BASES ADMINISTRATIVAS ESPECÍFICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

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1 BASES ADMINISTRATIVAS ESPECÍFICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PARADA GENERAL DE PLANTA Planta Santa Fe, Línea 2 Noviembre 2016 vs 1.0 CMPC CELULOSA S.A

2 INDICE I. BASES ADMINISTRATIVAS ESPECÍFICAS. 1.1 Objetivo y Generalidades. 1.2 Carácter 1.3 Servicios Alcance Extensión y Horario de Trabajo Manual de Calidad 1.4 Evaluación y auditorias 1.5 Plazo Contrato 1.6 Precios 1.7 Pagos 1.8 Responsabilidad y Seguros 1.9 Garantía de Cumplimiento del Contrato y Calidad de los trabajos contratados 1.10 Sanciones por incumplimiento y mala calidad de los trabajos contratados: 1.11 Ingreso a la Planta 1.12 Instalación de Faena 1.13 Seguridad, Salud Ocupacional y Medioambiente II. DEL PROCESO DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS 2.1 Visita a Terreno 2.2 Consultas y Aclaraciones 2.3 Declaración de los Contratistas III. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS 2

3 IV. ANEXOS: ANEXO N 1 PLAN DE CALIDAD ANEXO N 2 COBERTURAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL PARA CONTRATISTAS GRUPO DE EMPRESAS CMPC Y FILIALES ANEXO N 3 MANUAL DE INGRESO A LAS INSTALACIONES ANEXO N 4 SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIOAMBIENTE (incluye los procedimientos de Planta Santa Fe) ANEXO N 5 CARTA DECLARACION BASES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES ANEXO N 6 OFERTA ECONOMICA ANEXO N 7 FORMATO AUTORIZACION SUB-CONTRATOS 3

4 I. BASES ADMINISTRATIVAS ESPECÍFICAS. 1.1 Objetivo y Generalidades. Las presentes Bases Administrativas Específicas (BAE), refieren requerimientos administrativos relevantes del proceso de contratación de los servicios a ser ejecutados durante la Parada General de Planta Santa Fe línea 2. Formarán parte del futuro contrato con las empresas que resulten adjudicadas, estas Bases Administrativas Específicas, las Especificaciones Técnicas de Licitación, la información que se entregue en las reuniones de entrega de antecedentes y muestra en terreno y las Bases Generales de Contratación para Empresas Prestadoras de Servicio CMPC Celulosa S. A., documentos que el proponente declara conocer y aceptar. Las mencionadas Bases Administrativas Generales (BAG) para empresas contratista y sus anexos pueden ser descargadas desde nuestro sitio web (vinculo proveedores ). En adelante, el o los Proponentes, también son citados, indistintamente, como la EPS, EESS, Empresa Prestadora de Servicios o Contratista. Por su parte, CMPC Celulosa SA, también puede ser referida, indistintamente como CMPC, CMPC Celulosa o la Mandante. 1.2 Carácter Esta licitación tiene carácter privado, por lo tanto CMPC Celulosa se reserva el derecho de, sin expresión de causa, rechazar total o parcialmente las ofertas y declarar desierta la licitación. Para la adjudicación del servicio CMPC realizará una evaluación para efectos internos de las ofertas con un criterio técnico-económico-riesgo, la que será de su propiedad Los Proponentes cuyas ofertas no fueran aceptadas, renuncian en el presente acto a cualquier acción que pudieren iniciar en contra de CMPC Celulosa SA, por la adjudicación de la presente licitación privada a uno o más Proponentes oferentes, o a ninguno de ellos. CMPC Celulosa SA, se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente esta licitación privada a aquél Proponente oferente que haya presentado la oferta que a juicio exclusivo de Planta Santa Fe estime la más conveniente a sus intereses. 1.3 Servicios Alcance El alcance de los servicios que se requiera contratar queda definido por: Las bases técnicas correspondientes. Las actividades señaladas en la Solicitud de cotización respectiva. La información que se entregue durante la reunión de entrega de antecedentes y muestra en terreno. Además, el señalado alcance comprende la ejecución total de las obras encomendadas por CMPC Celulosa S.A., suministrando todos los recursos humanos especializados, Supervisión, Planificación, Control de Calidad, Materiales, equipos, herramientas, servicios de apoyo y todos y cada uno de los ítems suficientes y necesarios para el óptimo desarrollo de dicho servicio. 4

