CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA DE PARTICIPACIÓN AGRUPADA AÑO 2014

Transcripción

1 CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA DE PARTICIPACIÓN AGRUPADA AÑO 2014

2 Í N D I C E 1. Objeto Legislación aplicable Obligaciones del perceptor Ciclo operativo Criterios Generales... 5 A. Proceso de Justificación... 5 B. Documentación a Presentar... 7 B.1. Documentación Jurídica/Física... 7 B.2. Documentación de contenido Económico... 8 B.3. Justificación Técnica C. Conceptos apoyables y su Justificación D. Pago de la ayuda... 15

3 1. OBJETO El presente documento recoge de forma sintética el procedimiento de justificación de las ayudas concedidas por ICEX, desde el momento de la finalización de la actividad objeto de apoyo hasta la liquidación de ésta, por parte de los perceptores de las mismas. En concreto, el documento resume el procedimiento de justificación de las ayudas dirigidas a impulsar la participación agrupada de empresas de un sector o subsector en ferias internacionales, en las que la asociación sectorial o de exportadores actúa como entidad colaboradora y como responsable de la agrupación y gestión del evento. Estas acciones se contemplan siempre dentro del Plan Sectorial correspondiente de la asociación sectorial o de exportadores y tienen como objetivo último la potenciación de la imagen país en los sectores y subsectores participantes en la feria. REQUISITOS PARA ACCEDER AL PROGRAMA Los beneficiarios deberán ser empresas españolas que fabriquen o comercialicen productos con marca española. Las empresas deberán estar agrupadas físicamente, a no ser que las características de la feria (sectorialización) impidan esta agrupación. Los productos que se expongan en cada stand deberán ser los de la empresa titular del mismo. En el pabellón se podrá incluir un stand informativo donde se facilite información sectorial especializada, debiendo ser atendido por personal propio de la asociación. 2. LEGISLACIÓN APLICABLE La justificación de las ayudas se ajustará a lo descrito en el presente manual y, de manera supletoria, a la legislación existente en la materia. 3. OBLIGACIONES DEL PERCEPTOR Las obligaciones que, con carácter general y al margen de otras obligaciones específicas descritas en este manual, debe cumplir el perceptor de la ayuda son las siguientes: 1.- Realizar la actividad que ha motivado la concesión de la ayuda. 2.- Justificar ante ICEX, dentro del plazo establecido, la realización de la citada actividad. 3.- Permitir las actuaciones de comprobación que se estimen necesarias por parte de ICEX, bien directamente o indirectamente a través de firmas auditoras u otros medios. 4.- Comunicar la obtención o solicitud de otras ayudas para la misma actividad, indicando los conceptos de gasto objeto de éstas. CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA PARTIPACIÓN AGRUPADA / 15

