Registro Público de Administradores. Completando los libros de datos periódicos

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1 TPC 176 Registro Público de Administradores. Completando los libros de datos periódicos Por la Dra. Liliana M. Corzo La Dirección General de Defensa y Protección del Consumidor ha emitido la GACETILLA INFORMATIVA 26 de Abril de En ella informa que el vencimiento para cumplir con el trámite de las presentaciones de las Declaraciones Juradas (DDJJ) 2010, 2011 y 2012 del Registro Público de Administradores de la Propiedad Horizontal será el 28/06/2013. También aclara que es requisito ineludible cargar en el aplicativo el código de la oblea que poseen los libros de datos 2010, 2011 y 2012 debidamente autorizados. Y que para obtener su matrícula actualizada es necesario que posea actualizada la información sobre altas y bajas de los consorcios administrados y también poseer el Libro de Datos Periódico 2013 al día. Por lo tanto, para llevar a cabo la tarea sin errores, debemos dedicarle tiempo y prestar mucha atención a la hora de completar estos libros debido a que no se cuenta con un instructivo claro para hacerlo. Excepto por las aclaraciones formuladas por la coordinadora del (RPA), Sra. Gabriela Pilar Saldivia, sobre algunas inquietudes que le fueron presentadas por la Cámara Argentina de la Propiedad Horizontal y Actividades Inmobiliarias (CAPHyAI) mediante la nota de fecha 23/01/2013, acerca de la información que se debe consignar en el Libro de Datos , que incluiremos individualmente en el apartado correspondiente. A continuación efectuamos un detalle de lo que se debe completar: LIBRO DE DATOS Disposición Nº 1809/12 - DGDyPC GCBA Este Libro es un compilado de lo actuado en el consorcio durante estos 3 últimos años, donde se va a completar la información en forma extemporánea. Reemplazó a los siguientes libros: Libro de Control de Seguridad Edilicia Libro de Control Sanitario y Agua Potable Libro De Ingreso y Egreso De Proveedores Ante todo se debe tener en cuenta que el Administrador que hoy tiene que llenar este libro no necesariamente administraba ese consorcio en el año 2010, 2011 ó 2012, por lo que si bien tiene la obligación de completar el libro extrayendo y copiando la información de los libros existentes en cada año, o tal vez del Libro de Administración o de las liquidaciones de expensas no pertenece a su gestión. Sobre este particular, la coordinadora del RPA ha aclarado: Pregunta CAPHyAI: Sobre este mismo tema, " Cómo hacer si ya no tiene la documentación, por ejemplo del año anterior porque ya no administra más?". Respuesta Sra. Saldivia: "Si ya no administra más, el consorcio deberá comunicarse con el administrador actual, a efectos de solicitarle la información ya que siempre desde el 2003, la presentación de las DDJJ es a año vencido y debería haber tomado la precaución de guardar la información". Debido a errores que ya se han observado en algunas administraciones, no está de más aclarar que la información requerida sobre el consorcio o sobre el administrador debe estar relacionada directamente con el año del que se vuelca la información. El libro se encuentra estructurado de la siguiente manera: - Carátula folio 1 - AÑO 2010 folios 2 a 16 - AÑO 2011 folios 17 a 31 - AÑO 2012 folios 32 a 48

2 Folio 1: Carátula de Identificación: Cantidad de páginas Identificación del Consorcio N RPA Fecha de rúbrica. El libro tiene 48 folios en total para completar los datos de los 3 años. Aquí se debe encontrar adherida la oblea del RPA cuyo código será solicitado al momento de la confección de la DDJJ respectiva a presentar para renovar la matrícula de Administrador. AÑO Folios 2 a 16 Folio 2: Datos del Administrador: Nombre y Apellido o Razón Social N de RPA Domicilio comercial Teléfono Cantidad de empleados en la Administración Fecha del curso de Administración de consorcio Entidad que otorgó el certificado Pregunta CAPHyAI: "En el caso que haya más de un administrador designado, se mencionan los datos de ambos?" Respuesta Sra. Saldivia: "Sí, deberán colocar los nombres y números de RPA de todos los administradores designados". Datos del Consorcio: Domicilio Cantidad de empleados del consorcio Fecha de designación actual (Indicar respecto del año 2010) libro de Registro de Firmas Fecha última asamblea ordinaria Indicar si se aprobó o no la rendición de cuentas Folio 3 y 4: Personal del consorcio: Nombre y Apellido Cuil Categoría Si realizó o no el curso según Disposición 1698/12 Indicar NO CORRESPONDE dado que no estaba vigente en el año 2010 esta norma Obra Social Art Clave Suterh Indicar si esta pago o no el SUTERH Indicar si esta presentado o no AFIP - F.931 Indicar si esta pagado o no AFIP - F.931

