JOHNSON REGIONAL MEDICAL CENTER NOTIFICACIÓN SOBRE NORMAS DE PRIVACIDAD

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1 JOHNSON REGIONAL MEDICAL CENTER NOTIFICACIÓN SOBRE NORMAS DE PRIVACIDAD ESTE AVISO DESCRIBE COMO SE USARÁ Y DIVULGARÁ LA INFORMACIÓN MEDICA SOBRE SU PERSONA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A DICHA INFORMACIÓN. POR FAVOR, LEA ATENTAMENTE ESTE DOCUMENTO. NUESTRO COMPROMISO A PROTEGER SU INFORMACIÓN DE SALUD El centro médico Johnson Regional Medical Center (en adelante JRMC ) se compromete a proteger su información médica. Una normativa federal, conocida como la "Norma sobre privacidad HIPAA" requiere que entreguemos información detallada por escrito sobre nuestras prácticas de privacidad. Su Información de Salud Protegida (en adelante "ISP") es la información que lo identifica y que se refiere a su salud o enfermedad pasada, presente o futura, la entrega de atención de salud y el pago por esa atención. La ley exige que conservemos la privacidad de su IPS y le entreguemos esta Notificación sobre nuestras normas de privacidad que describen sus derechos como paciente de nuestro centro, o, con respecto a los empleados de JRMC, como miembro del Plan de Beneficios para Empleados del Johnson Regional Medical Center Employee Benefit Plan (en adelante el "Plan") y cómo, cuándo y por qué podemos usar y revelar su IPS. La ley nos exige que respetemos las normas de privacidad descritas en esta Notificación, aunque nos reservamos el derecho a cambiar nuestras normas de privacidad y las condiciones de la presente Notificación en cualquier momento y aplicar esos cambios a toda la IPS en nuestro poder. Si modificamos nuestras normas de privacidad y las condiciones de esta Notificación, pondremos una copia en nuestra oficina en un lugar destacado, tendremos de copias de la Notificación modificada en nuestras oficinas y le entregaremos una copia de la misma en cuanto la pida. La nueva Notificación también será publicada en nuestro sitio web, CÓMO PODEMOS USAR Y REVELAR SU IPS 1. Tratamiento, pago y Operaciones del cuidado de la salud. Como se describe a continuación, usaremos o divulgaremos su IPS para tratamiento, pago u operaciones de cuidado de la salud. Los ejemplos de abajo no incluyen todos los posibles usos o divulgación dentro de una categoría. Tratamiento: Podemos usar y divulgar IPS sobre usted para entregar, coordinar o gestionar su atención de salud y los servicios relacionados. Podemos consultar con otros prestadores de salud en relación a su tratamiento y coordinar y gestionar su atención de salud con terceros. Pacientes: Por ejemplo, podemos usar y divulgar su IPS cuando necesite una receta, examen de laboratorio, radiografías u otros servicios de salud. También podemos usar y divulgar la ISP sobre usted cuando lo derivemos a otro prestador de salud. Por ejemplo, si es derivado a otro médico, podemos entregar la ISP a su nuevo médico en relación a si es usted alérgico a algún medicamento, También podemos entregar su IPS para actividades de tratamiento de otro proveedor de salud. Por ejemplo, podemos enviar un informe sobre la atención que ha recibido de nosotros a un médico externo para que lo trate al recibir el alta. Miembros del plan: Por ejemplo, el Plan puede compartir información de salud sobre usted con otros médicos que lo están tratando. Pago: Podemos usar y divulgar IPS para que podamos facturar y cobrar el pago por el tratamiento y los servicios que le han sido entregados. Pacientes: Por ejemplo, podemos enviar a su compañía de seguros una factura por los servicios o revelar cierta información médica a su empresa de seguro de salud para que puede determinar si su tratamiento está cubierto por las condiciones de su póliza de seguro de salud. También podremos usar y divulgar su información IPS para facturación, gestión de reclamos y actividades de recaudación. También podemos revelar su IPS a otro prestador de salud, empresa o plan de salud, que sea necesaria para cumplir la Norma de Privacidad HIPAA para efectuar los correspondientes pagos a dicho prestador, empresa o plan de salud. Por ejemplo, podemos permitir a una empresa de seguros de salud que revise la IPS relativa a sus asegurados para determinar los beneficios de seguro que se pagarán por la atención recibida por ellos. JRMC Notice of Privacy Practices - Spanish doc - 1 -