5 Se considerará como incluido en el alcance de los servicios el soporte de la EPS durante las pruebas y puesta en marcha de los equipos que le hubiese correspondido intervenir durante la prestación de los servicios Extensión y Horario de Trabajo La Programación de esta detención está a partir de: Planta Santa Fe 2 : 06 al 16 de marzo 2017 Sin perjuicio que por condiciones operativas esta pueda adelantarse o postergarse. El horario establecido para estas PGP es de: 08:00 a 18:30 Trabajo Normal 08:00 a 20:00 y 20:00 a 08:00 Trabajo Continuo La EPS deberá respetar la Legislación vigente, para ello deberá demostrar mediante documento escrito y firmado por ambas partes el Pacto de horas extraordinarias en el cual las partes que participan de la relación laboral, fijan las necesidades o situaciones temporales en que el trabajador se compromete a realizar trabajo en horas extraordinarias Manual de Calidad La EPS deberá presentar en su oferta técnica un sistema que permita medir y asegurar la calidad del servicio, basado en el know how adquirido como especialista en el rubro. El señalado sistema deberá considerar, entre otros, los siguientes aspectos, los cuales se resumen a continuación, los detalles se encuentran en ANEXO 1 de estas bases Plan Técnico: a. Planificación y programación del trabajo: La planificación y programación de los trabajos es parte del alcance a considerar en la Oferta. La EPS deberá planificar y programar sus actividades, según su propia estrategia definida para abordar el o los trabajos; deberá entregar un cuadro resumen, mostrando los recursos humanos (horas hombre por especialidad) y equipos (horas máquina por equipo) contemplados en su planificación. Deberá también adjuntar su programa de trabajo en formato Carta Gantt, mostrando el uso de sus recursos y la duración por actividad, independiente para cada trabajo contratado. La planificación y programación se entenderán como preliminar, y base de comparación de oferta. Luego de adjudicado el trabajo la EPS deberá reunirse con el Planificador del área/especialidad de la planta para realizar las coordinaciones y ajustes que sean necesarios, para el posterior seguimiento y control de avance del programa. La EPS adjudicada deberá entregar la Planificación y Programación al Responsable de CMPC Celulosa Planta Santa Fe y enviar copia a la Unidad de Contratos. La evaluación de oferta, recepción y calificación del Servicio prestado será en función del cumplimiento de éste punto. 5

6 b. Ejecución del trabajo: b.1 Los Servicios deberán ser ejecutados de acuerdo a lo establecido en el alcance técnico, entendiendo que éste está compuesto por las Bases y la Información suministrada en Visita a Terreno. La Eps adjudicada deberá presentar al usuario los Procedimientos a utilizar en la ejecución de los Servicios adjudicados. El no presentarlos en la fecha requerida podrá ser causal del término de la relación Contractual. b.2 Suministro de materiales y equipos La EPS suministrará todos los materiales y equipos necesarios para ejecutar el servicio encomendado. En particular deberá suministrar los elementos de protección personal necesarios para la actividad a realizar. IMPORTANTE: La EPS deberá Certificar todos sus equipos eléctricos tales como, Máquinas soldadoras, galleteras, etc. De acuerdo a lo establecido por la Legislación Vigente. En cada equipo deberá indicarse claramente las fechas entre las cuales estará vigente la certificación, además del nombre de la empresa certificadora. La demostración de esta certificación, será condición necesaria para autorizar el ingreso a la Planta del equipo respectivo. c. Competencia del Personal El personal que forme parte de este contrato, deberá contar con las competencias necesarias para asegurar la Calidad del Servicio. Las competencias deberán ser respaldadas por Títulos académicos de Organismos reconocidos y/o por una Certificación de Competencia Técnica, validada por CMPC. Los servicios sólo podrán ser prestados por trabajadores de la EPS, cuya competencia haya sido previamente certificada y aceptada por CMPC Celulosa. Las competencias deberán ser respaldadas mediante una certificación emitida por un organismo independiente, y comunicadas a CMPC antes de la fecha del inicio de los servicios. Junto con la oferta económica deberá incluir un organigrama, el que deberá indicar la cantidad de personal propio y la cantidad a subcontratar. Esta se entenderá como preliminar. La EPS adjudicada deberá enviar a la Unidad de Contratos y al Usuario su Organigrama final, con 15 días de anticipación al inicio de los trabajos. Esta acreditación debe estar concretada e informada a CMPC, al menos con una semana de antelación a la fecha de inicio de los servicios Plan de Aseguramiento de la Calidad Este Plan debe considerar: - Definición de los puntos de control: - Protocolos: - Comisionamiento: 6

