Ciudad. Con toda atención, nos permitimos dar respuesta a las siguientes observaciones presentadas vía correo electrónico.

Transcripción

1 Señoras DIANA CAROLINA CLAVIJO Ejecutiva de Cuenta EXPRESO VIAJES Y TURISMO dcclavijo@expresoviajes.com Ciudad LEYDY CONSTANZA FONSECA SEGURA Profesional en Licitaciones AVIATUR leydy.fonseca@aviatur.com Ciudad GISELLE MOGOLLÓN Profesional en Licitaciones AVIATUR giselle.mollogon@aviatur.com Ciudad MARIA EUGENIA GUTIERREZ Directora Comercial RECIO TURISMO mariaeugenia@recioturismo.com Ciudad A QUIEN LE INTERESE Referencia: Respuesta observaciones al Pliego de Condiciones de la Invitación Pública No. 01 de 2014, cuyo objeto consiste en: Prestar el servicio de gestión y suministro de transporte aéreo y terrestre en rutas nacionales e internacionales, el servicio de alojamiento y complementarios para los funcionarios, contratistas, estudiantes y demás que sean requeridos para el desarrollo de las funciones y actividades propias de la Universidad del Atlántico. Respetadas Señoras: Con toda atención, nos permitimos dar respuesta a las siguientes observaciones presentadas vía correo electrónico. OBSERVACIONES FORMULADAS POR LA FIRMA EXPRESO VIAJES Y TURISMO. Primera observación: C. No cobro de penalidad por devolución de tiquetes. MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS: EL PROPONENTE que ofrezca aceptar la devolución de los tiquetes no utilizados, total o parcialmente, es decir todos los cupones de vuelo o parte de ellos, ya sea en rutas nacionales o internacionales, sin ningún costo o penalidad para La Universidad obtendrá diez (10) puntos. Quien no lo ofrezca obtendrá cero (0) puntos. D. No cobro de penalidad por cambio de reserva. MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS: EL PROPONENTE que ofrezca aceptar el cambio de las reservas, sin ningún costo o penalidad para La Universidad obtendrá diez (10) puntos. Quien no lo ofrezca obtendrá cero (0) puntos.

2 E. No cobro por revisado de tiquetes. MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS: EL PROPONENTE que ofrezca realizar el revisado de tiquetes, sin ningún costo o penalidad para La Universidad obtendrá diez (10) puntos. Quien no lo ofrezca obtendrá cero (0) puntos. Respetuosamente solicitamos retirar el pliego de condiciones este ítem, teniendo en cuenta que las penalidades son un dinero que le ingresa directamente a la aerolínea y todas las agencias de viaje sin excepción actuamos como intermediarios ante ellas. Para que no se genere penalidad alguna, la modificación se debe realizar antes de ser emitido el tiquete o el mismo día de su emisión. En virtud de lo anterior solicitamos se ajuste el pliego de condiciones en cuanto a lo mencionado, cabe anotar que todos los cambios que se generen después de elaborar un tiquete son sujetos a revisión de las aerolíneas y cobro de las mismas, y de la única forma que esto no genera pago es cuando las tarifas que se emitan sean tarifas plenas, es decir las tarifas más costosas, estas son las que no generan cobros, por tal motivo no podría ser sujetas de licitación por ningún pliego ya que sabemos el estado contrata con quien le oferte más económico por tal motivo solicitamos sea estudiado este ítem. Por otro lado, los tiquetes internaciones en la tarifa más económica siempre genera penalidad lo cual general una pérdida considerable al contratista. Para la Universidad del Atlántico es importante que las devoluciones de los tiquetes, los cambios de reserva y el revisado de los mismos no le generen penalidades que impliquen costos económicos que puedan afectar la ejecución del contrato, en tanto se van a ver disminuidos la cantidad de tiquetes a adquirir, por el pago de las mismas. Además, la obtención del beneficio en alusión a favor de la Universidad reflejaría un manejo más eficiente de los recursos públicos. Por otro lado es necesario resaltar que el oferente que no esté en capacidad de proponer el no cobro de la penalidad por devolución de tiquetes, por cambio de reserva, y revisado de tiquetes será calificado con cero (0) puntos sin que por este factor incurra en causal de rechazo de la oferta. Por lo anterior la Universidad no acoge la observación y se mantiene en el criterio de calificación establecido en el numeral del Pliego de Condiciones. Segunda observación: De acuerdo a los informes generados por los anteriores contratistas por favor nos indican el porcentaje aproximado de los tiquetes nacionales, el porcentaje de tiquetes internacionales y porcentaje de tiquetes terrestres. Nos permitimos informar un dato estadístico referente a la compra de tiquetes aéreos nacionales e internaciones, así como transporte terrestre entre el 22 de agosto y el 31 de diciembre de 2013.