2 Miembros del Plan: El pago incluye actividades del Plan u otros planes o prestadores, para obtener primas, hacer determinaciones de cobertura y ofrecer reembolsos por atención médica. Esto puede incluir determinaciones de elegibilidad, revisar servicios para evaluar la necesidad o idoneidad médica, actividades de gestión de uso, gestión de reclamos y facturación, así como funciones del plan "tras bambalinas" tales como ajuste de riesgo, recaudación o re-aseguro. Por ejemplo, el Plan puede compartir información sobre su cobertura o los gastos en que haya incurrido con otro plan de salud con el fin de coordinar el pago de beneficios. Operaciones de cuidado de la salud: Podemos usar y revelar ISP para efectuar ciertas actividades comerciales que se llaman operaciones de cuidado de la salud. Algunos ejemplos de estas operaciones incluyen nuestro negocio, contabilidad y actividades de manejo o administración. Esas operaciones de cuidado de salud también pueden incluir aseguramiento de la calidad, revisión de uso y auditoría interna, tal como revisar y evaluar las competencias, calificaciones y desempeño de los prestadores de salud. Si otro prestador, empresa o seguro de salud que esté obligado a cumplir la Norma de Privacidad HIPPAA tiene o ha tenido alguna relación con usted, podremos revelar la IPS sobre usted en algunas operaciones de cuidado de la salud de este prestador, empresa o plan de salud. Por ejemplo, las operaciones de cuidado de la salud incluyen asistir a las actividades de cumplimiento legal de dicho prestador, empresa o plan. Para los miembros del plan, las Operaciones de Cuidado de la Salud también pueden incluir, con respecto al Plan, suscripción, valoración de prima, coordinación de revisión médica y auditorias y planificación y desarrollo de negocios, entre otras cosas. Por ejemplo, el Plan puede usar información de los reclamos de los miembros para revisar la efectividad de los programas de bienestar. 2. Asociados comerciales. Es posible que suscribamos contratos con individuos y entidades (asociados comerciales) para desempeñar distintas funciones en representación nuestra o para prestar ciertos tipos de servicios. Para desempeñar estas funciones o entregar los servicios, los asociados comerciales pueden recibir, crear, mantener, usar o revelar su IPS. Exigimos a nuestros asociados comerciales que acepten por escrito los términos del contrato para resguardar apropiadamente su información. Con respecto a los pacientes, por ejemplo, podemos revelar su IPS a un asociado comercial para propósitos de administración de reclamos. Con respecto a los miembros del Plan, por ejemplo, podemos revelar su IPS a un asociado comercial para servicios de apoyo a miembros o gestión de uso, o para investigar una subrogación. 3. Comunicaciones a otros si acepta o no objeta. También podremos usar o entregar su IPS en las siguientes circunstancias. Sin embargo, excepto en situaciones de emergencia, le informaremos de nuestras intenciones antes de hacer dicho uso o divulgación, y le daremos, en ese momento, la oportunidad de negarse. Directorio de pacientes: Podemos mantener un directorio de pacientes que incluya su nombre y ubicación dentro del centro médico e información sobre su estado en términos generales que no transmitan información médica específica sobre usted (por ejemplo, grave, estable, etc.) La información del directorio también puede revelarse a personas que pregunten por usted por su nombre. Esa información podrá ser entregada a un miembro del clero, como un sacerdote o rabino, incluso aunque no pregunten por usted por su nombre. Esto es para que su familia, amigos y clero puedan visitarlo en el hospital y conocer su estado general de salud. Notificaciones a familiares/amigos: Podremos entregar su ISP a parientes, amigos cercanos y toda otra persona que usted identifique si la ISP está directamente relacionada con la participación de esa persona en su cuidado o pago del mismo. Si no puede acceder a esa divulgación o la rechaza, podemos revelar dicha información según sea necesario si determinamos que es en su mejor interés de acuerdo a nuestro criterio profesional. También podremos usar y divulgar su información de salud con el objetivo de localizar y notificar a sus familiares o amigos cercanos de donde se encuentra, su estado general o muerte y a organizaciones que se encargan de dichas tareas durante situaciones de catástrofes. 