STANFORD HOSPITAL & CLINICS / LUCILE PACKARD CHILDREN'S HOSPITAL NOTIFICACIÓN DE LAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

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1 STANFORD HOSPITAL & CLINICS / LUCILE PACKARD CHILDREN'S HOSPITAL NOTIFICACIÓN DE LAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD En vigor a partir del 23 de septiembre de 2013 ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y REVELAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR, LÉALO CON SUMA ATENCIÓN. NUESTRO COMPROMISO DE PROTEGER SU PRIVACIDAD El Hospital y Clínicas de Stanford (SHC) y el Hospital de Niños Lucile Packard (LPCH) (el "hospital" para fines de esta notificación) tienen el compromiso de proteger la privacidad de información de salud que creamos o recibimos acerca de usted. La información de salud que le identifica a usted ("información de salud protegida" o "información de salud") incluye su expediente médico y otra información referente a su cuidado o pago por el cuidado de salud. La ley nos exige: Asegurarnos de que su información de salud se mantenga privada (con ciertas excepciones); Darle esta Notificación de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad en lo que concierne a su información de salud; y Cumplir con los términos de la notificación en vigor actualmente. QUIÉNES CUMPLIRÁN CON ESTA NOTIFICACIÓN Las siguientes partes comparten el compromiso del hospital de proteger su privacidad, y cumplirán con esta Notificación: Cualquier profesional médico autorizado para actualizar o crear información sobre su salud. Todos los departamentos y unidades del Hospital, incluyendo nuestras clínicas para pacientes ambulatorios. Todos los empleados, voluntarios, alumnos en entrenamiento, estudiantes y miembros del personal médico del Hospital. Todas las entidades afiliadas, sitios y ubicaciones. CÓMO PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR INFORMACIÓN DE SALUD SOBRE USTED Las siguientes secciones describen diferentes maneras en que utilizamos y revelamos su información médica: PARA TRATAMIENTO Podemos utilizar información de salud para proporcionarle tratamiento o servicios médicos. Podemos usar y compartir información sobre su salud con médicos, residentes, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina u otro personal del hospital involucrado en su cuidado. Por ejemplo, un proveedor que lo trate para una afección puede necesitar saber qué medicamentos está tomando para evaluar los riesgos respecto a las interacciones entre los medicamentos. Diferentes departamentos del Hospital también pueden compartir información de salud sobre usted para coordinar los servicios que usted necesita, tales como farmacia, análisis de laboratorio y rayos x. También podemos divulgar su información de salud a los proveedores no afiliados con el Hospital para facilitar el cuidado o tratamiento que le proporcionan. Por ejemplo, podemos divulgar su información médica a su médico personal para fines de coordinación de la atención. Además, podemos proporcionar acceso a su información de salud a las entidades afiliadas y sucursales, tales como grupos de proveedores afiliados para fines de coordinación de la atención. El intercambio electrónico de información de salud ayuda a asegurar una mejor atención y coordinación de la atención. El Hospital participa en el intercambio de información de salud, el cual permite que los proveedores S (9/13) Página 1 de 7

2 fuera del hospital que necesitan información para tratarle, puedan acceder a su información de salud a través de un intercambio seguro de información de salud. PARA EL PAGO Podemos usar y divulgar su información médica para facturar y recibir el pago por servicios de salud que nosotros u otros le proporcionan a usted. Esto incluye usos y divulgaciones para presentar información de salud y recibir el pago de su aseguradora de salud, HMO u otra entidad que pague una parte o la totalidad de su atención médica (pagador) o para verificar que su pagador pagará por el cuidado de su salud. También podemos informar a su pagador sobre un tratamiento que usted va a recibir para determinar si su pagador cubrirá el tratamiento. Se le pedirá permiso a usted para ciertos servicios, si se necesita su permiso para divulgar información de salud para obtener el pago. PARA LAS OPERACIONES DE LA ATENCIÓN PARA LA SALUD Podemos utilizar y divulgar información médica para operaciones de atención de salud. Esto incluye las funciones necesarias para el funcionamiento del Hospital o para asegurar que todos los pacientes reciben atención de alta calidad e incluye muchas funciones de apoyo tales como programación de citas o de procedimientos. También podemos compartir su información médica con profesionales de salud afiliados para que juntos puedan llevar a cabo ciertas actividades relacionadas con las operaciones del hospital. Podemos combinar información médica acerca de muchos de nuestros pacientes para decidir, por ejemplo, qué otros servicios debería ofrecer el Hospital, qué