Política de costes de la Comisión Preparación de un presupuesto Ejercicio práctico

Transcripción

1 Preparación de un presupuesto Ejercicio práctico Marta Mercado Oficina de Proyectos Europeos - Universidad Pablo de Olavide

2 Preparación de un presupuesto Ejercicio práctico

3 Principios básicos Principio de no beneficio Los ingresos generados por el proyecto no podrán ser superiores a los gastos y todos los gastos han de declararse sin margen de beneficio Principio de cofinanciación El coste de un proyecto será asumido de forma conjunta por la CE y el beneficiario

4 Esquemas de financiación Proyectos en colaboración ERA-NETs, JTIs, PPPs, Investigación en beneficio de grupos específicos Acciones de coordinación y apoyo Redes de excelencia Acciones de formación y desarrollo de la carrera investigadora Proyectos individuales (ERC)

5 Esquemas de financiación Proyectos destinados a desarrollar nuevos conocimientos, nuevas tecnologías y productos. Proyectos en colaboración Collaborative projects Pueden estar dirigidos a grupos específicos (PYMEs) Pueden estar dedicados a la cooperación internacional (SICA Specific International Cooperation Actions) Tipología: Pequeña o mediana escala (S-MCP): focused research projects Duración: de 2-3 años Presupuesto: hasta 3 M Gran escala (LCP): integrating projects Duración: de 3-5 años Presupuesto: > 4 M

6 Esquemas de financiación Redes de excelencia Networks of excellence Redes para la integración duradera de las capacidades de instituciones de investigación en un determinado ámbito, desarrollando un programa conjunto de actividades. Duración: de 4 a 5 años Presupuesto: > 5 M Acciones de coordinación y apoyo Coordination and support actions Acciones no destinadas a la investigación propiamente dicha, sino coordinación o apoyo de actividades y políticas de investigación (redes, intercambios, acceso a infraestructuras, estudios, congresos, etc.) Duración: de 1,5 a 3 años Presupuesto: de 0,5 a 2 M

7 Esquemas de financiación Acciones de formación y desarrollo de la carrera de los investigadores Support for training and career development of researchers Las llamadas acciones Marie Curie Implican movilidad de personal investigador, técnico o de gestión Tipología: Proyectos individuales Proyectos en colaboración Investigación en beneficio de grupos específicos Research for the benefit of specific groups Proyectos de investigación donde el grueso de la investigación y del desarrollo tecnológico lo realizan universidades y centros de investigación u otras entidades jurídicas en beneficio de grupos específicos Tipología: SMEs / SME associations (SME) Civil society organisations (CSOs)

8 Esquemas de financiación Proyectos individuales Frontier research actions Proyectos innovadores realizados por equipos de investigación nacionales o transnacionales individuales. Dentro del programa específico IDEAS, en el marco del ERC (Consejo Europeo de Investigación). Tipología: ERC Starting grants (StG) ERC Consolidator grants (CoG) ERC Advanced grants (AdG) ERC Synergy grants (SyG) ERC Proof of concept (PoC) / 12 meses Dotación y duración: entre 2 M y 15 M para 5 ó 6 años ERA-NETs, JTIs, PPPs, Joint Programming Initiatives,

9 Esquemas de financiación y programas Proyectos en colaboración Redes de excelencia Acciones de coordinación y apoyo Acciones de formación y desarrollo de la carrera de los investigadores Investigación en beneficio de grupos específicos Proyectos individuales ERA-NETs, JTIs, PPPs, JPIs, Programa COOPERACIÓN, CAPACIDADES, EURATOM Programa COOPERACIÓN Programa COOPERACIÓN, CAPACIDADES, IDEAS, PERSONAS, EURATOM Programa PERSONAS, EURATOM Programa COOPERACIÓN y CAPACIDADES Programa IDEAS, PERSONAS Programa COOPERACIÓN, CAPACIDADES

10 Actividades Actividades de I+DT (RTD), incluida la coordinación científica Financiación: 50% ó 75% de los costes elegibles, según beneficiario Actividades de demostración Financiación: 50% para todos los tipos de beneficiarios Actividades de gestión (management) Recomendable: no superar 7% de la contribución de la CE Financiación: 100% para todos los tipos de beneficiarios Otras actividades Difusión, formación, propiedad intelectual, estudios de impacto, etc. Actividades que deben estar descritas en el plan de trabajo del proyecto Financiación: 100% para todos los tipos de beneficiarios