4. Comunicaciones entre el Plan y JRMC respecto a los Miembros del Plan. El Plan, su aseguradora de salud o su HMO (organización de mantenimiento de la salud) pueden divulgar información de salud de sus miembros sin su consentimiento escrito a JRMC para fines administrativos del Plan. JRMC puede necesitar la información de salud de un miembro para entregar beneficios de acuerdo al Plan. JRMC se compromete a no usar ni revelar información de salud de los miembros que no sea la permitida por ley o necesaria para los documentos del Plan. El Plan, o su aseguradora de salud o HMO, también puede entregar información de salud resumida a JRMC previo pedido, con fines de obtener ofertas de prima para entregar cobertura de acuerdo al Plan, o JRMC Notice of Privacy Practices - Spanish doc - 2 -

3 para modificar, enmendar o terminar el Plan. La información de salud resumida es información que resumen los reclamos de los miembros, pero en la que se ha ocultado nombres y otra identificación personal El plan, o su aseguradora o HMO, puede entregar a JRMC información sobre si un individuo participa en el Plan, o esta inscrito o se ha dado de baja en una opción de seguro o HMO ofrecida por el Plan. Si se usa o divulga PHI para propósitos de aseguramiento, el Plan tiene prohibido utilizar o divulgar cualquiera de su PHI que constituye la información genética para tales fines. Además, usted debe saber que JRMC no puede y no utilizará la información médica obtenida del Plan de las acciones relacionadas con el empleo. Sin embargo, la información médica recogida por JRMC de otras fuentes, por ejemplo, bajo la Ley de Ausencia Familiar y Médica, Ley de los Americanos Impedidos, o la indemnización de los trabajadores no esta protegida por HIPAA (aunque este tipo de información puede ser protegida por otras agencias federales o estatales leyes). 5. Otros usos y divulgaciones autorizadas por la norma de privacidad HIPAA. Podemos usar y entregar su ISP en las siguientes circunstancias, siempre que cumplamos con ciertas condiciones legales establecidas por la Norma de Privacidad HIPAA. Por exigencia legal. Podemos usar o entregar ISP según lo exigido por la legislación local, estatal o federal si la divulgación cumple con la ley y se limita a lo requerido por la misma, Actividades de salud pública. Podemos revelar ISP a las autoridades de salud pública u otras personas autorizadas para realizar ciertas actividades relacionadas con la salud pública, incluyendo: Prevenir o controlar enfermedades, lesiones o incapacidad o informar sobre enfermedades, lesiones, nacimientos o muerte; Denunciar abuso o negligencia infantil; Informar sobre la calidad, seguridad o efectividad de productos o actividades reguladas por la agencia federal de alimentos y medicamentos Food and Drug Administration. Notificar si una persona puede haber estado expuesta a una enfermedad transmisible con el fin de controlar quien puede estar en riesgo de contraer la enfermedad a otros; o Entregar a los empleadores, en circunstancias limitadas, información relativa principalmente a lesiones o enfermedades en el lugar de trabajo o vigilancia médica en el lugar de trabajo. Abuso, negligencia o violencia doméstica. Podemos entregar ISP a las autoridades de gobierno pertinentes si creemos dentro de lo razonable que usted (u otros) ha sido o es victima de violencia doméstica, abuso o negligencia. Supervisión de salud. Podremos revelar ISP a una agencia de fiscalización de salud para actividades de supervisión incluidas, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones, certificación profesional y acciones disciplinarias así como otras actividades dirigidas por las agencias de fiscalización para supervisar el sistema de salud, programas de salud del gobierno y el cumplimiento