Guía de usuario: lcuentas Liquidador de cuentas de crédito y cuentas corrientes -

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1 Guía de usuario: lcuentas Liquidador de cuentas de crédito y cuentas corrientes - NewPyme S.L. C. Capitán Dema 3 2º C Alicante Tel: Fax: Sitios web: Índice detallado Características de la herramienta... 2 Entorno de desarrollo y funcionamiento... 2 Instalación de la herramienta... 2 Nivel de seguridad de Excel y la ejecución de macros... 3 Versiones de Excel 2000, XP y Versión Excel Abrir la herramienta por 1ª vez... 8 Trabajar con la aplicación Menú de la herramienta Trabajar con la aplicación Importación y proceso de extractos bancarios Definición de las variables financieras de la cuenta y liquidación C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 1

2 Características de la herramienta Entorno de desarrollo y funcionamiento La herramienta ha sido desarrollada dentro del entorno de Excel 2003 utilizando los recursos de programación y desarrollo propios de Visual Basic for Applications, VBA 6.0 habiendo sido verificado su correcto funcionamiento en las siguientes versiones de Excel: 2000, XP y Nota: En el caso de Excel 2007, la herramienta funciona correctamente si bien el menú personalizado en vez de mostrarse como una barra de herramientas se muestra dentro de la pestaña complementos. Instalación de la herramienta La herramienta está compuesta por los siguientes ficheros y archivos remitidos en un fichero zip comprimidos: Nombre del archivo manual_usuario_lcuentas.pdf lcuentas.xls Características Archivo zip contenedor de la aplicación, manual más herramienta en si misma Guía de usuario en formato Pdf, este archivo Plantilla de la aplicación Para utilizar su copia tan sólo ha de seguir los siguientes pasos: 1º- Guardar el fichero contenedor, comprimido con zip, en una carpeta de su disco duro. 2º- Descomprimir el contenido del fichero zip en dicha carpeta. Recuerde que descomprimir un fichero zip no es lo mismo que ver su contenido. Por ejemplo, en el caso de que tenga instalado winrar en su ordenador tan sólo ha de seleccionar la opción que se muestra en la imagen: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 2

3 3º- Verifique la existencia y registro en su ordenador de las bibliotecas de Windows que requiere la herramienta. Esta herramienta no requiere de la instalación de ninguna biblioteca específica o adicional. Nivel de seguridad de Excel y la ejecución de macros Todas nuestras herramientas se encuentran programadas mediante la utilización de Visual Basic for Applications, VBA 6.0 que en el entorno de Excel aparecen reseñadas como macros. Así una macro no es más que un conjunto de tareas que permiten automatizar un determinado proceso dentro de la hoja de cálculo. Así pues en caso de que esté deshabilitada la ejecución de macros la herramienta no funcionará por lo que es preciso que habilite dicha ejecución. Versiones de Excel 2000, XP y º - Abra la hoja de cálculo Excel con un libro en blanco 2º- Acceda al menú seguridad situado en: Herramientas->Macros- >Seguridad C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 3

4 3º- Cambie el nivel de seguridad a Nivel Medio De esta forma cada vez que vaya a abrir una hoja de Excel programada Excel le informará de ello utilizando un mensaje similar al siguiente: Así pulsando el botón Habilitar macros la herramienta se abrirá posibilitando la ejecución de la programación lo que le permitirá utilizarla normalmente. Versión Excel º - Abra la hoja de cálculo Excel con un libro en blanco C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 4

5 2º- Acceda al asistente de opciones tal y como se muestra en la siguiente imagen: 3º- Pulse el botón de Opciones de Excel C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 5

6 4º- Acceda al asistente del centro de confianza para ello seleccione la opción Centro de confianza y pulse el botón Configuración del Centro de confianza Dentro del bloque de Configuración de macros active la opción Deshabilitar todas las macros con notificación y pulse el botón Aceptar Acepte todos los asistentes anteriores y abra el archivo de usuario de la herramienta. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 6

7 Se abrirá el archivo de usuario mostrándose el siguiente aviso de seguridad: Pulse en el botón de opciones del aviso, accederá al siguiente asistente: Seleccione la opción de Habilitar este contenido y pulse el botón Aceptar a continuación el archivo de usuario abrirá el archivo de código que contiene todas las funcionalidades de la herramienta mostrándole el menú de opciones de la herramienta dentro de la pestaña Complementos tal y como se muestra en la imagen. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 7

8 Nota: Si la herramienta se abre en modo pantalla completa no se muestra la pestaña complemento por lo que tendrá que volver al modo pantalla normal para visualizar dicha pestaña. Importante: Si no sigue el procedimiento reseñado para cada versión de Excel cuando abra el fichero de usuario se encontrará con las siguientes opciones: a) No se crea el menú de acceso a las funciones y por tanto no puede utilizar la aplicación, sin que le informe de ello Excel b) Excel le mostrará un mensaje del tipo: Así pues le rogamos encarecidamente que revise las opciones de seguridad que tiene configuradas en Excel para que así pueda utilizar la herramienta. Abrir la herramienta por 1ª vez Una vez guardados y descomprimidos los ficheros abra desde Excel el archivo de usuario lcuentas.xls C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 8