servicios no son necesarios y si ciertos tratamientos nuevos son eficaces. Podemos compartir la información con doctores, residentes, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina y otro personal para propósitos docentes y de garantía de la calidad. También podemos comparar la información médica que tenemos con la información de otros hospitales para ver en qué área podemos mejorar la atención y los servicios que ofrecemos. ASOCIADOS EMPRESARIALES El Hospital tiene contrato con empresas externas que realizan servicios empresariales para nosotros, como compañías de cobro, asesores de administración de empresas, revisores del control de calidad, contadores o abogados. En ciertas circunstancias, es posible que tengamos que compartir su información médica con un asociado para que pueda realizar un servicio en nuestro nombre. Tendremos un contrato por escrito con el asociado requiriéndole proteger la privacidad y seguridad de su información médica. RECORDATORIOS DE CITAS Y OTRAS COMUNICACIONES Podemos usar y divulgar la información médica para ponernos en contacto con usted para recordarle que tiene una cita para tratamiento o atención médica en el Hospital. Nos comunicaremos con usted usando la información (ej. teléfono y correo electrónico) que usted proporcione. A menos que usted nos notifique lo contrario, podemos utilizar la información de contacto que usted proporciona para comunicar información general acerca de su cita, el departamento y fecha y hora de la cita. ALTERNATIVAS DE TRATAMIENTO Podemos usar y divulgar la información médica para decirle o recomendarle posibles opciones de tratamiento o alternativas que pueden serle de interés. SERVICIOS Y BENEFICIOS RELACIONADOS CON LA SALUD Podemos utilizar y divulgar información médica para informarle sobre beneficios relacionados con la salud o servicios que puedan ser de interés para usted. DIRECTORIO DE PACIENTES DEL HOSPITAL Y AFILIACIÓN RELIGIOSA Mientras usted recibe atención médica como un paciente hospitalizado, podemos incluir su nombre y su ubicación en el Hospital (pero no su información médica específica) en el Directorio de Pacientes del Hospital. Tenemos esta información disponible para que los individuos puedan ponerse en contacto o visitarle en el Hospital. A no ser que usted solicite expresamente que su información se excluya del Directorio de Pacientes, podemos divulgar esta información del directorio a las personas que pregunten por su nombre. También Página 2 de 7

3 podemos proporcionar información sobre su afiliación religiosa a los miembros del clero empleados en nuestra Oficina de Servicios de Cuidado Espiritual, a no ser que usted solicite expresamente no hacerlo. INDIVIDUOS INVOLUCRADOS EN SU CUIDADO Podemos divulgar información médica sobre usted a un familiar o amigo que esté involucrado en su cuidado médico. También podemos dar información a alguien que ayude a pagar por su cuidado. A menos que haya una petición suya específica por escrito diciendo lo contrario, también podemos notificar a un familiar, representante personal u otra persona responsable de su cuidado sobre su ubicación y condición general. Esto no se aplica a los pacientes que reciben tratamiento para ciertas condiciones, tales como alcoholismo o drogadicción. Además, podemos divulgar su información médica a una organización que proporciona ayuda en casos de desastre (como la Cruz Roja), para que su familia pueda ser notificada sobre su condición, estado y localización. ACTIVIDADES DE RECAUDACIÓN DE FONDOS En conformidad con las leyes federales y estatales aplicables, podemos proporcionar información limitada como su información de contacto, nombre del proveedor y las fechas de atención a la Lucile Packard Foundation for Children's Health or the Stanford University Office of Medical Development para llevar a cabo actividades de recaudación de fondos para el adelanto de la atención y la investigación en nombre del centro médico. INVESTIGACIÓN En el marco de un centro médico académico, el Hospital cuenta con un programa activo de investigación. Por ejemplo, investigación que está en curso para el avance de la atención, para evaluar los procedimientos experimentales para tratar las afecciones, para comparar la salud de los pacientes que recibieron un medicamento con aquellos que han recibido otro medicamento para la misma afección y aprender de los estudios de las historias clínicas. Por lo general, pedimos su autorización por escrito antes de utilizar su información médica o compartirla con otros para conducir la investigación. Bajo ciertas circunstancias podemos utilizar y divulgar su información médica sin su autorización. En la mayoría de estas situaciones, debemos obtener aprobación por un proceso de revisión independiente para asegurar que la investigación conducida sin su autorización plantee riesgo mínimo para su privacidad. Los investigadores también pueden comunicarse con usted para ver si usted está interesado en o si cumple con los requisitos para participar en un