Unitat de Serveis Generals Barcelona de Serveis Municipals SA. Carrer Calàbria, Barcelona

Transcripción

1 Barcelona de Serveis Municipals SA. Plec tècnic per l explotació del servei de màquines de venda automàtica (vending) pel personal de les oficines centrals de Barcelona Serveis Municipals situades al Carrer Calabria 66 i a d altres ubicacions fora de la seu central Barcelona a 13 de Setembre de 2016 Pàgina 1 de 17

2 1. Objecte És objecte d aquest document, la regulació de les condicions tècniques per a la licitació de la cessió d espais per part de BSM per al subministrament, instal lació, manteniment i explotació del Servei de màquines de venda automàtica de productes alimentaris sòlids, begudes fredes i begudes calentes destinat al personal propi de BSM i d empreses externes. Es defineix com a servei de Vending el servei d alimentació i begudes expedit per màquines automàtiques. 2. Àmbit L àmbit del projecte es tot aquell espai de BSM que per les necessitats dels seus treballadors es consideri necessari l establiment d un servei de Vending, com ara son les Oficines Centrals de Calabria, Palau Sant Jordi, l Estadi Olímpic, els dipòsits de la grua municipal, Parc Güell, Vestidors Zona Franca i ZOO, i tots els espais que durant la durada del contracte puguin sorgir 3. Estimació de l activitat L activitat estimada pel servei de Vending actual (comptant personal propi i empreses externes) es calcula al voltant de: Dipòsit Grues Joan Miró: Dipòsit Grues Badajoz: Dipòsit Grues Sant Genis: Base Grues Zona Franca: Oficines Central: Palau Sant Jordi: Estadi Olímpic: Entre persones (24 hores/365 dies) Entre persones (24 hores/365 dies) Entre persones (24 hores/365 dies) Entre persones (24 hores/365 dies) Aprox. 230 persones (horari oficines / dilluns a divendres) Sense activitat aprox. 50 persones (horari oficines / dilluns a divendres) Amb activitat muntadors 100 persones (24 hores/250 dies) + 50 oficina Sense activitat aproximadament 50 persones (horari oficines / dilluns a divendres) Pàgina 2 de 17

3 Parc Güell: Zoo: Amb activitat muntadors 200 (24 hores/200 dies) + 50 oficina Aprox. 100 persones (horari obertura Parc de dilluns a diumenge) Entre persones (horari obertura Parc de dilluns a diumenge) 4. Criteris de sostenibilitat i millores de la integració L Ajuntament de Barcelona, seguint les línies que estableix el Compromís ciutadà per la sostenibilitat i la Declaració institucional sobre el comerç just del 2002, treballa per minimitzar els impactes ambientals dels serveis municipals. En el següent plec incorporem mesures de la instrucció tècnica de Serveis d Alimentació que dóna resposta a la Mesura de govern de contractació pública responsable amb criteris socials i ambientals (2013) i al Decret d Alcaldia sobre contractació pública responsable amb criteris socials i ambientals, de 20 de novembre de 2013, que preveu la publicació d instruccions tècniques per definir els criteris ambientals específics que cal aplicar en la compra i contractació dels grups de productes i serveis definits com a prioritaris, entre els quals es troba l alimentació. L element particular i característic dels serveis d alimentació són els aliments en si mateixos, i la producció i el processament d aquests aliments són ambientalment molt rellevants. En la contractació o els acords per a l autorització d instal lació de serveis de venda automàtica es consideraran sempre els criteris ambientals següents: Origen i qualitat dels productes A les màquines de begudes calentes, el cafè estàndard haurà de ser d agricultura ecològica (d acord amb el Reglament del Consell Europeu 834/2007) o de comerç just (d acord amb la Comunicació de la Comissió Europea, de 29 de novembre de 1999, relativa al comerç just COM (99) 619 final). A les màquines de begudes calentes, el sucre serà sense refinar. Pàgina 3 de 17