11 Reembolso máximo por tipo de proyecto y actividad Porcentajes de financiación Actividades de I+DT Actividades de demostración Gestión y otras actividades Redes de Excelencia (inicio 7PM) 50% (75%)* N/A 100% Proyectos Colaborativos 50% (75%)* 50% 100% Acciones de coordinación y apoyo Proyectos en beneficio de grupos específicos (PYMES) N/A N/A 100% 50% (75%)* 50% 100% (*) Si los beneficiarios son organismos públicos sin ánimo de lucro, instituciones de educación superior, centros de investigación, PYMES. Actividades en acciones Marie Curie y proyectos del ERC: 100% de financiación Redes de Excelencia: euros por investigador y año (especificado en convocatoria)

12 Costes elegibles Gastos reales Incurridos por el beneficiario Incurridos durante el periodo de ejecución del proyecto Determinados de acuerdo con los principios habitualmente empleados por el beneficiario Se han generado exclusivamente para lograr los objetivos del proyecto Empleando unos principios de economía, eficiencia y efectividad Se han registrado en la contabilidad del beneficiario Aparecen en el presupuesto incluido en el Anexo I del Acuerdo de Subvención (GA)

13 Costes NO elegibles Impuestos indirectos identificables (incluido el IVA) Intereses Provisiones Pérdidas de cambio Costes incurridos en relación con otro proyecto Comunitario Gastos excesivos o extravagantes Pago de dividendos

14 Tipos de costes Costes DIRECTOS Costes directamente atribuibles a un proyecto Personal Viajes y manutención Equipamiento Material fungible Subcontrataciones Certificados/ auditorías Costes INDIRECTOS Costes que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto, pero necesarios para su ejecución. Suministros Alquileres Licencias Administración, RRHH, Comunicaciones Etc.

15 Costes directos PERSONAL VIAJES Y DIETAS Personal propio y contratado con cargo al proyecto Incluye todos los costes (salario + costes contratación) Nuevo: flat rate para propietarios de PYMEs y personas físicas sin salario Justificación de gastos: Imprescindible registro de dedicación (timesheets) Costes reales y/o cantidad a tanto alzado/dieta, de acuerdo a las prácticas habituales de la institución Para justificar estos gastos: Liquidación de gastos Facturas, billetes, tickets (tarjetas de embarque) Documento justificativo del viaje (actas) Registro contable de los gastos

16 Costes directos EQUIPAMIENTO Es posible cargar la amortización de equipos adquiridos con anterioridad al inicio del proyecto, siempre que la amortización se registre durante el periodo de ejecución del proyecto. Únicamente se cargará la parte correspondiente a la dedicación al proyecto. Excepción para proyectos de Research Potential (REGPOT): elegible coste total del equipo (sin IVA). Fórmula de cálculo: (A / B) x C x D A: meses de uso equipo desde fecha factura B: meses amortización equipo (según norma entidad) C: precio factura (sin IVA) D: porcentaje uso equipo durante proyecto Beneficiarios que utilizan un criterio de caja (contabilidad presupuestaria) cargan importe de la compra (sin IVA) corregido en función del % de dedicación al proyecto. Registro de uso necesario para auditoría.

17 Costes directos FUNGIBLE Sólo elegible si comprado tras la fecha de inicio del proyecto Para ser utilizado exclusivamente en el proyecto No material de oficina habitual (costes indirectos) SUBCONTRATACIONES Excepciones, no la regla general No para partes esenciales del proyecto (minor tasks) Identificadas en el anexo I del GA, aunque no es necesario mencionar la entidad que realizará las tareas Entidad seleccionada por el beneficiario de acuerdo con el principio de mejor relación calidad-precio bajo las condiciones de transparencia e igualdad El beneficiario no puede aplicar costes indirectos a las subcontrataciones

18 Costes directos CERTIFICADOS / AUDITORÍAS Certificate on the financial statements (CFS): OBLIGATORIO cuando la financiación sea igual o superior a euros por beneficiario Certificate on the methodology (personal y costes indirectos) OPCIONAL Certificate on average personnel costs (costes medios de personal) OPCIONAL

19 Costes indirectos No se aplican a las subcontrataciones y a los recursos aportados por terceros Limitación en algunos tipos de proyectos: hasta un 7% en Acciones de Coordinación y Apoyo 20% en el Programa IDEAS 10% en Acciones Marie Curie (Programa PEOPLE)