9 La herramienta le pedirá que habilite la ejecución de macros, depende del nivel de seguridad configurado en Excel, revise el apartado anterior del presente manual. Esta herramienta está exenta de cualquier código malicioso, pero es imprescindible que acepte esta opción, pues si la ejecución de macros está deshabilitada la aplicación no funcionará. En la primera apertura se mostrará la licencia de usuario final, si no la acepta, la herramienta se cerrará automáticamente. Una vez aceptada la licencia de usuario final la herramienta se abrirá normalmente creando su propio menú de usuario: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 9

10 Importante Habitualmente nuestras aplicaciones no llevan ningún tipo de protección pues toda la funcionalidad de la herramienta está programada y por tanto no incorpora fórmulas. Así pues si desea añadir más hojas al libro puede hacerlo libremente pero le rogamos encarecidamente que no modifique el nombre de ninguna de las existentes pues en caso contrario la herramienta no funcionará. Trabajar con la aplicación Menú de la herramienta De izquierda a derecha se encontrará con los siguientes botones y menús: a) Los botones Guardar, Guardar como, Copiar, Pegar, Zoom, Vista preliminar e Imprimir tienen el mismo funcionamiento que en el entorno normal de Excel. Esto es, le permiten guardar su trabajo, guardar el fichero de usuario con otro nombre, copiar y pegar un determinado rango, ampliar o reducir el área de trabajo mostrado en pantalla, visualizar el fichero tal y cual se imprimiría o imprimir la hoja activa, rango o libro a través de su impresora predeterminada. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 10

11 b) Inicio: este botón le permite acceder a la pantalla inicial desde cualquier otra pantalla. c) Salir: este botón le permite cerrar la herramienta desde cualquier pantalla. Así mismo se encarga de eliminar el menú personalizado y devolver a Excel a su entorno normal de trabajo. d) Vistas: este botón le permite alternar entre el entorno de trabajo de Excel, y el entorno de trabajo de la aplicación: Pantalla Completa: este entorno de trabajo oculta las barras de herramientas de Excel dejando activos el menú predeterminado de Excel y el menú personalizado de la herramienta. De esta forma podrá visualizar una mayor área de trabajo disponiendo de todas las funcionalidades de Excel y de la herramienta simultáneamente. Pantalla Excel: le permite visualizar las barras de herramientas propias de Excel, todas aquellas que tuviera activadas previamente, así como el menú personalizado de la aplicación. Tenga presente que, de esta forma, el área de trabajo disponible es menor. e) Funciones: desde este menú accede a las principales funciones y utilidades de la herramienta. Alta de movimientos, le muestra el asistente para la importación de extractos bancarios en formato Cuaderno 43 de la AEB. Si por el contrario se decanta por el alta de los apuntes bancarios de forma manual la herramienta creará una plantilla de trabajo con un par de apuntes de ejemplo. Variables de la liquidación, este enlace le da acceso al asistente para la definición de las variables financieras de la cuenta de crédito o cuenta corriente, así como de las especificaciones para la liquidación de intereses. f) Desplazamientos: desde ese menú puede acceder en cualquier momento a cualquier pantalla de la herramienta. Movimientos a liquidar, le lleva hasta la pantalla donde se han importado los movimientos de la cuenta provenientes de un extracto bancario normalizado o introducidos manualmente. Ficha de condiciones, el asistente para la definición de las variables financieras de la cuenta le permite guardar dichas características para poderlas recuperar posteriormente, por lo que desde aquí la herramienta le proporciona un acceso C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 11

12 directo a la plantilla donde se han archivado las características financieras de la cuenta. Ir liquidación, le proporciona acceso a la plantilla donde se muestra la liquidación de intereses de la cuenta. Códigos comunes AEB, en el caso de realice una importación automática de movimientos bancarios para definir los conceptos de los movimientos se utilizarán los códigos estándar fijados por la AEB que se recogen en esta plantilla, de tal modo que si es precisa actualizarlos o ampliarlos tan sólo tiene que cambiar aquí el descriptor de cada uno de los códigos o incluir los nuevos. Importante: Recuerde que el menú personalizado se crea cada vez que se abre la herramienta por lo que si no utiliza el botón Salir para cerrar la herramienta es posible que cuando la vuelva a abrir Excel le muestre un mensaje de error. Esto se produce porque la aplicación intenta crear un menú que ya existe. Para solucionar dicho problema acceda al menú de Excel Ver->Barras de Herramientas->Personalizar. En la pestaña Barras de herramientas, busque LCTABAR, actívela, si no lo estuviera, y pulse el botón Eliminar. Una vez hecho esto vuelva a abrir la herramienta de usuario. Trabajar con la aplicación Trabajar con la herramienta es algo muy sencillo, pues en tan sólo tres pasos la herramienta le permite procesar un extracto bancario estandarizado bajo la Norma 43 de la AEB para luego simplemente definir las características financieras de la cuenta y obtener su liquidación. Así el funcionamiento de la aplicación queda representado gráficamente del siguiente modo: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 12