3 CONCEPTO CANTIDADES PORCENTAJES Compra total de pasajes % Tiquetes terrestres 43 9% Tiquetes Aéreos Nacionales % Tiquetes aéreos Internacionales 80 17% Tercera observación: Descuentos en las tarifas básicas de pasajes nacionales e internacionales. MÁXIMO 10 PUNTOS. Actualmente varias agencias pequeñas o microempresas están ofreciendo descuentos desbordados, con la seguridad que en la ejecución declaran un desequilibrio económico, o en el peor de los casos facturan valores más altos de los reales ya que la entidad no tiene como comprobar su veracidad. Por lo anteriormente expuesto y debido a experiencias irrepetibles en las Entidades están contemplando la media aritmética para esta clase de descuentos es decir: Se otorgará una calificación máxima de 150 puntos a la propuesta que presente el descuento sobre tarifa neta de pasajes más cercano por debajo del valor de la media aritmética. Para el cálculo de la media aritmética se aplicará la siguiente formula: Media aritmética de las Ofertas: Sumatoria V ir Ofertas Cantidad de Ofertas Para las propuestas que oferten un porcentaje por encima de la media aritmética se les asignará cero (0) puntos y para las demás propuestas tendrán como puntaje el cálculo proporcionalmente aplicando una regla de tres simple directa. La media aritmética se utiliza para calificar con mayor puntaje a aquella propuesta que se más se acerque al valor del mercado, de manera que se democratice la participación en el proceso, ya que se evita la centralización de la contratación dejando sin posibilidad al resto de oferentes. Teniendo en cuenta las diferentes observaciones presentadas por los posibles proponentes en cuanto a las fórmulas de calificación, la Universidad ha considerado modificar las formulas en cuestión, lo cual se efectuará mediante adenda. Cuarta observación:

4 Para dar cumplimiento al objeto del presente proceso y a la vez dar mayor cobertura y disponibilidad de cupos en las rutas exigidas por la entidad solicitamos respetuosamente que se exija en el pliego: Se deben presentar certificaciones expedidas por las aerolíneas nacionales que se relacionan a continuación en la que conste que el oferente mantiene un convenio comercial con la aerolínea. - Certificación de AEROREPUBLICA COPA AIRLINES. - Certificación de AIRES LAN. - Certificación de AVANCA. - Certificación de SATENA. - Certificación de EASY FLY. - Certificación de ADA. - Viva Colombia. Se acoge la observación, por ende se incluyó en el Pliego de Condiciones Definitivo de la siguiente manera: CERTIFICACIONES CONVENIOS VIGENTES AEROLINEAS: El Proponente debe presentar certificaciones expedida por las aerolíneas que operan dentro del país, en las cuales conste que el oferente mantiene actualmente un convenio o relación comercial con ellas Quinta observación: m) Personal asignado: Disponer de una (1) persona durante toda la ejecución del presente contrato para la atención de funcionarios, contratistas y estudiantes de la Universidad dentro del horario comprendido entre las 8:00 a.m. y las 6:00 p.m. de lunes a viernes (días hábiles), en las instalaciones de la Universidad del Atlántico. Los inplan o personas dentro de las instalaciones de la entidad son para contratos mayores de 2 mil millones anuales ya que arroja un promedio de expedición diaria de 10 o más millones, de lo contrario indudablemente sería un gasto operacional innecesario. La Universidad del Atlántico en cumplimiento de sus funciones, a través de las diferentes unidades académicas y administrativas lleva a cabo la formación de profesionales integrales e investigadores; y la búsqueda constante de la excelencia académica para proporcionar desarrollo humano, sostenibilidad ambiental y avance de las ciencias, la tecnología, la innovación y las artes tanto en la región Caribe Colombiana, como en el resto del país. De acuerdo con lo anterior, los empleados, docentes, estudiantes, contratistas y otras personas como docentes invitados e investigadores, deben desplazarse constantemente tanto al interior como al exterior del país para dar cumplimiento a los compromisos tanto administrativos como

