1. INTRODUCCION INSTALACION CONFIGURACION REGISTRO DE LAS VENTAS TRAVEL CLUB ENVIO DE INFORMACION...

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1 ENVIOS TRAVEL CLUB

2 Índice 1. INTRODUCCION INSTALACION CONFIGURACION REGISTRO DE LAS VENTAS TRAVEL CLUB ENVIO DE INFORMACION ENVIOS TRAVEL CLUB - 2 -

3 1. INTRODUCCION El módulo ENVIOS TRAVEL CLUB permite a la farmacia enviar a Travel Club información sobre las ventas realizadas mediante tarjetas de dicha entidad. Se considerarán como tal las ventas de parafarmacia realizadas desde el proceso VENTAS MOSTRADOR de Farmatic en las que se haya introducido un código de tarjeta compatible con el formato Travel Club, según se comenta más adelante. El envío de información se realizará vía Internet, pudiendo automatizarse o realizarse de forma manual. Sólo una de las máquinas de la farmacia requerirá salida a Internet, puesto que será la encargada de centralizar el envío de la información de ventas Travel Club que se registre en el resto de puestos. 2. INSTALACION El módulo ENVIOS TRAVEL CLUB ha de instalarse en todos los puestos de trabajo en los que se vayan a registrar ventas Travel Club. A continuación se detalla el proceso de instalación. 1.- Inicialmente se muestra una ventana de bienvenida, en la que se debe pulsar Siguiente. 2.- A continuación se solicitará indicar el directorio donde realizar la instalación. Por defecto se propone el directorio de instalación de Farmatic, debiéndose cambiar sólo si el propuesto no fuera correcto. Para proseguir con la instalación hacer clic en Siguiente. ENVIOS TRAVEL CLUB - 3 -

4 3.- Indicar dónde deben colocarse los accesos directos del programa. Modificar sólo si no se está de acuerdo con la propuesta. Clic en Siguiente. 4.- Se mostrará una ventana recordando las opciones de instalación que se han seleccionado. Si son correctas, proseguir con la instalación haciendo clic en Instalar. ENVIOS TRAVEL CLUB - 4 -

5 5.- Por último, se presentará la ventana de finalización de instalación. Hacer clic en Finalizar. Si se ha finalizado teniendo activa la caja de chequeo Iniciar Travel Club, se presentará la ventana principal del módulo. Si no se ha activado Iniciar Travel Club, el módulo no se abrirá. El usuario podrá abrirlo cuando lo necesite, siguiendo uno de estos procedimientos: Haciendo uso del acceso directo que habrá quedado en el escritorio: Desde el menú Inicio de Windows, seleccionando PROGRAMAS, a continuación FARMATIC y, por último, ENVIOS TRAVEL CLUB. Desde el menú MAESTROS de Farmatic, seleccionando COMUNICACIONES y a continuación AVANZADAS. Por último, acceder al proceso ENVIOS A TRAVEL CLUB. ENVIOS TRAVEL CLUB - 5 -

6 En cualquier caso, la primera vez que se abra el módulo ENVIOS TRAVEL CLUB se detectará que la aplicación no está registrada y se solicitará la introducción del CD-KEY que Consoft le habrá suministrado junto al módulo. Una vez se introduzca el CD-KEY y se pulse Aceptar, se entrará al módulo ENVIOS TRAVEL CLUB. El módulo ENVIOS TRAVEL CLUB no es preciso que esté abierto para que Farmatic pueda recoger la información de ventas. Sólo tendrá que abrirse cuando se desee efectuar alguna consulta, cambios en su configuración o envíos manuales, como se verá más adelante. ENVIOS TRAVEL CLUB - 6 -

7 3. CONFIGURACION Una vez en el módulo ENVIOS TRAVEL CLUB, hacer clic en el botón (Equivale a la opción OPCIONES DE CONFIGURACION del MENU de este módulo) con lo que se accederá a una ventana en la que deben cumplimentarse los siguientes campos: - DIRECCION URL DE ENVIO : Indicar la dirección a utilizar en el proceso de comunicación. Por defecto ya se incluye la dirección predeterminada a la que realizar los envíos. - CODIGO DE FARMACIA : Número de identificación asignado a la farmacia por Travel Club. - CONTRASEÑA: Contraseña asignada a la farmacia por Travel Club. - FECHA BASE : Fecha a partir de la que se desea empezar a enviar información, de forma que el primer envío automático que se realice no incluya las ventas de fecha anterior. Esta fecha no impide que manualmente se seleccionen fechas anteriores a enviar cuando así se estime conveniente. Por defecto se tomará como fecha base la fecha en que se instaló este módulo de envíos. - TIPO : En este campo se debe indicar la modalidad de automatización de envíos que se desea adoptar. Son posibles las siguientes alternativas:.. Sin Automatización : En este caso, no habrá envío automático de información. Los envíos deberán realizarse manualmente cuando se estime oportuno. ENVIOS TRAVEL CLUB - 7 -