13 Importación y proceso de extractos bancarios Para acceder a esta funcionalidad tan sólo ha de pulsar el enlace que se encuentra en el menú Funciones->Alta de movimientos de tal modo que la herramienta le mostrará el siguiente formulario: Lo más sencillo y rápido es incorporar los movimientos desde un fichero normalizado para lo cual tan sólo ha de seleccionar la opción Automático Cuaderno 43 AEB para que la aplicación le muestre el asistente de búsqueda e incorporación de extractos de cuentas digitalizados. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 13

14 Una vez aquí tan sólo debemos pulsar el botón Buscar Fichero para que la aplicación le muestre el asistente de búsqueda de ficheros habitual de Windows. A través del anterior asistente busque y seleccione el fichero que contiene los movimientos de la cuenta que quiere procesar como lo haría para abrir un fichero ordinario. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 14

15 Así una vez seleccionado el fichero adecuado pulsamos el botón Abrir para que la aplicación proceda a su lectura e interpretación. Así nos mostrará los datos de cabecera de las cuentas que ha encontrado en el fichero. Lo normal es que en un fichero tan sólo aparezcan los datos correspondientes a una cuenta bancaria, sin embargo, también nos podemos encontrar con ficheros que incorporan los datos de varias cuentas por lo que el asistente nos lo indicará, mostrándonos información sobre el fichero seleccionado así como sobre los distintos extractos que ha encontrado en su interior. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 15

16 Así una vez seleccionada la cuenta de la que desea incorporar los movimientos tan sólo ha de pulsar el botón Cuenta Seleccionada para que la herramienta comience el proceso, indicándole inicialmente, en un breve mensaje, los datos de cabecera del extracto para posteriormente realizar el proceso de todos los campos del extracto: Oficina de Origen, F. Operación, F. Valor, Concepto Común, Concepto Propio, Debe-Haber, Importe, Nº Documento, Referencia 1, Referencia 2, Datos Complementarios 1, Datos Complementarios 2 Este aviso nos recuerda los datos de la cuenta a la que pertenecen los movimientos que estamos importando de tal modo que nos permite, en caso de que detectemos que nos estamos equivocando de cuenta o extracto, cancelar la operación de importación. En caso de que sigamos con la importación la herramienta procederá a interpretar el extracto de la cuenta insertando posteriormente dicho extracto en la plantilla Movimientos Así la plantilla de Movimientos mostrará el siguiente aspecto una vez importados los movimientos de la cuenta. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 16

17 En el caso de que hubiéramos optado por la incorporación de movimientos de forma manual la herramienta hubiera configurado la pantalla de movimientos de la siguiente manera. Los dos apuntes que aparecen en la plantilla de alta manual son apuntes de ejemplo que le indican cómo ha de introducir los movimientos. Recuerde que no ha de introducir saldos sino sólo movimientos o apuntes ya que es la propia herramienta quién genera los saldos por fecha valor. Definición de las variables financieras de la cuenta y liquidación Una vez que hemos incorporado el extracto bancario de la cuenta a la aplicación tan sólo nos resta proceder a su liquidación, para ello utilizamos el menú Funciones->Variables Liquidación que nos lanzará un formulario donde definir las distintas características financieras de la cuenta para así realizar su liquidación. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 17

18 El formulario lleva incorporados una serie de controles y validaciones que tratan de garantizar la validez de los datos introducidos para poder realizar la liquidación, esto es, que las fechas sean fechas, que los tipos de interés estén correctamente definidos (recuerde utilizar puntos para la parte decimal), que los períodos sean coherentes, etc. De hecho en el caso de que se equivoque o el sistema no entienda alguno de los datos introducidos le mostrará un mensaje de error en el espacio reservado para ello. En ese mismo espacio cuando el sistema interpreta que todos los datos son correctos para efectuar la liquidación le informa también de ello. En el siguiente ejemplo se muestra la apariencia del formulario cuando detecta un error. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 18

19 Ejemplo de mensaje y cumplimentación OK Así una vez cumplimentados todos los datos necesarios para realizar la liquidación de la cuenta tan sólo ha de pulsar en el botón Liquidación C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 19

20 para que esta se realice automáticamente mostrándole los resultados, liquidación detallada más un resumen de ella en la plantilla Liquidación Si por el contrario desea guardar los datos financieros de la cuenta para seguir trabajando más adelante, tan sólo ha de pulsar el botón Guardar datos, de esta forma la próxima vez que desee recuperar dichos datos tan sólo tendrá que abrir el formulario y pulsar el botón Recuperar Datos para cargarlos en el asistente. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 20