50 y su estado de conservación así lo permita. Cuando el número de copias sobrepase dicha cantidad, se realizará en un plazo máximo de 4 días hábiles La obtención de copias digitalizadas de cualquier documento se realizará en el Archivo de Castilla-La Mancha en el plazo máximo de 2 días hábiles, siempre que el número de copias solicitadas no exceda de 50 y su estado de conservación así lo permita. Cuando el número de copias sobrepase dicha cantidad, se realizará en un plazo máximo de 7 días hábiles La respuesta en el plazo de 3 días hábiles a las solicitudes de visitas guiadas al Archivo de Castilla-La Mancha. INDICADORES ASOCIADOS A LOS COMPROMISOS Los compromisos llevan asociados indicadores que permiten medir su consecución. Los indicadores correspondientes a esta Carta se encuentran en el Anexo adjunto a la Resolución del 09/10/2012 de la Consejería de Presidencia y Administraciones Públicas por la que se aprobó la Carta Sectorial de Servicios del Archivo de Castilla-La Mancha. También se pueden consultar en la sede electrónica en donde los resultados de su cumplimiento se actualizan con la misma periodicidad que se indica en el citado Anexo.

6 FORMAS DE PARTICIPACIÓN DE LAS PERSONAS USUARIAS A través de encuestas de satisfacción que están a disposición del usuario y usuaria en el Archivo de Castilla-La Mancha y que se distribuirán periódicamente entre el personal al servicio de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. También se encuentran de forma permanente en la web INICIATIVAS, QUEJAS Y SUGERENCIAS Háganos llegar su opinión sobre los servicios ofrecidos. Usted puede plantear iniciativas y sugerencias, así como presentar quejas en la forma que se señala a continuación: -- A través de impresos normalizados y gratuitos, presentes en todos los centros, oficinas y organismos de la Administración regional, según modelo aprobado por Orden de de la Consejería de Presidencia y Administraciones Públicas (D.O.C.M. nº 211, de ) -- Por correo o presencialmente mediante un escrito dirigido a: Consejería de Presidencia y Administraciones Públicas Dirección General de Coordinación y Administración Local C/ Río Cabriel nº 7, Toledo. -- De forma presencial, en cualquier oficina de la Junta, sin tener que acompañar escrito, siendo la unidad de registro la encargada de formalizarlas en impreso normalizado. -- Mediante fax: Por correo electrónico dirigido a los buzones habilitados a tal efecto en la página de la Junta en internet: -- Mediante llamada al Teléfono Único de Información (012), si llama fuera de la Región , que las formalizará en soporte informático. La contestación le será notificada en el plazo máximo de 15 días hábiles contados desde el día siguiente a su presentación.

7 GARANTIAS. MEDIOS DE SUBSANACIÓN Si de su reclamación se evidencia el incumplimiento de alguno de los compromisos asumidos, la persona titular de la Dirección-Gerencia del Archivo de Castilla-La Mancha le comunicará, en un plazo máximo de 72 horas, y por cualquiera de los medios señalados en su solicitud (escrito, teléfono, correo electrónico, fax) las posibles causas del incumplimiento y de las medidas adoptadas, en su caso, para subsanarlo. La Dirección-Gerencia del Archivo de Castilla-La Mancha habilitará la medida correctora que proceda con objeto de subsanar las deficiencias aparecidas en la prestación de ese servicio, y difundirá el grado de cumplimiento de los compromisos a través de la sede electrónica de de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha: ENTRADA EN VIGOR Y VIGENCIA La Carta de Servicios fue aprobada por Resolución del 15/10/2014 de la Consejería de Presidencia y Administraciones Públicas y publicada en el Diario Oficial de Castilla-La Mancha nº 205 de 23/10/2014. Entró en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de Castilla-La Mancha y los compromisos que en ella se adquirieron tienen una validez de dos años desde esa fecha. Si cumplidos los dos años, no se ha publicado una revisión de la Carta de Servicios, los compromisos mantendrán su vigencia hasta que se publique la nueva revisión. formas de acceso De forma presencial y por teléfono, en horario de 9 a 14 horas de lunes a viernes, o a través del correo electrónico archivoclm@jccm.es, fax o correo postal en los siguientes centros: Dirección-Gerencia del Archivo de Castilla-La Mancha Dirección: C/ Río Cabriel, nº Toledo Teléfono: / , Fax: , archivoclm@jccm.es En la web se encuentran las direcciones, teléfonos y de los archivos centrales de la Consejería de Presidencia y Administraciones Públicas, del resto de Consejerías, del SESCAM, así como de los Servicios Periféricos y Delegaciones Provinciales de la Junta.

8 a atención al ciudadano Castilla-La Mancha D. L. TO