3 Solo hay 14 lugares para incorporar personal, en caso de que el consorcio haya tenido variaciones en su nómina de empleados, producto de altas y bajas, se sugiere detallar los datos de los empleados que el consorcio tenía al cierre de cada año calendario. Por otra parte si el consorcio tiene habitualmente más de 14 empleados deberá informar a los excedentes en la página destinadas a Observaciones, realizando una llamada que indique que continúa en otro folio. En caso de no haber administrado el consorcio en ese periodo toda esta información podrá ser consultada de las DDJJ SUSS AFIP F.931, Libro de Sueldos y Jornales o de las liquidaciones de expensas. Folio 5: Seguridad Privada: Indicar si poseía o no Periodo Horario que realizaba el servicio En el espacio que dice Período deberá indicar, si fue la misma empresa la que prestó el servicio todo el año por ej: 01/01/2010 al 31/12/2010. En caso de cambios, hay lugar para incorporar hasta 2 empresas más, aquí deberá indicar el período cubierto por cada una. Folio 5 y 6: Seguros del Consorcio: Tipo Compañía N de póliza Fecha de vigencia desde ---/----/--- hasta ---/----/--- Hay 14 lugares para completar estos datos De no contar con las pólizas vigentes a ese momento, deberá obtener esta información del Libro de Administración o de las liquidaciones de expensas de ese periodo.. Folio 7: Impuestos y Servicios: prestataria Período Si está pago o no Motivo de incumplimiento del pago Consta de 21 renglones para incorporar la información solicitada y 4 renglones para indicar empresa y el motivo del incumplimiento del pago, situación que en todos los casos no es conocida, ya que la decisión del incumplimiento puede haber sido tomada por alguna asamblea u otro administrador y no encontrarse volcada en las liquidaciones de expensas o en el Libro de Actas. La Coordinadora del RPA ha aclarado: Pregunta CAPHyAI: Sobre el ítem "Impuestos y servicios" (séptima página), " La información se puede consignar por períodos de un año?". Respuesta Sra. Saldivia: "Sí, se puede informar por año si es que el mismo administrador permanece todo el año, sino por el período que permanezca". Folio 8: Ascensores: Cantidad de ascensores

4 N de registro GCBA Nombre del responsable Técnico N de matrícula Observaciones Se puede incorporar solamente la información de 3 empresas por año. Si no se administró el consorcio ese periodo se podrán obtener los datos del Libro de Conservador de Ascensores que debe estar obligatoriamente en cada consorcio o de las liquidaciones de expensas del periodo. Folio 9: Seguridad Edilicia: Fecha de último relevamiento Indicar si certifica o no prestadora del Servicio N de matrícula del personal Interviniente Fecha de vencimiento del certificado Motivo por el cual no certifica En la consulta realizada por CAPHyAI del 23/01/2013 también se aborda este punto: Pregunta CAPHyAI: " Relacionado con el ítem "seguridad edilicia" (páginas 9), "En 2012 no estaba vigente la norma de seguridad edilicia. Se consigna información relacionada a la Ley 257 y dónde?" Respuesta Sra. Saldivia: "Cumplido y no cumplido, y en observaciones colocar si está cumplida la Ley 257". Pregunta CAPHyAI: Sobre este mismo tema (página 39), " Dónde se consigna información sobre la Ley 257?" Respuesta Sra. Saldivia:"Estando el cuadro de Seguridad edilicia no se coloca nada sobre la 257 a menos que el edificio no certifique. En ese caso colocar el motivo del incumplimiento y si es Ley 257 colocar Ley 257. Por lo que se desprende que independientemente de la vigencia del Libro de Edificio Seguro que operó a partir 2011, los datos a incorporar en este sector son los correspondientes al Certificado de la Ley 257-CABA de Conservación de Frentes y Balcones. Folio 10: Desinfección y limpieza de tanques: N registro GCBA Fecha de realización del servicio primer semestre Fecha de realización del servicio segundo semestre Se puede incorporar solamente la información de 2 empresas prestadoras del servicio por año. Se debería extraer la información del Libro de Control Sanitario y Agua Potable en caso de tenerlo o sino de los certificados semestrales de Limpieza de Tanques y su respectivos análisis bacteriológico del agua, emitidos por la empresa habilitada para realizar el servicio. Folio 10: Desinsectación: N de registro GCBA Se puede incorporar solamente la información de 3 empresas prestadoras del servicio por año.