de ciertas leyes. Procedimientos judiciales. Podemos entregar ISP según lo requiera expresamente un tribunal o resolución administrativa de un tribunal o en cumplimiento de la ley estatal en respuesta a citaciones, petición de presentación de pruebas u otros procedimientos judiciales cuando recibamos garantías satisfactorias de que se han realizado todos los esfuerzos para advertir al paciente de dicha solicitud o para obtener una orden que proteja la información solicitada. Agencias policiales. Podemos revelar ISP a funcionarios de organismos de policía en circunstancias específicas en que la entrega de información es: Acerca de la victima de un supuesto delito si la persona acepta o, en algunas circunstancias limitadas, no somos capaces de obtener el consentimiento de dicha persona debido a incapacidad o emergencia; Alertar a las agencias policiales de una muerte que creemos es el resultado de una conducta criminal; En respuesta a procedimientos legales autorizados o exigidos por la ley; JRMC Notice of Privacy Practices - Spanish doc - 3 -

4 Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida; Acerca de un delito o presunto delito cometido en nuestras instalaciones; o En respuesta a una emergencia médica que no haya ocurrido en nuestras instalaciones, si es necesario para denunciar un delito. Forenses, examinadores médicos o directores funerarios. Podemos entregar ISP sobre personas fallecidas a forenses, examinadores médicos o directores funerarios para que puedan cumplir con su trabajo. También podemos revelar dicha información a un director funerario en anticipación razonable de un fallecimiento. Donación de órganos Podemos revelar ISP a organizaciones que ayudan a obtener, localizar y trasplantar órganos para facilitar la donación y trasplante de órganos, ojos o tejidos. Amenaza a la salud o seguridad. En circunstancias limitadas, podemos revelar la ISP cuando creamos de buena fe que la divulgación es necesaria para prevenir una amenaza grave e inminente a la salud o seguridad de una persona o del público. Funciones de gobierno especializadas. Podemos revelar ISP para algunas funciones especializadas del gobierno, como actividades de militares y veteranos, actividades de seguridad nacional e inteligencia, servicios de protección del presidente y otros, determinaciones de idoneidad médica, y para algunas instituciones penales o para otros propósitos legales de custodia. Revisión del cumplimiento. Estamos obligados a revelar ISP al Secretario del departamento nacional de salud y servicios humanos United States Department of Health and Human Services cuando solicite revisar nuestro cumplimiento de la Norma de Privacidad HIPAA. Indemnización laboral Podemos entregar ISP en cumplimiento de las leyes sobre indemnización laboral u otros programas similares. Investigación. Para fines de investigación en circunstancias limitadas para proyectos de investigación que hayan sido evaluados y aprobados mediante un proceso de autorización que tome en cuenta su necesidad de privacidad, Estamos obligados a obtener una autorización escrita para usar y divulgar ISP sobre usted para propósitos de investigación en situaciones donde el proyecto de investigación cumpla criterios específicos y detallados establecidos por la Norma de Privacidad HIPAA para garantizar la protección de la IPS. 6. Emergencias. Podemos usar o revelar su ISP en caso de tratamiento de emergencia en conformidad con las leyes y regulaciones aplicable. 7. Con su autorización por escrito. Su autorización escrita generalmente se obtendrán antes de usar o divulgar notas de psicoterapia acerca de usted que pueden estar en nuestro poder. Las notas de psicoterapia se presentan por separado las notas sobre sus conversaciones con su profesional de la salud mental durante una sesión de consejería. Resumen de la información sobre su tratamiento de salud mental no constituye notas de psicoterapia. Además, se obtendrá una autorización escrita para usos y divulgaciones de PHI para fines de mercadeo y revelaciones que constituyen una venta del PHI, a menos que se permita el uso y la divulgación sin su autorización. Excepto en lo descrito en esta Notificación, todos los usos y eventos de divulgación de su ISP se efectuaran solamente con su autorización escrita. Si usted nos autoriza a usar o revelar ISP sobre usted, podrá revocar dicha autorización en todo momento, excepto en el caso de que hayamos tomado acciones basadas en dicha autorización (por ejemplo, no puede revocar su autorización respecto de divulgación de información que se haya efectuado). 