7 - Prueba: Si están incluidas como alcance - Dotación de Personal: a. La relación exigida entre trabajadores y supervisión es de 8:1 b. La relación exigida entre dotación propia y personal eventual es el 1:3 c. La dotación mínima con competencias certificadas y/o acreditadas a través de un Título Profesional será de un mínimo de un 60% de la dotación total. El personal que no cuente con sus competencias acreditadas deberá ser capacitado por la EPS, de acuerdo a lo que establece el Plan de Calidad (Anexo N 1) 1.4 Evaluación y auditorias Auditorias técnicas y administrativas CMPC Celulosa tendrá derecho en cualquier momento a efectuar auditorias e inspecciones a la EPS respecto de la forma en que están siendo prestados los servicios, quedando el contratista obligado a dar todas las facilidades para que la empresa lleve a cabo las revisiones que considere necesarios, así como a dar respuesta a las consultas que se le formulen. El ejercicio o no por parte de CMPC Celulosa del derecho establecido precedentemente no limitará ni liberará a la EPS de ninguna de las obligaciones, responsabilidades o compromisos que para el mismo derivan del presente contrato o la ley. Sin perjuicio de los derechos que correspondan a CMPC Celulosa en conformidad al presente contrato o a la ley, CMPC Celulosa tendrán derecho a rechazar u objetar cualquiera parte de los servicios que considere no estar en conformidad con los términos y condiciones del contrato, casos en los cuales la EPS deberá corregir o ejecutar nuevamente dicho servicio por su cuenta y costo. Los servicios corregidos o que hayan debido ser ejecutados nuevamente, no serán considerados para ningún efecto contractual como un cambio en el alcance de los servicios y no le darán derecho a la EPS a ninguna revisión de tarifa, plazo, ni de ningún otro término o condición del presente contrato. 1.5 Plazo Contrato La vigencia del futuro contrato será la necesaria para la completa ejecución del alcance de los servicios que se contraten. La empresa prestadora de servicio que resulte adjudicada deberá especificar en su oferta técnica el plazo que compromete para la realización del servicio, el que deberá respetar los tiempos disponibles para mantención señalados en la Carta Gantt general preparadas por CMPC para la PGP. 1.6 Precios Precios En consideración a los servicios que se CMPC encomiende, esta última se obliga a pagar a la Empresa Prestadora de Servicios adjudicada, los valores que se acuerden durante el proceso de licitación correspondiente. Queda entendido que la EPS ha estudiado en terreno las actividades que ejecutará, el volumen y las 7