8 .. Aviso al arrancar Farmatic : En este caso, cuando se abra la aplicación Farmatic se emitirá un aviso recordando que se debe realizar el envío de información, si bien no se realizará el mismo de forma automática... Aviso desde Farmatic : Si se elige esta opción, cuando sea la hora indicada en el campo Hora de esta misma ventana, desde la aplicación Farmatic se emitirá un aviso recordando que se debe realizar el envío de información. No se realizará el envío de forma automática... Automatizado por Farmatic : De ser ésta la opción elegida, cuando sea la hora indicada en el campo Hora de esta misma ventana, si la aplicación Farmatic se encuentra abierta se procederá al envío automático de la información en ese momento. Esta será la opción por defecto, asumiéndose inicialmente la hora 19:50. - PERIODICIDAD : Intervalo de tiempo que transcurrirá entre ejecuciones del tipo de automatización seleccionado. Los posibles valores son Diaria y Mensual. Este campo no ha lugar en el caso de haber optado en el campo Tipo por la no automatización o por el aviso al arrancar Farmatic - HORA : En este campo se debe indicar la hora en que emitir el aviso o realizar el envío automático de la información. Obviamente, este campo no ha lugar en el caso de haber optado en el campo Tipo por la no automatización o por el aviso al arrancar Farmatic. - MAQUINA : Indicar el nombre de la máquina que ha de encargarse de realizar los envíos, de forma que se evite que el resto de las máquinas que pudieran tener este módulo instalado procedan también a enviar la información. Por defecto, será la máquina en la que se instale este proceso por primera vez. Forzosamente tendrá que ser una máquina con salida a Internet. - INCLUIR DEVOLUCIONES : Activar esta caja de chequeo si, además de las ventas se desea enviar las devoluciones realizadas por los clientes. Por defecto estará activa. Una vez cumplimentados los datos, hacer clic sobre el botón Aceptar. Cuando se hagan cambios en la automatización de los envíos (periodicidad, horas, etc.) se deberá reiniciar Farmatic para que los cambios tengan efecto. En esta misma ventana se dispone del botón que permite revisar el estado de la automatización de los envíos. Al hacer uso de él se presenta una ventana donde se informa sobre el tipo de automatización activo, periodicidad, hora, máquina desde la que se enviará, fechas de última y próxima ejecución automática, si hoy se va a hacer envío Si la automatización de la máquina es correcta se informará de ello, al igual que se avisaría si no lo fuera. ENVIOS TRAVEL CLUB - 8 -

9 En dicha ventana es posible también verificar la correcta obtención de la dirección IP según el nombre de la máquina, es decir, dada una máquina se proporcionará su IP. 4. REGISTRO DE LAS VENTAS TRAVEL CLUB En el proceso VENTAS MOSTRADOR de Farmatic, cuando se desee asociar una venta a una tarjeta Travel Club, o bien se seleccionará un cliente que tenga asociada en su ficha una tarjeta de fidelización de Travel, o bien en cualquier momento antes de cerrar la venta, se pulsará <F1> y se introducirá el código de la tarjeta Travel que presente el cliente (bien leyéndolo con un lector de banda magnética, bien tecleándolo). ENVIOS TRAVEL CLUB - 9 -

10 Si en el parámetro Solicitar cliente al cerrar la venta, ubicado en el apartado MARKETING del proceso CONFIGURACION / PARAMETROS de Farmatic, así se ha indicado, será obligatorio indicar el cliente en todas las ventas. Será optativo el que cuando se introduzca un código de tarjeta no asociado a ningún cliente dado de alta en Farmatic se muestre el mensaje No se ha encontrado ningún Cliente con las características indicadas. Desea dar de alta un nuevo Cliente?, obligándose a que la tarjeta esté grabada en la ficha del cliente para poder ser utilizada. Podrá activarse/desactivarse esta pregunta desde el proceso MENSAJES PARAMETRIZADOS, ubicado en el apartado UTILIDADES del menú ARCHIVO de Farmatic. Indicando que no se realice la pregunta se conseguirá poder utilizar tarjetas de fidelización aunque no estén grabadas en la ficha de ningún cliente. Ahora bien, sólo se registrarán como ventas Travel Club aquéllas que por este método se hayan asociado a un código de tarjeta de fidelización de 9 ó 13 dígitos numéricos. Asimismo, sólo pueden considerarse ventas asociadas a Travel Club aquéllas que se correspondan con artículos de parafarmacia. 5. ENVIO DE INFORMACION Si en el apartado OPCIONES DE CONFIGURACION se ha automatizado el envío de la información, ésta será enviada automáticamente según lo especificado. El primer envío automático que se realice tomará como primera fecha a incluir la especificada en el campo Fecha Base de dicho apartado OPCIONES DE CONFIGURACION. Los sucesivos envíos partirán siempre desde la última fecha incluida en el envío anterior hasta la fecha presente. Téngase en cuenta que en los envíos automáticos se enviarán las ventas realizadas desde el último envío hasta el último día completo, es decir, el día anterior al nuevo envío. Para que el envío automático sea posible Farmatic debe estar abierto en la máquina encargada de hacer los envíos. En ese momento, automáticamente se abrirá el módulo ENVIOS TRAVEL CLUB, se producirá el envío y se cerrará dicho módulo, sin que sea precisa la intervención del usuario. Si se produjera algún error en el envío o no hubiera información para enviar, quedaría constancia de que el envío no se ha realizado correctamente (registrándose en un fichero.log) visualizándose cuando se consulte el Registro de Actividad, como se comenta más adelante. Si se desea realizar un envío manual, bastará con dirigirse al menú MAESTROS de la aplicación Farmatic, seleccionar COMUNICACIONES, a continuación AVANZADAS y por último ENVIOS A TRAVEL CLUB (o bien abrir el módulo ENVIOS TRAVEL CLUB por cualquiera de los procedimientos antes descritos). ENVIOS TRAVEL CLUB