8. Mínimo necesario. Sin perjuicio a las orientaciones que estipule la ley de recuperación y reinversión American Recovery and Reinvestment Act (en adelante "ARRA") de 2009, y algunas otras excepciones, la cantidad de información de salud usada o revelada según lo estipulado en las disposiciones anteriores será limitada, dentro de lo posible, a un grupo de datos limitado, o si fuera necesario para el JRMC o el Plan, al mínimo necesario para satisfacer el propósito del uso, revelación o solicitud, respectivamente. SUS DERECHOS SOBRE SU INFORMACIÓN DE SALUD PROTEGIDA JRMC Notice of Privacy Practices - Spanish doc - 4 -

5 La Norma de Privacidad HIPAA le confiere varios derechos en relación a su IPS. Estos derechos incluyen: 1. Derecho a solicitar restricciones: Usted tiene derecho a solicitar una restricción o limitación sobre la ISP sobre usted que podemos usar o revelar para tratamiento, pago u operaciones de cuidado de salud, o las que revelemos a las partes involucradas en su cuidado o pago del mismo. En los casos en los que usted ha pagado por artículos o servicios de atención de salud fuera de su bolsillo en su totalidad, estamos obligados a restringir la divulgación de su PHI a su plan de salud. En todos los demás casos, si bien vamos a considerar un paciente o Plan de solicitud de restricción del miembro, no estamos obligados a aceptar ella. En caso de aceptar su petición, respetaremos la misma excepto en lo exigido por la ley o en caso de tratamiento de emergencia. Para solicitar una restricción, debe hacer su petición por escrito en nuestro Formulario de Restricciones Adicionales de Comunicación y entregarlo a nuestro Encargado de Privacidad en la dirección que aparece en la última página de este aviso. 2. Derecho a recibir comunicación confidencial: Tiene derecho a solicitar recibir comunicaciones sobre su ISP de una cierta forma o en un lugar determinado. Por ejemplo, puede pedir que nos comuniquemos con usted en su hogar y no en el trabajo. Debe hacer su petición por escrito en nuestro Formulario de Solicitud de Comunicación Alternativa en el que debe especificar cómo le gustaría que se comunicaran con usted (por ejemplo, por correo normal a su apartado de correos y no a su hogar) a nuestro Encargado de Privacidad. Nosotros aceptaremos todas las peticiones razonables. 3. Derecho a inspección y copia: Usted tiene derecho a revisar y recibir copia de su ISP conservada en los registros que mantenemos que pueda ser usada para tomar decisiones sobre su cuidado. Estos registros normalmente incluyen sus registros médicos y de facturación, o, con respecto a los miembros del Plan, inscripción, pago, fallos sobre quejas y sistemas de registro de gestión de casos o gestión médica que guarde el Plan, o un grupo de registros que el Plan usa para tomar decisiones sobre sus miembros, pero no incluyen notas de sicoterapia, información reunida o preparada para procedimientos civiles, penales o administrativos o ISP que este sujeta a la ley que prohíbe acceso. Para revisar y copiar su ISP, debe presentar su solicitud en nuestro Formulario de Solicitud de Acceso al Director de Gestión de Información de Salud cuya dirección aparece en el formulario. Si solicita una copia de su ISP, podemos cobrarle una tarifa razonable por copia, gastos de envío, trabajo y suministros utilizados para satisfacer su solicitud. Si y solo en la medida que JRMC use o mantenga su ISP en un Registro de salud electrónico (en adelante EHR ), desde la fecha exigida por la ley ARRA, el JRMC le entregara una copia en formato electrónico y, previo solicitud, le enviará dicha copia directamente a la entidad o individuo que designe, siempre que dicha designación haya sido realizada de forma clara, prominente y específica. Podemos cobrarle una tarifa por entregarle su ISP en formato electrónico equivalente a nuestro gasto de mano de obra necesario para satisfacer su solicitud. Podemos negar su solicitud de revisar y copiar su ISP únicamente en circunstancias limitadas, y en algunos casos, la negativa de acceso puede ser revisada. 