5 académicos (asistencia a reuniones, debates, charlas, seminarios, ponencias, talleres, cursos, competencias deportivas, entre otros). En este sentido, el transporte aéreo, terrestre y el hospedaje constituyen unos de los servicios de mayor consumo al interior de la Institución, en atención a los compromisos y a la población universitaria susceptible a la utilización de los mismos. En este orden de ideas, la Universidad del Atlántico debe garantizar los medios para el traslado oportuno tanto al interior como al exterior del país, de sus empleados, docentes, estudiantes, contratistas y entre otros, quienes en representación de la Universidad deben atender los diferentes temas inherentes a la Misión de la misma. Así pues, y teniendo en cuenta que la ejecución del contrato a suscribir es continua diariamente, la Universidad requiere contar con una persona durante toda la ejecución del presente contrato para la atención de funcionarios, contratistas y estudiantes de la Universidad dentro del horario comprendido entre las 8:00 a.m. y las 6:00 p.m. de lunes a viernes (días hábiles), en las instalaciones de la Universidad del Atlántico Por lo anterior la Universidad no acoge la observación y se mantiene en el criterio de calificación establecido en los requerimientos técnicos mínimos. Sexta observación: Las normas técnicas sectoriales expedidas por la Unidad Sectorial de Normalización para el Subsector de Agencias de Viajes USNAV, quien es una entidad reconocida por el Organismo Nacional de Normalización, que tiene como función la preparación de normas técnicas propias del subsector de agencias de viajes, tiene como base entre otros a: la Ley 300 de 1996 (Ley general de turismo), los decretos 53 del 18 de enero de 2002, 502 del 28 de febrero de 1997 del Ministerio de Desarrollo Económico. Así mismo es importante aclarar que dichas normas cuentan con la posibilidad de ser sometidas al proceso de adopción y publicación por parte de la Norma Técnica Colombiana o Guía técnica Colombiana. Adicionalmente se recuerda que es obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas dar cumplimiento a lo establecido en la Ley para el normal ejercicio de sus funciones. Por lo expuesto anteriormente, sugerimos a la entidad que considere la posibilidad de solicitar a los proponentes mediante certificación expedida por las Empresas certificadoras autorizadas por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en el país como el ICONTEC las siguientes normas- Norma técnica sectorial NTS-AV Reservas en agencias de viajes. Norma técnica sectorial NTS-AV Atención al cliente en agencias de viajes. Norma técnica sectorial NTS-AV Infraestructura en agencias de viajes.

6 Norma técnica sectorial NTS-AV norma de competencia laboral Asesoría y venta de servicios y paquetes turísticos satisfaciendo las necesidades del cliente y contribuyendo a los rendimientos esperados por la empresa. Teniendo en cuenta las diferentes observaciones presentadas por los posibles proponentes en cuanto al requerimiento de las normas técnicas sectoriales, la Universidad ha considerado incluir este requisito, lo cual se efectuará mediante adenda. Séptima observación: La Universidad pagará al Contratista una vez se encuentre aprobado el P.A.C. (Programa anual menzualizado de Caja), el valor de los servicios objeto del contrato, en mensualidades vencidas o fracción de tiempo por servicios prestados. Dichos pagos se efectuarán dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de radicación en el Departamento de Gestión Financiera del Acta de recibo a satisfacción por parte del Supervisor del Contrato y la correspondiente factura, previa presentación la certificación del pago de seguridad social y parafiscales por parte del Contratista. Las agencias de viajes semanalmente tiene que pagar el BSP es decir que debe pagar una cuantía de $ aproximadamente cada 8 días por los tiquetes expedidos, solicitamos de manera atenta que se contemple un pago dentro de los 15 días siguientes a la presentación de la facturas y así evitar traumatismos en la expedición de tiquetes ya que si no se cumplen con estos tiempos el BSP puede suspender la emisión de los tiquetes con las diferentes aerolíneas. Se sabe que la entidad a [sic] maneja [sic] por años esta forma de pago pero actualmente bajo reformas y cambios financieros es totalmente diferente, resaltando que la naturaleza del presente proceso no es igual a otros servicios por los cuales se puede pagar a los 30 días hábiles siguientes a la presentación de las facturas que finalmente terminan siendo a los 65 días. El Oferente Adjudicatario debe poseer la capacidad económica para ejecutar el contrato y cumplir con el suministro de tiquetes, de conformidad con el capital solicitado en los pliegos de condiciones como requisito mínimo habilitante, lo cual indica la solvencia y respaldo económico suficiente que deben ostentar las agencias de viaje como intermediarias frente a las aerolíneas, para brindar sostenibilidad del contrato. Igualmente, la forma de pago estipulada en los pliegos de condiciones reza que Dichos pagos se efectuarán dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de radicación en el Departamento de Gestión Financiera del Acta de recibo a satisfacción por parte del Supervisor del Contrato y la correspondiente factura, previa presentación la certificación del pago de seguridad social y parafiscales por parte del Contratista, entendiéndose que el pago de las facturas que