4 A les màquines de begudes fredes, com a mínim una beguda haurà de ser d agricultura ecològica (d acord amb el Reglament del Consell Europeu 834/2007), o de comerç just (d acord amb la Comunicació de la Comissió Europea, de 29 de novembre de 1999, relativa al comerç just COM (99) 619 final) o procedir d empreses d inserció o de centres especials de treball. A les màquines d aperitius i aliments, com a mínim tres productes hauran de ser d agricultura ecològica (d acord amb el Reglament del Consell Europeu 834/2007), o de comerç just (d acord amb la Comunicació de la Comissió Europea, de 29 de novembre de 1999, relativa al comerç just COM (99) 619 final) o procedir d empreses d inserció o de centres especials de treball. No s admetrà l oferta de cap producte sotmès a l obligatorietat d etiquetatge OMG perquè conté organismes modificats genèticament, d acord amb el Reglament 1830/2003/CE del Parlament Europeu i del Consell. D igual manera no s admetrà cap oferta que no compleixi els criteris abans esmentats Es valorarà de les diferents ofertes l ampliació del nombre de productes d agricultura ecològica, comerç just o procedents d empreses d inserció o centres especials de treball més enllà dels mínims requerits 5. Medi Ambient i Sostenibilitat 5.1. Medi Ambient L empresa adjudicatària haurà de realitzar el servei en estricte acompliment de la normativa vigent de caràcter mediambiental de la Comunitat Europea, estatal, autonòmica i local. A tal fi aplicarà els criteris i compromisos de contingut ambiental a cada una de les accions dels serveis objecte del contracte Sostenibilitat L empresa adjudicatària haurà de presentar i implantar un pla de sostenibilitat i eficiència energètica amb l objectiu de reduir els consums dels serveis objecte del contracte. Pàgina 4 de 17

5 L empresa adjudicatària ha de garantir la correcta gestió i tractament dels residus, mitjançant gestor autoritzat d acord amb la normativa vigent. Així mateix, haurà d aportar la documentació acreditativa corresponent en cas que B:SM ho sol liciti. 6. Prevenció de Riscos Laborals (PRL) Les empreses adjudicatàries hauran d acreditar, abans d iniciar la prestació dels serveis, la formació en matèria de prevenció de riscos laborals de cadascuna de les persones adscrites als mateixos. Aquesta acreditació haurà d estar signada pels treballadors donant fe de la seva formació. L empresa adjudicatària garantirà a totes les persones adscrites al projecte de tots els mitjans de seguretat necessaris, i vetllaran pel compliment de tota la legislació vigent en matèria de salut laboral, en particular la normativa de Prevenció de Riscos Laborals (Llei 31/1995 i normativa en desenvolupament), essent el seu incompliment motiu de resolució del contracte, en virtut del que es contempla en el punt 3 de l article 24 de la llei esmentada. En el cas de que a BSM se li imposés alguna sanció per part de l autoritat competent com a conseqüència d incompliment de mesures preventives per part del personal adscrit al projecte, BSM repercutirà aquestes quantitats a l empresa contractada. Abans del inici de les feines, l empresa adjudicatària, presentarà un estudi i pla de seguretat amb relació als treballs a desenvolupar i designarà un recurs preventiu que haurà d estar adscrit al servei. El incompliment d aquest punt serà motiu de resolució de contracte. L empresa adjudicatària dotarà al personal adscrit al projecte del material, equip, eines, uniformitat, EPIs, i en general de tots els recursos tècnics i mitjans materials que siguin necessaris pel correcte desenvolupament d aquest. 7. Normativa i reglamentació d aplicació L adjudicatari haurà de prestar i desenvolupar el servei en total correlació i compliment de la normativa legal vigent de caràcter general i especifica dels serveis de Vending, de la Comunitat Europea, Estatal i Autonómica. Pàgina 5 de 17

6 Si durant la vigència del contracte es modifiqués la normativa vigent o aparegués nova normativa el contractista tindrà l obligació d implementar i/o adaptar els procediments dels serveis als nous requeriments de la normativa. 8. Contingut general L empresa adjudicatària realitzarà la gestió integral dels serveis objecte del contacte, que inclou: Subministrament, instal lació, reposició i manteniment de les màquines expenedores. Reaprovisionament de productes de les màquines expenedores. Gestió de la qualitat del servei, de manera que els productes arribin en òptimes condicions organolèptiques i de temperatura. Manteniment correctiu, preventiu i normatiu de les màquines expenedores. Substitució dels elements deteriorats o extraviats per nous d igual o millor qualitat que els substituïts. Gestió del residus generats a la zona de Vending 9. Productes Les màquines de venda automàtica hauran de subministrar, tenint en compte els requisits mínims relacionats a l apartat 4, els següents productes: Begudes calentes: cafè amb i sense cafeïna, xocolata, llet, infusions, caldo i combinacions de te i cafè amb llet. Aigua en presentació de 1,5 litres i 0,5 litres Refrescos amb gas: cola, llimona i taronja normals i baixos en sucre, Refrescos sense gas normals i baixos en sucre, Begudes isotòniques (excepte begudes energètiques tipus red bull o equivalents) Sucs de préssec, pinya, poma... Snack d'alimentació saludable, cereals... Snack dolços, salats i entrepans de pa de motlle Pàgina 6 de 17

