Guía Práctica de Certificación / Acreditación de Prácticas Profesionales no laborales Jóvenes 2011

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1 Guía Práctica de Certificación / Acreditación de Prácticas Profesionales no laborales Jóvenes 2011

2 - INDICE - I. Certificación y Confirmación del Plan 1) Introducción ) Certificación Participantes ) Certificación Grupos ) Certificación Acciones ) Datos Adicionales ) Confirmación del Plan II. Comunicación y Acreditación de Practicas Profesionales no laborales 1) Comunicación de las Prácticas.40 2) Compensación Económica Fecha Actualización: 31/10/2012 2

3 IMPORTANTE: ANTES DE COMENZAR LA CERTIFICACIÓN, ES PRECISO CONSULTAR ESTA GUÍA INTEGRAMENTE, YA QUE PARA PODER CERTIFICAR GRUPOS FORMATIVOS ES PRECISO COMUNICAR Y NOTIFICAR LAS PRÁCTICAS PROFESIONALES NO LABORALES (explicado en el punto II de esta Guía) que se realiza desde la pestaña de Grupos Formativos y no desde la de Certificación. 1) Certificación y Confirmación del Plan La certificación de la actividad formativa se debe realizar de forma telemática utilizando la aplicación Jóvenes 2011 que la FTFE ha puesto a disposición de los beneficiarios de subvenciones en su página web. En dicha aplicación, accediendo al módulo de Comunicación se pueden certificar las acciones, grupos y participantes que componen el plan de formación en la pestaña relativa a certificación. Cuando entramos a Comunicación, aparecen 5 grandes pestañas, que son: Grupos Formativos, Costes, Becas y Ayudas, Prácticas y Certificación. Es desde está última pestaña ( Certificación ) desde donde se realizará la certificación de participantes, de grupos, de acciones y la certificación del plan formativo (proyecto formativo). Fecha Actualización: 31/10/2012 3

4 Al acceder a dicha pestaña se habilitan 5 subpestañas relativas a Participantes, Grupos, Acciones formativas, Datos adicionales y Confirmación del plan (Proyecto). Para certificar el proyecto formativo se puede optar por certificar grupo a grupo, por acciones (lo que supone certificar todos los grupos de la acción que estén en estado válido), o por proyecto (que llevaría a la certificación de todas sus acciones admitidas, y por tanto, a la certificación de todos los grupos en estado válido de dichas acciones). Si se empieza a certificar una acción por grupos, se podría pasar a certificar por acción, en cualquier momento, certificándose de esta manera los grupos que no lo hubiesen hecho anteriormente. Lo mismo ocurre a nivel de proyecto, si hay grupos y/o acciones previamente certificadas, la certificación a nivel del proyecto supondría la certificación de lo restante. El proceso de certificación genera automáticamente la validación de los datos a certificar (participantes, grupo, acción) de forma que aquellos que tengan datos incompletos, erróneos..., se certificarán como incidentados pudiendo resultar anulados en la gestión. 2) Certificación Participantes Esta pestaña no es de obligado cumplimiento, ya que los datos que aquí se recogen se pueden haber cumplimentado en los datos relativos a los participantes de cada uno de los grupos, no obstante permite realizar de forma masiva, utilizando los filtros del buscador habitual de la aplicación (código acción, código grupo, NIF, estado y situación), la certificación de los participantes indicando, al pulsar el botón situación, si han finalizado, son abandonos, no han participado, o han accedido a un empleo durante el periodo formativo. Además, únicamente para las acciones vinculadas a los certificados de profesionalidad se añaden dos situaciones posibles de participante, que son Finalizado exento de prácticas y Abandono exento de prácticas. La cumplimentación esta prevista para comunicar aquellos participantes en acciones vinculadas a la obtención de un certificado completo (que incluye todos los módulos del certificado) que no tengan que realizar el módulo de prácticas para obtener la acreditación, porque cumplen los requisitos establecidos para dicha excepción según la autoridad laboral correspondiente. Fecha Actualización: 31/10/2012 4