5 Folio 11: Instalaciones Fijas contra Incendio: registrada N de registro disposición 415-DGDyPC/12 Indicar si posee libro o no Indicar si posee certificado de operatividad o no De acuerdo a la DISPOSICIÓN N. 415/DGDYPC/11 esta información solo deberá ser suministrada a partir del año 2011 ya que la norma no existía en el año 2010 y solo será aplicable para los edificios que posean este tipo de instalaciones. Folio 11: Matafuegos: Registro N Fecha control trimestral Fecha última recarga anual Se puede incorporar solamente la información de 2 empresas prestadoras del servicio por año. Además falta el espacio para completar el tercer control trimestral, dado que el cuarto control se estaría efectuando conjuntamente con la recarga anual. Folio 11: Calderas: responsable Nombre y Apellido Responsable Técnico N de matrícula Solo hay lugar para completar una empresa prestadora del servicio por año. Folio 12-15: Otros proveedores contratados: Rubro Nombre o razón Social N de matrícula (si corresponde) Hay espacio para incorporar 32 proveedores contratados en el año. La coordinadora del RPA ha aclarado: Pregunta CAPHyAI: Acerca de "otros proveedores contratados" (página 27), " A qué otros proveedores se refiere? Cuál es el criterio de información aquí? Qué cantidad de otros proveedores habría que consignar?" Respuesta Sra. Saldivia: " Otros proveedores se refiere al resto de los trabajos que se hicieron en el consorcio y figura el pago en las liquidaciones de expensas, por ejemplo la plomería o la reparación del portero eléctrico" Folio 16: Observaciones.

6 Consta de 24 renglones donde se puede incluir toda aquella información que no cabía en los folios respectivos o cualquier aclaración que el administrador considere pertinente. AÑO Folios 17 a 31 Los datos a completar en estos Folios son los mismos que los descriptos para el año 2010, teniendo en cuenta que la información a volcar es la referida al año 2011 exclusivamente. AÑO Folios 32 a 48 Los datos a completar en estos Folios son los mismos que los descriptos para el año 2010, teniendo en cuenta que la información a volcar es la referida al año 2012 exclusivamente. LIBRO DE DATOS 2013 Disposición Nº 470/13 - DGDyPC GCBA Folio 1: Carátula de Identificación: Identificación del Consorcio N RPA Fecha de rubrica. El libro tiene en total 36 folios para completar los datos de lo que se va actuando durante el año Aquí se debe encontrar adherida la oblea del RPA cuyo código será solicitado al momento de la confección de la DDJJ respectiva a presentar para renovar la matrícula de Administrador. Folio 3 y 5 N de Libro Identificación del Consorcio Nombre del Administrador saliente N de RPA Periodo administrado en 2013 desde. Hasta. Nombre de nuevo Administrador N de RPA Nombrado desde.. Estos 2 folios son exactamente iguales, con la posibilidad que ante un cambio de administrador ya sea por renuncia o remoción el folio 5 deberá ser entregado al nuevo administrador a efectos de que gestione un nuevo Libro de Datos 2013 en el que volcará lo actuado por él. Cabe aclarar que este libro, si bien es un gastos que abona el Consorcio, el mismo queda en poder del Administrador saliente, ya que allí consta la información que le será requerida en oportunidad de la renovación de su matrícula en el RPA. Folio 2, 4 y6 Se encuentran en blanco y no se debe completar nada Folio 7: DDJJ Datos del Administrador: Nombre y Apellido o Razón Social