7 Amanides preparades. Fruita i iogurts. Productes que respectin intoleràncies alimentaries (p.e. gluten) o diferents tipus d al lèrgens Productes que respectin dietes vegetarianes. Tots els productes que no siguin de comerç just, agricultura ecològica, o procedents d empreses d inserció o centres especials de treball, hauran de ser de primeres marques: Coca-cola, Trina, Schweppes, Danone, Alvalle, Kaiku, Nutrexpa, Grefusa, Velarte, Bimbo, Alfonso Torres, Trident, Smint, Mars, Haribo, Carretilla, Florette, La Fageda... Tots el productes a la venda hauran de ser aprovats per BSM i en el cas de que un producte no es consideri adient haurà de ser retirat de forma immediata a tot el parc de màquines. 10. Maquinària Les màquines de begudes calentes hauran de tenir l opció d oferir el servei amb got o sense (bimodal) Totes les màquines hauran de complir amb els requisits energètics de la classe energètica A o superior, segons la classificació EVA-EMP 3.0 o equivalent. Es valorarà: que continguin gasos refrigerants amb potencial d escalfament global inferior a que disposin d enllumenat amb sistemes de baix consum tipus LED. que disposin de detectors sensors o detectors de moviment mitjançant els quals l enllumenat de la màquina s encén i s apaga automàticament. A les màquines d aperitius i aliments: que en cas que diferents tipus de productes necessitin temperatures diferents, la màquina disposi de doble compartiment amb temperatures diferenciades. Pàgina 7 de 17

8 11. Sistema de pagament Totes les màquines hauran d'incorporar un sistema de pagament multi opció que permeti pagar amb: Targeta del sistema de Vending Metàl lic Cash-Phone 12. Logística L'empresa adjudicatària haurà de garantir i realitzar: Recull d'informació diària per ajustar les opcions i quantitats als gustos del client final. Sistema de control de la cadena de fred, sense possibilitat de trencament de la mateixa, dels productes a subministrar que així ho requereixin. Plans de neteja, manteniment d'equipament i control de plagues. Recollida de residus i posterior tractament segons normativa vigent. Correcta manipulació deis aliments segons legislació vigent Sistema de control de caducitats. 13. Subministrament inicial L adjudicatari haurà d emplaçar les màquines a les ubicacions detallades a l annex 1. L adjudicatari instal larà maquines de canvi de diners a les instal lacions on BSM consideri necessari sense cost addicional De la mateixa en els casos que BSM consideri oportú, l adjudicatari haurà d instal lar una màquina de retorn d envasos (reverse-vending), i n establirà la localització. L adjudicatari haurà de presentar a la memòria tècnica el calendari i pla d instal lació del subministrament inicial 14. Termini de lliurament de màquines addicionals Les comandes de noves màquines hauran de ser lliurades per l Adjudicatari en els punts de subministrament indicats per BSM, en el termini màxim indicat en la comanda o, en el seu defecte, durant els 10 dies hàbils següents a l enviament de la mateixa. Pàgina 8 de 17