5 Por tanto, en resumen, las situaciones posibles de cada uno de los participantes podrán ser: Sin Valor: Si se quiere localizar a los participantes a los que todavía no se ha introducido ningún dato relativo a la finalización. No Participa: Participantes comunicados en un principio como reservas y que finalmente no participaron y/o aquellos que no participaron (no alcanzaron el 25% de la duración de la acción formativa) y fueron sustituidos por un participante de reserva. Abandono: Participantes que ha iniciado la Acción Formativa y no han finalizado, es decir, no han realizado al menos el 75% de la duración de la acción. Desempleados que acceden al empleo durante el periodo formativo: Participantes inscritos como desempleados, que hayan abandonado la formación por haber encontrado empleo y haber realizado al menos el 25% de la formación. Estas personas tendrán la consideración de Finalizados a efectos de Certificación. Finalizado: Participantes que han finalizado la Acción Formativa, es decir, que han realizado al menos el 75% de la formación. Además y exclusivamente para los participantes de las acciones formativas vinculadas a certificados de profesionalidad que incluyan módulo de prácticas se podrá indicar estas dos situaciones, además de las anteriores: Finalizado exento de prácticas: Participantes que han finalizado la parte teórica, es decir, han finalizado al menos el 75% de la formación teórico y que además, están exentos de realizar el módulo de prácticas del certificado de profesionalidad. En este caso se liquidará la parte teórica. Abandono exento de prácticas: Participantes que han iniciado la acción formativa y no han finalizado, es decir, no han realizado al menos el 75% de la formación teórica y que además, están exentos de realizar el módulo de prácticas del certificado de profesionalidad. En este caso pueden darse dos situaciones: 1) Que estos abandonos entren en el 15% de abandonos permitidos, con lo cual se considerarán Finalizados exentos de prácticas. 2) Que no entren en el 15% de abandonos permitidos, con lo que se considerarán como un participante no certificado (liquidación 0 euros). Estos participantes Finalizados exentos de prácticas y Abandonos exentos de prácticas, se deben cumplimentar cuando proceda y se liquidarán como si el curso en el que están incluidos dura sólo la parte teórica excluido el módulo de prácticas. En cuanto a la exención deberá ser justificada por documento del S.E.P.E. Fecha Actualización: 31/10/2012 5

6 Previamente, en la pestaña de Grupos Formativos subpestaña Participantes, se puede haber indicado la situación de los participantes. Si se hubiera cumplimentado este dato en la pestaña de participantes (imagen anterior), estos se volcarían automáticamente en la pestaña de Certificación participantes (imagen siguiente). Desde la pestaña de Certificación, se podrá cambiar la situación de los participantes, para ello, desde la pestaña de Certificación debemos acceder a la pestaña Participantes. Fecha Actualización: 31/10/2012 6

7 En la parte inferior pueden verse cuatro botones: Situación, Anular, Exceso y Rendimiento. Antes de utilizar alguna de estas opciones ( Situación, Anular, Exceso o Rendimiento ), es preciso marcar el visé de uno o varios participantes del grupo. Por ejemplo, si se utilizan los filtros Código de acción y Código de grupo, la tabla de resultados nos mostraría sus participantes, y se podría, o seleccionar todos marcando el cuadrado situado a la izquierda de la cabecera Código (en este caso la opción elegida se aplicaría a todos los participantes), o marcar el/los participante/s deseados. Fecha Actualización: 31/10/2012 7

8 Situación: Si pinchamos en el botón Situación podemos cambiar la situación de los participantes seleccionando la situación correspondiente. Anular: En este caso los participantes marcados serán anulados por el solicitante, pasando a ser el Estado del participante Anulado. Hay que tener en cuenta que si deseamos anular un participante que está dado de alta en la realización de una práctica, la aplicación nos dará el siguiente mensaje: No se puede anular el participante con el DNI: XXXXXXXXX ya que se encuentra asignado a una práctica del grupo. Fecha Actualización: 31/10/2012 8

9 Únicamente en estos casos, previamente habrá que ir a la pestaña de Grupos Formativos y a su vez a la subpestaña de Prácticas, buscar la empresa en la que ese participante iba a realizar las prácticas. Abrir pinchando en el icono que aparece a la derecha. Al entrar aparecen todos los datos de la práctica profesional que se va a realizar en la empresa con ese CIF/NIF, e igualmente aparecen marcados los participantes que van a realizarla. Tendríamos que desmarcar (quitar el vise) al participante en esas prácticas, para luego desde la pestaña de Certificación poder anularlo. Fecha Actualización: 31/10/2012 9

10 En definitiva, si se pretende anular un participante que ha sido asignado a una práctica, primero habrá que indicar (desmarcándolo) que no realizará esa práctica y luego la aplicación permitirá anularlo (desde la pestaña Certificación subpestaña Participantes ). Exceso: Así mismo, desde aquí se pueden marcar y desmarcar a los participantes como exceso (bien porque exceden a los participantes reformulados, a los abandonos o a los desempleados permitidos). El mismo botón de exceso sirve para marcar y desmarcar, la primera vez que se pulse marcará los participantes seleccionados como excesos, si se pulsa de nuevo, los participantes seleccionados marcados como excesos se desmarcarán. Fecha Actualización: 31/10/

11 Para desmarcar los excesos, se vuelven a marcar esos participantes y se vuelve a pulsar el botón exceso. Fecha Actualización: 31/10/