7 sean periódicamente presentadas por el Adjudicatario, se realizará de forma eficiente sin estar sujeto a fechas determinadas que puedan generar demoras en dichos pagos. Igualmente, es importante precisar que de acuerdo con las políticas internas de la Universidad y los diferentes trámites que deben surtir las facturas al interior de la Institución para efectuar el pago, treinta (días) hábiles son considerados por la Universidad necesarios y adecuados. Por lo anterior la Universidad no acoge la observación y mantiene la forma de pago establecida en el numeral 1.7 del pliego de condiciones. Octava observación: De acuerdo a la experiencia del anterior contrato por favor nos indican cada cuantos días se radican las facturas y desde ese momento cuánto tarda la entidad en pagarlas. La Universidad del Atlántico no establece términos o plazos para remitir las correspondientes facturas; ante lo cual podrá acordarse con el Supervisor del Contrato a suscribir cortes o plazos que beneficien al Contratista y a la Universidad (Ejemplo: cada 15 días, o dos veces por mes). Novena observación: N Actividades de agencias de viajes De manera respetuosa solicitamos que la entidad adicione la clasificación 5111 y 5122 ya que es consecuente con el objeto del proceso y según las especificaciones técnicas aplica al presen proceso. Se acoge la observación, por ende se incluyó en el Pliego de Condiciones Definitivo. OBSERVACIONES FORMULADAS POR LA FIRMA AVIATUR. Primera observación: COMPONENTE ECONÓMICO La UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICO solicita en los proyectos de Pliegos de Condiciones CALIFICACIÓN FACTOR PRECIO. Para efectos de la aplicación del factor de Precio se han establecido los siguientes puntajes de asignación de calificación: A. Beneficios por volumen de compra. MÁXIMO VEINTE (20) PUNTOS:

8 EL PROPONENTE que ofrezca el mayor porcentaje en beneficios por volumen de compra representado en tiquetes, obtendrá veinte (20) puntos, los demás obtendrán puntaje en forma proporcional descendente, de acuerdo con la siguiente formula: X= (%PROPUESTA N) x 20 Mayor %Beneficio Ofrecido. N= Porcentaje ofertado por cada uno de LOS PROPONENTES. NOTA: EL PROPONENTE deberá tener en cuenta: a. Cada uno de los pasajes obtenidos por concepto del beneficio ofrecido, debe incluir el trayecto ida y regreso. b. Los pasajes obtenidos por concepto del beneficio ofrecido serán utilizados por La Universidad en cualquier momento sin límite de reservas; es decir, La Universidad solicitará los pasajes de acuerdo a las necesidades del servicio. c. Los pasajes obtenidos por concepto del beneficio ofrecido podrán tener cualquier destino nacional e internacional en clase económica y deberán ser ofrecidos en todas las aerolíneas comerciales sin excepción alguna. El margen de comisión no permite el otorgamiento de beneficios por volumen de compra. Respetuosamente solicitamos que hagan una modificación en los pliegos definitivos de condiciones y no se exija como valor de evaluación dado que esto representa un desequilibrio económico para la agencia de viajes. B. Descuentos en tarifas básicas de pasajes nacionales e internacionales. MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS: Descuento en tarifas básica de pasajes nacionales. MÁXIMO CINCO (5) PUNTOS: EL PROPONENTE que ofrezca el mayor descuento en la tarifa básica de pasajes nacionales obtendrá cinco (5) puntos, los demás obtendrán puntaje en forma proporcional descendente, de acuerdo con la siguiente formula: X= (%OFERTA N) x 5 Mayor % en descuentos nacionales ofrecido N= porcentaje ofertado por cada uno de LOS PROPONENTES. Descuento en tarifa básica de pasajes internacionales. MÁXIMO CINCO (5) PUNTOS: EL PROPONENTE que ofrezca el mayor descuento en tarifa básica de pasajes internacionales obtendrá cinco (5) puntos, los demás obtendrán puntaje en forma proporcional descendente, de acuerdo con la siguiente formula: X= (%OFERTA N) x 5 Mayor % en descuentos internacionales ofrecido