estudio. PARA PREVENIR UNA AMENAZA SERIA A LA SALUD O LA SEGURIDAD Podemos usar y divulgar cierta información sobre usted cuando sea necesario para prevenir una amenaza seria para su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros. Sin embargo, cualquier revelación sólo será para alguien capaz de prevenir o responder a la amenaza, como a las agencias para el cumplimiento de la ley, o a una víctima potencial. Por ejemplo, quizá necesitemos divulgar información a la policía cuando un paciente manifiesta que él/ella ha participado en un delito violento. SITUACIONES ESPECIALES QUE NO REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN INDEMNIZACIÓN POR ACCIDENTES DE TRABAJO Podemos divulgar información médica sobre usted para la compensación de trabajadores o programas similares. Estos programas proporcionan beneficios para lesiones o enfermedad relacionadas con el trabajo. ACTIVIDADES DE SALUD PÚBLICA Podemos divulgar información médica sobre usted para actividades de salud pública. Estas actividades incluyen, pero no se limitan a lo siguiente: Para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o incapacidades; Para informar sobre nacimientos y fallecimientos; Para dar parte de maltrato o negligencia de niños, ancianos y adultos dependientes; Para describir reacciones a medicamentos o problemas con productos; Para notificarle de la retirada de productos que usted puede estar usando; Página 3 de 7

4 Para notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad o puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección; Para notificar a la autoridad gubernamental apropiada si creemos que ha sido víctima de maltrato, negligencia o violencia doméstica; solamente haremos esta revelación cuando lo requiera o autorice la ley; Para informar de todas las hospitalizaciones, visitas a urgencias y cirugías ambulatorias al California's Office of Statewide Health Planning and Development; y Para notificar a los registros estatales apropiados, como el Northern California Cancer Center o el California Emergency Medical Services Authority, cuando busca tratamiento en el Hospital para ciertas enfermedades o afecciones. ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN DE SALUD Podemos divulgar información médica a una agencia de supervisión de salud, tales como el Departamento de Salud Pública de California o el Center for Medicare and Medicaid Services, para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen auditorías, investigaciones, inspecciones y licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema de atención de salud, los programas gubernamentales y el cumplimiento con las leyes de derechos civiles. DEMANDAS Y DISPUTAS Si usted está implicado en una demanda o una disputa, podemos divulgar información médica sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar información médica sobre usted en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento legalmente exigible u otro proceso legal por alguien más involucrado en la disputa. CUMPLIMIENTO DE LA LEY Podemos divulgar información de salud a petición de las autoridades policiales en circunstancias limitadas, por ejemplo: En respuesta a una orden judicial, citación, decreto, convocatoria o procesos similares; Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo esencial o persona desaparecida; Acerca de la víctima de un delito si, bajo ciertas circunstancias limitadas, la víctima es incapaz de otorgar consentimiento; Acerca de una muerte que creemos puede ser el resultado de una conducta criminal; Acerca de una conducta delictiva en el Hospital; y En circunstancias de urgencia para denunciar un delito; la ubicación del delito o víctimas; o la identidad, la descripción o localización de la persona que cometió el delito. JUEZ DE INSTRUCCIÓN, MÉDICO FORENSE O DIRECTOR DE UNA FUNERARIA Podemos divulgar la información médica a un juez de instrucción o médico forense. Esto puede ser necesario para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte. También podemos divulgar información médica acerca de pacientes del Hospital a directores de funerarias según sea necesario para llevar a cabo sus deberes con respecto a los difuntos. DONACIÓN DE ÓRGANOS Y TEJIDOS Podemos divulgar la información médica a organizaciones que se encargan de la adquisición de tejidos, ojos o trasplante de órganos, cuando sea necesario para facilitar la donación de tejidos u órganos. La organización de la adquisición de órganos o trasplante necesitan de su autorización para cualquier donación. MILITARES Y VETERANOS DE LAS FUERZAS ARMADAS Si usted es un miembro de las fuerzas armadas, podemos divulgar información médica sobre usted según lo requerido por las autoridades de comando militar. También podemos divulgar información médica acerca de personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera correspondiente. Página 4 de 7

