CAPÍTULO I GENERALIDADES.

Transcripción

1 EL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL FONDO PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL DE LA CIUDAD DE MÉXICO, EN CUMPLIMIENTO DE LAS ATRIBUCIONES CONFERIDAS POR EL ARTÍCULO 21, FRACCIÓN V, DE LA LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL, RELATIVO A EMITIR SU REGLAMENTO DE OPERACIÓN, Y POR EL ACUERDO 03/04-ORD/2015 DEL COMITÉ TÉCNICO DEL FONDO PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL DE LA CIUDAD DE MÉXICO, MEDIANTE EL CUAL APRUEBA EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COTECIAD, QUE FACULTA A ÉSTE COMITÉ A APROBAR Y EMITIR EL SIGUIENTE: REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DE LA CIUDAD DE MÉXICO Y DEL FONDO PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL DE LA CIUDAD DE MÉXICO. CAPÍTULO I GENERALIDADES. Artículo 1. El presente Reglamento es de observancia obligatoria para las y los integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Fondo para el Desarrollo Económico y Social de la Ciudad de México y tiene por objeto establecer las disposiciones generales para la operación del mismo. Artículo 2. Para efectos del presente Reglamento, se entenderá por: I. Áreas: A la Dirección General, a la Dirección de Administración, a la Dirección de Operación y Proyectos, a la Subdirección de Asuntos Jurídicos y a la Oficina de Información Pública, todas del Fondo para el Desarrollo Económico y Social de la Ciudad de México; II. Representante de la Contraloría: Al representante designado por la Contraloría General del Distrito Federal para participar en las sesiones del COTECIAD FES; III. COTECIAD FES: Al Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Consejo Económico y Social de la Ciudad de México y del Fondo para el Desarrollo Económico y Social de la Ciudad de México; IV. CES CDMX: Al Consejo Económico y Social de la Ciudad de México; V. FES CDMX: Al Fondo para el Desarrollo Económico y Social de la Ciudad de México VI. Ley: A la Ley de Archivos del Distrito Federal; VII. Reglamento: Al Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Consejo Económico y Social de la Ciudad de México y del Fondo para el Desarrollo Económico y Social de la Ciudad de México; y VIII. Unidad Coordinadora de Archivos: A la Subdirección de Asuntos Jurídicos del Fondo para el Desarrollo Económico y Social de la Ciudad de México.

2 Artículo 3. El COTECIAD FES estará integrado de conformidad con la estructura establecida en el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Archivos del Consejo Económico y Social de la Ciudad de México y del Fondo para el Desarrollo Económico y Social de la Ciudad de México, en el apartado Integración. Artículo 4. Todo asunto no contemplado en este Reglamento será resuelto por el COTECIAD FES. CAPÍTULO II DE LAS FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COTECIAD FES Artículo 5. La o el Presidente tiene las funciones siguientes: I. Presidir las sesiones del COTECIAD FESCDMX. II. Autorizar el Orden del Día de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias. III. Coordinar y dirigir las sesiones del COTECIAD FESCDMX. IV. Ejercer el voto de calidad en caso de empate en la votación de resoluciones. V. Presentar a la consideración y resolución del COTECIAD FESCDMX, los casos y asuntos a tratar. VI. Dar seguimiento a los acuerdos y acciones del COTECIAD FESCDMX y procurar su cabal cumplimiento. VII. Asegurar que las resoluciones y acciones del COTECIAD FESCDMX, sean para el mejoramiento de la normatividad interna y organización de los archivos. Artículo 6. Son funciones de la o el Secretario/a Ejecutivo/a: i. Suplir al Presidente en las Sesiones Ordinarias o Extraordinarias, debidamente acreditado. ii. Convocar a las sesiones ordinarias y cuando sea necesario a sesiones extraordinarias. iii. Evaluar que las acciones del COTECIAD FESCDMX, sean en apego a la normatividad y para el mejoramiento y organización de los archivos. iv. Recabar las firmas en la lista de asistencia a fin de que el Presidente pueda emitir la Declaratoria de Quórum. v. Levantar el acta de cada sesión celebrada. vi. Recabar la firma de los asistentes del COTECIAD FESCDMX en el Acta de cada Sesión. vii. Elaborar los acuerdos del COTECIAD FESCDMX y verificar e informar de su cumplimiento en cada sesión ordinaria. viii. Realizar y registrar el conteo de la votación de los acuerdos.