9 N= porcentaje ofertado por cada uno de LOS PROPONENTES. Solicitamos respetuosamente a la Universidad del Atlántico revisar los CALIFICACIÓN FACTOR PRECIO y asignación de puntaje, por cuanto las condiciones propuestas de otorgar puntajes sobre descuentos, beneficios por volumen de venta de pasajes aéreos, son absolutamente onerosos para la agencia, lo cual puede generar un grave desequilibrio económico para la agencia de viajes que llegara a aceptar tales ítems. Es claro que en los procesos donde se califica el más alto puntaje al mayor descuento se presentan muy pocos oferentes debido a que conocemos los ofrecimientos desproporcionados de algunos competidores y a los que no podemos llegar las demás compañías, lo cual no garantizaría la pluralidad de oferentes en el proceso. Por esta razón, respetuosamente solicitamos a la entidad sean modificado la forma de calificación para lo cual sugerimos la MEDIA ARITMÉTICA o que los mismo sean modificados por otro tipo de factores importantes para la entidad, como no tener sanciones de aerolíneas, oficinas disponibles en aeropuertos y cobertura a nivel nacional, servicio de call center las 24 horas los 365 días al año, atención personalizada, etc. Al utilizar un método de calificación de la media aritmética, se tiene en cuenta el promedio que ésta dispuesto a ofrecer el mercado y no el que está dispuesto a ofrecer un solo proponente, además de que la entidad continúa percibiendo el beneficio correspondiente al ofrecimiento de descuento. Para efectos de la calificación con éste método, se determina la media aritmética con los descuentos ofrecidos por los proponentes admisibles. El máximo puntaje se otorga a la oferta cuyo porcentaje de descuento en primera instancia, sea igual al porcentaje de ofrecimiento de la media aritmética, o en segunda instancia, a la oferta cuyo ofrecimiento esté más cerca por debajo de la media aritmética y no se le otorga puntaje a los proponentes cuyas ofertas se encuentran por encima de la media. Teniendo en cuenta las diferentes observaciones presentadas por los posibles proponentes en cuanto a las fórmulas de calificación, la Universidad ha considerado modificar las formulas en cuestión, lo cual se efectuará mediante adenda. Segunda observación: No cobro de penalidad por devolución de tiquetes. MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS: EL PROPONENTE que ofrezca aceptar la devolución de los tiquetes no utilizados, total o parcialmente, es decir todos los cupones de vuelo o parte de ellos, ya sea en rutas nacionales o internacionales, sin ningún costo o penalidad para La Universidad obtendrá diez (10) puntos. Quien no lo ofrezca obtendrá cero (0) puntos. D. No cobro de penalidad por cambio de reserva. MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS:

10 EL PROPONENTE que ofrezca aceptar el cambio de las reservas, sin ningún costo o penalidad para La Universidad obtendrá diez (10) puntos. Quien no lo ofrezca obtendrá cero (0) puntos. E. No cobro por revisado de tiquetes. MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS: EL PROPONENTE que ofrezca realizar el revisado de tiquetes, sin ningún costo o penalidad para La Universidad obtendrá diez (10) puntos. Quien no lo ofrezca obtendrá cero (0) puntos. Es importante aclarar que las anulaciones de tiquetes sólo se puede realizar el mismo día de su expedición hasta las 17:00 horas, de acuerdo a las políticas de las aerolíneas. Dichos cobros son efectuados directamente por la aerolínea, de acuerdo con su política tarifaria. Los tiquetes devueltos por la entidad se utilizaran en parte de pago de próximos tiquetes a solicitar por la entidad contratante, los costos que se generen por esta revisión deben ser asumidos en su totalidad por la entidad. Las penalidades, quien las cobra son las aerolíneas y no las agencias de viajes, de tal manera que la devolución de tiquetes están sujetas a las políticas de cada una de ellas en cuanto a cambios de nombre, cambios de itinerario, rembolsos, etc. La aceptación de estos ítems de calificación y puntuación, generaría un grave desequilibrio económico para las agencias que acepten estos criterios de evaluación, respetuosamente solicitamos a la entidad se eliminado dicho ítem. Para la Universidad del Atlántico es importante que las devoluciones de los tiquetes, los cambios de reserva y el revisado de los mismos no le generen penalidades que impliquen costos económicos que puedan afectar la ejecución del contrato, en tanto se van a ver disminuidos la cantidad de tiquetes a adquirir, por el pago de las mismas. Además, la obtención del beneficio en alusión a favor de la Universidad reflejaría un manejo más eficiente de los recursos públicos. Por otro lado es necesario resaltar que el oferente que no esté en capacidad de proponer el no cobro de la penalidad por devolución de tiquetes, por cambio de reserva, y revisado de tiquetes será calificado con cero (0) puntos sin que por este factor incurra en causal de rechazo de la oferta. Por lo anterior la Universidad no acoge la observación y se mantiene en el criterio de calificación establecido en el numeral del Pliego de Condiciones. Tercera observación: E. Traslados mensuales aeropuerto hotel gratuitos. MÁXIMO CINCO (5) PUNTOS: EL PROPONENTE que ofrezca traslados gratuitos aeropuerto - hotel, obtendrá un (1) punto por cada cinco (5) traslados mensuales propuestos. Para este puntaje aplica la tabla prevista en el Anexo No. 4.