4 5.- Encontrarse al corriente de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social, tanto en el momento de la aprobación como en el de la justificación, así como recopilar y presentar a ICEX acreditación de estos dos cumplimientos por las empresas beneficiarias de la ayuda. 6.- Tener debidamente contabilizados todas las operaciones relacionadas con los gastos objeto de ayuda. 7.- Conservar toda la documentación justificativa de la aplicación de los fondos recibidos. Tanto los conceptos de gasto como el importe objeto de la ayuda, así como el plazo, forma y condiciones de justificación, serán puestos en conocimiento del perceptor en el correspondiente comunicado de aprobación del gasto remitido por ICEX, debiéndose ceñir el perceptor a lo establecido en el mismo y en el presente manual. Cualquier desviación a la baja que afecte a los conceptos de gasto e importes autorizados, debe ponerse en conocimiento de los Departamentos Sectoriales de ICEX para su análisis y determinación oportuna de forma previa a iniciar el proceso de justificación a través de la Oficina Virtual a la que se hace referencia seguidamente en el apartado 4. Una vez finalizada la actividad, de acuerdo con las fechas incluidas en el comunicado de aprobación, la Asociación o entidad agrupadora dispondrá de un plazo de 10 días naturales para remitir a ICEX, a través de la Oficina Virtual, la relación final de beneficiarios (Anexo A.4.). Una vez transcurrido el plazo de 10 días naturales sin que se haya recibido en la Oficina Virtual la documentación requerida, se tomará como definitiva la relación de beneficiarios incluidos en el comunicado de aprobación, no admitiéndose en ningún caso su modificación posterior. El plazo de 10 días naturales para remitir el Anexo A.4. es independiente del cumplimiento de los plazos de justificación establecidos en el apartado 4, pudiéndose realizar o no conjuntamente. 4. CICLO OPERATIVO Con objeto facilitar, a través de la utilización de la administración electrónica, las transacciones de los administrados, reduciendo los plazos de espera y favoreciendo el establecimiento de una relación directa entre éstos y la administración, se establece la Oficina Virtual como medio de justificación de las actividades objeto de ayuda de ICEX. La documentación podrá ser revisada directamente en ICEX o bien a través de alguna de las firmas de auditoria designadas a tal efecto en función de lo indicado en el comunicado de aprobación. - En el caso de que la documentación sea revisada directamente por ICEX, todos los justificantes necesarios deberán ser remitidos al Área de Presupuestos de la Dirección Económico Financiera para su revisión, una vez se haya completado toda la información que se le ha requerido en la Oficina Virtual para su expediente. En este primer caso, se deberán escanear y adjuntar en la Oficina Virtual de ICEX todos y cada uno de los documentos de gasto y de pago, independientemente de que se remitan por correo ordinario los originales de los mismos para su revisión en ICEX. Del mismo modo, se procederá con el material de promoción, inserciones publicitarias, etc. (Ver punto 5.B.III Justificación Técnica ). Posteriormente, una vez revisada la citada documentación, se procederá a su devolución al perceptor. CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA PARTIPACIÓN AGRUPADA / 15

5 - En el caso de que la documentación sea revisada por una firma auditora, además de cumplimentar toda la información solicitada en la Oficina Virtual, los justificantes originales deberán estar en poder del perceptor y serán puestos a disposición de la firma designada por ICEX para llevar a cabo la revisión, que elaborará un informe en el que se harán constar los gastos presentados y los aceptados. A estos efectos, la revisión se ceñirá exclusivamente a los gastos objeto de apoyo, no revisándose en consecuencia aquellos gastos que no figuraran expresamente en el comunicado de aprobación. 5. JUSTIFICACIÓN A. Proceso de Justificación En el menú Ayuda de la Oficina Virtual de ICEX se puede acceder a los siguientes manuales: - Manual de usuario, que detalla el correcto uso de la aplicación informática mediante la cual se realiza el proceso de justificación de ayudas concedidas por ICEX. - Procedimientos de justificación, que detallan, para cada tipo de ayuda, el procedimiento que debe seguir el perceptor para la correcta justificación de los gastos objeto de apoyo. A.1. Requisitos del perceptor: Tanto para el acceso al sistema como para la firma de los envíos de documentación, el perceptor deberá cumplir los siguientes requisitos: Poseer un certificado digital válido. Se considera válido cualquier certificado digital emitido para su empresa por una Autoridad de Certificación adherida a la plataforma del Ministerio de Administraciones Públicas. La relación de estas entidades puede ser consultada en la siguiente dirección: Tener instalado el software de firma digital en su ordenador. En el menú Ayuda de la Oficina Virtual de ICEX se puede acceder al manual de ayuda para la instalación del software de firma digital, seleccionando la opción Manual Applet Firma. IMPORTANTE: En el caso de que la entidad perceptora de la ayuda quisiese autorizar / otorgar la representación a un tercero para que realizase la justificación de la ayuda en su nombre, deberá remitir por correo ordinario (ATT: Área Presupuestaria. Paseo de la Castellana, CP Madrid) correctamente cumplimentado y con anterioridad al inicio del proceso de justificación el Anexo Modelo de autorización para procesos telemáticos de la Oficina Virtual del ICEX que podrá descargarse en el siguiente enlace Es obligatorio que el autorizado disponga de un certificado digital para poder realizar los trámites de justificación. CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA PARTIPACIÓN AGRUPADA / 15

