ANEXO III: NORMAS FINANCIERAS Y CONTRACTUALES I. NORMAS APLICABLES PARA LAS CATEGORÍAS PRESUPUESTARIAS BASADAS EN CONTRIBUCIONES UNITARIAS

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1 ANEXO III: NORMAS FINANCIERAS Y CONTRACTUALES I. NORMAS APLICABLES PARA LAS CATEGORÍAS PRESUPUESTARIAS BASADAS EN CONTRIBUCIONES UNITARIAS I.1 Condiciones para admitir las contribuciones unitarias Cuando la subvención consista en una contribución unitaria, el número de unidades debe cumplir las siguientes condiciones: a) las unidades deben utilizarse o producirse realmente en el período establecido en la cláusula I.2.2 de las Condiciones Particulares; b) las unidades deben ser las necesarias para la ejecución del Proyecto o deben estar producidas por él; c) el número de unidades debe poder identificarse y verificarse, estar fundamentado particularmente en documentos oficiales y la documentación especificada en el presente anexo. I.2 Cálculo y documentos justificativos para las contribuciones unitarias A. Viaje a) Cálculo del importe de la subvención: El importe de la subvención se calcula multiplicando el número de participantes por el tramo de distancia -incluidas las personas acompañantes- por la contribución unitaria aplicable al tramo de distancia en cuestión, según lo especificado en el anexo IV del Convenio. La contribución unitaria por tramo de distancia representa el importe de la subvención para un viaje de ida y vuelta entre el lugar de partida y el lugar de llegada. Por defecto se entiende que el lugar de origen es el lugar donde se ubica la organización de envío y el lugar para la realización de actividades es el lugar donde se ubica la organización de acogida. Si se informa acerca de un lugar diferente de origen o para la realización de actividades, el beneficiario informará sobre el motivo de esta diferencia. Para establecer el tramo de distancia aplicable, el beneficiario indicará la distancia de un viaje sencillo utilizando la calculadora en línea para las distancias que está disponible en el sitio web de la Comisión: Mobility Tool+ calculará los importes de subvención para el viaje en basándose en los baremos de contribuciones unitarias aplicables. 1

2 En el caso de que no se produjera ningún viaje o que se financiara con otras fuentes distintas a las del programa Erasmus+ (p. ej. un participante de movilidad que ya estuviera en el lugar de realización de las actividades en relación con otra actividad distinta de la financiada con arreglo al Convenio), el beneficiario informará de esa situación consecuentemente en Mobility Tool+ en relación con cada movilidad afectada. En este caso no se concederá ningun apoyo a la subvención para costes de viaje. b) Situación desencadenante: La situación que condiciona el derecho a la subvención es que el participante haya emprendido ya el viaje del que se ha informado. c) Documentos justificativos: - Para los viajes entre el lugar de ubicación de una de las organizaciones participantes y el lugar de realización de la actividad: certificado de asistencia a la actividad en el extranjero consistente en una declaración firmada por el participante y la organización de acogida en la que se especifique el lugar y la fecha de inicio y fin de la actividad, así como el nombre y la dirección de correo electrónico del participante. - En casos excepcionales donde se viaje desde un lugar distinto a la ubicación de una de las organizaciones participantes y/o a un lugar distinto de aquel donde se realiza la actividad, lo que conlleva un cambio en el tramo de distancia, el itinerario real de viaje se justificará con billetes de viaje u otras facturas que especifiquen el lugar de partida y el de llegada. En casos excepcionales debidamente justificados cuando no pueda aportarse prueba por parte de terceros, el participante y la organización de acogida pueden firmar una declaración en la que se especifque el lugar de partida y el de llegada, así como el nombre y la dirección de correo electrónico del participante. B. Apoyo organizativo a) Cálculo del importe de la subvención: El importe de la subvención se calcula multiplicando el número de días por participante por la contribución unitaria aplicable por día para el país de acogida en cuestión, tal y como se especifica en el anexo IV del Convenio. El día previo a la actividad y el día posterior a la misma se pueden incluir para el cálculo del apoyo organizativo si procede. b) Situación desencadenante: La situación que condiciona el derecho a la subvención es que el participante haya asistido ya a la reunión de diálogo estructurado para el período especificado. c) Documentos justificativos: - Certificado de asistencia a la reunión de diálogo estructurado consistente en una declaración firmada por el participante y la organización de acogida en la que se especifique el lugar y la fecha de inicio y fin de la actividad en el extranjero, así como el nombre y la dirección de correo electrónico del participante. 2