12 Rendimiento: Además, desde esta misma pantalla, también se pueden marcar/desmarcar de forma masiva los participantes que se quieren certificar para justificar los rendimientos financieros si los hubiera. Al igual que para los excesos, el mismo botón de rendimiento sirve para marcar y desmarcar. Estas dos últimas funcionalidades estarán disponibles hasta la certificación del proyecto de formación, de manera que se podrán marcar y desmarcar excesos y rendimientos incluso en grupos y acciones certificadas. Por último, se podrán cambiar participantes marcados como excesos/rendimientos por otros que no estuvieran marcados, teniendo en cuenta que estos cambios deben ser de participantes finalizados por participantes finalizados o abandonos por abandonos. Fecha Actualización: 31/10/

13 3) Certificación Grupos Desde esta pestaña se pueden certificar o descertificar grupos seleccionándolos de forma individual, múltiple o masiva mediante los filtros incluidos en el buscador de la pantalla (Código acción, Código grupo, Denominación, CIF beneficiaria y estado). Sólo serán certificables los grupos que estén en estado válido. El mismo botón de certificar sirve para certificar y descertificar, la primera vez que se pulse marcará los participantes seleccionados como certificados, si se pulsa de nuevo, los participantes seleccionados certificados se descertificarán. Así mismo, desde esta pantalla se podrán marcar los grupos que estén en estado válido y no se deseen certificar pinchando en el botón no certificar. Deben marcarse como no certificados porque de no hacerlo así, al certificar la acción y el expediente, si están en estado válido pasarán a estar certificados. Como en los casos anteriores el mismo botón no certificar sirve para quitar el estado de no certificado a el/los grupo/s seleccionados y volverlos a poner en estado válido. Fecha Actualización: 31/10/

14 Al certificar un grupo, si tuviese incidencias asociadas a dicha certificación la aplicación da un aviso mostrando su origen, dando la opción de continuar con la certificación o pararla. Si se pincha en la incidencia, la aplicación lleva a la pantalla en la que se podrán subsanar los errores detectados. Antes de certificar un grupo, los participantes marcados previamente como no participa (reservas) deben ser anulados por el solicitante, en caso contrario la aplicación procederá a anularlos automáticamente en el proceso de certificación. Estos se anularán tanto a efectos de certificación como de compensación de las prácticas a las empresas. Fecha Actualización: 31/10/

15 Por otro lado, previamente a la certificación del grupo será imprescindible que de realizarse prácticas profesionales no laborales en empresas en el grupo formativo, se notifiquen estas prácticas, ya que de no hacerlo no se podrá certificar el grupo. En el siguiente ejemplo vemos como en este grupo se realizan prácticas en dos empresas y que estas prácticas no han sido notificadas. Cuando se pretende certificar este grupo formativo, la aplicación nos avisa con un error (acción realizada por el usuario del sistema que no es correcta y por tanto, condiciona la continuidad del proceso), en este caso: Existen prácticas de empresas en el grupo sin notificar. Fecha Actualización: 31/10/

16 Por tanto, cuando se realizan prácticas en un grupo hay que notificarlas previamente a su certificación. Si se quisiera modificar las prácticas habría que realizarlo antes de la certificación del grupo, o bien, descertificar previamente el grupo, para volver a notificar las prácticas y volver a certificar el grupo. Se recomienda certificar el grupo tras solucionar todas sus incidencias, tras ello, la aplicación nos indicará que Los grupos formativos indicados no contienen incidencias. Será el momento de certificar el grupo, pulsando sobre el botón Continuar. Pinchando en el botón Continuar, la aplicación genera un documento PDF con los datos relativos al grupo para firmar su certificación. Fecha Actualización: 31/10/

17 Al pinchar en el botón Firmar la certificación del grupo, la aplicación nos da el siguiente mensaje: La certificación de los grupos se ha realizado correctamente. En ese momento el estado del grupo pasa a Certificado. Si se descertifica un grupo formativo, las incidencias derivadas de la certificación desaparecen, por ejemplo, si al certificar un grupo un participante queda incidentado por falta de datos obligatorios en la certificación, al descertificar el Fecha Actualización: 31/10/

18 grupo, dicho participante quedaría nuevamente en estado válido. Cuando se vuelva a certificar el grupo, se procederá a validar de nuevo si todo está correcto. Una vez certificado el grupo, accediendo al botón consulta de participantes que se encuentra en el Resumen de Actividad, se podrá extraer un fichero Excel de los participantes del grupo certificado en el que se detallan los participantes incidentados y su causa de incidencia / anulación. Cuando pinchamos en consulta de participantes, tenemos una doble opción de consulta: por un lado Consulta Participantes (a nivel general) y por otro, Consulta de participantes de empresas de prácticas. Esta última será muy útil a la hora de realizar consultas de aquellos participantes que se ha indicado previamente que realizaran prácticas. Una vez que seleccionamos el tipo de consulta que nos interesa, es necesario dar al botón de aceptar. Fecha Actualización: 31/10/