6 A.2. Plazo de justificación: Para la justificación económica de las ayudas, las entidades perceptoras deberán presentar toda la documentación relativa a la ejecución de la ayuda en el plazo estipulado en el comunicado de aprobación, que será como máximo de tres meses contados desde la fecha de finalización de la actividad objeto de apoyo. El incumplimiento de la obligación de justificación de la ayuda en el plazo establecido o la justificación insuficiente de la misma puede suponer, en caso de no subsanarse en el plazo establecido para ello, la anulación de la citada ayuda. Excepción a este plazo es el establecido en el apartado de Obligaciones del Perceptor para la remisión del Anexo A.4., que se debe realizar dentro de los 10 días naturales siguientes a la fecha de finalización de la actividad. El resto de la documentación se podrá remitir junto con este anexo o en un momento posterior. A.3. Proceso de justificación en el supuesto de revisión a través de firmas auditoras: Antes de los tres meses de la finalización de la actividad la entidad perceptora debe completar la documentación solicitada para cada expediente en la Oficina Virtual, comunicando así al ICEX su disponibilidad para llevar a cabo la justificación de la ayuda. La firma auditora encargada de la revisión de la documentación, previo aviso de ICEX, concertará (vía correo electrónico) la fecha para realizar dicha tarea (no superando un plazo de 20 días) con la entidad perceptora, que se realizará en la sede de la entidad perceptora de la ayuda. La firma auditora, elaborará un Informe Provisional (15 días desde la fecha de visita) con base en la revisión de la documentación recopilada, que estará visible en la Oficina Virtual de ICEX. La documentación permanecerá en las instalaciones del perceptor, salvo aquélla que la firma auditora deba remitir a ICEX. En este proceso, se validarán y estampillarán los justificantes de gasto a efectos del control de la concurrencia de ayudas. Una vez emitido el Informe Provisional, el perceptor de la ayuda tiene un plazo de 10 días para intentar subsanar las incidencias que hayan podido ser reflejadas en dicho Informe mediante la presentación de documentación adicional o la redacción de una carta de alegaciones que se deberá adjuntar en la Oficina Virtual de ICEX para su revisión por la firma auditora. No se admitirán nuevos comentarios o documentación siempre que haya vencido el plazo de alegaciones. Aquellas incidencias que no hayan sido alegadas no serán consideradas a efectos de su posible levantamiento en la valoración a realizar por ICEX. - Si no se reciben alegaciones, transcurrido el plazo de 10 días fijado para presentarlas, se procederá a elevar el Informe Provisional a Definitivo. Este informe estará disponible en la Oficina Virtual de ICEX. - Si se reciben alegaciones, la firma auditora revisará la documentación y las alegaciones adjuntadas por parte del perceptor de la ayuda, y en un plazo máximo de 5 días contestará a las alegaciones y adjuntará el Informe Definitivo en la Oficina Virtual de ICEX. Este Informe Definitivo no admite ninguna alegación adicional ni la presentación de documentación adicional. ICEX realizará una valoración final del informe de la actividad y de las incidencias, determinando el importe final de la ayuda. CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA PARTIPACIÓN AGRUPADA / 15