11 Los ingresos que reciben las Agencias de Viajes hoy en día, no permite asumir los costos por traslados, lo cual generaría un grave desequilibrio económico para la misma. De acuerdo a la regulación de la aeronáutica civil en su relación de septiembre 1 de 2006, las Agencias de Viajes perciben un 1% de comisión sobre el valor neto de las tarifas, es decir sin impuestos, tasas o contribuciones y una tarifa administrativa la cual está prohibida por la misma resolución ceder en parte o totalmente. Por lo anterior solicitamos respetuosamente retirar este ítem de calificación de los pliegos, o modificarlos para lo cual proponemos se califique la atención a través de un call center propio, oficinas propias en los aeropuertos nacionales. Para la Universidad del Atlántico es importante que los posibles proponentes otorguen gratuitamente algunos traslados aeropuerto-hotel, de manera tal que pueda economizarse algunos costos de lo contrario se puedan afectar la ejecución del contrato, en tanto se van a ver disminuidos la cantidad de tiquetes a adquirir, por el pago de dichos traslados. Además, la obtención del beneficio en alusión a favor de la Universidad reflejaría un manejo más eficiente de los recursos públicos. Por otro lado es necesario resaltar que el oferente que no esté en capacidad de proponer traslados mensuales aeropuerto hotel gratuitamente será calificado con cero (0) puntos sin que por este factor incurra en causal de rechazo de la oferta. Por lo anterior la Universidad no acoge la observación y se mantiene en el criterio de calificación establecido en el numeral del Pliego de Condiciones. Cuarta observación: CALIFICACIÓN FACTOR CALIDAD. Para efectos de la aplicación de los factores de Calidad se han establecido los siguientes puntajes de asignación de calificación: Servicios adicionales. MÁXIMO TREINTA (30) PUNTOS: EL PROPONENTE que ofrezca tiquetes en clase ejecutiva con tarifa económica para vuelos nacionales de la Rectora o quien haga sus veces, de los Vicerrectores y Decanos, obtendrá un (1) punto por cada cinco (5) tiquetes propuestos con este beneficio. Para este puntaje aplica la tabla prevista en el Anexo No. 3. El margen de comisión no permite el otorgamiento de tiquetes de cortesía. Respetuosamente solicitamos se haga una modificación en los pliegos definitivos de condiciones y no se exija como factor de evaluación dado que esto representa un desequilibrio económico para la agencia de viajes.

12 Asumir el pago por exceso de equipaje. EL PROPONENTE que ofrezca asumir el pago por el exceso de equipaje hasta 20 kilos adicionales a los permitidos obtendrá cinco (5) puntos. Quien no lo ofrezca obtendrá cero (0) puntos. Informamos que este es un cobro que efectúa directamente la aerolínea, sobre el cual la agencia no tiene injerencia alguna. Por tal motivo respetuosamente solicitamos se haga una modificación en los pliegos de condiciones, y no se exija como factor de evaluación dado que esto representa un desequilibrio económico para la agencia de viajes. EL PROPONENTE que ofrezca el mayor número de oficinas o centros de atención en Aeropuertos Internacionales obtendrá diez (10) puntos. los demás obtendrán puntaje en forma proporcional descendente, de acuerdo con la siguiente formula: X= (#PROPUESTA N) x 10 Mayor # Oficinas o Centros de Servicio Internacionales Ofrecido. N= Numero ofertado por cada uno de LOS PROPONENTES. NOTA: EL PROPONENTE deberá aportar las certificaciones, los documentos o acuerdos de servicio que acrediten legalmente la existencia de las oficinas o centros de servicio ofrecidos. Solicitamos respetuosamente a la entidad modificar el ítem de CALIDAD SERVICIOS ADICIONALES Oficinas o centros de servicios en aeropuertos internacionales, para lo cual le sugerimos que la AGENCIA DE VIAJES Y TURISMO por medio de acuerdos, convenio de cooperación sea miembro o pertenezca a redes INTERNACIONALES, que no se cierre el requerimiento a solo a oficinas o centros de servicio en los aeropuertos internacionales. Para la Universidad del Atlántico es importante que los posibles proponentes oferten los ítems establecidos en el Calificación Factor Calidad, de manera tal que pueda obtener beneficios económicos en la ejecución del contrato, teniendo en cuenta adicionalmente que los costos de los tiquetes nacionales e internaciones se encuentran regulados por la Aeronáutica Civil y la IATA, respectivamente. La obtención de los beneficios en alusión a favor de la Universidad reflejaría un manejo más eficiente de los recursos públicos. Por otro lado es necesario resaltar que el oferente que no esté en capacidad de proponer los ítems de calificación del factor Calidad será calificado con cero (0) puntos sin que por este factor incurra en causal de rechazo de la oferta. Igualmente, para la Universidad del Atlántico es de gran importancia obtener el ofrecimiento de un mayor número de oficinas o centros de atención en aeropuertos nacionales / internacionales, en la medida en que se está garantizando mayor infraestructura y disponibilidad de personal a cargo, para atender los requerimientos que se susciten con ocasión del desarrollo del contrato cuando los