19 En el siguiente ejemplo, se ha seleccionado la Consulta participantes, a continuación filtraríamos por el código de acción y de grupo que hemos certificado, después habrá que pulsar el botón Exportar Excel. Los datos aparecerán por participante con los diversos campos (columnas) de información de cada uno de ellos.. Fecha Actualización: 31/10/

20 Al final de este fichero Excel aparecerán las incidencias y/ o anulaciones de participantes si las hubiera. Siguiendo con el ejemplo de la certificación del grupo 1 acción formativa 8, las incidencias de participantes que nos muestra en este caso son las siguientes. Hay que recordar nuevamente, que si se descertifica un grupo formativo, las incidencias derivadas de la certificación desaparecen, por ejemplo, si al certificar un grupo un participante queda incidentado por falta de datos obligatorios en la certificación, al descertificar el grupo, dicho participante quedaría nuevamente en estado válido. Cuando se vuelva a certificar el grupo, se procederá a validar de nuevo si todo está correcto. Es importante señalar que los grupos que hayan sido objeto de visita por el Servicio Público de Empleo Estatal no podrán descertificarse una vez certificados. En estos casos, la aplicación dará el siguiente mensaje: Los grupos a deshacer la certificación no deben tener visitas. El resto de grupos podrá descertificarse siempre y cuando la acción formativa no esté certificada (si la acción estuviera certificada nos saldría el siguiente mensaje Para deshacer la certificación de los grupos deben pertenecer a una acción no certificada ). Fecha Actualización: 31/10/

21 4) Certificación Acciones Desde esta pestaña se pueden certificar y descertificar las acciones del plan de formación seleccionándolas de forma individual, múltiple o masiva mediante los filtros incluidos en el buscador de la pantalla (Código acción, Denominación, Estado y Modalidad). El mismo botón de certificar sirve para certificar y descertificar, la primera vez que se pulse marcará las acciones seleccionadas como certificadas, si se pulsa de nuevo, las acciones seleccionadas certificadas se descertificarán. Es importante aclarar que el plazo para descertificar una acción formativa es de 30 días desde su certificación, posteriormente no será posible descertificarla. Para el caso de que se precise la descertificación, se podrá solicitar de forma razonada a la FTFE. Es importante que antes de certificar una acción se hayan marcado como No certificados, en la pestaña de certificación de grupos, todos los grupos de la acción formativa que estén en estado válido y no se quieran certificar, de lo contrario, al certificar la acción, la aplicación los certificará. Fecha Actualización: 31/10/

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23 No se pueden certificar acciones formativas que tengan algún grupo incidentado por notificaciones fuera de plazo que no hayan sido revisadas. Fecha Actualización: 31/10/

24 Si la acción formativa tiene algún grupo que no tenga participantes, debe marcar estos grupos como no certificados antes de certificar la acción. Al certificar la acción, la aplicación informará de todas las incidencias derivadas de dicha certificación, así como su consecuencia en caso de continuar. Si en la acción formativa hubiera participantes que excedieran a los límites, bien de reformulación o bien de abandonos permitidos, pinchando en la incidencia la aplicación nos lleva a la pestaña de certificación de participantes, para que se puedan marcar como excesos los participantes que se deseen, tal y como se ha descrito en el apartado correspondiente a la certificación de participantes. En caso de que la beneficiaria no marque los excesos, la aplicación los marcará al azar. Fecha Actualización: 31/10/

25 Si en la acción formativa hubiera participantes abandonos marcados como rendimientos, al certificar la acción, la aplicación comprobará que no hay participantes finalizados en exceso. En caso de haberlos solicitará que, o bien los cambie el beneficiario, marcando para rendimientos estos participantes finalizados, o lo hará la propia aplicación al continuar con la certificación. (Ver el siguiente ejemplo). Fecha Actualización: 31/10/

26 En este otro ejemplo, vemos el proceso entero a la hora de certificar una acción. Seleccionamos la acción formativa y damos al botón de Certificar. Fecha Actualización: 31/10/

27 Al Continuar con la certificación de la acción, se genera un documento PDF con los datos relativos a la acción para firmar su certificación. Fecha Actualización: 31/10/