7 ICEX podrá no liquidar la ayuda concedida y proceder a su anulación si el importe de liquidación de ésta es inferior al 75% de la ayuda aprobada, o proceder a liquidarla, sin aplicar este porcentaje de ejecución mínimo, en los casos en los que estime que han concurrido circunstancias especiales, suficientemente acreditadas por la empresa, que deriven en una valoración positiva de la ayuda. Asimismo, ICEX podrá no considerar a efectos del cálculo de la ayuda a liquidar, aquellos gastos que, cumpliendo los requisitos formales establecidos en el presente manual, no se ajusten a la normativa existente o no sean considerados adecuados a la acción para la que se concedió la ayuda. En estos casos, se comunicará expresamente al perceptor de la ayuda los motivos que originen tales invalidaciones. B. Documentación a presentar A continuación se detalla la documentación que debe presentar con carácter general el perceptor de la ayuda, si bien debe tenerse en cuenta que en cualquier momento del proceso ICEX o la firma auditora que éste designe, podrán solicitar la información adicional que estimen necesaria para realizar la valoración. B.1. Documentación Jurídica/Física Certificaciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, con vigencia mínima de cuatro meses a partir de la fecha de justificación, referentes a declaraciones y autoliquidaciones acreditativas de que la Asociación o entidad agrupadora, así como cada una de las empresas beneficiarias de la ayuda, están al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias o cumplimentar el apartado correspondiente en el Anexo B1: Declaraciones responsables y autorizaciones. Certificaciones de la Tesorería General de la Seguridad Social, con vigencia mínima de cuatro meses a partir de la fecha de justificación, acreditativas de que la Asociación o entidad agrupadora así como cada una de las empresas beneficiarias de la ayuda, están al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones de cotización a la Seguridad Social o cumplimentar el apartado correspondiente en el Anexo B1: Declaraciones responsables y autorizaciones.. Estas certificaciones son complementarias a las que, de la misma naturaleza, se requieren a la asociación o entidad agrupadora y a las empresas beneficiarias de la ayuda en el momento de la solicitud de la misma. ESTAS CERTIFICACIONES DEBERÁN SER PRESENTADAS POR PERCEPTOR Y BENEFICIARIOS EN EL MOMENTO DE SOLICITAR LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA A TRAVÉS DE OFICINA VIRTUAL; AQUELLAS ENTIDADES QUE CON ANTERIORIDAD HAYAN AUTORIZADO A ICEX LA CONSULTA TELEMÁTICA DE ALGUNO DE LOS DATOS ANTERIORES, NO DEBERÁN ADJUNTAR ESTA DOCUMENTACIÓN. En el caso de expedientes auditables, si en el momento de la solicitud de la justificación de la actividad la asociación o alguna de las empresas beneficiarias no se encontrase al corriente de las obligaciones tributarias o de cotización a la Seguridad Social, de forma previa a la emisión del informe definitivo por parte de la firma auditora se deberá acreditar que esta circunstancia ha sido subsanada. CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA PARTIPACIÓN AGRUPADA / 15

8 En el caso de expedientes no auditables (revisados directamente por ICEX), si en el momento de la solicitud de la justificación de la actividad la asociación o alguna de las empresas beneficiarias no se encontrase al corriente de las obligaciones tributarias o de cotización a la Seguridad Social, esta circunstancia le será notificada por ICEX y dispondrá de 15 días naturales para acreditar que esta circunstancia ha sido subsanada. En cualquiera de los dos casos (expedientes auditables y no auditables), la acreditación de la subsanación deberá realizarse inexcusablemente mediante entrega del certificado correspondiente, incluso en el caso de aquellas empresas beneficiarias o asociaciones que hayan autorizado con anterioridad a ICEX la consulta telemática. De no ser así, se procederá a la anulación de la parte de la ayuda correspondiente a la asociación o empresa que no certifique estar al corriente de las citadas obligaciones. Declaración jurada de las ayudas que se hayan solicitado u obtenido de otros organismos públicos o privados para esta misma actividad, de acuerdo con el Anexo B1 - Declaraciones responsables y autorizaciones (deberán completar el modelo establecido todas las entidades participantes). Debe detallarse claramente los conceptos de gasto para los que se ha solicitado u obtenido ayuda y el importe de cada uno de ellos. La ausencia de esta documentación o la evidencia de existencia de deudas no aplazadas o fraccionadas en los 2 primeros casos llevará aparejada la imposibilidad de liquidar la ayuda así como su correspondiente anulación. Exclusivamente para las Asociaciones Sectoriales que sean perceptoras de ayudas: Certificado de exención de IVA o acreditación de la prorrata aplicada (certificado sobre el impuesto de actividades económicas, certificado de situación censal u otro certificado o acuerdo de la Agencia Tributaria en el que se indique la fecha en la que se le concedió la exención). Esta certificación tendrá validez para todas las ayudas que el perceptor presente a lo largo del tiempo, por lo que sólo será necesario solicitarla una vez, si bien deberá ser presentada copia de la misma cada vez que se solicite una ayuda. En caso de que el certificado no sea aportado, se entenderá que el perceptor no está exento de este impuesto. B.2. Documentación de contenido económico B.2.I Relación de gastos (Ver Anexo C - Relación de Gastos) Se presentará una relación de gastos según el modelo establecido, en la cual se indique el importe total de la actividad por epígrafes de gasto aprobados. (Ver Anexo C - Relación de gastos) La relación de gastos deberá ser completada y presentada en formato Excel por el responsable de la entidad agrupadora, y en ella figurarán los documentos por orden cronológico, por cada tipo de gasto, según el orden aprobado en el Comunicado de Aprobación del Gasto. CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA PARTIPACIÓN AGRUPADA / 15