11 En ambos casos, a continuación, en la ventana que se presentará activar el botón radio oportuno según la información que se desee incluir en el envío:.. Ventas no enviadas : En este caso se enviará la información comprendida entre el último envío realizado y este momento... Rango de fechas : En este caso se tendrá que especificar desde qué fecha hasta qué fecha se desea incluir en el envío. Debe tenerse en cuenta que si en el rango dado se encuentra información que ya ha sido enviada con anterioridad, ésta volverá a enviarse. En la parrilla se presentará por cada movimiento habido (venta y/o devolución de venta) los siguientes campos: - FECHA : Fecha en que se realizó la venta (o devolución). - HORA : Hora en que se realizó el movimiento. - TARJETA : Número de tarjeta de fidelización de la venta o devolución. - CODIGO : Código del artículo en cuestión. - DESCRIPCION : Descripción del artículo. - UNID. : Unidades vendidas, o devueltas, según el tipo de movimiento que sea. - P.V.P. : P.V.P. del artículo en el momento en que se realizó el movimiento. - IMPORTE : Importe neto de la venta del artículo. ENVIOS TRAVEL CLUB

12 En la zona superior derecha de la ventana se informará del Próximo Nº de envío (número que se asignará al próximo envío, correlativo respecto al anterior), Movimientos a enviar (número total de movimientos que se van a enviar) y Ultimo Envío (fecha del último envío automático, o manual pero sin acotación de fechas, que se ha realizado). Una vez revisada la información a enviar, para proceder con el envío hacer clic en el botón módulo). (equivale a la opción GENERAR Y ENVIAR del MENU del Se presentará una ventana solicitando nombre del fichero a enviar y su ubicación. Salvo que se desee efectuar alguna modificación al respecto, hacer uso de los datos por defecto que se presentarán, bastando para proceder con el envío con hacer clic en el botón. De cada línea de venta la información que se hará llegar a Travel Club será la siguiente:..número de tarjeta de fidelización..código del artículo (siempre de 7 dígitos)..descripción del artículo ENVIOS TRAVEL CLUB

13 ..P.V.P. del artículo..p.v.l. del artículo..cantidad vendida..importe del artículo..stock medio del artículo en la farmacia durante el día de la venta...fecha de la venta. Sólo se incluirá en el caso de ficheros de formato mensual. A pie de ventana se dispone de los siguientes botones, además de los ya mencionados: : Permite abandonar y cerrar el módulo ENVIOS TRAVEL CLUB. Equivale a la opción CERRAR del MENU del módulo. : Permite guardar la información presente en la parrilla en un fichero, sin proceder a su envío en ese momento. En función de la información presente, se generará uno o varios ficheros. Si todas las ventas pertenecen a un mismo día, se generará un fichero con formato diario que contendrá todas las líneas. Si las líneas presentes pertenecen a varios meses, se crearán tantos ficheros de formato mensual como meses distintos aparezcan en la información presente. Para cada fichero que se vaya a generar se solicitará nombre del fichero y ubicación. Equivale a la opción GENERAR Y GUARDAR del MENU del módulo. Según si el fichero incluirá ventas de un único día o ventas de varios días de un mismo mes, su nombre será distinto: Fichero diario: TXXXXXAA.MMDD Fichero mensual: TXXXXXAA.MM Donde: XXXXX será el código de farmacia asignado por Travel Club. diarios. AA será el año de las líneas que contiene MM será el mes de las líneas que contiene DD será el día de las líneas que contiene, en el caso de ficheros : Permite visualizar los ficheros históricos diarios (.log) en los que se registra información sobre la actividad realizada por la automatización y sobre el resultado de los envíos realizados. Se guardarán los ficheros de los últimos 30 días. ENVIOS TRAVEL CLUB