3 d) Presentación de informes: El beneficiario informará en Mobility Tool+ acerca de todas las movilidades llevadas a cabo en el marco del proyecto. II. NORMAS APLICABLES PARA LAS CATEGORÍAS PRESUPUESTARIAS BASADAS EN EL REEMBOLSO DE COSTES REALES EFECTUADOS II.1. Condiciones para el reembolso de los costes reales Cuando la subvención consista en el reembolso de los costes reales se aplicarán las siguientes condiciones: a) los costes son efectuados por el beneficiario; b) los costes se efectúan en el período establecido en la cláusula I.2.2.; c) los costes quedan indicados en el presupuesto estimado establecido en el anexo II o son subvencionables después de las transferencias presupuestarias conforme a la cláusula I.3.3; d) los costes se efectúan en relación con el Proyecto según lo descrito en el anexo II y son necesarios para la ejecución; e) los costes se pueden identificar y verificar y, en particular, quedan asentados en los registros contables del beneficiario y se determinan de conformidad con las normas de contabilidad aplicables del país donde el beneficiario se encuentre establecido y con las prácticas de contabilidad analítica habituales del beneficiario; f) los costes cumplen los requisitos legales aplicables en materia fiscal y social; g) los costes son razonables, están justificados y cumplen el principio de buena gestión financiera, particularmente en lo que respecta a la economía y la eficiencia; h) los costes no quedan cubiertos por una contribución unitaria según lo especificado en la sección I del presente anexo. II.2. Cálculo del coste real A. Apoyo a necesidades especiales a) Cálculo del importe de la subvención: la subvención reembolsa el 100% de los costes subvencionables en los que se haya incurrido realmente. b) Costes subvencionables: 3

4 los costes relacionados directamente con los participantes con discapacidad y personas acompañantes (incluidos los costes relativos a viaje y manutención, siempre que estén justificados y que la subvención para estos participantes no se solicite a través de las categorías presupuestarias "viaje" y "apoyo organizativo"), y que se añadan a los costes soportados por una contribución unitaria según lo especificado en la sección I del presente anexo. c) Documentos justificativos: Comprobantes de pago de los costes reales efectuados, basándose en facturas que especifiquen el nombre y dirección del organismo emisor de la factura, el importe y la divisa, así como la fecha de la factura. d) Presentación de informes: - El beneficiario informará en Mobility Tool+ si se utilizó una subvención adicional para apoyo a necesidades especiales para cualquiera de los participantes con necesidades especiales y/o cualquier persona acompañante. - En tal caso, el beneficiario informará en Mobility Tool+ acerca del tipo de gastos adicionales, así como del importe real de los costes relacionados que se hayan efectuado. B. Costes excepcionales a) Cálculo del importe de la subvención: La subvención es un reembolso del 75% para un aval financiero, para costes relacionados con consultas (en línea) y encuestas de opinión de jóvenes y las actividades de difusión, del 80% de los costes subvencionables para costes elevados de viaje de los participantes procedentes de regiones ultraperiféricas y países y territorios de ultramar; y del 100% de los costes subvencionables efectuados realmente para costes adicionales relacionados directamente con participantes con menos oportunidades y para costes relacionados con visados, permisos de residencia, vacunas. b) Costes subvencionables: - Costes relacionados con el aval financiero depositado por el beneficiario cuando la AN exija dicho aval según lo especificado en la cláusula I.4.2 del Convenio. - Costes relacionados con consultas (en línea) y encuestas de opinión de jóvenes si fuera necesario para el Proyecto. - Costes relacionados con la difusión y aprovechamiento de resultados. Costes de viaje para los participantes de las regiones ultraperiféricas y los países y territorios de ultramar para los que la norma estándar de financiación no cubre como mínimo el 70% de los costes subvencionables. 4