28 Fecha Actualización: 31/10/

29 5) Datos Adicionales En esta pestaña, que es de obligado cumplimiento, se deben recoger los datos adicionales necesarios para la correcta certificación del proyecto formativo: Método de prorrateo: Se debe indicar el método de prorrateo de los costes asociados asignados al plan en su conjunto y de los costes generales del plan elegido por la entidad solicitante. Se debe elegir entre: - Prorrateo por Horas de Impartición: Nº de horas x Nº de grupos. - Prorrateo por Horas de Formación: Nº de horas x Nº de participantes. - Prorrateo por Costes Certificados: Nº de participantes x Nº de horas x Coste/Hora/Participante. Justificación del plan con informe auditor: Debe seleccionar en el desplegable SÍ en caso de presentar informe auditor para la justificación de los costes, o NO en caso contrario y posteriormente pinchar en el botón aceptar. Si se selecciona la opción SI, al darle a aceptar se despliegan una serie de campos de obligada cumplimentación relativos a los datos del auditor: NIF, Nombre, Entidad Auditora, NIF/CIF y ROAC (Número de Registro Oficial de Auditores de Cuentas). Percepción de otras ayudas e ingresos adicionales para la misma actividad: se indicará si la entidad solicitante o alguna de las beneficiarias ha recibido otras ayudas para realizar la actividad formativa y se pinchará el botón aceptar. Si se ha seleccionado que SI se reciben otras ayudas, la aplicación habilita un campo para añadir la/s entidad/es beneficiaria/s que las han recibido. La aplicación generará en la pestaña relativa a la confirmación del proyecto, un certificado de percepción de otras ayudas con las cuantías indicadas en este apartado, y para aquellas entidades que no se añadan, uno indicando que no se han recibido ayudas, al objeto de que los firmen los Representantes Legales de cada entidad beneficiaria del proyecto. Rendimientos Financieros: Se indicará si se han obtenido o no rendimientos financieros y se pinchará el botón aceptar. En caso de que sí se hayan obtenido se habilitarán campos para indicar la cuantía declarada y si se han invertido dichos rendimientos en actividad formativa. Cuando se hayan grabado todos los datos adicionales se debe pinchar en el botón aceptar para guardarlos. Fecha Actualización: 31/10/

30 6) Confirmación del Plan Es en esta pestaña de la aplicación dónde se inicia la certificación del plan de formación, dónde se tendrán que firmar los documentos correspondientes a la certificación y dónde deberán ser enviados telemáticamente. Al entrar en la pestaña de Confirmación Plan la aplicación nos lleva a una ventana en la que aparecerá la siguiente pregunta: El proceso de certificación del plan se va a iniciar desea continuar?. (SI /NO). Fecha Actualización: 31/10/

31 Si contestamos NO, la aplicación directamente sale de la pestaña de Confirmación del Plan y nos lleva a la pestaña de Grupos Formativos. Al contestar SI, nos devuelve a su vez el siguiente mensaje: Proceso de Cierre: Se ha comenzado el proceso de certificación del plan (proyecto) formativo con fecha XX/XX/2012 (hora) XX:XX:XX. Este proceso podría demorarse varias horas. Acceda de nuevo a esta sección para comprobar si ha finalizado y proceder a su confirmación. La duración del proceso de certificación varía en función del volumen del expediente. Mientras este proceso termina se puede acceder a consultar las otras ventanas de la aplicación ( Grupos formativos, Participantes, Costes o Becas y Ayudas ). Una vez que se ha iniciado el proceso de Confirmación del plan, no se permite acceder al resto de subventanas de la pestaña de Certificación ( Participantes, Grupos y Acciones formativas ), saliendo un mensaje que informa que No es posible acceder a la sección seleccionada al no encontrarse el expediente en estado comunicación, ya que se ha comenzado el proceso de certificación del plan formativo. Fecha Actualización: 31/10/

32 Al finalizar el proceso se informa de las incidencias/errores detectados y facilita exportar un Excel en el que se incluyen tres hojas (Excel) en las que se encuentra el detalle de las incidencias / errores del Proyecto Formativo, de las Acciones y/o de los Grupos. Cuando la aplicación detecta incidencias, se informa que: En caso de continuar con la certificación, el sistema procederá automáticamente a aplicar las incidencias/anulaciones detalladas. Habrá que diferenciar entre aquellas incidencias que tienen el carácter de advertencias y se puede optar por subsanarlas mediante el botón Modificar, de otras incidencias, que tienen el carácter de error, que no permiten seguir con el proceso de certificación. Además, no se pueden certificar Planes que tengan algún grupo incidentado por notificaciones fuera de plazo que no hayan sido revisadas, ni proyectos en los que haya participantes en los que no se haya indicado si han finalizado la formación. Fecha Actualización: 31/10/