5 SEGURIDAD NACIONAL Y ACTIVIDADES DE INTELIGENCIA Tras la recepción de una solicitud, podemos divulgar información médica a funcionarios federales autorizados de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley. Sólo proporcionaremos esta información después de que el oficial de privacidad haya validado la solicitud y revisado y aprobado nuestra respuesta. RECLUSOS Si usted es un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un funcionario policial, podemos divulgar su información médica al correccional o al funcionario policial. Esta declaración puede ser necesaria para que la institución le provea atención médica; proteja su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o para la seguridad y garantía de la institución correccional. OTROS USOS O DIVULGACIONES REQUERIDAS POR LA LEY También podemos utilizar o divulgar información médica sobre usted cuando sea requerido por las leyes federales, estatales o locales no específicamente mencionadas en el presente aviso. Por ejemplo, podemos divulgar información de salud como parte de una solicitud legal en una investigación del gobierno. SITUACIONES QUE REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN Para usos y divulgaciones no descritos en general, nosotros debemos obtener su autorización. Por ejemplo, los siguientes usos y divulgaciones se harán solamente con su autorización: Usos y divulgaciones para fines de mercadeo; Usos y divulgaciones que constituyen la venta de PHI (Información de salud protegida por sus siglas en inglés); La mayoría de usos y divulgaciones de las notas de psicoterapia; y Otros usos y divulgaciones no descritas en este aviso Si usted nos proporciona autorización para usar o divulgar su información médica, usted puede revocar dicha autorización por escrito en cualquier momento. Si usted revoca su autorización, no usaremos o divulgaremos más su información médica para las actividades cubiertas por la autorización, excepto si ya hemos actuado en conformidad con su permiso. No podemos retirar ninguna revelación que ya hayamos hecho con su autorización y estamos obligados a conservar los registros de información médica. SUS DERECHOS CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN SOBRE SU SALUD Usted tiene los siguientes derechos con respecto a información médica que tenemos sobre usted: DERECHO A INQUIRIR Y COPIAR Usted tiene el derecho de inspeccionar y obtener una copia impresa o electrónica de la información de salud que puede utilizarse para tomar decisiones sobre su cuidado. Generalmente, esto incluye expedientes médicos y de facturación, pero podría no incluir cierta información de salud mental. Nos reservamos el derecho de cobrar un monto para cubrir el costo de proporcionarle sus expedientes médicos. DERECHO DE ENMENDAR Si cree que la información de salud que el Hospital tenga en sus archivos sobre usted es incorrecta o incompleta, usted puede pedirnos que enmendemos la información de salud. Para solicitar una enmienda, usted debe presentar una solicitud por escrito correspondiente al Health Information Management Services HIMS Department (HIMS). Además, debe proporcionar una razón que apoye su petición. El Hospital sólo puede modificar la información que hemos creado en su nombre. Si su información de salud es precisa y completa, o Página 5 de 7

6 si la información no fue creada por el Hospital, podemos rechazar su petición de enmienda. Si denegamos su solicitud, le responderemos por escrito con nuestras razones para hacerlo. Si denegamos su solicitud de modificación, usted tiene el derecho de presentar una adenda por escrito al Health Information Management Services (HIMS) Department. Las adendas no podrán exceder de 250 palabras para cada punto o declaración en su expediente que usted considere incompleto o incorrecto. DERECHO A RENDICIÓN DE CUENTAS DE INSTANCIAS DE DIVULGACIONES Usted tiene el derecho de solicitar un "informe de divulgaciones" que es una lista que describe cómo hemos compartido su información médica con terceros. Esta es una lista de las divulgaciones que hemos hecho de su información médica para fines que no sean de tratamiento, pago, operaciones de atención médica y determinados propósitos conformes con la ley. Usted puede solicitar una rendición de cuentas de instancias de divulgaciones hasta seis años antes de la fecha de su solicitud. Si usted presenta dicha solicitud más de una vez durante un período de doce meses, se le cobrará una tarifa razonable. DERECHO A SOLICITAR RESTRICCIONES Usted tiene el derecho a solicitar restricciones sobre ciertos usos o divulgaciones de su información médica. Por ejemplo, usted puede solicitar que su nombre no aparezca en el directorio de pacientes del Hospital mientras usted se encuentra hospitalizado. Las solicitudes de restricciones deben ser por escrito. En la mayoría de los casos, no estamos obligados a aceptar la restricción solicitada. Sin embargo, si estamos de acuerdo, cumpliremos con su petición a menos que la información sea necesaria para proporcionarle tratamiento de urgencia o para cumplir con la ley. Si no estamos de acuerdo con su solicitud, le responderemos por escrito con el motivo. Estamos