20 Costes indirectos MÉTODOS DE CÁLCULO según tipos de beneficiarios Actual Indirect Costs: Costes indirectos reales (beneficiarios con sistema de contabilidad analítica) Simplified Method: costes indirectos reales utilizando un método simplificado (beneficiarios que pueden identificar costes indirectos a nivel de la entidad) Standard Flat Rate: 20% sobre costes directos (para cualquier tipo de beneficiario) Specific Flat Rate: 60% sobre costes directos (beneficiarios que no pueden identificar costes indirectos. Reservado a: organismos públicos sin ánimo de lucro, centros de investigación, universidades, PYMEs, etc.) Lump sum (sólo para ICPC - International Cooperation Partner Countries)

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22 Third Parties Qué son las Third Parties (TPs)? Cualquier entidad legal que no firma el Grant Agreement, pero que de una forma u otra está presente en el desarrollo del proyecto. Elegibilidad de los costes Todos los costes para que sean elegibles han de ser incurridos por un beneficiario, pero bajo determinadas circunstancias los costes de la TP pueden ser elegibles. Importante tener en cuenta: 1) La responsabilidad SIEMPRE es del beneficiario 2) Debe constar en la propuesta (Parte B) y elevarlo al officer en el periodo de negociación

23 Contribución financiera Comunitaria Presupuesto total del proyecto Contribución financiera Tipo de organización Actividad Resto de Entidades PYMEs Organismos públicos sin ánimo de lucro Universidades Organizaciones de investigación no lucrativas Investigación y Desarrollo Tecnológico Demostración Gestión y otras actividades

24 Contribución financiera Comunitaria La contribución financiera puede adoptar las siguientes formas: Reembolso de costes elegibles; Tarifas fijas (lump sums) para los ICPC (International Cooperation Partner Countries); Otras tarifas fijas (lump sums/ flat rates): Afecta a algunas Redes de Excelencia (cuando así lo prevea la convocatoria), modalidades de acciones Marie Curie.

25 Preparación de un presupuesto Ejercicio práctico

26 Elaboración de un presupuesto Formularios A través de la aplicación online EPSS (Electronic Proposal Submission System) Las actividades a presupuestar dependerán del tipo de proyecto (esquema de financiación). Y éste vendrá especificado en el topic (WP de la convocatoria). En la fase de propuesta: Formulario A3 ó A4, dependiendo del tipo de proyecto Cantidades sin IVA y en euros Si el proyecto es aprobado, en la fase de negociación el presupuesto podría verse afectado (ajustes)

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30 Elaboración de un presupuesto EJEMPLO de PRESUPUESTO (I) Nuestra propuesta para un proyecto de 3 años de duración: PERSONAL CONTRATADO: 36 person-months (1 post-doctoral researcher, euros/año x 3 años = euros) PERSONAL PROPIO: 20 person-months (2 senior researchers = euros) EQUIPAMIENTO: euros (1 servidor y 2 estaciones de trabajo) SUBCONTRATACIÓN: Desarrollo de una encuesta sobre actividades socio-económicas en Andalucía ( euros) VIAJES Y DIETAS: euros FUNGIBLE: software específico ( euros) COSTES DE AUDITORÍA: si financiación comunitaria es igual o superior a euros (2.000 euros)

31 Elaboración de un presupuesto EJEMPLO de PRESUPUESTO (II) Categorías de gasto Actividades I+D+i Actividades gestión y otras actividades Actividades demonstración TOTAL Costes de personal propio ,00 0,00 0, ,00 COSTES DIRECTOS Costes de personal contratado ,00 0,00 0, ,00 Subcontrataciones , ,00 0, ,00 Otros costes directos (equipamiento) ,00 0,00 0, ,00 Otros costes directos (fungible) ,00 0,00 0, ,00 Otros costes directos (viajes) ,00 0,00 0, ,00 Total costes directos , ,00 0, ,00 COSTES INDIRECTOS Costes indirectos (60% de costes directos, excluida subcontratación) ,00 0,00 0, ,00 Total costes proyecto (costes directos + indirectos) , ,00 0, ,00

32 Categorías de gasto Actividades I+D+i (financiación 75%) Actividades gestión y otras (financiaci ón 100%) Actividad es demonst ración (financia ción 50%) TOTAL Cofinanciación entidad (25% I+D+i y 50% demonstració n) Financiación CE (75% I+D+i, 50% demonstración y 100% gestión) Costes de personal propio ,00 0,00 0, , , ,00 Costes de personal contratado ,00 0,00 0, , , ,00 Subcontratacione s , ,00 0, , , ,00 Otros costes directos (equipamiento) ,00 0,00 0, , , ,00 COSTE S DIRECT OS Otros costes directos (fungible) ,00 0,00 0, , , ,00 Otros costes directos (viajes) ,00 0,00 0, , , ,00 Total costes directos , ,00 0, , , ,00 COSTE S INDIRE CTOS Costes indirectos (60% de costes directos, excluida subcontratación) ,00 0,00 0, , , ,00 Total costes proyecto (costes directos + indirectos) , ,00 0, , , ,00