9 B.2.II Gastos y Pagos La justificación de la ayuda se realizará aportando siempre justificantes originales, salvo aquellas ayudas en las que se establezca la posibilidad de un procedimiento alternativo. Documentos de GASTO - Originales de los justificantes que soporten la realización efectiva del gasto, (facturas, nóminas, seguros sociales, contratos de alquiler, contratos de trabajo, de prestación de servicios, escrituras de constitución, etc.), así como documentación bancaria original de los pagos. Esta documentación se presentará ordenada por conceptos de gasto, acompañada de una relación de los justificantes, agrupados según el mismo criterio. - Se admitirán duplicados originales de los documentos de gastos o facturas, siempre y cuando se haya cumplimentado la declaración correspondiente en el Anexo B1 en el momento de la justificación, relacionando las facturas presentadas. - Se admitirán los documentos de gastos electrónicos o facturas electrónicas, siempre y cuando dichas facturas cumplan la normativa de la Directiva 115/2001, el Real Decreto 1496/2003, Real Decreto 87/2005, Orden Ministerial EHA/962/2007 y PRE/2971/2007. Estas facturas deberán haberse relacionado en la correspondiente declaración del Anexo B1 en el momento de la justificación. - Las facturas deben contener suficiente información de detalle que permita relacionarla con el gasto justificado. En aquellos casos en los que dicha información no sea suficiente, el gasto realizado habrá de detallarse por otros medios. - La justificación de gastos debe ser tal que haga posible, sencilla y transparente la demostración de los mismos, dejando para ello, una pista de auditoria sobre su justificación, contabilización y pago. - Las facturas justificativas de gastos incurridos en España presentadas por las entidades perceptoras habrán de incluir la siguiente información: Fecha de emisión de la factura Número de la factura Razón social y NIF del emisor y de la entidad beneficiaria Descripción de los bienes o gastos incurridos en la factura Importe unitarios por artículo/concepto de gasto. Detalle del IVA o del IRPF en su caso, etc. - Si las facturas están en idioma distinto del español, inglés, francés, italiano o portugués, deberá adjuntarse traducción de la descripción del servicio, suministro u otro tipo de gasto que corresponda. - Si las facturas corresponden a gastos incurridos en otro país, deberán ajustarse a los requisitos que exija la legislación de cada uno de ellos. - Sólo serán apoyables los gastos devengados dentro del periodo objeto de apoyo que conste en el Comunicado de Aprobación del Gasto. CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA PARTIPACIÓN AGRUPADA / 15