13 funcionarios, estudiantes, docentes, contratistas y otros de la Universidad que se desplacen a los diferentes destinos, generando mayor agilidad en los procesos y calidad en el servicio. Por otro lado, el presente criterio es de calificación, por lo que el proponente que no esté en capacidad de ofrecer un número de oficinas o centros de atención en aeropuertos nacionales / internacionales, será calificado con cero (0) puntos, y los Proponentes que realicen ofrecimientos al respecto se calificaran de conformidad con la fórmula propuesta. El no presentar un ofrecimiento en el presente factor no se incurra en causal de rechazo de la oferta. Por lo anterior la Universidad no acoge la observación y se mantiene en el criterio de calificación establecido en el numeral del Pliego de Condiciones. Quinta observación: 1.7 FORMA DE PAGO: La Universidad pagará al Contratista una vez se encuentre aprobado el P.A.C. (Programa anual menzualizado de Caja), el valor de los servicios objeto del contrato, en mensualidades vencidas o fracción de tiempo por servicios prestados. Dichos pagos se efectuarán dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de radicación en el Departamento de Gestión Financiera del Acta de recibo a satisfacción por parte del Supervisor del Contrato y la correspondiente factura, previa presentación la certificación del pago de seguridad social y parafiscales por parte del Contratista. Por lo anterior es importante aclarar que las agencias de viajes tenemos que cancelar los reportes a las aerolíneas cada 8 días, y el lapso de tiempo establecido para los pagos llegaría a los 40 días, por tal razón solicitamos respetuosamente a la entidad que los pagos sean realizados en un tiempo mayor a 15 días.. El Oferente Adjudicatario debe poseer la capacidad económica para ejecutar el contrato y cumplir con el suministro de tiquetes, de conformidad con el capital solicitado en los pliegos de condiciones como requisito mínimo habilitante, lo cual indica la solvencia y respaldo económico suficiente que deben ostentar las agencias de viaje como intermediarias frente a las aerolíneas, para brindar sostenibilidad del contrato. Igualmente, la forma de pago estipulada en los pliegos de condiciones reza que Dichos pagos se efectuarán dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de radicación en el Departamento de Gestión Financiera del Acta de recibo a satisfacción por parte del Supervisor del Contrato y la correspondiente factura, previa presentación la certificación del pago de seguridad social y parafiscales por parte del Contratista, entendiéndose que el pago de las facturas que sean periódicamente presentadas por el Adjudicatario, se realizará de forma eficiente sin estar sujeto a fechas determinadas que puedan generar demoras en dichos pagos. Igualmente, es importante precisar que de acuerdo con las políticas internas de la Universidad y los diferentes trámites que deben surtir las facturas al interior de la Institución para efectuar el pago, treinta (días) hábiles son considerados por la Universidad necesarios y adecuados.