33 Categorías de gasto Actividades I+D+i (financiación 75%) Actividades gestión y otras (financiaci ón 100%) Actividad es demonst ración (financia ción 50%) TOTAL Cofinanciación entidad (25% I+D+i y 50% demonstració n) Financiación CE (75% I+D+i, 50% demonstración y 100% gestión) Costes de personal propio ,00 0,00 0, , , ,00 Costes de personal contratado ,00 0,00 0, , , ,00 Subcontratacione s , ,00 0, , , ,00 Otros costes directos (equipamiento) ,00 0,00 0, , , ,00 COSTE S DIRECT OS Otros costes directos (fungible) ,00 0,00 0, , , ,00 Otros costes directos (viajes) ,00 0,00 0, , , ,00 Total costes directos , ,00 0, , , ,00 COSTE S INDIRE CTOS Costes indirectos (60% de costes directos, excluida subcontratación) ,00 0,00 0, , , ,00 Total costes proyecto (costes directos + indirectos) , ,00 0, , , ,00

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35 Ejercicio práctico: Descubre los 8 errores Esquema de financiación: Small or medium scale collaborative project Perfil beneficiario: coordinador, gran empresa española, auditoría de gastos externa RTD Demonstration Coordination Support Management Other Total Personnel costs , ,00 0,00 0, , , ,00 Subcontracting ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 Other direct costs , , ,00 0, , , ,00 Indirect costs , , ,00 0,00 0, , ,00 Lump sum, flat rate or scale of unit (option only for ICPC) 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 Total budget , , ,00 0, , , ,00 Requested EC contribution , , ,00 0, , , ,00

36 Ejercicio práctico: Identificación de los 8 errores Esquema de financiación: Small or medium scale collaborative project Perfil beneficiario: coordinador, gran empresa española, auditoría de gastos externa RTD Demonstration Coordination Support Management Other Total Personnel costs , ,00 0,00 0, , , ,00 Subcontracting ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 Other direct costs , , ,00 0, , , ,00 Indirect costs , , ,00 0,00 0, , ,00 Lump sum, flat rate or scale of unit (option only for ICPC) 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 Total budget , , ,00 0, , , ,00 Requested EC contribution , , ,00 0, , , ,00

37 Ejercicio práctico: Propuesta corregida Esquema de financiación: Small or medium scale collaborative project Perfil beneficiario: coordinador, gran empresa española, auditoría de gastos externa RTD Demonstration Coordination Support Management Other Total Personnel costs , ,00 0,00 0, , , ,00 Subcontracting ,00 0,00 0,00 0, ,00 0, ,00 Other direct costs , ,00 0,00 0, , , ,00 Indirect costs , ,00 0,00 0, , , ,00 Lump sum, flat rate or scale of unit (option only for ICPC) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total budget , ,00 0,00 0, , , ,00 Requested EC contribution , ,00 0,00 0, , , ,00

38 Elaboración de un presupuesto Algunas recomendaciones Consultar el programa de trabajo e identificar correctamente cuál es el esquema de financiación asociado al topic para el que vamos a presentar la propuesta No superar nunca la financiación máxima indicada Estudiar la guía para solicitantes (a veces incluye ejemplos para la elaboración del presupuesto) En caso de dudas, consultar la guía financiera

39 Fuentes de información Más información y ayuda (I) Guide to Financial Issues related to FP7 Indirect Actions ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf Audit and certification policy Research for SMEs at a glance (ejemplo para elaborar el presupuesto en este tipo de proyectos) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/research_smes_en.pdf

40 Fuentes de información Más información y ayuda (II) NCP Asuntos Legales y Financieros Gonzalo Arévalo ISCIII Oficina de Proyectos Europeos garevalo@isciii.es Tel.: Financial Helpdesk website FP7 Helpdesk Oficinas de Proyectos Europeos en Universidades, Centros de Investigación, AAC,

41 Gracias Por vuestra Atención Oficina de Proyectos EU - OTRI UNIVERSIDAD PABLO DE OLAVIDE Ctra. Utrera, km Sevilla otri@upo.es / proyectoseu_otri@upo.es