8 condiciones locales en que se ejecutará el trabajo y que el precio del su oferta técnica-económica representa y está acorde fielmente con esta información. El precio de los servicios incluye todos los costos, gastos generales, utilidades e impuestos que afectan a este contrato, y en general, cualquier otro gasto en que incurra la EPS para la prestación de los servicios. En caso de que durante el desarrollo de los servicios, nacieren nuevas actividades (diagnosticadas por cualquiera de las dos partes, en mérito de las operaciones en curso), que se estiman necesarias de ejecutar durante la PGP, y no comprendidas en ninguno de los anexos tarifarios o de precios que conforman el Contrato en curso, la EPS deberá explicitarlos, presupuestarlos/cotizarlos y reportarlos a CMPC para su aprobación previo a la ejecución a efectos de concordar el precio que se pagará por ellos, sea de manera individual por cada partida o de manera global como un solo todo al término de la PGP Constancia Se deja expresamente establecido que cuando se señalen valores de cualquier índole en las Bases Técnicas de Licitación son estimaciones hechas de acuerdo a la información disponible al momento de su elaboración y por lo tanto son meramente referenciales, por lo que tales valores no constituyen compromiso, ni garantía, ni obligación alguna de parte de CMPC Celulosa, y no darán derecho a la EPS a compensación o indemnización alguna en caso de no ser efectivos Se deja constancia, por otra parte, que los precios convenidos en la presente cláusula es la única y total compensación debida a la EPS por los servicios encomendados, y comprenden la compensación de todos los costos y gastos en que debe incurrir para la prestación de sus servicios, tales como mano de obra, equipos, mantención, repuestos, materiales, fungibles y combustible, los gastos generales, utilidades e impuestos que afecten al presente contrato y, en general, cualquier otro gasto en que incurra la EPS para la prestación de los servicios. Asimismo, la EPS deja expresa constancia que el precio de los servicios, es único e invariable y previene toda contingencia de alzas en los precios de la mano de obra, maquinarias y/o equipos, y camiones, insumos y combustible, así como cualquier otro concepto y/o costo necesario para la completa, oportuna y correcta ejecución de los servicios materia del presente contrato. 1.7 Pagos El precio convenido será cancelado por CMPC Celulosa S.A. a la empresa Prestadora de Servicios adjudicada, contra la completa ejecución del alcance del servicio contratado y la posterior recepción por parte de CMPC Celulosa S. A. de los trabajos encomendados. El pago se realizará de acuerdo con el procedimiento y el calendario de pago a proveedores vigentes, que el proponente declara conocer y aceptar. Para que el pago se realice efectivamente, se deberá cumplir además las siguientes condiciones: Presentación del certificado de pagos laborales Presentación de los informes especificados en las bases técnicas. 1.8 Responsabilidad y Seguros El Proponente será el responsable por todo accidente, daño, o perjuicio que durante la vigencia del 8

9 Servicio pudiese ocurrir a sus trabajadores, vehículos, equipos, terceras personas o a la propiedad, asimismo como a los trabajadores de la Planta involucradas en este servicio y a la propiedad de esta Planta, y que sea consecuencia de la ejecución del Servicio, o de acciones u omisiones de la EPS, subcontratista o de su personal. El Proponente NO deberá incluir en su oferta, costos relacionados con algún Seguro de Responsabilidad Civil. Dicho seguro será contratado por CMPC Celulosa S. A. favor de la EPS. Ningún seguro contratado por CMPC Celulosa, o por el contratista, limitará, modificará ni liberará a la EPS ni a sus subcontratistas, de sus responsabilidades y obligaciones asumidas en virtud del Contrato y la Ley. En el ANEXO N 2 se incluye la información sobre coberturas y procedimientos para el SRC para contratistas grupo de empresas CMPC y filiales. 1.9 Cumplimiento del Contrato y Calidad de los trabajos contratados Para garantizar la correcta ejecución de los trabajos contratados, y la buena calidad de los mismos, CMPC Celulosa S.A. realizar una recepción parcial (80% HAS) y una final (20% HAS) Contra la segunda recepción, CMPC Celulosa S.A. podrá efectuar todas las deducciones a que pudiere haber lugar, por los gastos incurridos por ella debido a: Incumplimiento del alcance contratado, o partes del mismo, resueltos por CMPC Celulosa S.A. Defectos o fallas de calidad en el trabajo, corregidos por CMPC Celulosa S.A. Daños a las instalaciones de CMPC Celulosa S.A. El monto del fondo de garantía, ó lo que de él quede, será restituido a la EPS una vez realizada la Recepción Definitiva del trabajo, lo cual se hará transcurrido un plazo de dos (2) semanas posterior al hito de planta en marcha, previa verificación de entrega de todos los documentos técnicos técnicos (Informes de Trabajos) y antecedentes requeridos por las bases administrativas. Nota. Si el Servicio realizado no cumple con el total del alcance contratado CMPC se reserva de cancelar el total del Servicio. Lo cual será validado de común acuerdo con la EPS en base a la información técnica que sustente esta inconformidad del servicio Sanciones por incumplimiento y mala calidad de los trabajos contratados: Para CMPC Celulosa S.A. la buena ejecución y calidad de los trabajos contratados, se constituye en una clara medida del desempeño, competencia y calidad de la EPS respectiva. Por tal motivo, en adición a lo indicado en los acápites precedentes, ésta aplicará un plan de sanciones progresivas a la EPS de acuerdo a lo siguiente: a. Primera falta: amonestación escrita a la EPS con archivo a su registro en CMPC Celulosa S.A b. Segunda falta: suspensión por seis meses de la posibilidad de participar en los procesos de licitación de CMPC Celulosa S.A. c. Tercera falta: suspensión por un año del registro de contratistas de CMPC Celulosa S.A. 9

