En Madrid, a 18 de noviembre de 2015 REUNIDOS

Transcripción

1 ACUERDO DE COLABORACIÓN ENTRE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO (SECRETARÍA DE ESTADO DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS) Y AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS PARA LA UTILIZACIÓN DEL SISTEMA DE INTERCONEXIÓN DE REGISTROS En Madrid, a 18 de noviembre de 2015 REUNIDOS De una parte, D. Domingo Javier Molina Moscoso, Director de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, nombrado para este cargo por el Real Decreto, 822/2014 de 26 de septiembre, actuando en nombre y en representación de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, en ejercicio de las competencias que, a los efectos de suscripción de convenios, le han sido delegadas por el titular de dicho órgano superior en virtud de lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 3 de la Resolución de 14 de junio de 2012 de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, sobre delegación de competencias, modificada por la Resolución de 10 de diciembre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas. De otra parte, Dña. Mar España Martí, Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, cargo para el que fue nombrada por el Real Decreto 715/2015, de 24 de julio, actuando en nombre y representación de dicho Organismo en uso de las atribuciones conferidas por el artículo 36 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Las partes intervienen en virtud de sus respectivos cargos, y en el ejercicio de las facultades y atribuciones que por ellos tienen concedidas, reconociéndose mutuamente capacidad y legitimación para suscribir el presente acuerdo, y a tal efecto 1

2 EXPONEN Primero.- Que el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, conforme a lo dispuesto en el Real Decreto 256/2012, de 26 de diciembre, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, es el encargado de la propuesta y ejecución de la política del Gobierno en materia de función pública, empleo público y formación de empleados públicos y de reforma y organización de la Administración General del Estado, procedimientos e inspección de servicios, impulso de la Administración electrónica, evaluación de políticas públicas y el desarrollo y seguimiento de programas para la mejora de la gestión pública y la calidad de los servicios. Que corresponde a la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas (en adelante SEAP) a través de la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (en adelante DTIC) en virtud de lo dispuesto en los artículos 12.1 letra l) y 13.2 bis, letras n) y ñ) del Real Decreto 256/2012, de 27 de enero, el ejercicio de las funciones relacionadas con la incorporación de las tecnologías de la información y de las comunicaciones a la prestación de los servicios públicos, el desarrollo de la administración electrónica y la cooperación con otras Administraciones Públicas en esta materia, así como el fomento de los programas de atención al ciudadano en el ámbito de la Administración General del Estado. Segundo.- Que corresponde a la Secretaria General de la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante AEPD) el ejercicio de las funciones relativas al Registro y al Área de Informática que es el encargado del desarrollo de los sistemas de información necesarios para el funcionamiento de los servicios y de la implantación de la administración electrónica en la institución. Tercero.- Que la SEAP, a través de la DTIC, tiene por objetivo la compartición de soluciones tecnológicas para facilitar su reutilización como medio de ahorro de costes y de racionalización de recursos. 2

3 Cuarto.- Que la SEAP, a través de la DTIC, es responsable de la infraestructura de las Administraciones Públicas: Sistema de Interconexión de Registros, denominada Plataforma SIR que permite: a) Interconectar las oficinas de registro (presenciales y electrónicas) utilizando la Norma Técnica de Interoperabilidad. b) Intercambiar asientos registrales en forma de comunicaciones electrónicas seguras entre las Oficinas de Registro y los Organismos Competentes. c) Dar cumplimiento a la obligación legal del artículo 24.4 de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Quinto.- Que la AEPD está interesado en intercambiar sus asientos registrales a través de la plataforma SIR, de acuerdo con las condiciones del presente Acuerdo de colaboración. Por todo ello, ambas partes ACUERDAN lo establecido en las siguientes: PRIMERA.- Objeto. Es objeto del presente Acuerdo: CLÁUSULAS 1. Para la SEAP, permitir a la AEPD el intercambio de asientos registrales a través de la plataforma SIR, gestionada por el MINHAP, a través de la DTIC, órgano directivo dependiente de la SEAP. 2. Para la AEPD, el uso de la citada plataforma, con sus propios recursos, para contribuir al impulso de la utilización por el ciudadano de las herramientas de la Administración electrónica, en su ámbito de competencia. 3

