DECISIÓN N 120/2014. sobre las modalidades de aplicación de los reglamentos n 3/2014, n 4/2014 y n 5/2014 del Comité de las Regiones

Transcripción

1 DECISIÓN N 120/2014 sobre las modalidades de aplicación de los reglamentos n 3/2014, n 4/2014 y n 5/2014 del Comité de las Regiones EL SECRETARIO GENERAL, VISTO el artículo 10 del Reglamento nº 3/2014, relativo al reembolso de los gastos de transporte y al abono de las dietas de viaje y de reunión calculadas a tanto alzado en favor de los miembros y suplentes del Comité de las Regiones, VISTO el artículo 10 del Reglamento nº 4/2014, relativo al reembolso de los gastos de transporte y al abono de las dietas de viaje y de reunión calculadas a tanto alzado en favor de los expertos de los ponentes y oradores que participan en las actividades del Comité de las Regiones, VISTO el artículo 7 del Reglamento nº 5/2014, relativo al reembolso de los gastos de transporte y alojamiento de terceros participantes en las actividades del Comité de las Regiones, CONSIDERANDO que deben establecerse las normas de desarrollo de la presente reglamentación, CONSIDERANDO que la referencia a los miembros en determinados artículos abarcará igualmente a expertos, oradores y terceras personas, DECIDE: Artículo 1 Principios 1. A propuesta del presidente del Comité, del presidente de la comisión interesada o del presidente del grupo político del que sean miembros, y con arreglo a las condiciones de autorización previstas en el artículo 1, apartado 3 del Reglamento nº 3/2014, los suplentes podrán asistir a seminarios, conferencias, congresos, etc., que revistan un interés particular para el Comité de las Regiones. Tendrán derecho al reembolso de los gastos de transporte y al abono de las dietas de viaje y de reunión calculadas a tanto alzado, en las mismas condiciones COR REGL-TRA (FR) 1/8 ES

2 que los miembros, cuando hayan sido debidamente designados o nombrados ponentes de un dictamen sobre la temática del seminario o la conferencia. 2. La participación en un pleno y en cualquier otra reunión celebrada el día anterior o durante el pleno (con la excepción de las reuniones de la Mesa del Comité) dará derecho a un único abono correspondiente al reembolso de los gastos de transporte, a un único abono de las dietas de viaje calculadas a tanto alzado y a un único abono de las dietas por día de reunión calculadas a tanto alzado, ya sea en favor del miembro o su suplente. Dicho abono se efectuará en favor del miembro, salvo que éste indique expresamente lo contrario. 3. Las habilitaciones de los suplentes deberán notificarse a la Secretaría General a través del sistema electrónico a más tardar el día anterior a la reunión. En caso de indisponibilidad temporal del sistema electrónico, el miembro titular deberá transmitir su delegación firmada por correo electrónico o por fax a la Secretaría General a más tardar el día anterior a la reunión. Artículo 2 Dirección declarada oficialmente Previa autorización del secretario general para declarar oficialmente una segunda dirección, la localidad correspondiente podrá constituir el lugar de salida o de destino de los viajes del miembro o suplente de que se trate. Si el miembro elige un itinerario distinto del trayecto directo entre el lugar correspondiente a su dirección oficial y el lugar de reunión, sea éste más corto o más largo, deberá justificar su solicitud al secretario general y comunicar la diferencia de precio con respecto al trayecto directo. A tal efecto se requerirá un certificado expedido por una agencia de viajes o una compañía aérea. El mismo procedimiento será de aplicación cuando el miembro decida prolongar su estancia en el lugar de reunión en más de 48 horas o permanecer más de 24 horas en un lugar del itinerario, en particular cuando realice una escala de más de 24 horas en un aeropuerto que se encuentre en el trayecto directo entre el domicilio y el lugar de reunión o viceversa. Artículo 3 Reembolso de los gastos de transporte 1. Desplazamientos en tren, autobús o barco El importe de los gastos de transporte en tren, en autobús o en barco en los que se incurra efectivamente, incluidos los suplementos, se reembolsará previa presentación de los billetes originales o de los billetes electrónicos. COR REGL-TRA (FR) 2/8