33 Por otro lado, si se certifica un plan sin costes y/o sin acciones formativas, la aplicación advierte de esta situación indicando que de continuar se liquidará a 0 el proyecto formativo. Igualmente, la aplicación avisará cuando existen ciertos incumplimientos, como pueden ser: Incumplimiento del número de participantes en el proyecto (ni menos de 200 ni más de 600). El proceso tendrá en cuenta, para realizar la comprobación, sólo las participaciones en estado válido de los grupos finalizados. Si supera los 600 participantes, se da la posibilidad de que sea la entidad la que anule participantes o los maque como excesos. De no hacerlo la entidad, la aplicación los marcará como excesos. Incumplimiento por superar la media de 450 horas por persona participante en acciones vinculadas a certificados de profesionalidad (sólo acciones tipo 2.1b, vinculadas a certificados de profesionalidad). Incumplimiento del porcentaje mínimo de participación de las personas en las prácticas profesionales no laborales en empresas (en las acciones tipo 2.1a, no vinculadas a certificados de profesionalidad), que se establece en un 80 por ciento de participaciones. Incumplimiento del porcentaje indicado en la solicitud de participación de jóvenes de baja cualificación sobre el total de participantes del proyecto. Incumplimiento del porcentaje indicado en la solicitud de participación de jóvenes desempleados sobre el total de participantes del proyecto. Incumplimiento en relación a las empresas para la realización de las prácticas (únicamente para las acciones tipo 2.1a, no vinculadas a certificados de profesionalidad). Fecha Actualización: 31/10/

34 En la mayoría de los casos, estos incumplimientos llevarán consigo una minoración sobre la subvención justificada del proyecto proporcional al grado de desviación. En la parte inferior de esta pantalla, se da información general sobre el número de acciones, grupos, y participantes certificados, así como de los participantes para justificar rendimientos. Además, se informa del porcentaje de participantes Desempleados. Por otro lado, el porcentaje de Administración Pública, es un porcentaje que no procede para esta Convocatoria de Jóvenes 2011, por eso siempre estará a 0%. Si se escoge la opción Modificar que aparece en la parte inferior se podrá modificar algún dato previo, antes de la confirmación del plan. Pinchando el botón Confirmar se pasa a una ventana en la que se encuentran los documentos que deben ser firmados por el Representante Legal. Una vez que se confirma el plan de formación el expediente queda bloqueado y no se puede añadir ni modificar información, ni de grupos ni de participantes ni de costes. También se genera el informe auditor en caso de justificar la ayuda mediante este tipo de informe, para su impresión y posterior firma y envío a la FTFE. Fecha Actualización: 31/10/

35 Cada uno de lo documentos se generan en formato PDF y pueden ser descargados. Como ejemplo, se muestra a continuación el Documento de certificación Resumen de Acciones Formativas : A continuación se procederá a firmar cada uno de los documentos correspondientes a la documentación del plan de formación que requieren firma obligatoria. Para ello deberá seleccionar cada uno de estos documentos y pinchar en el botón Firmar. Aparecerá el mensaje Información guardada correctamente. Para poder firmar digitalmente estos documentos es necesario entrar en la aplicación con la firma digital jurídica. Fecha Actualización: 31/10/

36 Los documentos que requieren firma obligatoria del representante legal de la entidad solicitante son los siguientes: Resumen Acciones Formativas, Resumen de costes presentados, Certificado de Costes Generales del Plan en caso de que se hayan imputado este tipo de costes y el Certificado de Percepción de otras Ayudas requiere la firma del representante legal de cada una de las entidades beneficiarias en caso de haberse indicado que alguna de estas entidades las ha percibido. La aplicación generará un Certificado de percepción de otras ayudas de todas las entidades beneficiarias del proyecto de formación siempre que alguna/s de ella/ haya/n indicado que ha percibido otras ayudas para la realización de la actividad formativa. Dichos certificados deberán ser firmados por cada uno de los Representantes Legales de las entidades. Para justificar los costes de personal interno se puede, o remitir los certificados de haberes (individuales y/o promedios), o remitir los soportes justificativos de los mismos: nóminas, contratos, TCs, etc. En caso de justificarse mediante los certificados de haberes, la firma de dichos documentos será obligatoria y deberá hacerse antes de darle al botón enviar. Fecha Actualización: 31/10/

37 Desde esta pestaña también se puede consultar el documento Resumen de Costes Presentados, que muestra los costes de grupos certificados con los costes asociados distribuidos conforme al método de prorrateo elegido. Por otro lado, si la justificación del plan de formación se realiza con informe auditor, se deberá remitir en papel dicho informe firmado por el auditor o la entidad auditora. Se podrán ir viendo cada uno de los documentos que se han firmado con el nombre y apellidos del firmante y la fecha de la firma. Fecha Actualización: 31/10/

38 Una vez que estén todos los documentos firmados aparecerá el siguiente mensaje: Si la documentación de certificación del plan de formación ha sido firmada por todos los representantes legales que deben hacerlo, puede proceder a enviarla. Esta operación puede tardar varios minutos. Fecha Actualización: 31/10/