10 - En ningún caso serán apoyables en ningún programa de ayuda los siguientes tipos de gasto: Gastos financieros y fiscales. Multas, sanciones financieras y gastos de procedimiento legales. Los impuestos, tasas y sanciones, excepto el IVA o impuesto extranjero equivalente, que podrá ser objeto de apoyo en los casos en los que la entidad esté exenta de declaración de este impuesto y presente la documentación que evidencie este hecho, detallada en el apartado B.1. de este documento. - Los Gastos se referirán exclusivamente a los epígrafes aprobados en el Comunicado de Aprobación del Gasto. - Todos los justificantes originales presentados serán validados y estampillados a fin de dejar constancia de la ayuda a recibir, a efectos del control de la posible concurrencia de las mismas. Documentos de PAGO - Se presentarán adjuntos a cada documento de gasto su/s correspondiente/s documento/s de pago: Pago por medio de cheque bancario. Fotocopia del cheque y del extracto bancario donde figure el cargo del cheque. Pago por medio de transferencia. Copia de la transferencia y fotocopia del extracto bancario donde figure el cargo por la misma. Pago por medio de efectos (letras, pagarés, etc.). Copia de los efectos por medio de los cuales se realiza el pago, así como copia de los extractos bancarios donde figure su cargo. Otras formas de pago. Documentación soporte (contrato) justificativo de la forma de pago acordada, así como copia de los extractos bancarios donde figure el cargo por el pago. - En el caso de que exista un mismo documento de pago para varios documentos de gasto, éste se fotocopiará tantas veces como documentos de gasto a los que haga referencia, y se adjuntará a cada uno de los documentos de gasto una copia de dicho documento de pago. - No se admiten los pagos en efectivo, excepto para la compra de pequeño material, siempre con la acreditación de factura y/o recibí, y siempre que no se superen los 600 euros. Se recomienda que todos los pagos se efectúen mediante un medio bancario, cheque o preferiblemente transferencia bancaria. En caso de realizarse pagos en efectivo se deberá remitir un recibí sellado por el proveedor especificando el número de factura y la fecha en la cual el pago se ha hecho efectivo. - Los justificantes bancarios de pago deben coincidir exactamente con el importe de la factura, IVA incluido. En el caso de que el importe reflejado en el documento bancario no coincida con el importe del documento de gasto (pago agrupado), se deberá remitir un desglose de los pagos efectuados donde pueda identificarse el documento de gasto en cuestión. Dicho desglose deberá estar sellado por el banco (la suma del desglose bancario deberá coincidir con el importe reflejado en el pago agrupado). CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA PARTIPACIÓN AGRUPADA / 15

11 - Un gasto no será apoyable por ICEX si no ha sido efectivamente pagado. - Los pagos deben ser dinerarios. En el caso de que el pago se realice por compensación de deudas, deberá acreditarse el mismo mediante escrito del proveedor aceptando dicha forma de pago. Añadido a lo anterior, deberá presentarse cualquier otra documentación que les pueda ser solicitada por la firma auditora durante el proceso de revisión y que evidencie la realización, pago y contabilización de los diferentes gastos presentados. B.3. Justificación Técnica - Informe sobre la ejecución de la actividad objeto de la ayuda, de acuerdo con el Anexo D. - Relación de soportes del material de promoción, publicidad y acciones de promoción presentados, de acuerdo con el Anexo A.2. - Listado de empresas beneficiarias, de acuerdo con el Anexo A.4. Tal y como ya se ha apuntado, independientemente del plazo de justificación, este documento deberá remitirse, a través de la Oficina Virtual, en un plazo máximo de 10 días naturales tras la finalización de la actividad. - Ejemplares, tanto del material promocional y de las publicaciones en las que aparezcan las inserciones publicitarias, como de los vídeos, cuñas de radio o televisión o de otros soportes en los que se haya realizado campaña publicitaria. - Ejemplares de los catálogos, cd s o material promocional objeto de apoyo. - Si han participado en Ferias, deberán aportar foto o vídeo del frontis del stand donde se pueda ver la marca española, respetando lo dispuesto en el punto 5 del Programa de Participaciones Agrupadas 2014 respecto de la Decoración e Identificación del Pabellón Agrupado y de la Identificación de Fondos FEDER. El ICEX podrá recabar información adicional o efectuar verificaciones directas, cuando así lo requieran, a su juicio, la valoración de la actividad o la justificación del gasto. IMPORTANTE: o La inexistencia de soporte físico justificativo del gasto en los casos que los que éste deba aportarse supondrá la no aceptación del gasto justificado. o Todo el material de promoción, publicidad, inserciones en catálogos, fotografías, etc. debe ser adjuntado en la Oficina Virtual del ICEX en formato electrónico (.pdf,.jpg,.avi,.mpeg,.mp3, etc.). Además, deberán conservar ejemplares originales para que las firmas auditoras realicen las correspondientes comprobaciones y, en el caso de ser una ayuda revisada en ICEX, enviar dicho material junto al resto de documentación solicitada. NOTA: en el siguiente enlace podrá encontrar los Procedimientos para justificar las ayudas ICEX y accediendo a los Expedientes año 2014 podrá descárguese la Guía de justificación del material promocional. CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA PARTIPACIÓN AGRUPADA / 15