3 Los gastos de transporte en tranvía, autobús o metro se reembolsarán con arreglo a las mismas condiciones, salvo cuando se incurran en Bruselas, en cuyo caso estarán cubiertos por la dieta de viaje calculada a tanto alzado. Los eventuales gastos de ocupación de camarote a bordo de un barco o de cabina en un tren de noche estarán cubiertos por la dieta de viaje calculada a tanto alzado, por lo que no darán lugar a reembolso alguno. El reembolso de un abono de tren para el año «n» podrá efectuarse en enero del año n+1 previa presentación de una prueba de la realización del gasto y siempre que el coste correspondiente no sea superior al de la tarifa para no abonados de los viajes realizados en tren por cuenta del Comité en el año «n». El reembolso del gasto de adquisición de una tarjeta de reducción podrá efectuarse cuando el importe del ahorro realizado por el Comité sea superior al coste de la tarjeta. 2. Desplazamientos en automóvil Los miembros deberán mencionar obligatoriamente en el formulario de reembolso el número de matrícula del automóvil utilizado. La administración verificará las distancias declaradas por los miembros sobre la base del trayecto más rápido, utilizando la versión más reciente del programa Microsoft Autoroute. En caso de que este programa no permita realizar el cálculo, la administración se reserva el derecho de verificar la distancia por otros medios adecuados. El reembolso de los gastos de transporte en automóvil para un trayecto de ida y vuelta de más de 400 kilómetros no podrá superar en ningún caso el precio de un billete de tren en primera clase correspondiente al mismo trayecto, tal como pueda comprobarse en Internet. Los gastos de desplazamiento en automóvil correspondientes a un trayecto de ida y vuelta de más de km serán calculados sobre la base del trayecto más rápido mediante el programa informático utilizado por el Comité. Sólo podrán dar lugar a reembolso previa presentación de documentos que justifiquen la distancia recorrida como, por ejemplo, comprobantes de los gastos de carburante, de hotel, de aparcamiento o de peaje. Para un desplazamiento en automóvil correspondiente a un trayecto de ida y vuelta de más de km, el reembolso se limitará a una distancia máxima de km, incluso cuando el viaje prevea varias actividades del Comité en lugares diferentes. Los gastos de desplazamiento en automóvil de alquiler al lugar de reunión estarán sujetos a las mismas limitaciones y condiciones y se reembolsarán sobre la base de la misma tarifa por kilómetro establecida a tanto alzado, previa presentación de la factura de alquiler. COR REGL-TRA (FR) 3/8

4 Quedará autorizado, en las mismas condiciones, el reembolso de los gastos de desplazamiento de los miembros en automóvil de servicio en favor de su autoridad pública. El importe correspondiente se abonará obligatoriamente en la cuenta bancaria de la autoridad pública de que se trate. 3. Desplazamientos en avión Cada miembro deberá presentar obligatoriamente las tarjetas de embarque originales o las tarjetas de embarque electrónicas correspondientes a la totalidad del trayecto de ida. En el supuesto de que no se presenten las tarjetas de embarque originales correspondientes al trayecto de ida, la administración aceptará las tarjetas de embarque originales del trayecto de vuelta o la confirmación por escrito de la compañía aérea de que los billetes de avión presentados se han utilizado realmente. En caso de que no se presenten las tarjetas de embarque del trayecto de ida durante la reunión, el miembro podrá presentar una copia escaneada de las tarjetas de embarque originales correspondientes al trayecto de vuelta. No se aceptarán las tarjetas de embarque almacenadas en teléfonos móviles. En tal caso, el miembro deberá imprimirlas antes de la reunión o solicitar un justificante a la compañía aérea. Los gastos reales de transporte aéreo solo se reembolsarán previa presentación del justificante de la reserva electrónica del viaje de ida y vuelta, y de la factura en la que deberá figurar el número del billete o de los billetes utilizados y/o el código de reserva. Si por motivos excepcionales fuera necesario utilizar un avión privado, se requerirá la autorización previa del secretario general. En la solicitud se mencionarán los motivos que impidan recurrir a un vuelo regular. Deberá ir acompañada de un certificado expedido por una agencia de viajes o compañía aérea en el que figure el precio de un billete de clase preferente, en un vuelo regular, el día de la reunión. Se transmitirá al servicio financiero de los miembros la factura original con indicación del itinerario, nombre del pasajero y precio. El importe reembolsado no podrá, en ningún caso, ser superior al precio de un billete de clase preferente para el mismo trayecto. 4. Viajes adicionales Si por motivos excepcionales de carácter profesional fuera necesario efectuar un segundo viaje durante un pleno o entre dos reuniones que se celebren durante dos días consecutivos, el miembro requerirá la autorización previa del secretario general para obtener su reembolso. El miembro deberá demostrar el carácter profesional del motivo aducido e indicar el importe de los gastos previstos. COR REGL-TRA (FR) 4/8