14 Por lo anterior la Universidad no acoge la observación y mantiene la forma de pago establecida en el numeral 1.7 del pliego de condiciones. OBSERVACIONES FORMULADAS POR LA FIRMA RECIO TURISMO. Primera observación: Queremos sugerirles que pidan las Normas Sectoriales AV 01 AV 02 AV 03, ya que estas normas garantizan el buen servicio y manejo del presupuesto de las empresas. Esta norma hace referencia al servicio al cliente, manejo de reservas y la infraestructura de la agencia de viajes puntos muy importantes para garantizar el buen desarrollo del contrato. Teniendo en cuenta las diferentes observaciones presentadas por los posibles proponentes en cuanto al requerimiento de las normas técnicas sectoriales, la Universidad ha considerado incluir este requisito, lo cual se efectuará mediante adenda. Segunda observación: Recordamos solicitar más de una experiencia en contratos de la misma modalidad que asumen el valor del presupuesto. Esto con el fin de GARANTIZAR que las agencias que van a participar tengan experiencia en manejo de montos tan altos como el de ustedes. El numeral 6.4 del Pliego de Condiciones establece los requerimientos referente a la experiencia del proponente, tanto probable como acreditada en los siguientes términos EXPERIENCIA DEL PROPONENTE EXPERIENCIA PROBABLE. Teniendo en cuenta que esta experiencia es la derivada del tiempo en que el proponente ha podido ejercer su actividad y que la misma se verifica con la información que consta en el RUP, será necesario que los proponentes personas naturales o jurídicas, acrediten como requisito habilitante diez (10) años de experiencia como proveedor y/o Consultor. Si la propuesta es presentada por un consorcio o unión temporal, la experiencia habilitante será la sumatoria de las experiencias de los integrantes que la tenga, de manera proporcional a su participación en el mismo EXPERIENCIA ACREDITADA. Siendo esta la experiencia con la que cuenta el proponente y que se relaciona directamente con el objeto del proceso de Invitación el oferente acreditará la

15 experiencia, para lo cual anexará como requisito habilitante a su Oferta, las certificaciones que se relacionan a continuación, las cuales contendrán como mínimo la siguiente información. Cantidad de Contratos Certificados Objeto del contrato certificado Valor del contrato certificado Fecha de inicio del contrato certificado Uno (1) Objeto o actividades relacionadas con el servicio de transporte aéreo y terrestre. Igual o superior a 900 SMMLV incluidos costos indirectos e IVA. Si el contrato certificado está en ejecución al momento de presentar la oferta, éste deberá tener una ejecución financiera mínima del 50% del valor del mismo. Debe ser posterior al 1º de enero de 2008 (indicar por lo menos el año) y si el contrato certificado está en ejecución al momento de presentar la oferta, éste deberá tener una ejecución en plazo mínima del 50% sobre el tiempo total pactado. Para determinar el valor de las certificaciones se tendrá en cuenta la siguiente tabla: Año SMMLV 2008 $ , $ , $ , $ , $ , $ ,00 Además de los anteriores requisitos, todas las certificaciones de experiencia contarán con la siguiente información: - Nombre o razón social del contratante. - Nombre o razón social del contratista. - La certificación estará suscrita por la persona facultada para expedir dicho documento. En caso de que la certificación sea expedida a un consorcio o unión temporal, en la misma debe identificarse el porcentaje de participación de cada uno de sus integrantes y la experiencia se aceptará siempre y cuando el porcentaje de participación del proponente en el mismo hubiere sido igual o superior a 50%. Si la certificación incluye varios contratos, se identificará en forma precisa si son contratos adicionales al principal o son contratos nuevos, indicando en cada uno de ellos sus plazos, valor y calificación bien sea individual o general. El proponente podrá anexar más contratos certificados de los mínimos solicitados por ítem, sin embargo, para evaluar las certificaciones que acrediten la experiencia mínima requerida, se verificará el cumplimiento de la información solicitada de los tres (3) primeros certificados aportados por el Oferente, sin estas certificaciones no cumplen

16 con la totalidad de la información solicitada, se evaluarán las certificaciones adicionales para cada ítem de acuerdo al orden de presentación de la Oferta, hasta que se encuentren las tres (3) certificaciones que cumplan. Las primeras certificaciones que cumplan acreditarán la experiencia mínima requerida. No obstante se deja claridad que si el proponente se presenta bajo modalidad de consorcio o unión temporal, la experiencia acreditada podrá ser cumplida teniendo en cuenta la sumatoria de la experiencia acreditada de cada uno de sus miembros de manera proporcional a su participación en el mismo. Por lo anterior al Universidad del Atlántico se mantiene en los requisitos de experiencia establecidos en el pliego de condiciones. Tercera observación: Queremos una aclaración en el punto en que piden NO COBRO DE PENALIDAD POR CAMBIO DE RESERVA O POR REVISADO. En este punto ustedes hablan de que la Agencia asume la penalidad y todos los costos que genere el cambio o revisado. Queremos que nos especifiquen bien que es lo que en realidad vamos a dejar de cobrarles. Los Proponentes que ofrezcan asumir el no cobro de penalidad por cambio de reserva o revisado, les corresponderá pagar los valores por su propia cuenta que se generen por estos conceptos. Cordialmente, ORIGINAL FIRMADO Maria Adelaida Berdugo Arango Jefe Departamento de Gestión de Bienes y Suministros