3 ix. Realizar acciones necesarias para que el archivo del COTECIAD FESCDMX se encuentre completo y se mantenga actualizado. x. Integrar los asuntos que serán abordados en cada una de las sesiones. Y presentar al Presidente COTECIAD FESCDMX el Orden del Día que contenga los asuntos que se someterán al Pleno. Artículo 7. Son funciones de la o el Secretaria/o Técnica/o: i. Suplir al Secretario Ejecutivo, en las Sesiones Ordinarias o Extraordinarias, debidamente acreditado. ii. Remitir a los integrantes del COTECIAD FESCDMX, la Convocatoria, Orden del Día y Carpeta conteniendo los asuntos de la reunión. iii. Recibir y revisar de cada Unidad Administrativa Técnica Operativa las propuestas para, en su caso, proponer su integración al Orden del Día de los asuntos a tratar en cada sesión. iv. Programar y proveer la logística de las reuniones del COTECIAD FESCDMX. v. Solicitar y registrar la designación de los funcionarios representantes de los Titulares. vi. Auxiliar al Secretario Ejecutivo para el mejor desempeño de sus funciones y responsabilidades. vii. Informar al Secretario Ejecutivo los avances en los trabajos de los diversos grupos de apoyo. viii. Elaborar y presentar al Pleno un Informe Anual respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del COTECIAD FESCDMX. ix. Efectuar las funciones como Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos del FES CDMX, de conformidad con el artículo 20 de la Ley, y las que le correspondan de acuerdo con la Normatividad aplicable. Artículo 8. Son funciones de las o los vocales: i. Enviar al Secretario Técnico la propuesta de asuntos, acompañada de la documentación soporte, para incluirlos en el Orden del Día. ii. Proponer estrategias de trabajo y propuestas para el mejoramiento de los Trabajos Archivísticos. iii. Integrarse a los grupos de apoyo. iv. Vigilar que se aplique la Normativa Archivística en los procesos y actuaciones del COTECIAD FESCDMX. v. Dar puntual y efectivo cumplimiento a los acuerdos dictaminados por el COTECIAD FESCDMX; en la competencia de las áreas que representan. vi. En el caso de la Subdirección de Asuntos Jurídicos, podrá desahogar las consultas realizadas por los integrantes del Comité y de las Comisiones en las formas establecidas.

4 Artículo 9. Son funciones de las o los asesores (as): i. Brindar asesoría al COTECIAD FESCDMX y a los grupos de apoyo en el ámbito de su respectiva competencia, respecto de los asuntos que se traten en las Sesiones. ii. Coordinar los trabajos de los grupos de apoyo. Capítulo III DE LAS REUNIONES DEL COTECIAD FES Artículo 10. Las y los integrantes del COTECIAD FES se reunirán cuando sean convocados por la o el Presidente del Comité. Cualquier integrante del Comité podrá solicitar de manera formal a la o el Presidente del COTECIAD FES, que convoque a reunión, indicando el asunto a tratar, quedando a consideración de la o el Presidente la decisión final. Artículo 11. La convocatoria a las reuniones se realizará con al menos tres días hábiles de anticipación y será acompañada por el orden del día y los documentos que soportan los asuntos a tratar. Artículo 12. El quórum indispensable para la celebración de las reuniones del COTECIAD FES será de la mitad más uno de sus integrantes. Al no reunirse quórum en la hora convocada, se esperarán quince minutos, y transcurrido ese término si aún no se integra, dicha situación se documentará en acta circunstanciada, precisando las inasistencias y se convocará nuevamente. Artículo 13. Las y los integrantes del COTECIAD FES tienen derecho a voz y voto en las reuniones, y podrán intervenir para comentar, opinar o refutar los asuntos tratados en la reunión. Las y los integrantes del COTECIAD FES solo podrán hacer uso de la palabra con la autorización previa del Presidente. Ninguno podrá ser interrumpido cuando se encuentre en uso de la palabra, a excepción del Presidente para dirigir la discusión en el tema que se encuentra en desahogo. Artículo 14. Una vez que la o el Presidente considere suficientemente discutido un asunto listado en el orden del día, lo pondrá a consideración de las y los integrantes del COTECIAD FES para darlo por atendido o, en su caso, para someterlo a aprobación mediante votación.

5 Todas las decisiones se tomarán por mayoría simple. Las y los integrantes del COTECIAD FES tendrán derecho a emitir un voto a favor o en contra de los asuntos sometidos a votación. Artículo 15. Una vez desahogados los puntos del orden del día, la o el presidente del Comité declarará el cierre de la reunión, e instruirá a la o el Secretario/a Técnico/a elaborar el proyecto de acta correspondiente. El proyecto de acta se analizará y, en su caso, aprobará por el COTECIAD FES en la reunión siguiente para ser suscrita inmediatamente. Suscribirán el acta aprobada las y los integrantes que en la fecha en que se apruebe estén en funciones, no se solicitará la firma a quienes ya no laboren en el FES CDMX y hayan participado en la reunión a que se refiera el acta. La o el Presidente del COTECIAD FES podrá, siempre y cuando se justifique el caso, declarar un receso en el desahogo de la reunión que se trate, estableciendo día, lugar, fecha y hora de reanudación de dicha reunión. El receso se hará constar en el acta de la reunión. Artículo 16. Los acuerdos del COTECIAD FES deberán constar por escrito y estar debidamente firmados. ARTÍCULOS TRANSITORIOS PRIMERO. El presente Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Consejo Económico y Social de la Ciudad de México y del Fondo para el Desarrollo Económico y Social de la Ciudad de México, entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por parte del COTECIAD FES. SEGUNDO. Publíquese el presente Reglamento en el sitio de Internet del Consejo Económico y Social de la Ciudad de México ( TERCERO. Notifíquese el Reglamento a las y los titulares de área y remítase copia simple en disco compacto al Consejo General de Archivos del Distrito Federal.