4. Derecho a rectificación: Si cree que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o incompleta, puede pedirnos que rectifiquemos la información durante el tiempo en que dicha información sea conservada por nosotros o para nosotros. Debe enviar su solicitud de rectificación por escrito en nuestro Formulario de Solicitud de Rectificación de Información del Paciente a nuestro Encargado de Privacidad donde debe aparecer la razón de su solicitud. Podemos negar su solicitud en ciertos casos. Si su solicitud es rechazada, puede enviar una declaración escrita afirmando que no está de acuerdo con nuestro rechazo, la que guardaremos y distribuiremos para futura divulgación de la información a la que se refiere. 5. Derecho a recibir un registro de divulgación: Tiene derecho a pedir el registro de ciertas entregas de su ISP efectuadas por nosotros durante un periodo especifico de hasta seis años antes de la solicitud, excepto en el caso de divulgación: Para tratamiento, pago u operaciones de cuidado de salud, a menos que, desde la fecha exigida por la ley ARRA y solo en la medida en que JRMC use o mantenga un EHR sobre usted, dicha divulgación sea realizada mediante nuestro sistema EHR (en cuyo caso la lista de divulgaciones se limitará a las realizadas en los tres años anteriores a la fecha de su solicitud, con ciertas restricciones); (ii) hechas a usted, (iii) para nuestro directorio de instalaciones; (iv) a las personas participantes en su cuidado o con el propósito de notificar a su familia o amigos de su paradero; (v) por fines de seguridad o inteligencia nacional; (vi) realizadas en cumplimiento de su autorización escrita; (vii) fortuita respecto de otro uso o divulgación permitida; (vii) para ciertos propósitos de notificación (incluyendo seguridad nacional, inteligencia, penal, y propósitos de aplicación de la ley); o (ix) las realizadas antes del 14 de abril de Si desea hacer dicha petición, se ruega ponerse en contacto con nuestro Encargado de Privacidad. El primer registro de divulgación que solicite en un periodo de 12 meses será gratuito, pero podemos cobrarle el costo razonable JRMC Notice of Privacy Practices - Spanish doc - 5 -

6 de entregar listas adicionales en el mismo periodo de 12 meses. Le advertiremos sobre estos costos, y usted podrá decidir retirar su solicitud en cualquier momento antes de que se incurra en dichos costos. 6. Derecho a copia en papel de la presente Notificación: Tiene derecho a recibir una copia de papel de la presente Notificación en todo momento. Tiene derecho a una copia en papel de la presente Notificación incluso si anteriormente había aceptado recibir la presente Notificación de forma electrónica. Si desea obtener una copia de la presente Notificación, comuníquese con nuestro Encargado de Privacidad. 7. El derecho a ser notificado de una violación de PHI sin garantía. Estamos obligados por ley a mantener la privacidad de su PHI y notificarle si se produce un incumplimiento de la seguridad de su PHI. RECLAMOS Si cree que su derecho a la privacidad ha sido violado, puede presentar un reclamo a nosotros, o al Secretario del departamento de salud y servicios humanos de los Estados Unidos. Para presentar una queja en nuestra oficina, comuníquese con nuestro Encargado de Privacidad. No tomaremos ninguna medida ni represalia de ningún tipo por presentar una queja. PREGUNTAS Si tiene alguna pregunta o necesita información adicional sobre la presente Notificación, por favor comuníquese con nuestro Encargado de Privacidad. ENCARGADO DE PRIVACIDAD Puede contactar a nuestro Encargado de Privacidad en la siguiente dirección y número de teléfono: Ranay Storms, Privacy Officer Johnson Regional Medical Center 1100 E Poplar Street/P.O. Box 738 Clarksville, AR (479) FECHA DE VIGENCIA: La presente notificación fue publicada y entró en vigor el 23 de septiembre de JRMC Notice of Privacy Practices - Spanish doc - 6 -