9 Si es produís algun retard en el lliurament, s haurà de comunicar a la unitat responsable el motiu i la data prevista de lliurament. Els retards en les dates de lliurament poden comportar penalitzacions consignades en l apartat Presentació del Vending Les màquines de Vending hauran de ser personalitzades, sent a cost de l adjudicatari aquesta personalització. BSM proporcionarà a l adjudicatari tots el elements gràfics identificatius i normativa per a la personalització. L adjudicatari presentarà una proposta que haurà de ser aprovada per BSM prèvia a la seva implantació. El productes sans, de mercat just o d empreses amb criteris socials, hauran d estar separats en diferents zones del productes normals i totalment diferenciats 16. Preus del servei Es presentarà un llistat de tarifes unitàries per producte ofert. Aquests preus han de ser populars i en relació al producte ofert. A l Annex 2 s estableixen els preus màxims (IVA inclòs) 17. Servei d assistència tècnica L empresa adjudicatària ha de disposar d un servei d assistència tècnica amb els següents requeriments: Call Center o telèfon de contacte 24 hores/365 dies. Aquest telèfon estarà visible a totes les màquines expenedores instal lades. Totes les incidències produïdes es registraran a l aplicatiu Footprints de BSM. L adjudicatari està obligat a fer servir aquest programa que BSM posarà a la seva disposició indicant l actuació realitzada i l hora de finalització de la incidència. En el cas que la incidència es comuniqui via telefònica es obligació del destinatari registrar aquesta trucada dintre de l aplicatiu Footprints. Pàgina 9 de 17

10 18. Manteniment Serà a compte de l adjudicatari el manteniment preventiu, normatiu i correctiu de les màquines expenedores i les instal lacions inherents al servei. BSM revisarà el pla de manteniment de l empresa adjudicatària per a comprovar els manteniments realitzats. Si en aquesta revisió es detecten avaries o deteriorament de les instal lacions, maquines o elements auxiliars es comunicarà a I'adjudicatari donant un temps prudencial per a la seva reparació. En les averies importants d'un equipament que pugui anul lar un servei més de 24 h, I'adjudicatari haurà de posar mitjans alternatius per garantir el servei fins la reparació definitiva Manteniment Preventiu Són aquelles tasques que l Adjudicatari realitzarà de forma periòdica per garantir el correcte funcionament de totes les màquines de vending i les que s afegeixin durant la durada del contracte. BSM es reserva el dret de modificar el pla de manteniment de les instal lacions quan ho consideri necessari, essent obligació de l adjudicatari acomplir-lo. L adjudicatari ha de tenir totes les eines, personal, material, productes i instruments necessaris per tal d executar i garantir la correcte execució de totes les revisions definides en el pla de manteniment preventiu. L adjudicatari es compromet a avisar a BSM o al seu representat en cada moment, de totes les anomalies observades en qualsevol inspecció o revisió L adjudicatari presentarà anualment una revisió del pla de manteniment, on en funció de les dades obtingudes l any anterior, l estat de les màquines, el seu us, els requeriments, etc. proposarà a BSM les modificacions que consideri necessàries per a millorar l estat de les màquines i garantir-ne el seu bon funcionament, optimitzant recursos i guanyant eficàcia. L adjudicatari haurà de presentar a la memòria tècnica el pla de manteniment preventiu Manteniment Correctiu Es considera manteniment correctiu el destinat a resoldre les avaries o incidències de les màquines de vending. Pàgina 10 de 17

11 Es consideraran tres nivells d incidència: Molt Urgents quan la màquina es trobi fora de servei, presenti una manca de més del 50% dels seus productes o bé no es pugui realitzar el pagament per 2 dels tipus de pagament demanats i no existeixi a la ubicació una màquina de característiques similars Urgents quan la màquina es troba en servei però presenta una manca de més del 30% de productes, o bé estigui en el cas 1 però tinguem disponibilitat d una màquina anàloga a la mateixa ubicació Normals quan és tracti d incidències aleatòries no repetitives com per exemple la no devolució de canvi o la no obtenció del producte demanat. Les incidències tècniques molt urgents s hauran de resoldre en un termini no superior a 4 hores. Les urgents en un termini inferior a 7 i les normals en un termini de 24 hores, El temps de resolució es comptarà des de la recepció de l avís i sempre dintre de l horari d us de la instal lació. En el cas de no poder solucionar-ne l averia s haurà de substituir la màquina en un termini inferior a 48 hores des de l hora d avís. L adjudicatari està obligat a retornar els diners que la màquina s hagi pogut quedar tant per motius de canvi com per a la no obtenció del producte demanat en perfecte estat, abans de 24 hores des de la recepció de l avís. L adjudicatari haurà de presentar a la memòria tècnica el pla de manteniment preventiu. 19. Disponibilitat mínima En el cas d una avaria, el còmput del temps de fora de servei es comptabilitza des del moment en que es passa la comunicació d aquest estat a l Adjudicatari fins que la màquina es posa novament en servei En el cas d intervencions programades, es comptabilitza des del moment en el qual l Adjudicatari inicia els seus treballs, deixant fora de servei la màquina, fins que aquesta torna a estar en condicions de servei. S entendrà que una màquina està fora de servei quan així ho estigui o be quan tingui una mancança del 50% dels productes a la venda. En qualsevol cas no es comptabilitzaran les circumstàncies següents: Pàgina 11 de 17

