NORMATIVA PARA LA GESTIÓN DEL CONTRATO DE AGENCIAS DE VIAJES DE LA UNIVERSIDAD DE LA RIOJA

Transcripción

1 NORMATIVA PARA LA GESTIÓN DEL CONTRATO DE AGENCIAS DE VIAJES DE LA UNIVERSIDAD DE LA RIOJA

2 PRESTACIÓN DEL SERVICIO Viajes Iberia prestará todas aquella funciones propias de una Agencia de Viajes (información, programación de viajes, reservas, su confirmación, expedición de billetes de líneas regulares de transporte, reservas de alojamiento, envío de billetes al usuario, modificaciones, anulaciones, alquiler de vehículos, etc.) con aplicación, en cada momento, de las tarifas más ventajosas posibles. El servicio prestado también comprenderá la tramitación de reservas y cuantas gestiones relacionadas con el contrato le encargue la Universidad de La Rioja, a través del responsable/es designado/os a tal efecto, para la realización de pruebas selectivas, congresos o cualquier otra actividad programada por la Universidad de La Rioja. La Universidad de La Rioja podrá solicitar a Viajes Iberia los servicios de autobuses que precise, tanto para servicios dentro del casco urbano de Logroño y proximidades, como para servicios dentro y fuera de la Comunidad Autónoma de La Rioja. Información previa Viajes Iberia facilitará a los usuarios de los servicios, en un plazo no superior a 24 horas desde su solicitud, cualquier tipo de información previa que soliciten relativa a la organización de los viajes, especialmente itinerarios, horarios, formalidades, precios, etc. La información solicitada, únicamente será enviada vía correo electrónico a correos con Formalización del servicio Viajes Iberia prestará el servicio demandado por el usuario una vez que se haya autorizado la comisión de servicio y la comisión de gasto, tal como indica el artículo 4 de las Normas reguladoras de las indemnizaciones por razón de servicio de los presupuestos anuales de la Universidad de La Rioja. Los servicios serán solicitados, una vez cumplido lo indicado anteriormente, directamente por cada comisionado de la Universidad de La Rioja mediante el envío escaneado del formulario de autorización de comisión de servicio debidamente diligenciada a la dirección de correo viajes@unirioja.es (dicha dirección deberá emplearse únicamente para el envío de estos documentos, para el resto se empleará logrono.unirioja@viajesiberia.com). Los datos de contacto de la Agencia de Viajes, para la tramitación de los detalles de los viajes, se encuentran al final del presente documento. Por parte de Viajes Iberia, se deberá entregar la documentación del servicio a prestar al peticionario con al menos 52 horas de antelación del día previsto para el inicio de la prestación del servicio. En la documentación a entregar, además de los billetes, bonos o reservas u otra documentación relativa al lugar de destino, deberán entregarse las 2

3 direcciones y teléfonos de los lugares para resolver las incidencias que pudieran surgir en relación con el transporte y alojamiento, especificando que los interesados no deberán abonar importe alguno, así como si la llamada es gratuita o no. También deberán figurar los riesgos que cubren los seguros ofertados, los importes de cobertura y la forma de resarcimiento. Exclusividad Respecto a la contratación del servicio de autobuses y a todos aquellos servicios no incluidos expresamente en el objeto del contrato, la Universidad de La Rioja no asume la obligación de contratar los mismos a través de Viajes Iberia, siempre y cuando las condiciones ofertadas por otras empresas sean económicamente más ventajosas. De producirse este hecho, el usuario deberá comunicarlo al responsable designado al efecto por parte de la Universidad de La Rioja para la gestión del contrato en el Área de Personal y Organización Administrativa, para su verificación y la posterior toma de acciones correctoras con Viajes Iberia. 3

4 FACTURACIÓN DEL SERVICIO Viajes Iberia facturará mensualmente y de manera individual cada uno de los servicios contratados a las diferentes unidades de gestión que los hayan solicitado. La facturación generada por los hoteles será remitida a Viajes Iberia, quien la comprobará y unirá una copia de la misma a cada factura que remita a la Universidad de La Rioja. En ningún caso se admitirán facturas, ni se abonarán por parte de la Universidad de La Rioja, gastos distintos del alojamiento y desayuno y, especialmente, aquellos relativos a mini-bar, consumiciones, llamadas telefónicas, Internet etc., que deberán ser abonados directamente por el usuario del servicio antes de abandonar el hotel. Viajes Iberia girará los costes de cada viaje (hotel, transporte, etc.) en una sola factura a la unidad administrativa o persona responsable que haya realizado la reserva y que será la encargada de distribuir a los interesados los billetes y las reservas de los hoteles. Así mismo, las facturas deberán especificar de forma clara y detallada y para cada uno de los servicios, los siguientes apartados: - Medio/os de transporte utilizado/s. - Servicio/s que se factura/n. - Número de billete/s. - Fechas de desplazamiento. - Días de estancia en cada hotel (en su caso) - Nombre del usuario/s de cada uno de los servicios solicitados. - Descuentos aplicados - Impuestos. - Copia de la hoja correspondiente a la autorización de comisión de servicio, debidamente diligenciada por la unidad administrativa correspondiente. 4