legalmente obligados a aceptar ciertas peticiones de no divulgar información de salud a su plan de salud para fines de operaciones de pago o atención médica siempre y cuando usted haya pagado de su bolsillo y en su totalidad por adelantado el servicio en particular incluido en su petición. Si el servicio o argumento es parte de un conjunto de servicios relacionados, y desea restringir las divulgaciones para el conjunto de servicios, entonces debe pagar en su totalidad los servicios relacionados. Es importante hacer la solicitud y pagar antes de recibir el cuidado, para que podamos colaborar para satisfacer plenamente su pedido. Cumpliremos con su petición a menos que sea requerido por la ley. DERECHO A PEDIR COMUNICACIONES CONFIDENCIALES Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted acerca de su información de salud o asuntos médicos de cierta manera o en cierto lugar. Por ejemplo, usted puede pedirnos que nosotros sólo nos pongamos en contacto con usted en el trabajo, no en su casa. No le preguntaremos el motivo de su solicitud. Vamos a colaborar para dar cabida a todas las solicitudes razonables. Su petición debe ser por escrito y debe especificar cómo y dónde desea ser contactado. DERECHO A OPTAR POR NO RECIBIR COMUNICACIONES DE RECAUDACIÓN DE FONDOS Como parte de las actividades de recaudación de fondos, el Lucile Packard Foundation for Children's Health or the Stanford University Office of Medical Development puede contactarlo para informarle acerca de oportunidades para donación para el centro médico. Usted tiene el derecho de optar por no recibir comunicaciones de recaudación de fondos. Las comunicaciones de recaudación de fondos incluirán información acerca de cómo puede optar por no recibir futuras comunicaciones de recaudación de fondos si así lo desea. DERECHO A SER NOTIFICADO DE ALGÚN INCUMPLIMIENTO El Hospital está delicado a salvaguardar su información de salud y trabaja proactivamente para evitar quebrantamientos de la información de salud. Si se produce se produce un incumplimiento de información de salud que no sea segura, nosotros le notificaremos conforme a leyes federales y estatales aplicables. Página 6 de 7

7 DERECHO A RECIBIR UNA COPIA DE ESTA NOTIFICACIÓN Usted tiene derecho a recibir una copia de esta Notificación. Está disponible en las áreas de registro y también se puede ubicar al hacer clic en el enlace "Privacidad del paciente" en la parte inferior de nuestra página de internet. SOLICITUD DE COPIA DE LA INFORMACIÓN MÉDICA Para obtener más información acerca de cómo solicitar una copia de su información de salud, recibir un informe de divulgaciones, modificar o agregar una adenda a su información médica, póngase en contacto con: Lucile Packard Children s Hospital En persona: Dirección postal: Health Information Management Services Health Information Management Services, LPCH 750 Welch Road, Suite 214, MC Bohannon Drive, MC5900 Palo Alto, CA Menlo Park, CA Teléfono: Stanford Hospital and Clinics En persona y dirección postal: Health Information Management Services 450 Broadway, PAV-C, Room C14, MC5200 Redwood City, CA Teléfono: Fax: QUEJAS Si usted cree que se han quebrantado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja por escrito a nuestra oficina de privacidad del Hospital vía correo electrónico a PrivacyOfficer@stanfordmed.org, por teléfono al , o por correo a Privacy Office, 300 Pasteur Drive MC 5780 Stanford, CA También puede presentar una queja por escrito con el Director, Office for Civil Rights of the U.S. Department of Health and Human Services. A su petición, nuestra oficina de privacidad le proporcionará la dirección actual del Director. No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja con nosotros o con el Director. CAMBIOS A ESTA NOTIFICACIÓN Nos reservamos el derecho de modificar nuestras normas de privacidad y de actualizar esta Notificación acorde con dichas modificaciones. Reservamos el derecho de hacer revisiones o cambios de la vigencia de la Notificación en cuanto a información médica que ya tenemos sobre usted, así como cualquier información que recibamos en el futuro. Publicamos copias del aviso actual en el Hospital y en nuestros sitios de Internet y las copias están disponibles en las áreas de registro. Si la notificación se cambia significativamente, publicaremos el nuevo aviso en nuestras áreas de registro y se le facilitará cuando lo solicite. La Notificación contiene la fecha de vigencia en el margen superior derecho de la primera página. PREGUNTAS SOBRE NUESTRAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD El Hospital valora la privacidad de su información médica como una parte importante de la atención que le brindamos. Si tiene preguntas sobre esta notificación o las prácticas de privacidad del Hospital, por favor póngase en contacto con la oficina de privacidad del Hospital por teléfono al , por correo electrónico a PrivacyOfficer@stanfordmed.org o por correo a Privacy Office, 300 Pasteur Drive MC 5780 Stanford, CA Página 7 de 7