12 Temps fora de servei per talls de subministrament de fluid elèctric. Temps fora de servei per raó d accidents o altres anomalies no imputables a un funcionament normal de la instal lació. Temps fora de servei per raó de la voluntat de BSM a l hora de programar una actuació. Sí es comptabilitzarà, en canvi, aquell temps fora de servei per motiu intrínsec de l organització interna del contractista: horaris del personal, actuacions de manteniment preventiu o correctiu, reparacions defectuoses, reposició de productes, etc. El temps de disponibilitat per a cada màquina es el de l horari de treball de la dependència on es trobi la màquina. La disponibilitat mínima sol licitada per màquina a l any es del 90%. 20. Programació Tots el treballs de manteniment i reposició es duran a terme de forma programada i coordinada amb els responsables de les diferents instal lacions, i es buscarà que no perjudiquin el normal desenvolupament de les activitats que hi tenen lloc. 21. Control del contracte BSM podrà establir les mesures de control que consideri oportunes per tal d assegurar el correcte compliment del contracte i el nivell tècnic dels serveis efectuats. En aquest sentit, els tècnics de BSM podran assistir, juntament amb el Responsable del Contracte, a les diferents instal lacions a fi de comprovar l estricte compliment del contracte establert. 22. Penalitzacions L incompliment del nivell del servei acordat tindrà les següents penalitzacions: Pàgina 12 de 17

13 22.1 Manteniment correctiu Si no s atenen les incidències correctives en els temps establerts en aquest Plec es podrà penalitzar amb un import de 5 per hora de retard. Si una mateixa ordre de treball requereix un avís repetit podrà penalitzar cadascun amb 10. Les avaries amb consideració de molt urgents en les instal lacions de BSM, es podran penalitzar amb 10 per hora, i amb 20 si requereix un avís repetit. El import de les penalitzacions d aquest apartat, per cada any, no podrà superar el 10% del import del contracte. En cas que, pel còmput anual, s hagués superat aquesta quantitat, motivarà a BSM per a poder exercir la rescissió del contracte, en base a un incompliment molt greu de les obligacions del contracte per part de l adjudicatari Fora de servei Si no es supera la disponibilitat mínima sol licitada, BSM podrà penalitzar l Adjudicatari amb un import corresponent al 3,5% del cànon fix per cada 1% de pèrdua de disponibilitat en cada una de les màquines Aquesta penalització podrà ser acumulativa per a cada concepte del mencionats anteriorment. El import d aquesta penalització, per cada any, no podrà superar el 10 % del import del contracte. En cas que, pel còmput anual, s hagués superat aquesta quantitat, motivarà a BSM per a poder exercir la rescissió del contracte, en base a un incompliment molt greu de les obligacions del contracte per part de l adjudicatari Lliurament El retard en el compliment del termini de lliurament podrà ser penalitzat amb 10 per dia de retard durant la primera setmana de retard i amb 20 per dia de retard durant la segona setmana de retard. El import de les penalitzacions d aquest apartat, per cada any, no podrà superar 10 % del import de la suma dels imports dels subministraments realitzats durant un any natural. En cas que, pel còmput anual, s hagués superat aquesta quantitat, BSM podran exercir la rescissió del contracte per incompliment, exigint les indemnitzacions i/o rescabalaments que corresponguin, a càrrec de l adjudicatari. 23. Neteja Tots els materials, productes, recursos tècnics i humans necessaris per a la realització de la neteja de les maquines expenedores seran a càrrec de I empresa adjudicatària. L'empresa adjudicatària ha de mantenir el nivell de neteja i d'higiene que és exigible, ajustant-se en tot moment a la normativa legal. Pàgina 13 de 17