4 SEGUNDA.-Características de la Plataforma. 1. La conexión a la plataforma SIR se realizará a través de la Red SARA, gestionada por la DTIC, que adoptará las medidas de seguridad que garanticen la confidencialidad del tránsito de la información intercambiada. 2. Los usuarios de la plataforma tendrán responsabilidad sobre el buen uso y gestión, en su propio ámbito, del software y plataforma utilizada, no respondiendo la DTIC de cualquier daño y perjuicio directo o indirecto que provenga del mal empleo de los componentes o de la no disponibilidad del servicio, debiendo sus sistemas de información cumplir los requisitos mínimos exigidos por el uso. 3. En el Anexo al Presente Acuerdo de colaboración se describe el detalle de las especificaciones técnicas de la plataforma SIR. TERCERA.- Condiciones del soporte de la Plataforma. 1. La DTIC dará el soporte tanto técnico como operativo a la AEPD encargándose de resolver las incidencias funcionales básicas sobre el acceso y uso de la plataforma SIR así como las técnicas que estén dentro de su ámbito de actuación. 2. La AEPD dará soporte a los interlocutores autorizados que se establezcan en la Comisión de Seguimiento previsto en la cláusula sexta de este Convenio, mediante los procedimientos que se establezcan del mismo modo. 3. La DTIC pondrá a disposición de la AEPD la documentación correspondiente para el adecuado uso de la plataforma (manuales de usuario, procedimientos de uso, etc.), manteniendo actualizada la misma ante posibles cambios y mejoras funcionales. 4

5 CUARTA.- Modificación del uso. 1. En cumplimiento del objeto del presente Acuerdo, la SEAP habilitará a la AEPD el acceso a la plataforma SIR para su uso por la AEPD. 2. A partir de la utilización de la citada plataforma, toda petición de modificación o alteración sugerida o solicitada por parte de la AEPD, será analizada por la unidad designada por la DTIC para asegurar, en todo caso, que la aplicación evoluciona de acuerdo con una única línea de desarrollo. QUINTA.- Régimen económico. Este Acuerdo de colaboración no comporta obligaciones económicas entre las partes firmantes. SEXTA.- Seguimiento y resolución de discrepancias. Mientras dure la utilización de la plataforma SIR las partes firmantes de este Acuerdo procurarán facilitarse el contacto pertinente, a fin de que cualquier modificación se realice de acuerdo con las necesidades operativas de este servicio. Las parte firmantes se comprometen a solventar por acuerdo mutuo, en el seno de una Comisión de Seguimiento, cuantas discrepancias resulten de la interpretación y cumplimiento de este Acuerdo. La Comisión de Seguimiento a que se refiere el apartado anterior, estará formada por cuatro representantes, representando dos de ellos a la DTIC, debiendo ser nombrados por su Director General, de los cuales uno asumirá la Presidencia, y los otros dos a la AEPD, debiendo ser nombrados por su Secretaria General, que se encargarán de velar por la ejecución del presente acuerdo. Sin perjuicio de lo señalado anteriormente, las cuestiones litigiosas que puedan surgir en su interpretación y cumplimiento, serán de 5

6 conocimiento y competencia del Orden Jurisdiccional de lo Contencioso-Administrativo. SÉPTIMA.- Vigencia. El presente Acuerdo de colaboración, suscrito en virtud de lo establecido en el artículo 4.1.c) del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, surtirá efectos desde la fecha de su firma y tendrá vigencia anual, pudiendo prorrogarse de forma expresa por ambas partes por idéntico plazo, siempre que su prórroga se adopte con anterioridad a la finalización de su plazo de duración, previo informe de la Abogacía del Estado de la Secretaría de Estado del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, de la Intervención Delegada correspondiente y del Gabinete Jurídico de la AEPD. OCTAVA.- Denuncia. Cualquiera de las partes podrá denunciar el presente Acuerdo comunicándolo a la otra parte por escrito con un mes de antelación a la fecha en la que desee la terminación del mismo. En cualquier caso, las partes se comprometen a finalizar el desarrollo de las acciones ya iniciadas en el momento de notificación de la denuncia. El acuerdo de resolución establecerá el modo de liquidar las actuaciones que estuvieran pendientes de ejecución en el momento de la extinción del presente Acuerdo. NOVENA.- Régimen jurídico. El presente Acuerdo de colaboración tiene naturaleza administrativa siendo de aplicación para resolver las dudas y lagunas que puedan plantearse los principios de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre. 6