5 TRAMITACIÓN DE LA FACTURA Cada unidad administrativa tramitará la factura correspondiente a la utilización de los servicios de la siguiente forma: 1) Se dará el correspondiente visto bueno a la factura, si procede. 2) Se adjuntará la siguiente documentación: - Original de la factura con su visto bueno. - Original del formulario correspondiente a la autorización de comisión de servicio. - Original del formulario correspondiente a la liquidación de dietas o cuenta justificativa. - Justificantes de gasto originales asociados a la comisión de servicio, los cuales serán: - En el caso de alojamiento en hoteles, certificado del hotel acreditativo de la estancia en el mismo. - En el caso de billetes de transporte público, original de los mismos (en formato tradicional o electrónico, si es el caso), y si el transporte se realiza en avión, las tarjetas de embarque relativas al vuelo efectuado. La documentación mencionada se remitirá al Área de Gestión de Personal y Organización Administrativa, indicando la referencia Servicios Externos ; desde donde, tras su verificación, se tramitará al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestos para proceder a su contabilización y pago. Si la factura no cumpliera lo especificado en el contrato o faltara alguno de los datos o documentos indicados anteriormente, será devuelta por el responsable de la gestión del contrato dentro del Área de Gestión de Personal y Organización Administrativa a la unidad administrativa que la ha tramitado, para su subsanación. 5

6 USO DEL SERVICIO A TÍTULO PRIVADO Viajes Iberia ofertará, sin compromiso ni obligación alguna para la Universidad de La Rioja, la prestación de servicios a la comunidad universitaria a título privado para su uso y de sus familiares, siempre que esto no impida o afecte negativamente al adecuado funcionamiento de las operaciones relacionadas con los viajes oficiales de la Universidad de La Rioja. Por la prestación de estos servicios Viajes Iberia no podrá, en ningún caso, facturar a la Universidad de La Rioja. Viajes Iberia publicará periódicamente en su página web catálogos y folletos relativos a hoteles y apartamentos en condiciones ventajosas de precio-calidad, tanto en el ámbito nacional como en el extranjero, para el personal al servicio de la Universidad de La Rioja y para los períodos de vacaciones estivales, fines de semana, puentes, fiestas locales y autonómicas, Navidad y Semana Santa. Dicha información incluirá, también, ofertas y descuentos en viajes organizados para circuitos turísticos y culturales. Estas ofertas podrán consultarse desde un enlace existente en al página web de la Universidad de La Rioja con la página web de viajes Iberia. Así mismo, en los tablones de anuncios de los edificios, destinados a información pública, y en los lugares habilitados al efecto para otros colectivos, Viajes Iberia pondrá cartelería y dejará folletos con los paquetes vacacionales existentes u ofertas puntuales. Cuando Viajes Iberia publique nueva información comercial o actualice la existente, deberá comunicarlo al responsable de la gestión del contrato dentro del Área de Gestión de Personal y Organización Administrativa de la Universidad de La Rioja. Cualquier información adicional que un usuario demande sobre la genérica publicada, deberá tratarse a título particular con el mismo. No obstante, las condiciones económicas ofertadas, actualmente, por Viajes Iberia para servicios particulares son las siguientes: - 5% de descuento sobre paquetes vacacionales. - 7% de descuento sobre paquetes vacacionales reservando con 60 días de antelación a la fecha de prestación del servicio. A la hora de demandar estos servicios, y con el fin de identificar que la persona demandante es miembro de la comunidad universitaria, Viajes Iberia solicitará la identificación como tal mediante la presentación de la tarjeta universitaria, debidamente actualizada. 6

7 HORARIOS Y CONTACTOS El servicio se prestará, por parte de Viajes Iberia, de forma regular y continuada de lunes a viernes, en el horario de 9:00 a 19:00 horas en los siguientes números de teléfono: (fax) Así mismo, existirá un servicio de asistencia 24 horas 365 días para gestión de emergencias, en los siguientes números de teléfono: (nacional) (internacional) También existirá una dirección exclusiva de correo electrónico: logrono.unirioja@viajesiberia.com Las personas de contacto para la Universidad de La Rioja, por parte de viajes Iberia, serán: - José Enrique Álamos Ruizolalla - Raquel Pérez Martínez Desde la página web de la Universidad de La Rioja, existirá un enlace a la página web de Viajes Iberia donde el usuario podrá consultar las ofertas o promociones que puedan existir para la comunidad universitaria. 7