5 5. Gastos de transporte entre el lugar correspondiente a la dirección declarada oficialmente, o el lugar de reunión, y la estación, aeropuerto o puerto En cuanto a las reuniones que se celebren fuera de Bruselas, los trayectos de ida y vuelta en taxi entre la estación, el aeropuerto o el puerto y el lugar de reunión se reembolsarán con carácter excepcional previa solicitud por escrito dirigida al secretario general, debidamente motivada y acompañada de los justificantes correspondientes. Se considerarán situaciones excepcionales: la ausencia de transportes públicos o de los transportes previstos por los coorganizadores de la reunión; la llegada o la salida tempranas o tardías fuera de las horas de funcionamiento de los transportes públicos, y los casos de fuerza mayor. No se reembolsarán los gastos de taxi entre el domicilio declarado oficialmente por el miembro y el aeropuerto, la estación o el puerto de salida, con la excepción de los gastos en concepto de servicio combinado de taxi y transbordador en que incurran los miembros que residan en islas sin aeropuerto, para la distancia entre su domicilio y el aeropuerto de una isla adyacente y viceversa. 6. Otros gastos Los gastos administrativos ocasionados por la adquisición de los billetes de transporte se reembolsarán previa presentación de la factura de la agencia de viajes. Se trata, entre otros, de los gastos de reserva de asiento, de pago mediante tarjeta de crédito, de agencia de viajes, de envío, de anulación y de reserva. Los gastos de comidas abonados por adelantado a las compañías aéreas solo se reembolsarán cuando el miembro viaje en una clase inferior a la preferente. Previa autorización del secretario general, los gastos de acceso a las salas VIP de los aeropuertos en que incurran el presidente o el vicepresidente primero se reembolsarán previa presentación de los justificantes correspondientes. Los gastos de visado correspondientes a viajes efectuados fuera de la UE se reembolsarán previa autorización del secretario general. Los gastos de transporte en común (taxi compartido por varias personas) se considerarán gastos de autobús. El peaje exigido por cruzar un puente se reembolsará con arreglo al sistema aplicable a las travesías en barco. El Comité cuenta ya con un seguro de asistencia en viajes para los miembros, por lo que no se reembolsará ningún gasto de este tipo. COR REGL-TRA (FR) 5/8