14 L adjudicatari haurà de presentar a la memòria tècnica el pla de Neteja 24. Reposició de productes de les màquines expenedores La periodicitat de reposició de les màquines serà pràcticament diària. Pel tipus d activitat que es realitza en espais com el Palau Sant Jordi i l Estadi Olímpic, en el cas de necessitar més reposicions, es comunicaria amb antelació, de la mateixa manera, si en alguna màquina no fos necessari fer reposició diària, s ajustarà la periodicitat a la realitat. L adjudicatari haurà de presentar a la memòria tècnica el pla de reposició dels productes 25. Sistema de gestió i seguiment Mensualment l empresa adjudicatària haurà de presentar: Top ten de productes per instal lació i per tipologia de màquina Percentatge de vendes amb got i sense Registre de totes les actuacions efectuades Registre de trucades al SAT Nombre de reclamacions i/o incidències Respostes i accions realitzades Trimestralment l empresa adjudicatària haurà de presentar: Millores o modificacions del pla de manteniment i neteja Resultats controls higiènics sanitaris Anualment: Planificació del pla de manteniment 26. Mitjans humans Tots els licitadors presentaran en la seva oferta informació de com s organitzarà el personal. El personal reposador dels productes del vending ha d estat uniformat tal com indica la normativa vigent. La uniformitat consistirà en roba de feina adequada, calçat antilliscant homologat, i haurà de portar el logotip identificatiu de l empresa en lloc visible. Pàgina 14 de 17

15 27. Qualitat L empresa adjudicatària haurà d implantar un sistema de qualitat específic pel servei objecte del contracte. El sistema de qualitat a implantar haurà de vetllar i garantir: L acompliment de la reglamentació vigent La seguretat en l ús i explotació La disponibilitat total dels equips, instal lacions i infraestructures 28. Objectius i obligacions de l adjudicatari Vetllar per la qualitat del servei i el correcte compliment del contracte. Proposar nous productes a les màquines expenedores. Analitzar: o L oferta de productes i la demanda i adaptar-la als gustos dels usuaris sempre que es compleixin els requeriments del plec o Les incidències i establir mesures correctores o Possibilitats de millores i planificar la seva implementació Controlar el compliment de la normativa higiènic-sanitària de manipulació d aliments: higiene de les màquines i entorn. Elaboració de la memòria anual del servei L empresa adjudicatària haurà d informar puntualment a BSM de qualsevol incidència que es produeixi en el desenvolupament de la seva activitat. 29. Control de la Qualitat del Servei BSM vetllarà per la qualitat i la correcta prestació del servei mitjançant una metodologia/sistemàtica d avaluació i control basada en: Pàgina 15 de 17

16 Elements de control o La falta de productes en les màquines expenedores o Els productes caducats o fora de data de consum o L incompliment en la reposició de productes o Les màquines expenedores fora de servei o avariades parcialment o El temps del resolució del SAT o L estat de neteja de les màquines expenedores o Les queixes dels usuaris relatives al servei de vending o Enquesta interna de satisfacció BSM podrà encarregar externament la realització de controls de qualitat i auditories del servei de vending, l adjudicatari estarà obligat a facilitar la realització d aquesta tasca. 30. Responsabilitat Civil Les empreses licitadores hauran de presentar la pòlissa de l assegurança de Responsabilitat Civil de les activitats i serveis que li són propis, especialment el de la intoxicació alimentaria. En cas de pròrroga del contracte, haurà de presentar rebut de la prima abonada de l esmentada pòlissa que cobreixi el nou període prorrogat. 31. Confidencialitat L adjudicatari s'obliga a no difondre i a guardar el més absolut secret de tota la informació a la qual tingui accés en compliment del present contracte i a subministrar-la només al personal autoritzat per BSM. L adjudicatari serà responsable de les violacions del deure de secret que es puguin produir per part del personal al seu càrrec. Així mateix, s'obliga a aplicar les mesures necessàries per a garantir l'eficàcia dels principis de mínim privilegi i necessitat de conèixer, per part del personal participant en el desenvolupament del contracte. Pàgina 16 de 17

17 Un cop finalitzat el present contracte, l adjudicatari es compromet a destruir amb les garanties de seguretat suficients o retornar tota la informació facilitada per BSM així com qualsevol altre producte obtingut com a resultat del present contracte. Pilar Egea Vera Cap Unitat Serveis Generals Pàgina 17 de 17