39 Cuando pulsa en el botón enviar aparecerá el siguiente mensaje: La certificación del plan de formación se ha enviado correctamente. Es importante recordar que si se van a justificar los costes internos mediante la Certificación de costes individuales y/o Certificado de haberes coste/hora/promedio estos se deben firmar antes de proceder al envío de la documentación firmada. Tras enviar los documentos de certificación del plan, si damos al botón volver y entramos de nuevo en la pestaña de certificación se informa del día y hora en la que se certificó el expediente. Fecha Actualización: 31/10/

40 II. Acreditación de prácticas profesionales no laborales 1) Comunicación de las horas de prácticas profesionales no laborales IMPORTANTE: LAS HORAS DE PRÁCTICAS HAN DE COMUNICARSE ANTES DE CERTIFICAR EL GRUPO Desde la aplicación de Jóvenes 2011 que la FTFE puesta a disposición de los beneficiarios de subvenciones en su página web, accediendo al módulo de Comunicación se pueden comunicar las prácticas profesionales no laborales (incluidos los módulos de formación práctica), así como realizar su notificación una vez finalizadas. Para la aceptación por parte de la F.T.F.E. de las prácticas a justificar por empresa, estas han debido ser comunicadas y notificadas a través de la pestaña Practicas a la que se accede desde GRUPOS FORMATIVOS. Incluyendo la acción y seleccionando el grupo correspondiente: Fecha Actualización: 31/10/

41 Se habilita la pantalla en la que se comunican las prácticas realizadas en las empresas, al pulsar la pestaña Prácticas Pulsando el botón AÑADIR aparecen los datos a cumplimentar sobre la práctica: calendario, días de prácticas, horario, datos de la empresa y dirección de la práctica, tutores de la práctica (Si en ese horario en la empresa hay varios tutores, han de incluirse los datos de todos. Se habilita la posibilidad, accionando el botón CUMPLIMENTAR ), observaciones referentes a la práctica (Por ejemplo, días en los que no hay práctica; detalle del calendario según días, ). Y en la parte inferior, a la que se accede rotando la pantalla, aparecen los participantes del grupo correspondiente. En la casilla previa al NIF, hay que señalar si el participante realiza la práctica. Si se va a solicitar compensación económica por la práctica, es obligatorio indicar las horas invertidas, para lo cual, tras pinchar el icono de la derecha, se habilita una casilla en la que insertar el número de horas. Importante: Para que se grabe esta cifra hay que volver a dar al icono de la derecha. Junto a él aparece otro icono por si se quisiera cancelar la inserción. Fecha Actualización: 31/10/

42 Al incluir el calendario se debe marcar Aceptar cuando varíe el horario de prácticas según los días. Se accede a la siguiente pantalla en la que detallar el horario de cada día. Para hacerlo, pinchamos el icono del día a modificar (En el ejemplo, el lunes 18/06/2012) Fecha Actualización: 31/10/

43 Se incluye el horario correspondiente y se pulsa ACEPTAR Junto a la Duración aparecerán las horas y minutos que abarca el calendario indicado. Señalar que las horas de prácticas que se comuniquen por participante no podrán superar este número de horas. Si se diera el caso, revisar el calendario por si se ha cometido algún error. Para incluir los tutores se pulsa el botón CUMPLIMENTAR Fecha Actualización: 31/10/

44 Es preciso tener en cuenta las especificaciones relativas a las prácticas, según tipo de acción, tal y como establece la convocatoria (Resolución de 6 de octubre de 2011). Así: Acciones no vinculadas: (Tipo 2.1a) Este tipo de prácticas se realizarán de acuerdo con lo previsto en el artículo 24 de la Orden TAS/718/2008, de 7 de marzo. La duración de estas prácticas supondrá un mínimo del 20 y un máximo del 40% de la duración de las respectivas acciones profesionales. El porcentaje mínimo de participación en las prácticas profesionales no laborales en empresas se establece en un 80% del total de participantes en las acciones formativas de este tipo. Las prácticas se podrán desarrollar durante la ejecución de las acciones formativas, siempre que los participantes hayan realizado un mínimo del 30% de la formación teórica y en horario compatible con el de la acción formativa. También podrán realizarse una vez concluida la acción formativa. En ambos casos, será necesario que haya superado con evaluación positiva la formación teórica realizada. Acciones vinculadas: (Tipo 2.1b) El módulo de prácticas se realizará preferentemente una vez superados el resto de los módulos formativos de cada certificado de profesionalidad, pudiendo desarrollarse simultáneamente a la realización de aquellas. En todo caso, el módulo de prácticas sólo podrá realizarse aisladamente cuando, por sí mismo o junto con otros módulos o unidades formativas, permita a los participantes completar la formación necesaria para obtener el certificado de profesionalidad. (*) En ambos casos, antes del comienzo de las prácticas profesionales no laborales (o de los módulos de prácticas de los certificados de profesionalidad), las empresas pondrán en conocimiento de los representantes legales de los trabajadores su realización, así como una relación de los alumnos que participan en las prácticas. Una vez se incluya la información de la práctica, pulsar el botón ACEPTAR que aparece al final de la pantalla. La aplicación graba los datos correspondientes e informa que se ha actualizado la práctica correctamente: Fecha Actualización: 31/10/