6 Artículo 4 Dieta de viaje calculada a tanto alzado Para los viajes en avión, las distancias se calcularán sobre la base del trayecto entre el aeropuerto de origen y el aeropuerto de destino en función de las distancias oficiales establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA). Para los desplazamientos en automóvil o en tren, las distancias se calcularán sobre la base del trayecto más rápido, utilizando la versión más reciente del programa Microsoft Autoroute. En el supuesto de que se anule la reunión sin advertir al miembro con suficiente antelación, se le abonará la dieta de viaje calculada a tanto alzado en función del viaje efectuado. En el caso de que el miembro no haya podido participar en la reunión por razones imprevisibles, deberá motivar su solicitud de reembolso de los gastos de transporte y de abono de la dieta de viaje a la atención del secretario general, quien la someterá al presidente para decisión. Artículo 5 Dieta de reunión calculada a tanto alzado Sea cual fuere el motivo, no se concederá la dieta de reunión calculada a tanto alzado si el miembro no ha participado en la reunión. Artículo 6 Procedimiento de reembolso En el caso de no haber firmado la lista de asistencia oficial correspondiente a cada reunión o día de reunión, el miembro o suplente deberá enviar al servicio financiero de los miembros una declaración jurada, debidamente motivada, por la que dé fe de su asistencia a la reunión de que se trate. Dicha declaración deberá ir acompañada de pruebas adicionales como, por ejemplo, fotos, certificados, alocuciones pronunciadas en la reunión, etc. La administración examinará dichas solicitudes por separado y, a continuación, las someterá al secretario general para decisión. En caso de asistencia a título individual o a falta de un responsable de la administración debidamente autorizado, no será obligatorio firmar una lista de asistencia. COR REGL-TRA (FR) 6/8

7 Artículo 7 Formas de pago de las dietas y reembolso de los gastos de transporte 1. Correo electrónico La liquidación de las dietas a tanto alzado y de los gastos de transporte se enviará por correo electrónico a una dirección de correo electrónico notificada confidencialmente por el miembro al Comité. Este correo electrónico se enviará al mismo tiempo que el envío de la orden de pago al banco. 2. Pago de las dietas Las órdenes de pago en favor de los miembros consistentes en solicitar una transferencia a una cuenta bancaria o postal abierta en la Unión Europea incluirán la mención «gastos bancarios compartidos». Los miembros deberán transmitir al Comité una «ficha descriptiva financiera» en la que constarán los datos bancarios completos, el sello y la firma del banco y la firma del titular de la cuenta. Los miembros deberán transmitir también al Comité la ficha «Entidad legal Persona física» en la que figurarán sus datos personales y firma, adjuntando una copia legible por ambas caras de su pasaporte o documento nacional de identidad, así como, en su caso, de un documento oficial que certifique su número de IVA. Las transferencias bancarias sólo podrán efectuarse tras la validación de dichos datos a la luz del fichero centralizado gestionado por la Comisión Europea. Para que dichas transferencias puedan acogerse al régimen correspondiente a los pagos nacionales deberán facilitarse los códigos IBAN y BIC. Los miembros que incurran en gastos bancarios podrán reclamarlos al Comité cada año, a principios del mes de enero, previa presentación de justificantes que acrediten la realización del gasto. 3. Notificación de los datos de la cuenta bancaria Toda notificación o modificación de los datos de la cuenta bancaria del miembro deberá comunicarse por medio de la «ficha descriptiva financiera» facilitada por el Comité. En esta ficha deberán constar los datos bancarios completos, la firma del titular de la cuenta y la firma y el sello del banco. 4. Conversión de divisas La conversión de las divisas de aquellos países que no pertenecen a la zona euro se hará conforme al tipo de cambio publicado por el servicio de contabilidad de la Comisión Europea (InforEuro) aplicable el día de la reunión a la que haya asistido el miembro. COR REGL-TRA (FR) 7/8

8 Artículo 8 Disposición final La presente Decisión deroga la Decisión nº 0254/2011 sobre las modalidades de aplicación del Reglamento nº 003/2007, relativo al reembolso de los gastos de transporte y al abono de las dietas de viaje y de reunión calculadas a tanto alzado en favor de los miembros y suplentes del Comité de las Regiones. La presente Decisión entrará en vigor el 1 de julio de Hecho en Bruselas, el 23 de junio de 2014 El Secretario General (firmado) Daniel JANSSENS COR REGL-TRA (FR) 8/8