12 C. Conceptos apoyables y justificación Los conceptos de gasto susceptibles de recibir apoyo dentro del programa de Ferias de Participación Agrupada son los que se exponen a continuación. No obstante, el perceptor únicamente podrá recibir apoyo por aquellos conceptos de gasto que figuren en el comunicado de aprobación que se les remita y por las empresas que constan en la respectiva propuesta de gasto. - Alquiler del espacio. Además del gasto correspondiente al propio alquiler del espacio, se engloban dentro de este concepto otra serie de gastos que se consideran vinculados e inherentes al mismos, tales como: Cuotas de inscripción. Seguro obligatorio. Alquiler de almacenes. Tasa AUMA. Conexiones de suministros y consumo, aire comprimido. Limpieza Justificación: o Factura detallada de los servicios prestados. Si la factura no contiene detalle de dichos servicios, deberá adjuntarse presupuesto u otro documento equivalente donde figuren éstos debidamente desglosados. o Justificantes bancarios del pago realizado. Copia de la transferencia bancaria o del cheque emitido. En este último caso, será necesario aportar también el extracto bancario donde figure el cargo en cuenta de dicho cheque. - Decoración. Al igual que en alquileres, se considerarán incluidos en este concepto los siguientes gastos: Transporte de los materiales de decoración. Decoración de almacenes. Decoración floral. Mano de obra. Montaje y desmontaje del stand. Conexión a suministros y consumo Otros elementos decorativos. En el caso de una decoración diferenciada de una empresa, siempre y cuando esté aprobada por ICEX, se apoyará tan sólo por el valor por m2 de la decoración común. Justificación: o Factura detallada de los servicios prestados. Si la factura no contiene detalle de dichos servicios, deberá adjuntarse presupuesto u otro documento equivalente donde figuren los mismos debidamente desglosados. CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA PARTIPACIÓN AGRUPADA / 15

13 o Justificantes bancarios del pago realizado. Copia de la transferencia bancaria o del cheque emitido. En este último caso, será necesario aportar también el extracto bancario donde figure el cargo en cuenta de dicho cheque. - Transporte de mercancías. Se considerarán incluidos dentro de este epígrafe los siguientes gastos: Seguro de transporte. Transporte de material de promoción / catálogos (únicamente para la asociación). Transporte interno en España y en el país donde se celebre la feria. Gastos de manipulación en feria, aunque la mercancía no retorne. Gastos de almacenaje de embalajes. Justificación: o Factura detallada de los servicios prestados. Si la factura no contiene detalle de dichos servicios, deberá adjuntarse presupuesto u otro documento equivalente donde figuren los mismos debidamente desglosados. o Justificantes bancarios del pago realizado. Copia de la transferencia bancaria o del cheque emitido. En este último caso, será necesario aportar también el extracto bancario donde figure el cargo en cuenta de dicho cheque. Por el contrario, no se aceptarán los siguientes gastos: Sobrecarga de fuel. Aranceles e impuestos. Tasas de importación temporal / definitiva. Gastos de contratación de empresas o personal para embalar. El transporte se apoyará siempre que la mercancía retorne. Se exceptúan los casos en los que el valor de la mercancía a retornar no justifique el transporte de vuelta de la misma. - Otros gastos. Se podrán aprobar, al margen de los anteriores, aquellos gastos que se consideren necesarios para la realización de la actividad y en particular los siguientes: Servicios profesionales. Azafatas para el agrupador, intérpretes o traductores. Cualquier otro tipo de gasto deberá figurar expresamente en el comunicado de aprobación. Justificación: o Factura y/o recibo acreditativo del servicio realizado. En el caso del recibo (solo para personas físicas), debe figurar claramente identificados los datos personales de quien ha prestado el servicio. CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA PARTIPACIÓN AGRUPADA / 15