7 N de RPA Domicilio comercial Teléfono Cantidad de empleados en la Administración Fecha del curso de administrador de consorcio Entidad que otorgó el certificado. Datos del Consorcio: Domicilio Cantidad de empleados del consorcio Fecha de designación libro de Registro de Firmas Fecha de autorización del RPA Nº de oblea de Libro de Datos y 2012 Fecha de autorización del RPA Fecha de última asamblea ordinaria Indicar si se aprobó o no la rendición de cuentas Entendemos que si el mandato del administrador se encuentra vigente al inicio del año 2013 deberá consignar la fecha del inicio de ese mandato. Si en el curso de este año su mandato es renovado esta situación deberá indicarla en el folio 36 destinado a Observaciones. Folio 8 a 11: Personal del consorcio: Nombre y Apellido Cuil Categoría Si realizó o no el curso según disposición 1698/12 Obra Social Art. Clave Suterh Indicar si esta pago o no el SUTERH Indicar si esta presentado o no AFIP - F.931 Indicar si esta pagado o no AFIP - F.931 Solo hay 21 lugares para incorporar personal, en caso de que el consorcio tenga más empleados en este periodo producto de altas y baja, se sugiere detallar esta información en el folio 36 destinado a Observaciones. Respecto de la información de los pagos de AFIP y Suterh posee un espacio reservado para cada mes del año. Por otra parte no se encuentra previsto un espacio para un eventual cambio de ART, por lo que esta información también deberá ser volcada en Observaciones. Folio 12 y 13: Seguridad Privada: Indicar si poseía o no Mes Abonado Hasta Horario que realiza el servicio

8 Consta de 12 espacios para completar la información requerida. No queda claro si los datos a incluir en este sector se refieren al gasto consignado en la liquidación de expensas o al servicio efectivamente prestado o bien a la fecha en que se efectúa el pago. Folio 14 y 15: Seguros del Consorcio: Tipo Compañía N de póliza Fecha de vigencia desde ---/----/--- hasta ---/----/--- Hay 20 lugares para completar estos datos Folio 16 a 18: Ascensores: Cantidad de ascensores N de registro GCBA Nombre del responsable Técnico N de matrícula Observaciones Hay reservado un espacio para cada mes calendario, pero no se ha previsto que un consorcio tenga contratado a más de un Conservador de Ascensores como a veces ocurre en los consorcios conformados por más de una torre donde hay conservadores diferentes. En caso de necesitar volcar información adicional deberá utilizarse el folio 36 Observaciones Folio 19: Seguridad Edilicia: Fecha de último relevamiento Indicar si certifica o no prestadora del Servicio N de matrícula del personal Interviniente Fecha de vencimiento del certificado Motivo por el cual no certifica Se puede incorporar solamente la información de 3 empresas por año Folio 20: Desinfección y limpieza de tanques N registro GCBA Fecha de realización del servicio primer semestre Fecha de realización del servicio segundo semestre Se puede incorporar solamente la información de 4 empresas prestadoras del servicio por año. Folio 21 y 22: Desinsectación: N de registro GCBA

9 Tiene un espacio reservado para cada mes del año. Folio 23: Instalaciones Fijas contra Incendio: registrada N de registro disposición 415-DGDyPC/12 Indicar si posee libro o no Indicar si posee certificado de operatividad o no Tiene 2 espacios previstos para los controles. Folio 24: Matafuegos: Registro N Fecha control trimestral Fecha última recarga anual Tiene 4 espacios previstos para esta información.. Folio 25 a 27: Calderas: responsable Nombre y Apellido Responsable Técnico N de matrícula Tiene un espacio reservado para cada mes del año Folio 28 a 31: Impuestos y Servicios: prestataria Período Indicar si está pago o no Motivo de incumplimiento del pago Consta de 102 renglones para incorporar la información solicitada y 11 espacios, en el folio 31 para indicar empresa y el motivo del incumplimiento del pago Folio 32-35: Otros proveedores contratados: Rubro Nombre o razón Social N de matrícula (si corresponde). Mes en que realizó el servicio Hay espacio para incorporar 24 proveedores contratados en el año.

10 Folio 36: Observaciones. Consta de 14 renglones donde se puede incluir toda aquella información que no se pueda incorporar por razones de espacio en los folios respectivos o cualquier aclaración que el administrador considere pertinente. 29/04/2013 Dra. Liliana M. Corzo Contadora Pública especializada en Propiedad Horizontal y Auditorías de Consorcios.