5 - Costes de apoyo para la participación de jóvenes con menos oportunidades (excluidos los costes para viaje y apoyo organizativo de los participantes y de las personas acompañantes). - Los costes relacionados con los visados, permisos de residencia, vacunas de los participantes en actividades de movilidad en el extranjero. c) Documentos justificativos: - En el caso de un aval financiero: documento que pruebe el coste del aval financiero emitido por el organismo avalista del beneficiario, que especifique el nombre y dirección del organismo emisor del aval financiero, el importe y la divisa del coste del aval, así como la fecha y la firma del representante legal del organismo emisor del aval. - En el caso de los costes relacionados con las consultas (en línea) y encuestas de opinión de los jóvenes: comprobante de pago de los costes efectuados basándose en una factura que especifique el nombre y dirección del organismo emisor de la factura, el importe y la divisa, así como la fecha de la factura. - En el caso de los costes relacionados con la difusión y aprovechamiento de resultados: comprobante de pago de los costes efectuados basándose en una factura que especifique el nombre y dirección del organismo emisor de la factura, el importe y la divisa, así como la fecha de la factura. - En el caso de los costes para el viaje de participantes procedentes de regiones ultraperiféricas y países y territorios de ultramar: comprobantes de pago de los costes relacionados a partir de facturas que especifiquen el nombre y dirección del organismo emisor de la factura, el importe y la divisa, así como la fecha de la factura. - En el caso de los costes de apoyo a la participación de jóvenes con menos oportunidades: comprobantes de pago de los costes relacionados a partir de facturas que especifiquen el nombre y dirección del organismo emisor de la factura, el importe y la divisa, así como la fecha de la factura. - En el caso de los costes relacionados con el visado, los permisos de residencia, vacunas: comprobante de pago a partir de facturas que especifiquen el nombre y dirección del organismo emisor de la factura, el importe y la divisa, así como la fecha de la factura. d) Presentación de informes: - El beneficiario informará en Mobility Tool+ acerca de los posibles costes excepcionales efectuados. - En tal caso, el beneficiario informará en Mobility Tool+ acerca del tipo de gastos adicionales, así como del importe real de los costes relacionados que se hayan efectuado. III. CONDICIONES PARA ADMITIR LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO 5

6 a) El beneficiario garantizará que las actividades del proyecto para el que se concedió apoyo para la subvención cumplen las normas establecidas en la Guía del programa Erasmus+ para cada acción clave y cada ámbito. b) La AN declarará inadmisibles las actividades emprendidas que incumplan las normas establecidas en la Guía del programa Erasmus+ y que se complementan con las normas establecidas en el presente anexo; además, los importes subvencionados correspondientes a las actividades en cuestión se reembolsarán íntegramente. El reembolso cubrirá todas las categorías presupuestarias para las que se concedió una subvención relacionada con la actividad declarada inadmisible. c) La duración mínima admisible para las actividades de movilidad especificadas en la Guía del programa es la duración mínima de la actividad excluido el tiempo utilizado para el viaje. IV. NORMAS Y CONDICIONES PARA REDUCIR LA SUBVENCIÓN DEBIDO A UNA EJECUCIÓN DEFICIENTE, PARCIAL O TARDÍA - La AN podrá decidir que la ejecución del Proyecto es deficiente, parcial o tardía basándose en el informe final presentado por el beneficiario. - La AN podrá tomar asimismo en consideración la información recibida de cualquier otra fuente relevante, siempre y cuando el Proyecto no se haya ejecutado de conformidad con lo dispuesto contractualmente. Otras fuentes de información podrán incluir visitas de control, controles de documentos o controles in situ realizados por la AN. - El informe final se valorará basándose en criterios de calidad y se puntuará sobre un máximo total de 100 puntos. Si la puntuación del informe final es inferior a 50 puntos en total, la AN podrá reducir el importe final de la subvención para apoyo organizativo basándose en una ejecución deficiente, parcial o tardía de la acción, incluso si todas las actividades documentadas reunían los requisitos y de hecho se llevaron a cabo. - La AN evaluará el informe final utilizando una serie de criterios de calidad comunes y centrados en: o La medida en que se ejecutó el Proyecto en consonancia con la solicitud de subvención aprobada. o La calidad de los métodos de participación utilizados en el aprendizaje no formal y la participación de los jóvenes durante todas las etapas del Proyecto; o El impacto en los participantes y en las organizaciones participantes. o La calidad de las disposiciones prácticas, la gestión y las modalidades de apoyo. o La calidad y el alcance de las actividades de difusión emprendidas. 6