10 1.11 Ingreso a la Planta Para el ingreso de personal de la EPS a Planta éste deberá enviar con 15 días de antelación como mínimo de la prestación del servicio a la unidad de acreditación la información para acreditación de personal, se adjunta en ANEXO N 3. CMPC Celulosa S. A., se reserva el derecho de hacer salir de su Planta al personal de la EPS que sea sorprendido infringiendo las normas y reglamentos internos vigentes. Si ello sucediera, Planta Santa Fe, queda liberada de toda responsabilidad ante cualquier dificultad posterior que surgiera debido a esta acción Instalación de Faena Para la instalación de Faena esta deberá ser previamente autorizada y validada por el Responsable de CMPC, para ello los contenedores a instalar por la EPS, deben cumplir con lo siguiente: a. Contenedor pintado blanco b. Logo con Nombre de la EPS c. Nombre Supervisor d. Teléfono de contacto 1.13 Seguridad, Salud Ocupacional y Medioambiente En esta materia, la EPS deberá cumplir con las normas y requerimientos de Planta de acuerdo a los Anexos 4. Además de lo contenido en el Reglamento Especial para Empresas Contratistas y Subcontratistas de CMPC Celulosa S. A., documento que forma parte de las Bases Generales de Contratación para Empresas Prestadoras de Servicios de CMPC S. A.. II. DEL PROCESO DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS 2.1 Visita a Terreno Será requisito obligatorio para el proponente asistir a las reuniones de entrega de antecedentes y muestra de trabajo en terreno, correspondientes a los servicios en los que sea invitado por CMPC a presentar su oferta técnica y económica. CMPC invitará oportunamente a las EPS a las señaladas reuniones. 2.2 Consultas y Aclaraciones En los plazos señalados de mutuo acuerdo en las Visitas a Terreno. 10

11 2.3 Declaración de la EPS Por el solo hecho de presentar una oferta, se entenderá que las EPS conocen las condiciones de servicio requeridas por CMPC Celulosa S. A., así como las condiciones que para la prestación de estos servicios puedan imponer autoridades, oficinas gubernamentales y servicios públicos que tienen jurisdicción sobre la materia, como asimismo las disposiciones legales, reglamentarias y de medio ambiente vigentes, que resulten aplicables. Las EPS declaran y garantizan que poseen pleno conocimiento, experiencia, capacidad técnica y financiera suficiente y competente para proveer el servicio contemplado en su propuesta en forma completa, por todo el periodo convenido. Las EPS junto a su oferta deberán acompañar Carta Declaración debidamente firmada, ANEXO N 5. 11

12 III. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS 3.1 Pagina Web Sistema de Licitación y/o por correo electrónico al Ingeniero de Contrato 3.2 Estructura de la oferta económica 3.3 Precio El valor de la propuesta deberá ser expresado en pesos (moneda nacional) y ser presentado en el formato de cotización adjunto como ANEXO 6. Todo valor que se indique debe estar expresado en pesos (moneda nacional) y en términos netos (sin IVA). Las ofertas deberán tener una vigencia mínima de 120 días. 3.4 Antecedentes que deberá presentar la EPS La EPS deberá presentar la Oferta Económica, por los servicios a los que se le invite a cotizar. Una vez que CMPC Celulosa S.A. acuerde con el contratista el volumen de servicios a asignar, previo a la adjudicación, el contratista deberá presentar la versión final de su oferta Técnico- Económica. 3.5 Recepción de Ofertas La fecha en que se deban presentar las ofertas será indicada en la correspondiente invitación a ser cursada por CMPC y formalizada en la Visita a Terreno. 3.6 Presentación de Propuestas El Proponente deberá estar disponible para realizar una Presentación de su propuesta, en el caso que CMPC Celulosa S. A. así lo requiere. 12