7 En prueba de conformidad, y para que conste a los efectos oportunos, las partes firman el presente Acuerdo por triplicado ejemplar, en el lugar y fecha al principio indicados. El Director de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones La Directora de la Agencia Española de Protección de Datos D. Domingo Javier Molina Moscoso Dña. Mar España Martí 7

8 ACUERDO DE COLABORACIÓN ENTRE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO (SECRETARÍA DE ESTADO DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS) Y LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS PARA LA UTILIZACIÓN DEL SISTEMA DE INTERCONEXIÓN DE REGISTROS (SIR). ANEXO: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA PLATAFORMA SIR 8

9 1. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE SIR El Sistema de Interconexión de Registros (SIR) es la infraestructura de las Administraciones Públicas que: - Interconecta las oficinas de registro (presenciales y electrónicas), utilizando la Norma Técnica de Interoperabilidad (N.T.I.) prevista en la disposición adicional primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, en su punto k) Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales (denominado también SICRES 3.0). - Permite el intercambio de asientos registrales en forma de comunicaciones electrónicas seguras entre las Oficinas de Registro y los Organismos Competentes, aportando evidentes beneficios tanto al ciudadano como a las Administraciones Públicas. - Da cumplimiento a la obligación legal del Artículo 24.4 de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. La remisión electrónica de los documentos presentados por el ciudadano o por las propias Administraciones Públicas que estuvieran originalmente en papel, aporta grandes ahorros en coste y tiempo, y garantiza la disponibilidad de dichos documentos. Asimismo, y aplicando la normativa correspondiente, es posible digitalizar con plena cobertura legal para crear copias auténticas, y devolver el papel al ciudadano en ventanilla, minimizando los costes de manipulación y tránsito del papel. La plataforma está construida con componentes de fuentes abiertas lo que facilita su soporte, transferencia y reutilización por cualquier Administración u Organismo. 9

10 1.1. Servicios incluidos Los servicios ofrecidos para la integración con el SIR son: la conexión a la propia plataforma tecnológica la oficina para la certificación de la NTI SICRES 3.0 y la integración en SIR, gestionada por el MINHAP, que está disponible a aquellas Administraciones que deseen adaptarse integrar sus aplicativos de registro en SIR, ofreciendo soporte y certificación mediante la ejecución y validación de la correspondiente batería de pruebas normalizada Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR 3), de consumo obligado por la plataforma SIR para el adecuado direccionamiento de los asientos de registro Tramitación electrónica de: a. Asientos presentados por los ciudadanos en las oficinas de registro integradas en la plataforma SIR con destino al DP. b. Asientos de salida de otras administraciones integradas en SIR con destino al DP. c. Asientos de salida del DP con destino a otras Administraciones integradas en SIR. Asimismo, es necesario adoptar una operativa que incluye obligatoriamente: Procedimiento de digitalización, para la adecuada remisión de los anexos a los asientos registrales. gestión de excepciones en la documentación física. procedimientos para la gestión de originales, compulsas y fotocopias. procedimientos de recepción y reenvío de asientos, con o sin documentación física. 10

11 Es opcional: gestión de excepciones en caso de error humano. métricas de calidad. indicadores de evolución y cumplimiento procedimental. 2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 2.1. Características del Sistema de Interconexión de Registros Para facilitar al máximo la integración con las arquitecturas, aplicaciones y soluciones ya existentes, la plataforma SIR es no intrusiva, es decir, no modifica ni impacta en los esfuerzos ya realizados en sistemas y aplicaciones existentes Elementos de acceso al Sistema de Interconexión de Registros El acceso a los servicios del SIR se realiza mediante el Componente de Intercambio Registral un componente que cede el MINHAP cuya función es la de determinar con qué parte se debe producir el intercambio de cada asiento registral (es decir, entre la administración origen y la correspondiente administración destino), y realizar dicho intercambio y reintentar en caso de fallo. Garantiza, asimismo, que los nodos que participan en el proceso de intercambio están autorizados, y que la comunicación cumple con el estándar de interoperabilidad establecidos (SICRES 3.0) Auditabilidad SIR registra todas las transacciones realizadas, identificando siempre el intercambio realizado, el momento en que se ha hecho, y el resultado del mismo. Estas consultas podrán ser auditadas a través de los elementos de auditoría y traza de los que dispone el MINHAP, por ejemplo, para certificar que no se produce rechazo de intercambios. 11