14 o Justificantes bancarios del pago realizado. Para importes no superiores a 600 euros y sobre todo para servicios prestados por personas físicas, se podrá admitir el pago en efectivo siempre y cuando se adjunte el recibí del proveedor correspondiente. Publicidad y material de difusión y promoción realizado para promocionar la participación, que deberá seguir las normas de patrocinio establecidas por ICEX. Justificación: o Factura detallada del servicio prestado. o Justificantes bancarios del pago realizado. o Originales del material promocional y/o publicidad realizada. Si de forma absolutamente excepcional, se admitiera otro tipo de gastos, éstos figurarán en el comunicado de aprobación. De no figurar, no se admitirá justificante alguno de los mismos. En determinados casos, se apoyará la participación con bolsas de viaje, cuya cuantía se fijará anualmente por el ICEX y puede aplicarse hasta el 100%. En la bolsa están incluidos: pasaje, alojamiento, traslados y gastos imprescindibles de viaje. Justificación Bolsas de viaje: o Billetes de avión (electrónicos y no electrónicos) Se presentarán las tarjetas de embarque originales de todo el trayecto realizado por el pasajero. En el caso de no disponer de la documentación anteriormente mencionada, se podrá presentar documentación alternativa para la justificación del viaje: a) Copia de la factura de la compra del billete junto con la reserva del plan de vuelo realizado, además de una copia de la factura nominativa emitida por el Hotel en el momento del check out que evidencie la realización efectiva del viaje a la ciudad de destino en las fechas en las que se realice la actividad. b) En el caso de que la compra de los billetes fuese realizada por Internet y no se dispusiera de factura, se presentarán las reservas/confirmaciones de los billetes junto con la copia de la factura nominativa emitida por el Hotel en el momento del check out que evidencie la realización efectiva del viaje a la ciudad de destino en las fechas en las que se realice la actividad. c) Presentación de visados que justifiquen la entrada y salida del país o países donde se realice la actividad en las fechas de celebración de ésta. Para la justificación de la Bolsa de Viaje, será obligatorio cumplimentar el apartado correspondiente a la Declaración de Representación, de acuerdo con el Anexo B1: Declaraciones responsables y autorizaciones. Asimismo, sólo se admitirán gastos de aquellas empresas que figuran en el Anexo A.4. CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA PARTIPACIÓN AGRUPADA / 15

15 D. Pago de la ayuda Al objeto de agilizar el pago efectivo de la ayuda, las empresas/asociaciones perceptoras de ayudas deberán remitir a ICEX certificación emitida por la Entidad Financiera con la que operen, de sus datos bancarios, de acuerdo al modelo establecido (Anexo E) NOTA INFORMATIVA A efectos meramente informativos y siguiendo las directrices emanadas del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la de 8 de diciembre de 2006, vigente para el periodo operativo , relativos a las actividades de información y publicidad que deben llevar a cabo los Estados miembros en relación con las intervenciones de los Fondos Estructurales, se hace constar que la actividad descrita en este comunicado puede ser susceptible de ser financiada por la Unión Europea a través de los Fondos Europeos de Desarrollo Regional (FEDER), de las que ICEX, España Exportación e Inversiones es órgano ejecutor. En aquellos casos en los que esta Asociación no sea la beneficiaria final de la ayuda ICEX, y por lo tanto lo sean las empresas participantes en esta actividad, y asimismo ésta sea cofinanciada con Fondos Comunitarios, la aceptación por parte de las mismas, implica la aceptación de su inclusión en la lista de beneficiarios publicada de conformidad con el art. 7, apartado 2, letra d) del Reglamento indicado anteriormente. En ningún caso, la existencia de financiación por parte del programa FEDER supondrá ayuda adicional para las empresas beneficiarias. DADA LA REVISIÓN PERMANENTE QUE SE REALIZA DE ESTOS CRITERIOS, LES RECOMENDAMOS LA IMPRESIÓN DE ESTE MANUAL EN LA FECHA DE VENCIMIENTO DEL PLAZO DE JUSTIFICACIÓN AL OBJETO DE QUE RECOJA TODAS LAS NOVEDADES INTRODUCIDAS. CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA PARTIPACIÓN AGRUPADA / 15