45 Cuando se hayan incluido todos los datos correspondientes a una empresa de prácticas, para que se pueda calcular y acreditar la compensación tras la confirmación del Plan, es preciso notificar la empresa, señalando la casilla que la precede y pulsando el botón NOTIFICAR. Fecha Actualización: 31/10/

46 Lo que nos conduce a la pantalla en la que, tras comprobar los datos de la empresa, hay que firmar para hacer efectiva la notificación. Es importante comprobar que todas las prácticas comunicadas inicialmente para una empresa tienen cumplimentado el número de horas prácticas realizadas y están notificadas puesto que de no ser así no se podrá autorizar su compensación. Fecha Actualización: 31/10/

47 Para ello es muy útil la Consulta participantes de empresa de prácticas, a la que se accede a través del Resumen de actividad ( ) Consulta Participantes. En esta pantalla se facilitan varios criterios de búsqueda. En este caso, dado que nuestro objetivo es comprobar si todas las prácticas que los participantes realizaron en la empresa están notificadas, utilizaremos la consulta por CIF/NIF empresa de prácticas: En el fichero Excel que se puede exportar se encuentran datos útiles sobre participantes que realizaron prácticas en las empresas. Fecha Actualización: 31/10/

48 2) Compensación por las prácticas a las empresas Las empresas en las que se realicen las prácticas profesionales no laborales previstas (incluidos los módulos de formación práctica) podrán recibir una compensación económica; según se recoge en el Artículo 7 de la Convocatoria dirigida a jóvenes menores de treinta años. Una vez se hayan notificado todas las prácticas correspondientes a una empresa, existe la opción de solicitar la compensación económica por prácticas a las empresas, mediante la pestaña superior PRÁCTICAS. Los documentos que aquí se generan recogen la información comunicada a través del aplicativo en las diversas fases y muestran los datos depurados tras la certificación de los grupos. Al entrar en la pestaña, aparecen todas las empresas en las que se han comunicado participantes realizando prácticas. Se selecciona la empresa marcando la casilla de su izquierda o insertando el CIF de la misma en el apartado correspondiente. Vamos a seleccionar la empresa CLICTIC, con CIF B Marcamos el visto y pinchamos el icono de la derecha. Pulsando el icono señalado con la flecha, se accede a una pantalla en la que se pueden incluir los datos referentes a la empresa que solicita la compensación para hacer efectiva la misma. Dichos datos son: Persona de contacto de la empresa que solicita la compensación, Cuenta bancaria, Código IBAN y Código BIC, Representante/s legal/es de la empresa de prácticas, Representante/s legal/es de la entidad solicitante y Dirección postal a efectos de notificación. Fecha Actualización: 31/10/

49 Como ejemplo, grabaremos algunos datos que se recuperarán posteriormente en los impresos generados: Fecha Actualización: 31/10/

50 Copiar el CIF para, tras dar al botón CANCELAR, recuperar a la empresa de la que solicita compensación. Seleccionar y pulsar BORRADOR COMPENSACIÓN ECONÓMICA para poder revisar los documentos generados según la información que se ha incluido en la aplicación. Se habilita el fichero PDF que incluye los documentos a firmar por el representante legal de la empresa de prácticas. Fecha Actualización: 31/10/

51 En los documentos aparecen los datos previamente grabados. Si no se hubiera grabado algún dato, debe cumplimentarse a mano puesto que son obligatorios para percibir la compensación. Fecha Actualización: 31/10/

52 Si en los documentos se encuentra algún dato erróneo se puede corregir. Si el grupo está certificado es necesario descertificarlo para modificar datos. Fecha Actualización: 31/10/

53 IMPORTANTE: Una vez que se solicite la compensación económica a las empresas pulsando el botón correspondiente, NO ES POSIBLE MODIFICAR NADA. Los documentos definitivos se generan una sola vez. Fecha Actualización: 31/10/

54 Una vez solicitada la compensación, se bloqueará el acceso a la empresa (casilla en gris). Los documentos definitivos podrán remitirse a la empresa de prácticas para que los cumplimente y firme en los apartados correspondientes. Una vez completados dichos documentos y trasladados a la F.T.F.E. servirá de acreditación de prácticas y solicitud de compensación económica. Fecha Actualización: 31/10/