7 - Se podrá aplicar una reducción de la subvención al importe final de los gastos subvencionables para apoyo organizativo, basada en una ejecución deficiente, parcial o tardía, que podrá ser del: o 25% si el informe final obtiene una puntuación superior o igual a 40 puntos e inferior a 50 puntos; o 50% si el informe final obtiene una puntuación superior o igual a 25 puntos e inferior a 40 puntos; o 75% si el informe final obtiene una puntuación inferior a 25 puntos. V. MODIFICACIONES DE LA SUBVENCIÓN (NO APLICABLE) 7

8 VI. CONTROLES AL BENEFICIARIO DE SUBVENCIÓN Y APORTACIÓN DE DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS De conformidad con la cláusula II.27, beneficiario podrá ser objeto de controles y auditorías en relación con el Convenio. Los controles y auditorías tienen por finalidad verificar si el beneficiario gestionó la subvención respetando las normas establecidas en el Convenio, con el fin de establecer el importe final de la subvención a la que tiene derecho. En todos los proyectos se realizará un control del informe final. Además, el proyecto podrá ser objeto de un posterior control de documentos o un control in situ si el Convenio del Proyecto se incluye en la muestra de la AN que exige la Comisión Europea o si la AN seleccionó el Convenio para un control dirigido basándose en su evaluación de riesgos. Para el control del informe final y el control de documentos, el beneficiario suministrará las copias de los documentos justificativos a la AN, salvo que esta solicite la entrega de los originales. La AN restituirá los documentos justificativos al beneficiario tras analizarlos. En cambio, si el beneficiario no está autorizado legalmente para enviar los documentos originales para los controles del informe final o de los documentos, el beneficiario en cuestión podrá enviar una copia de los documentos justificativos. En relación con cualquier control, el beneficiario tendrá en cuenta que la AN podrá solicitar adicionalmente los documentos justificativos o evidencias especificados habitualmente para otro tipo de control. Los diferentes controles incluirán lo siguiente: A. Control del informe final El control del informe final se lleva a cabo en la sede de la AN durante la etapa del informe final con el objetivo de establecer el importe final de la subvención al que tiene derecho el beneficiario. El beneficiario presentará a la Agencia Nacional un informe final a través de Mobility Tool+ que incluirá la siguiente información sobre los gastos de la subvención: Contribuciones unitarias consumidas para las categorías presupuestarias: o Viaje o Apoyo organizativo Costes reales efectuados según categoría presupuestaria: o Apoyo a necesidades especiales Costes reales efectuados y documentos justificativos especificados en la sección II del presente anexo según categoría presupuestaria: o Costes excepcionales 8

9 B. Controles de documentos Un control de documentos consiste en un control en profundidad de los documentos justificativos en la sede de la AN que podría realizarse durante o tras la etapa del informe final. El beneficiario presentará a la Agencia Nacional los documentos justificativos para todas las categorías presupuestarias si así se solicita. C. Controles in situ La AN realiza los controles in situ en los locales del beneficiario o en cualesquiera otras instalaciones relevantes para la ejecución del Proyecto. Durante los controles in situ, el beneficiario pondrá a disposición la documentación justificativa original para que la Agencia National la examine según lo especificado para el control del informe final y de documentos. Existen dos tipos posibles de controles in situ: Control in situ durante la ejecución del proyecto Este control se lleva a cabo durante la ejecución del Proyecto con el fin de que la Agencia Nacional verifique directamente la realidad y el cumplimiento de requisitos de todas las actividades y participantes del proyecto. Controles in situ tras la finalización del proyecto Este control se lleva a cabo al final del Proyecto y habitualmente después del control del informe final. Además de aportar toda la documentación justificativa, el beneficiario dará acceso a la Agencia Nacional a los registros de gastos del proyecto en las cuentas del beneficiario. 9